逾期事项跟进管理办法

逾期事项跟进管理办法总述在我从事企业运营管理的近十年时间里，见过太多原本可以轻松解决的小问题，因为没人跟进、没人管，一步步拖成了影响公司经营的大麻烦：小到员工社保增员逾期导致断保，闹得劳资双方都不愉快；大到项目交付逾期赔几十万违约金，大额应收款逾期变成坏账收不回来，甚至资质年审逾期导致经营资格受影响。这些问题绝大多数都不是什么解决不了的硬骨头，只要早发现、早跟进、早协调，完全可以避免或者把损失降到最低。为了改变过去“逾期没人管、责任分不清、跟进没章法”的松散状态，明确各环节的权责，规范逾期事项从识别到解决的全流程管理，最大程度减少风险和损失，同时也给认真做事的员工留足空间，特制定本管理办法，适用于公司所有部门、所有岗位的所有类型逾期事项管理。1总则1.1制定目的本办法的核心目的有三个：第一是建立标准化的跟进机制，把逾期事项的管理责任落到具体的人头上，杜绝“谁都该管、谁都不管”的踢皮球现象；第二是尽早识别风险，提前干预，把小问题解决在萌芽状态，避免小逾期发酵成大风险，减少公司不必要的损失；第三是明确权责边界，既不冤枉认真履职的员工，也不纵容敷衍懈怠的行为，打造更有序、更高效的工作氛围。说句实在话，这个办法本质上是给大家的工作上一道保险，不是为了处罚谁，这点从开头就说清楚。1.2适用范围本办法适用于公司所有部门、所有岗位员工，覆盖经营管理全流程的所有逾期事项，不管是基层员工的个人待办，还是高管负责的重大项目，不管是内部事务还是对外合作，统一按本办法执行，没有例外。1.3核心术语定义本办法所指的逾期事项，是指所有事先约定了明确完成时限，截止时限届满仍未完成的各类事项，涵盖内部管理类待办、公文流转、资料提交，项目类节点交付、里程碑验收，财务类应收款回收、纳税申报，合规类资质年审、备案办理，对外合作类合同交付、服务响应等所有类型。此外本办法定义了“预逾期”：也就是事项尚未到约定完成时限，但责任人已经确认无法按时完成，或者跟进人通过进度核查预判到期肯定无法完成的事项，预逾期视同逾期纳入跟进管理，目的就是提前介入，尽可能避免正式逾期发生。2逾期事项的识别与分级明确了基本规则之后，我们首先要解决“哪类事需要管、管到什么力度”的问题，精准识别和分级是后续跟进管理的基础，才能既不浪费管理资源，又能保证问题得到足够的重视。2.1逾期识别的触发规则逾期识别主要有两个触发渠道，第一个是定期核查触发：各部门要指定专人，每个工作日核对当日到期的所有待办事项，发现未完成的立即触发逾期识别，完成初步信息登记；第二个是主动申报触发：责任人如果提前发现自己负责的事项无法按时完成，可以主动向部门负责人申报触发逾期识别。这里要明确说，公司鼓励主动申报，主动申报预逾期最终如果能在原定时限内解决，不会计入个人逾期记录，就算最终还是逾期了，处理的时候也会酌情从轻，毕竟瞒报比逾期本身的危害大得多。2.2逾期事项的分级标准根据逾期的影响范围和损失程度，我们把逾期分为三个等级，具体分级标准如下：2.2.1一般逾期一般逾期指的是仅涉及单个责任人或者单个岗位，没有对其他部门、其他环节的工作造成负面影响，也不会产生任何经济损失或者信用损失的逾期，比如个人工作总结晚交1-3天，个人办公用品申领逾期办理这类小事都属于这一类。别看事情小，我们也要纳入管理，很多大问题都是从不在意小逾期开始的。2.2.2中度逾期中度逾期指的是影响了1-2个下游环节或者其他部门的工作进度，可能产生不超过一万元的经济损失，或者只会造成轻微信用影响的逾期，比如项目单个节点逾期一周以内，税款逾期产生的滞纳金金额较低这类情况都属于中度逾期。2.2.3重大逾期重大逾期指的是影响整个项目推进或者公司整体运营，产生一万元以上的经济损失，或者会对公司资质、信用造成严重影响，甚至可能导致公司丧失经营资格的逾期，比如大额应收款逾期超过半年，资质年审逾期未办理，项目整体交付逾期导致客户提出大额索赔这类情况，都属于重大逾期。如果遇到等级模糊不好判定的逾期，由部门负责人和公司运营管理岗共同判定，一切以实际影响为准，不卡硬标准。3逾期事项的跟进流程完成识别分级之后，核心的跟进执行要跟上，不同等级的逾期匹配不同的跟进资源和跟进频率，才能保证效率，具体流程如下：3.1初始登记与责任确认不管是什么等级的逾期，发现之后第一时间要完成初始登记，登记内容必须包括：事项名称、原定完成时限、逾期时长、责任人姓名及所属部门、事项当前进展、初步的逾期原因说明、关联对接的部门和人员。登记完成之后，要在1个工作日内推送给责任人和直属领导确认，如果责任人对逾期认定有异议，可以在3个工作日内提交相关证明材料申诉，登记部门要在2个工作日内重新核实给出结果，确实是认定错误的，立即撤销逾期登记，绝对不搞一言堂冤枉人。3.2分级跟进执行不同等级的逾期对应不同的跟进主体和跟进频率，具体要求如下：3.2.1一般逾期跟进一般逾期由责任人的直属负责人负责跟进，要求责任人在3个工作日内明确新的完成时间，拿出具体的推进计划，跟进人每周至少跟进一次进度，直到事项完成。