Office高级应用（第2版微课版含OfficeAI助手）

Office2016高级应用第1篇Word2016文档编排

—Word应用

内容提要第

1章Word2016文档编排应用1.1

文档编排的一般原则1.2

文档的常见类型1.1文档编排的一般原则1.简洁原则。简洁明了2.字体和字号合适原则。选择合适的字体和字号3.段落布局合理原则。合理的段落布局，让文档更易读懂4.图文混排原则。图片和表格能有效地补充文档的信息6.相关原则。相关元素成组地放在一起7.对比原则。让不同元素之间的差异更明显，突出重要内容8.重复原则。某个元素重复出现，使设计统一、一致9.可自动更新原则。可能发生变化的内容，能自动维护10.一致性原则。同级别、同类型的内容具有相同的格式1.2文档的常见类型按文档的长短（长度）长文档：毕业论文短文档：通知、广告、介绍信按文档的排版风格（版式）固定版式：公文、毕业论文、法律文书自由版式：通知、宣传单、板报统一版式：标签、邀请函文档编排技巧如何才能快速、方便地制作出满意的、符合要求的文档呢？根据文档的类型采取不同的策略，应用不同的技巧。固定版式文档？自由版式文档？统一版式文档？文档编排技巧固定版式文档根据文档的类型和具体格式要求进行相应的编排操作，基本没有自由设计发挥的空间，如公文、毕业论文等，此类文档对各级文字的字体、字号、字形，以及每页行数、每行字数等都有严格的要求。自由版式文档根据内容主题先确定基调。譬如严肃型主题的文档其排版形式不宜过于花哨，而儿童相关主题等趣味性、娱乐性强的文档其版面则可以设计得活泼可爱些，如何将这种类型的文档设计得更吸引眼球，除了具备一定的编排技巧外，还需要较好的审美观点和创新能力，才能使版面设计新颖，颜色搭配协调。统一版式文档在基本版面设计的基础上，按照邮件合并的具体操作流程即可高效率、批量生成文档。Office2016高级应用第1篇Word2016文档编排

—毕业论文

内容提要第

2章毕业论文编排2.1

引言2.2

毕业论文编排一般步骤2.3版面布局与规划2.4分节与分页2.5页面设置2.6样式与多级列表2.7页眉页脚2.8题注与交叉引用2.9目录与索引2.9文档审阅2.11几种特殊元素的编排2.1引言毕业论文的撰写是大学学习生活中最后的一个，也是最重要的一个学习任务有严格的毕业论文格式要求和撰写规范2.2毕业论文编排一般步骤毕业论文是典型的固定版式长文档编排应用实例2.2毕业论文编排一般步骤要求如此之多，怎么办？标题样式的设置，整篇文档从一级到三级标题多达几十处，难道需要一个个设置吗？图（表）的序号，如果录入时已按顺序编好了，可随着论文的修改、调整，一旦需要在中间插入或者删除某个图（表），则会导致整个序号的混乱，后续的序号要一个一个地改，一不小心还会有遗漏，怎么办？目录的插入，是不是要手工一行一行地录入呢？论文的封面、摘要、目录、正文等各个部分都要放在一个文档中，有些部分不需要页码，而有的部分需要单独编页码；有些部分不需要页眉，而有的部分需要页眉，且奇数页和偶数页的页眉内容不一样；……长文档编排的一般步骤

版面布局与规划分节与分页页面设置样式设置页眉页脚设置题注与交叉引用等目录与索引创建文档审阅打印预览与输出1234567892.3版面布局与规划分析文档内容，确定其构成及各部分版面要求毕业论文一般结构封面中文摘要英文摘要目录插图索引（必要时）主体（含引言、正文、结语）参考文献附录（必要时）致谢2.4分节与分页节节是文档的一部分，是一段连续的文档块。长文档按节组织，一个长文档包含若干节，每一节是文档的一个逻辑模块例如毕业论文中，封面、诚信声明、目录、索引、摘要、主题、摘要、附录、致谢等模块一般按节组织长文档为什么要分节呢？每一部分在版面布局上可能都有一些特殊要求，例如页码的要求：封面、诚信声明不编页码；目录用罗马数字单独编页码；正文与附录用阿拉伯数字连续编页码等。2.4分节与分页对文档分节后，每节可单独设置有关页面的格式，如纸张大小、纸张方向、边距、页面边框、垂直对齐方式、页眉页脚、分栏、页码编排、行号等。同节的页面可以拥有这些相同的格式，而不同的节可以不相同，互不影响。如果没有分节，则整个Word文档默认为只有一个节，所有页面都属于这个节，因此，要想对文档的不同部分设置不同的页面格式，必须进行分节。怎样分节？使用分节符步骤：将光标定位在需要分节的位置，如封面末尾与诚信声明开头之间单击“布局”选项卡“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，弹出“分隔符”下拉选项根据需要，在“分页符”区域选择相应的分节符，则在插入点位置插入一个分节符分节符类型节的结束标记为分节符分节符保存节的格式信息，如果删除了某个分节符，则它前面的文字会合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置分节符类型功能下一页新节从下一页开始连续新节从当前插入位置开始偶数页新节从下一个偶数页开始奇数页新节从下一个奇数页开始分页又是什么呢？有2种形式的分页软分页：Word按照页面的设置对文档进行自动分页硬分页：在某个需要分页的位置强制手动插入分页符在“分隔符”下拉选项中“分页符”区域选择“分页符”分节与分页实践毕业论文的规范要求每一部分进行分隔即每一部分之间都要插入一个“下一页”分节符，既分节又分页封面、诚信声明、摘要、正文、参考文献正文的章与章之间分页即章与章之间都要插入一个硬分页符（正文的每一章要求从新的一页开始）Word关于调整自动分页的属性设置不想要文档中出现“孤行”？不想要段落分页显示？开始

段落

“段落”对话框选项说明孤行控制防止该段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首，否则该段整体移到下一页段中不分页防止该段从中间分页，否则该段整体移到下一页与下段同页用于控制该段需与下段同页。例如，表格标题应设置此项段前分页用于控制该段必须重新开始一页课堂实践1

–分节分页毕业论文的规范要求每一部分进行分隔（分节）封面、诚信声明、摘要、正文的章与章之间、参考文献要求每一部分均从奇数页开始除封面之外，其它页面进行页面控制孤行控制：防止某一段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首与下段同页：表格标题应与其下方的表格同页显示手动分页：表格不跨页显示“显示/隐藏编辑标记”课后实践–任务1在毕业论文的撰写过程中，有一些横向的图片、复制表格插入到纵向页面中会出现变形，需要将文档中某一页面的内容转换为横向页面，该页面中包括图和文字，要求分栏显示。2.4页面设置编排之前进行设置纸型、页边距、装订线、是否横排、每页行数、每行字数“页面设置”对话框布局

页面设置

“页面设置”对话框启动器2.5页面设置1.应用于完成页面的相关设置后，在该对话框的任一选项卡的下面，均有一“应用于”下拉列表框，可指定当前的设置如何应用于文档。选项说明整篇文档应用于整篇文档本节仅应用于当前节。文档已分节所选文字仅应用于当前所选定的文字。将自动在所选文字的前段和末端分别插入一个“下一页”分节符，使当前所选文字单独编排在一页中插入点之后在当前插入点位置插入一个“下一页”分节符，使其后的文字从下一页开始，并且其后到下一节开始之间的文字使用当前页面设置2.5页面设置2.页边距（1）装订线设置装订线宽度：不包括页边距装订线位置：“左”、“上”（2）多页设置普通对称页边距：拼页书籍折页反向书籍折页2.5页面设置对称页边距——论文、书籍、杂志等左、右页边距标记→“内侧”“外侧”边距，“预览”框中显示双页，且第1页从右页开始拼页——试卷将两张小幅面的编排内容拼在一张大幅面纸张上，适用于按照小幅面内容编排、大幅面纸张打印的情况如编排A3试卷时，选择拼页，可将1张A3纸分为2张A4纸，在A4纸上完成编排，但打印仍是A3纸书籍折页——请柬之类的开合式文档将纸张一分为二，中间是折叠线打印效果：正面的左边第2页，右边为第3页；反面的左边第4页，右边为第1页从左向右对折后，页码顺序正好为1、2、3、4反向书籍折页——古装书籍类似书籍折页，折页方向相反2.5页面设置3.版心设置页面视图中表示页面的四个直角中间的区域通过“文档网格”选项卡进行设置文字排列：水平、垂直网格：无网格、只指定行网格、定行和字符网格、字对齐字符网格指定每行字符数及跨度指定每页字符数及跨度2.5页面设置–网格无网格采用默认的字符网格，包括每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。只指定行网格采用默认的每行字符数和字符跨度，允许设定每页行数（1-48）或行跨度，改变其中之一另一个数值将会随之改变。指定行和字符网格允许设定每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。改变了字符数（或行数），跨度会随之改变，反之亦然。文字对齐字符网格可以设定每行字符数和每页行数，但不允许更改字符跨度和行跨度。2.5页面设置4.绘图网格帮助精确地定位一个图形对象，对于图形对象的位置和尺寸设置有非常重要的辅助作用在“文档网格”中单击“绘图网格”按钮，可以打开“网格线和参考线”对话框对齐参考线对象对齐网格设置网格起点显示网格2.5页面设置–绘图网格对象对齐当复选框“对象与其它对象对齐”选中时，拖动对象会使对象与其它对象的垂直和水平边缘的网络线对齐。网格设置设置网格的水平和垂直间距。网格起点勾选“使用页边距”，则使用左、上页边距作为网格的起点，否则可设置起点。显示网格勾选“在屏幕上显示网格线”，则在屏幕上显示网格线，并且可设置网格线的“水平间隔”和“垂直间隔”。也可以点击Word功能区的“视图”选项卡，然后勾选“显示”功能组中的“网格线”复选框，则在屏幕上显示网格线。网格线未显示时对象与网格对齐如果屏幕上显示网格线，或者勾选了“网格线未显示时对象与网格对齐”，则拖动对象时对象会自动吸附到最近的网格线上，否则，对象不会自动吸附到最近的网格线上。2.5页面设置5.行号实际工作中，有时会遇到需要在某些特殊文档中标示某内容所在行数的情况，即为文档加上行号，譬如英文阅读材料、法律文书、名人手稿等课堂实践2–页面设置毕业论文页面设置要求左侧预留1厘米装订线。毕业论文从摘要开始要求双面打印，对称页边距，上边距2.5厘米，下边距2厘米，内侧边距2.5厘米，外侧边距2厘米。纸张方向：纵向。纸张大小：A4。版心：39行×40字。2.6样式与多级列表毕业论文的格式设置要求标题形式样式名称字体设置段落设置第1章、第2章、……第n章一级标题小二号、黑体、不加粗段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中1.1、1.2、……n.1、n.2二级标题小三号、黑体、不加粗段前1行、段后0.5行，行距固定值15磅1.1.1、1.1.2、……n.1.1、n.1.2三级标题小四号，宋体段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅正文正文