这里我再多说一句，很多人觉得不就是晚交个东西吗，至于这么麻烦吗？真至于，我之前见过一个部门，所有人都觉得晚交一两天不是事，慢慢养成了习惯，最后年度审计要整理全套资料，攒了大半年的逾期没交，最后导致审计延期，多花了好几万的审计费，所有人的努力都打了折扣，所以小逾期也要管，就是为了养好习惯。3.2.2中度逾期跟进中度逾期由部门负责人牵头跟进，接到逾期确认之后，要在3个工作日内组织相关对接人开小型协调会，梳理清楚逾期到底卡在哪里：是资源不够？还是跨部门协调不动？还是原定计划本身就不合理？把问题理清楚之后，出具体的推进方案，需要其他部门配合的，部门负责人要主动出面协调，每一周至少跟进两次进度，每次跟进都要更新登记信息，如果发现逾期有扩大损失的可能，要第一时间向公司管理层报备，提前做好止损预案。3.2.3重大逾期跟进重大逾期由公司分管领导牵头，成立专项跟进小组，必须在3个工作日内拿出专项处理方案，方案要同时包括止损计划和推进解决计划，每天同步一次最新进度，涉及资金、法律问题的，要提前让财务、法务介入处理。这里必须强调一条：重大逾期绝对不允许瞒报，哪怕你觉得自己能搞定，也要报备，我之前就碰到过一个员工，为了不被处罚，把一笔上百万的应收款逾期藏了大半年，最后对方公司破产清算，钱一分都要不回来，这个教训我到现在都记得，瞒报只会让问题越来越大，摆到台面上解决，大家一起想办法，总比一个人硬扛好。3.3跟进中的资源支持这里我必须再强调一遍，我们做逾期跟进，目的是解决问题，不是为了找责任人背锅。很多时候逾期真的不是员工个人的错：可能是跨部门审批流程太长，卡住了；可能是公司给的资源不够，根本完不成；也可能是上游合作方出了问题，连累了我们。所以只要责任人提出合理的资源需求，上级领导要尽快批复，能协调的资源尽量协调，能帮忙解决的尽量帮忙，千万别让员工一个人扛。真的，只要你提前说，就算最后没做好，公司也不会怪你，就怕你藏着掖着，最后把小问题拖成大麻烦。3.4逾期事项的销项管理当事项完成之后，责任人要提交销项申请，跟进责任人要核实事项完成情况，确认符合要求之后，就可以从逾期清单里销项，登记最终完成时间、处理结果、造成的损失情况，统一存档。如果事项本身已经取消，不需要继续推进了，也要登记清楚取消的原因，经分管领导审批之后再销项，绝对不允许不了了之，每一个逾期都要有始有终。4逾期事项的复盘与考核机制跟进完成不是终点，我们还要总结经验，避免下次再犯同样的错，同时考核也要人性化，分情况处理，不能一刀切。4.1定期复盘机制每个月各部门要把本部门当月所有的逾期事项拉出来，做一次集体复盘，每个逾期都要分析清楚根本原因：如果是多个逾期都是因为跨部门流程太慢导致的，那就优化流程，从制度层面解决问题，不能只骂员工；如果是因为员工对业务不熟悉导致的，那就安排针对性的培训，帮员工提升能力；如果是原定的完成时间本身就不合理，那后续制定目标的时候就要调整，不能让员工背不合理的锅。每季度公司层面会做全公司的逾期复盘，总结共性问题，优化公司的管理制度，从根源上减少逾期的发生。4.2人性化考核与奖惩规则考核绝对不搞一刀切，要分情况处理：4.2.1如果是不可抗力导致的逾期，比如突发的疫情封控、合作方突发倒闭这类完全没办法预判也没办法避免的情况，责任人已经提前报备、尽力处理了，那完全不予处罚，公司帮着一起解决。4.2.2如果是个人疏忽导致的第一次一般逾期，也只是口头提醒，不记入考核，不扣绩效，谁还没个忙昏头忘事的时候，给大家改正的机会。4.2.3如果是同一个问题反复逾期，或者瞒报逾期导致损失扩大，或者明明有能力完成却故意拖延，那就要按规定扣绩效，情节严重的再调整岗位或者做其他处理，无规矩不成方圆，该处罚的时候还是要处罚。4.2.4我们也有奖，不是只罚不奖：如果主动申报预逾期，提前协调资源避免了正式逾期，或者处理重大逾期的时候帮公司挽回了大额损失，都会给个人加分，发专项奖励，有功一定要赏，有错才罚，公平公正。5特殊逾期事项的处理规则除了常规的逾期，还有一些特殊情况，我们明确处理规则如下：5.1跨部门交叉逾期，如果多个部门都有责任，一时分不清主次的，由公司运营管理部牵头梳理责任，指定主责任部门和主责任人，主责任人牵头跟进，其他部门必须配合，不允许踢皮球，不配合的追究部门负责人的责任。5.2历史遗留的老逾期，也就是之前没人管的陈年逾期，每年年初会集中清理一次，一笔一笔落实责任，能推进解决的尽快推进，确实没办法解决的，按公司规定走核销或者坏账程序，不能一直挂着变成糊涂账。5.3预逾期只要能在原定截止时间之前完成，就不会按逾期记录计入考核，相当于给大家留了一个缓冲纠错的机会，早点说、早点解决，对谁都好。总结总的来说，这个逾期事项跟进管理办法，不是我们坐在办公室拍脑袋想出来的，是踩了无数坑、吃了无数亏总结出来的，它的核心从来不是约束员工、处罚员工，而是给我们的工作上一道防火墙，帮大家把问题