首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐2.6样式与多级列表毕业论文段落多、标题多，各级标题的格式要求不同，同一级别的标题或正文段落则要求统一的格式。大量过程和方法相同的重复操作！手工方式+“格式刷”？繁琐、费时费力、易出错，修改时容易遗漏。使用Word的样式功能！2.6样式与多级列表什么是样式？样式就是格式的集合，集字体格式、段落格式、编号和项目符号格式等于一体可使文档的格式随样式同步自动更新，快速高效样式从哪里来？Word提供了丰富的内置样式新建样式修改已有的样式并直接保存修改已有的样式并另存为新样式每个样式有一个唯一的名称，称为样式名称2.6样式与多级列表内置样式经常使用的样式标题（各类标题）正文2.6样式与多级列表如何使用样式？选择需要设置样式的段落或文字点击样式列表中的选中样式或者，点击“样式”功能组的对话框启动器，打开“样式”列表对话框2.6样式与多级列表如何修改（新建）样式？选择待修改的样式右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框按要求修改样式修改完成后保存2.6样式与多级列表怎样才能使得文档可以在导航窗格显示出其文档的层次结构？段落大纲级别：1~9级，正文文本，共10种内置的标题样式具有大纲级别，通常用于各级标题段落“标题1”样式对应的大纲级别是1级“标题2”样式对应的大纲级别是2级，依此类推大纲级别具有层次关系，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级这样，应用了Word预设的标题样式的文档就能够通过大纲级别来得到文档的层次结构导航窗格的文档结构图按大纲视图显示文档并能自动生成目录课堂实践3–使用样式假设毕业论文对标题和正文有如下要求标题形式样式名称字体设置段落设置第1章、第2章、……第n章一级标题小二号、黑体、不加粗段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中1.1、1.2、……n.1、n.2二级标题小三号、黑体、不加粗段前1行、段后0.5行，行距固定值15磅1.1.1、1.1.2、……n.1.1、n.1.2三级标题小四号，宋体段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅正文正文

首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐请在前一课堂练习的基础上对论文的标题和正文进行格式设置，并且使得导航窗格中可以显示论文的文档层次结构2.6样式与多级列表问题增减章节标题编号时，后面标题编号的都要重新调整，简单、重复的工作量！效率低，易出错！图、表的标题编号修改也存在同样的问题！办法：使用多级列表，实现自动编号设置多级列表，实际上就是将编号规则设置到不同的大纲级别上，使得使用了(标题)样式（对应到不同的大纲级别）的标题能够自动编号编号规则大纲级别(标题)样式设置绑定定义新多级列表“定义新多级列表”对话框中的主要设置级别：大纲级别，最多可以设置9个级别编号格式：自动变样的格式，例如“第1章”、“1.1”、“1.1.1”等格式正规形式编号：将编号强制设为“1，1.1，1.1.1…”格式将级别链接到样式：将设置了编号格式的大纲级别绑定到具体的样式，一般是预设的标题样式编号的编排位置：对齐位置、编号对齐方式、文本缩进位置定义新多级列表–步骤定义新多级列表–效果效果：可以看到所有应用了“标题1”样式的章标题前增加了新的自动编号“第1章”“第2章”…课堂实践4–设置多级列表对毕业论文进行样式设置完成多级列表设置2.7页眉页脚毕业论文页眉和页码设置要求页眉封面和诚信声明不设置页眉正文各章以及参考文献均独立设置页眉，左侧显示“本科毕业论文”，右侧显示该章标题各章首页不显示页眉页脚页码封面和诚信声明不设置页脚页码摘要部分在页面底端显示页码，使用大写罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）编号自正文开始至文末页码使用阿拉伯数字（1、2、3……），且各章节间连续编码奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧2.7页眉页脚页眉和页脚：显示文档的附加信息，如时间、日期、页码、单位名称、徽标、章标题等页眉在页面的顶部，页脚在页面的底部毕业论文的不同的页面采用不同的页眉页脚先需要对文档进行分节然后再根据需要进行首页不同、奇偶页不同、链接到前一条页眉等设置2.7页眉页脚首页不同是指在当前节中，首页的页眉页脚和其他页不同例如，论文要求“各章首页不显示页眉”实际上就是在设置页眉时要求设置“首页不同”奇偶页不同是指在当前节中，奇数页和偶数页的页眉页脚不同例如，论文要求从正文开始“奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧”，说明奇数页和偶数页的页脚要分别设置，需要设置“奇偶页不同”2.7页眉页脚链接到前一条页眉默认情况下，当文档中存在多个节时，当前节的页眉页脚和上一节的是相同的，此时，“导航”功能组的“链接到前一条页眉”按钮是可用的，且为高显若需要为不同的节设置不同的页眉页脚，则需取消“链接到前一条页眉”按钮的选定例如，论文中要求不同内容所在的分节设置不同的页眉页脚，则需要在设置时取消取消“链接到前一条页眉”按钮的选定页眉页脚需要分别设置奇偶页不同、首页不同的话也需要分别设置课堂实践5

–设置页眉页脚为论文按要求设置好页眉页脚。具体要求如下：页眉封面和诚信声明不设置页眉正文各章以及参考文献均独立设置页眉，左侧显示“本科毕业论文”，右侧显示该章标题各章首页不显示页眉页脚页码封面和诚信声明不设置页脚页码摘要部分在页面底端显示页码，使用大写罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）编号自正文开始至文末页码使用阿拉伯数字（1、2、3……），且各章节间连续编码奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧拓展与思考怎样删除页眉和页脚？插入页眉时在页眉下方会有一条横线，但是设置删除页眉时该条横线往往不会随之自动删除，怎样删除这条横线？可以在页眉页脚中插入图片、图形、艺术字吗？可以在页眉页脚中插入文档部件信息，例如文档的作者、标题等信息，这些信息怎样修改呢？2.8题注与交叉引用问题？情景1：一篇近百页的文档，其中插图多达几十个，按序依次以“图1”“图2”……等编号样式进行标记。但修改时想在其中添加一张插图。那么本张图后面的所有插图的标号将顺延，这需要我们手工依次修改吗？情景2：如果希望在文章末尾为所有插图创建一个索引，以便读者根据索引页码定位到相应的插图，直接手工创建索引吗？如果文章后期进行编辑后页码发生了变动，怎么办？情景3：如果需要在文章的正文中进行引用，例如“如果想了解有关×××的详细信息，请参考本文第n页x.x.x节的相关内容”，直接查看页码和章节编号并录入？如果文章后期进行编辑后使得引用的页码或者章节的编号名称发生了变化，也只能通过手动进行更新吗？使用题注和交叉引用功能！！题注在长文档中，为了增强文档的可读性，往往需要为插图编号，即针对图片、表格、公式一类的对象，为其建立带有编号的说明段落，称为“题注”例如，文档中每张图片下方标注的“图1”“图2”等文字就称为题注，通俗说就是插图的编号使用“题注”功能，可以实现自动编号，后续更改时只需要一次性更新所有题注编号即可注意：使用“题注”功能实现自动编号时，如果希望编号中包含章节号，必须为章节标题设置多级自动编号，也即进行“多级列表”设置使用题注题注的组成：标签+编号默认的标签有：Table、Equation、Figure，分别用于描述表格、公式、图片。一般论文中，图片和图形的题注在下方，表格的题注在上方。创建标签：在中文论文中，Table、Equation、Figure三个标签并不能满足需要，还需要创建“图”“表”以及“公式”标签。图

1使用题注–步骤在文档中选择要添加题注的对象例如，假设需要为毕业论文“2.3规划数据库”节中的第一个表格添加题注，则选中该表格对象“引用”→“题注”→“插入题注”，打开“题注”对话框使用题注–步骤新建标签：单击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入新的标签“表”，单击【确定】完成。(如果已经新建了“表”标签，则略过此步骤)使用题注–步骤创建题注：在“题注”对话框中，“标签”：选择标签类型，此例中为“表”“位置”：选择题注的位置，此例中为“所选项目上方”“编号”：设置编号格式。单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，在“格式”下拉列表中选择一种编号的格式；如果希望编号中包含章节号，则选中“包含章节号”复选框，并设置“章节起始样式”，以及章节号与编号之间的“使用分隔符”使用题注–步骤应用：单击【确定】按钮，返回“题注”对话框，然后，题注就自动生成并插入到所选择的表格对象上方了。在为其他表的插入题注时，只需在“标签”的下拉列表中选择“表”标签类型，系统将按其所在的章的序号自动生成“表2-1”“表2-2”

“表4-1”等内容课堂实践6–使用题注请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文中的表格和图片按要求设置好题注。要求如下：分别在表格上方和图片下方添加形如“表1-1”“表2-1”“图1-1”“图2-1”的题注，其中连字符“-”前面的数字代表章号、“-”后面的数字代表图表的序号，各章节图和表分别连续编号；表题、图题：小五号黑体，居中交叉引用为文档中的图片、表格、公式等内容添加了题注及注释说明之后，在文档正文中可能需要对这些对象（一般用题注描述）进行引用例如：“……等部分组成规划功能如图2-1所示：”问题：相应图、表等对象的题注编号后续编辑之后可能会发生变化，那在正文中的引用说明要手工一个个地进行修改吗？使用交叉引用！交叉引用交叉引用：将文档正文与各题注、使用了大纲级别的标题、自动编号项、书签、脚注和尾注等建立引用关系，可保持自动更新交叉引用–步骤假设对“表2-1用户基本信息表（YH）”在正文中进行引用说明确定引用点，将光标置于引用点处依次单击“引用”→“题注”→“交叉引用”，打开设置“交叉引用”的对话框设置单击【插入】课堂实践7–交叉引用请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文中的表格和图片按要求在正文进行交叉引用设置需要在正文进行交叉引用的题注如下：图2-1，图3-1，图3-2表2-1，表2-2，表2-3(注：正文需要进行交叉引用的地方有“如所示”的字样，用红色字体标记)注释注释：对有关字符、专有名词或术语进行的补充说明注释包括：题注(及文字说明)、脚注和尾注脚注：一般置于当页的底部，对文档内容进行注释说明；尾注：一般置于每节或文档的结尾，对文档内容涉及的来源进行说明。由两部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。插入脚注–步骤假设要对第一章中出现的“C/S模式”插入脚注。选择需要添加脚注的对象“C/S模式”，或者将光标置于“C/S模式”文本右侧位置；依次单击“引用”→“脚注”功能组→“插入脚注”，在该页面的底端加入了脚注区域；在脚注区域输入注释内容；(插入脚注或尾注完成后，将鼠标指针停留在文档中的脚注或尾注引用标记上，不必向下滚到页面底部或文档结尾处，注释文本就会出现在屏幕提示中。)定义脚注样式：单击“脚注”功能组中的对话框启动器按钮，打开“脚注和尾注”对话框，根据需要设置脚注的位置、格式及应用范围。课堂实践8–插入脚注请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文的第一章中的两处“C/S模式”设置脚注，要求：脚注位置：页面底端编号：每页重新编号参考文献参考文献在长文档(论文)中，是很常见的一个部分一般编排在文档末尾，有编号，文中通过编号进行引用当参考文献有增、删、排列顺序的调整时，编号会发生变化采用交叉引用方式，则引用的编号将会自动调整参考文献–步骤1.对参考文献进行编号“定义新编号格式”参考文献–步骤2.对参考文献进行引用“定义新编号格式”2.9目录与索引目录列出文档中的各级标题及其所在的页码，方便读者快速浏览文档结构，查找所需内容怎样编制目录？手工录入标题及页码？后期调整内容或者格式后，目录与正文出现偏差，逐个检查并订正吗？Word提供了目录自动生成功能费时、费力麻烦，且容易遗漏出错前提：对各级标题进行了大纲级别的设置，且文档中的插图、表格均采用了与交叉引用设置插入目录方法一：使用手动目录“引用”→“目录”功能组→“目录”，在打开Word内置“目录库”列表框选择“手动目录”使用内容控件占位符来创建目录，本质上是手工创建目录，不能自动更新，不能使用目录的属性方法二：使用自动目录基于大纲级别创建，基于大纲级别为1级、2级和3级的标题及需要在目录中显示的标题，使用Word内置目录样式创建“引用”

→“目录”功能组→“目录”，在打开Word内置“目录库”列表框选择“自动目录1”或“自动目录2”

问题1：要显示4级大纲级别的标题？问题2：只显示1级和2级的大纲级别的标题？插入目录方法三：自定义样式目录将光标定位到刚需要放置目录的页首“引用”选项卡→“目录”功能组→“目录”，打开Word内置“目录库”列表框选择“自定义目录”更新目录索引把文档中的主要概念或各种题名摘录下来并标明出处、页码，然后按照一定的次序分条排列，方便用户查阅1.标记索引项选中需要标记的索引项打开“标记索引项”对话框索引2.生成索引定位于放置索引的地方打开“索引”对话框设置索引格式2.10文档审阅如何留下修改痕迹？修订如何给出修改建议？批注如何找出被修改的地方？比较修订修订是一种状态将会记录对文档所做的诸如删除、插入或其他编辑、排版等内容或格式的修改，同时提供对这些修改进行接受或拒绝的选择，以便方便进行审阅不同的修改操作一般以不同的形式和颜色来标记不同用户的修订内容会以不同的颜色显示，并记录用户名和修订时间批注有时不想或不便对文档做具体修改，只想给出修改意见，或做一些批示，或需要对文档内容的变更状况作一个解释，或向你询问一些问题，等等，这时就可以在文档相应的位置插入“批注”信息比较有时我们编排、修订一个文档可能有多个版本，时间一长，不知哪个版本更新或更好。这时，我们可能希望能够通过对比的方式查看编排、修订前后两个文档的变化情况。2.11几种特殊元素的编排图片图片的质量表格三线表公式对齐与编号图片质量取消对图片的压缩默认是压缩的提高图片的默认分辨率三线表科技论文中，一般使用三线表格，形式简洁、功能分明、阅读方便顶线和底线为粗线，栏目线为细线必要时，可添加辅助线公式对齐公式本身居中，公式编号右对齐1.表格法2.控制法（2016及以上版本）线性专用公式自动编号（章号-序号）1.定义章域。在每一章的章标题后面，按快捷键【Ctrl+F9】插入一个域，然后在域中输入“SEQchapter\h”。“SEQ”也可以为小写“seq”2.定义编号域。在公式的编号部分，分别在章号和序号部分按快捷键【Ctrl+F9】插入一个域，章号域输入“seqchapter\c”，序号域输入“seqnum\s1”3.刷新域第1篇Word2016文档编排

—公文编排Office2016高级应用

内容提要第

3章公文编排3.1

引言3.2

公文及其结构3.3

页面设置3.4

内容编排3.5

公文模板3.1引言有一些短文档有严格的格式要求，例如：公文3.2公文及其结构公文又称红头文件，非常正式、严谨、规范格式标准：《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）公文结构，分为3个部分3.2公文及其结构版头份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人用红色分隔线分隔版头与主体部分，红色分隔线属于版头主体标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等公文首页红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上版记抄送机关、印发机关和印发日期等公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上3.3页面设置–精确定位《标准》对公文用纸幅面尺寸、版面页边距、版心尺寸、页脚页码、每页的行数和字数等都有严格规定。进行公文页面设置时，需要精确定位文档中各元素的布局设置。精确计算法参照物定位法精确计算法：通过格式要求及页面尺寸进行计算，得到某元素的绝对位置参照物定位法：参照某一对象的位置来设置文档中某元素的位置3.3页面设置–文档计量单位换算《标准》中对尺寸、位置等的要求：公文用纸采用A4纸，尺寸为210mm×297mm；天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm页码一般使用四号、半角、宋体、阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm…3.3页面设置–文档计量单位换算英寸、字号、磅、毫米等单位的换算关系：1英寸=72磅=25.4毫米1磅=1/72英寸×25.4（毫米/英寸）=0.3528毫米1毫米=1/25.4英寸×72（磅/英寸）=2.8346磅3.3页面设置纸型：A4上边距=天头=37mm下边距=纸张高度-上边距-版心高度=297-37-225=35毫米左边距=订口=28mm右边距=纸张宽度-左边距-版心宽度=210–28–156=26毫米公文用纸采用A4纸，尺寸为210mm×297mm；天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm3.3页面设置页脚底端距离页面下边距多少呢？页脚底端距离=下边距-7mm-四号字的一半四号字=14磅=14*0.3528毫米≈4.94mm页脚边距=下边距-（页码一字线距版心距离）-（四号字高/2）=35-7-4.94/2=25.53mm因此，页脚边距值设置为25.5mm单双页码分别居右、居左，故页脚需设置奇偶页不同页码一般使用四号、半角、宋体、阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm3.3页面设置正文设置一般为三号仿宋体字，每页22行，每行28字3.4内容编排1.版头编排3.版记编排2.主体编排3.4内容编排1.版头编排份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志发文字号与签发人版头中的分割线直接顶格输入，分别占据文档前三行黑体、常规、三号全称或者规范化简称+“文件”居中、上边缘至版心上边缘为35mm推荐小标宋体字，红色，字号不限字数较多时缩放，最大缩放比建议69%3.4内容编排发文机关标志参照物定位法，精确定位发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm插入一水平直线作为参照物，绝对垂直位置定位于距版心上边缘35mm处插入文本框，输入发文机关标志定位，拖动文本框，使发文机关标志文字的上边缘与插入的参照直线水平重合隐藏或删除参照直线3.4内容编排联合发文如需同时标注联署发文机关名称的情况下，多单位发文机关标志的插入采用在文本框中插入表格来实现插入一N行×2列表格各发文机关名称写在表格第1列中,分散对齐、垂直居中,适当字体字号第2列合并，输入“文件”，水平、垂直居中表格无框线，无底纹，调整合适列宽3.4内容编排发文字号与签发人发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布如文中还有签发人，发文字号与签发人设置在同一行中，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。输入发文字号与签发人，分散对齐，左右缩进各为1字符，然后在发文字号与签发人之间键入若干空格，使它们挤向两端3.4内容编排版头中分割线的定位发文字号之下4mm

处，居中，与版心等宽，线的粗细根据需要进行设置参照物定位法插入参照物：插入一个文本框，高4mm，宽156mm定位参照物：拖动文本框，使其边框上边缘与发文字号文字下边缘对齐插入分隔线：沿着文本框的下边缘线对齐，插入一条直线，红色，宽为156mm，按需设置其粗细，页面水平居中隐藏或删除参照物3.4内容编排2.主体编排按照《标准》要求对公文主体内容进行编排，方法与普通文档相同制作印章形状：椭圆、五角星艺术字：“文本效果”→“圆”3.4内容编排3.版记编排分割线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合抄送机关四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后添加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号3.4内容编排3.版记编排印发机关和印发日期四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字3.4内容编排3.版记编排分割线的高度（粗细）计算：第一、三条：0.35mm=0.35×2.8346磅≈1磅第二条：0.25mm=0.25×2.8346磅≈0.71磅分割线的精确定位：假设抄送机关只占一行第一条分割线距版心底部有2行，处于第20行的底部下边缘位置垂直绝对位置为：

每一行的高度×20

=(225/22)×20≈204.5mm

距离下边距的距离为：

每一行的高度×2

=(225/22)×2≈20.5mm3.4内容编排3.版记编排分割线的精确定位：假设抄送机关只占一行第二条分割线距版心底部有1行，处于第21行的底部下边缘位置垂直绝对位置为：

每一行的高度×21

=(225/22)×21≈214.8mm距离下边距的距离为：

每一行的高度×1

=(225/22)×1≈10.23mm类似地，第三条分隔线跟版心下边缘重合，垂直绝对位置为225mm，距离下边距的距离为03.5公文模板“另存为”“Word模板”第1篇Word2016文档编排

—邀请函Office2016高级应用

内容提要第4

章邀请函制作4.1

引言4.2

主体文件的编排4.3

数据源的制作4.4

邮件合并操作4.5

标签类邮件合并操作4.1引言······怎么办？先复制出100个文档，再复制粘贴姓名？先打印100份，再手写？发送电子邮件呢？

发送100次吗？邮件合并！什么是邮件合并？邮件合并TextinhereTextinhere文档一文档二文档三……Excel表格Word表格等普通Word文档文档合并主文档数据源为什么称为“邮件合并”？410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307李林校湖南省长沙市教育厅410016410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307黎纤湖南省长沙市教育厅410016410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307王燕湖南省长沙市教育厅410016······扩展到其它领域通知书、请帖、工资条、挂卡等邮件合并的功能这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点发送或制作的量很大结构相同，内容相似制作和发送邀请函也是同样的问题微软为解决这类问题在Word中提供了邮件合并的功能批量制作、输出如何使用邮件合并？制作主文档制作数据源前提条件利用Word的邮件合并功能合并需要的信息三个步骤：4.2主体文件的编排主体文件：统一版式文档中的相同内容，如邀请函的主体、落款、日期、修饰内容等编排过程与自由版式短文档的编排过程相同，需要对文档中的文本内容进行字体、段落等基本设置对于邀请函，需要插入一些图形图像来装饰页面，通过插入SmartArt图形来描述会议、活动、工作等流程，或是插入表格来展示数据等图文混排4.2主体文件的编排4.3数据源的制作数据源提供联系人的具体信息，如姓名、性别、身份证号码、考试成绩、通讯地址、联系方式等在邮件合并处理后产生的批量文档中，相同内容之外的其他内容是由数据源提供的数据源文件格式Word表格文件、文本文件、Excel表格文件、数据库文件等4.4邮件合并操作选择主文档链接数据源插入合并域预览结果生成合并文档选择主文档类型撰写信函预览信函完成合并第一步：第二步：第三步：第四步：第五步：第六步：选择开始文档选取收件人使用“邮件合并分步向导”打开一个空白的文档，在Word中选择：“邮件”→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”添加称呼根据联系人的性别加上称呼男：（先生）

女：（女士）插入规则打开主文档，将光标定位至“送呈：《姓名》”之后选择“邮件”→“编写和插入域”→“规则”选择“如果…那么…否则”规则：根据《性别》填写称呼4.5标签类邮件合并操作座位号生成的每个标签内容相同，怎么办？4.5标签类邮件合并操作座位号思考假设你有个朋友开了一家公司，请你帮他的公司设计并制作员工胸卡如何利用Word的邮件合并功能批量制作带照片的胸卡······第2篇Excel2016数据处理与分析

—应用概述Office2016高级应用

第2篇Excel2016数据处理与分析1Excel数据处理与分析应用2数据的准备3数据的计算4数据的查看5数据的汇总与分析6数据的保护与输出内容提要第5章Excel数据处理与分析应用5.1

引言5.2

应用需求分析5.1引言假设你来开设一家网上商店，销售一些与学生的学习和生活密切相关的畅销电子产品，如手机、存储卡、U盘、移动硬盘、移动电源、智能手环等产品。随着时间增长的、大量的库存数据、进货数据、销售数据、……，如何管理？历史的销售数据、销售利润、周转时间、……如何为我们的进货、销售等提供决策支持？如何帮助我们改善经营，提高利润？利用Excel2016提供了丰富的数据处理与分析功能，简单易用，低成本可以科学、有效地组织和记录每天销售的商品情况，……能够对商品销售记录进行数据处理，计算每个月的销售利润，……方便分析什么商品销量好，什么商品最容易赚钱，…………数据准备数据处理数据分析决策支持5.2应用需求分析基本信息表基本资料表商品信息表进货清单销售清单构造表上期库存表库存清单库存查询库存结构分析销售统计销售综合分析…基本表基本资料表商品类别（手机、存储卡、U盘、…）各类商品的品牌信息(华为、小米、…)销售方式（线上、线下）商品信息表商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格等。进货清单进货单号、商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格、进货日期、进货价格、数量、金额等销售清单销售单号、商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格、销售日期、数量、售价、金额、销售方式等商品类别表品牌表销售方式表商品信息表进货清单销售清单商品类别信息品牌信息商品信息商品信息销售方式库存管理上期库存表：存放上期期末的商品库存信息商品编号、商品名称、商品类别、品牌、期末库存、成本进价、库存金额等库存清单：存放当前的商品库存信息商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格、进货数量（本期）、销售数量（本期）、期末库存、成本进价、库存金额等库存查询：用于快捷查询当前各商品的库存情况可以根据商品名称、商品类别、品牌、规格、期末库存等信息的单独或组合查询库存结构分析统计分析当前库存中各类商品所占的比例，反映库存商品的结构状态库存结构分析表在库存清单基础上做统计分析，分析库存品种、库存数量和库存金额等进货清单分析：对进货清单中各商品的进货情况进行统计分析对每月进货数量、进货金额，以及各月进货数量和金额的情况进行统计分析商品信息表进货清单销售清单上期库存表库存清单库存结构分析库存查询商品信息商品信息商品信息商品信息上期库存信息进货数据销售数据库存信息库存信息销售管理销售统计统计一个时间阶段内的销售情况，反映各商品的销售数量、销售金额、利润等商品编号、商品名称、商品类别、品牌、销售数量、销售金额、成本金额、利润金额、利润率、利润排名等销售综合分析建立数据透视表、数据透视图、切片器、迷你图，可按商品名称、类别、品牌等进行详细的销售统计和分析可以根据具体的销售方式、销售时间、类别、品牌进行动态查询，并以多样化的形式呈现销售清单分析对销售清单中各商品进行统计分析，包括每月销售数量、销售金额，以及各月销售数量和金额的分布等商品信息表进货清单销售清单上期库存表库存清单库存结构分析库存查询商品信息商品信息、成本进价销售管理商品信息商品信息上期库存信息进货数据销售数据库存信息库存信息销售清单分析销售综合分析销售统计销售数据销售数据销售数据商品信息、成本进价基本技能基础基本概念：工作簿、工作表、单元格。基本操作：工作簿的新建、打开与保存工作表的管理操作：工作表的选定与切换、添加、删除、重命名、移动和复制简单数据的输入：数字、文字、日期、时间类型数据的输入单元格的编辑操作：移动和复制单元格、插入单元格、插入行、删除行、删除列、对单元格内数据的复制和删除、清除单元格内容和格式等基本的格式设置：单元格中数据的格式、字体、对齐方式的设置，表格行高和列宽的设置，单元格和表格的边框和底纹的设置Excel公式与函数：基本概念和基本操作，输入公式、复制公式、常用函数的使用等需要进一步学习的高级技能数据输入：连续输入大量有规律的数据、对输入数据进行有效性验证、导入外部数据公式与函数：普通计算、满足特定条件的计算、查找数据等数据排序：按指定列值或格式等排序，方便数据的查看条件格式：按条件改变格式（外观），突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值，直观地显示数据本身（数据条、颜色刻度和图标集）等数据筛选：按条件快速方便地从大量数据中查找到所需要的信息分类汇总：按照指定的分类字段对数据值进行分类（排序），然后对记录的指定数据项进行汇总统计数据透视表（图）数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法数据透视图是通过图表的方式显示数据透视表第2篇Excel2016数据处理与分析

—数据的准备Office2016高级应用

内容提要第6章数据的准备6.1

数据的录入6.2

数据的有效性验证6.3

数据的导入6.1数据的录入数据格式与常规录入数据格式：常规、数值、分数、文本、日期、时间、会计专用、货币等单元格的数据格式决定了其内数据的类型及显示方式自动序列填充复制填充、递增填充、填充柄等可实现连续、有规律的数据的录入自定义序列填充没有规律而又经常输入的数据先定义序列，再使用例如壹、贰、叁、……主管、综合员、组长、员工6.2数据的有效性验证设置验证规则，减少数据的录入错误，提高工作效率限定数据的类型、数据的取值范围，规范数据，…如果录入错误数据，进行提醒，拒绝录入不小心输入了一个错误的日期值，例如“2023/17/1”输入商品的类别时，输入“优盘”还是“U盘”？对商品进行编号时，出现了重复的编号？在进货清单、销售清单中录入数据时，录入一个不存在的商品编号，例如UD-KS-001，错录入为UD-SK-001（不存在），系统是否能自动判别出来？序列输入录入商品的类别“电子称”OR“电子秤”？“存储卡”OR“储存卡”？“U盘”OR“优盘”？预先定义预先定义一个取值序列然后设置“数据验证”，限定用户只能在此序列中选择一项作为输入通过下拉列表框的形式提供选择，简捷、方便序列输入的方法直接定义序列单元格引用定义序列利用名称创建联动下拉列表利用表格创建动态下拉列表1.直接定义序列“数据验证”对话框，在“序列”数据的“来源”中直接输入各数据项名称，并以半角英文逗号分隔2.单元格引用定义序列预先在某连续的单元格中录入序列数据（按列存放），然后在“数据验证”对话框中定义序列时，引用该单元格区域灵活、方便，可改动数据，调整顺序，自动更新3.利用名称创建联动下拉列表问题不同类别商品的品牌是不同的，如何为每个类别的商品定义品牌序列？不同的商品类别在不同的单元格区域分别定义相应的品牌序列？数据验证怎么设置？将所有商品的品牌定义为一个序列？如何区分某个品牌是哪类商品？品牌太多了，不方便选择，效率低下使用名称，创建联动序列商品类别的选择发生变化时，品牌的下拉列表项随之自动变化，仅列出与选定类别相对应的品牌什么是名称？名称用来标识单元格、单元格区域、表格或常量值的单词或字符串若定义名称“商品类别”来引用区域“基本资料表!$B$2:$B$9”，则名称“商品类别”就是区域“基本资料表!$B$2:$B$9”的一个别名好处引用方式简捷便于理解、记忆、书写、使用和维护特别是，在公式中，如果善用名称，则可以极大地提高公式的可读性定义名称先定义，后使用标准定义法选定一个名称区域→定义名称→“新建名称”对话框批量定义法选定多个名称区域→根据所选内容创建→“根据所选内容创建”对话框名称框定义法选定一个名称区域→在名称框中直接输入名称再回车查看定义的名称创建名称联动序列定义好名称后，就可以创建名称联动序列假设已为商品类别和品牌分别定义好了名称在商品信息表中分别为商品类别（C列）和品牌（D列）创建名称联动序列=INDIRECT($C2&"品牌")

INDIRECT函数返回由文本字符串（参数）指定的引用（名称、单元格区域等），并立即对引用进行计算，显示其内容参数说明$C2：取单元格C2的值（某个商品类别，假设为“手机”）如果仅为D2单元格设置，可为C2或$C2、$C$2（因为行、列均不变），如果为D列所有单元格设置，则应为C2或$C2（因为列不变，但行会变化）&：字符串联接运算符"品牌"：常量字符串运算结果：手机品牌而“手机品牌”为已定义好的名称，引用位置“=基本资料表!$D$2:$D$7”，为各种手机品牌所在的单元格区域因此，在D2单元格的下拉列表中，将显示“手机品牌”序列当C2单元格选取的商品类别发生变化时，INDIRECT函数运算结果相应变化，从而联动=INDIRECT($C$2&"品牌")

4.利用表格创建动态下拉列表新问题随着业务的拓展，可能会淘汰一些品牌、新增一些新的受顾客欢迎的品牌因此，需要构造一个动态变化的序列单元格引用、名称：序列内容可删除、修改、调整顺序，但不能增加因为引用的区域是固定的，所以项数是固定的而表格可以动态增、减项数表格表格：包含相关数据的一系列数据行，第一行一般是标题行表格可以看成是一个规则的二维表格区域创建表格首先，选择整个表格内容的数据区域，包括标题行两种方法插入法：默认表格样式套用样式法：套用预定义的表格样式创建表格的要求为每一列设置列标题，且必须是文本格式，唯一每一列的数据除列标题外应具有相同的数据类型表格中不能随意放置空行和空列如果在一张工作表中，除表格外还有其它数据，表格与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或进行分类汇总等操作时检测和选定表格表格中信息的引用可以使用表格名称引用表格的数据区域在编辑公式时，若输入表格名称+[，例如“商品信息表[”，则会给出提示信息：引用表格中的某一列数据引用表格的全部数据引用表格的标题行引用表格的汇总行（若存在）引用编辑单元格所在的当前行@=COUNTIF(商品信息表[商品编号],商品信息表[@商品编号])4.利用表格创建动态下拉列表假设已为商品类别、品牌定义表格：商品类别表、手机品牌表等修改名称“手机品牌”的引用位置“=手机品牌表”所有品牌的名称定义其引用位置采用表格的引用方式更新后，则通过名称定义“数据验证”的单元格，其下拉列表就能自动更新相应表格中增加的数据自定义有效性条件新问题新增商品、进货记录等，如何确保所设计的商品编号、进货单号是合法且唯一的呢？例如：商品编号PH-HW-001商品编号唯一、长度为9位第1-2位为类别代码，第4-5位是品牌代码，最后3位是序号在设置“数据验证”时，无法实现如此复杂的限制要求需要自定义有效性条件才能检查出非法输入自定义有效性条件6.3数据的导入问题有时，有些需要处理的批量数据，其来源不是Excel表或者Word表格Excel支持从文本文件、网站，以及Access、SQLServer等外部数据源获取数据导入文本数据一般来说，能与Excel交换数据的文本文件是带分隔符的文本文件，通常使用制表符或者逗号分割文本的每个字段2种方法用于导入文本文件，操作大同小异直接打开文本文件使用导入外部数据功能导入文本数据以导入外部数据的方式导入数据为例第2篇Excel2016数据处理与分析

—数据的计算Office2016高级应用

引言基本表：基本资料表、商品信息表、上期库存表业务表：进货清单、销售清单、库存清单、销售统计问题数据一致性：商品编号要唯一，必须是“基本资料表”中已有的商品编号，并且名称、类别、品牌等信息必须与“商品信息表”中的相应信息一致数据计算：有一些数据需要通过现有的数据计算，例如，商品的成本进价、期末库存、库存金额、成本金额、利润金额、利润率等公式与函数！Excel的公式与函数提供了强大的计算功能，除了加、减、乘、除四则运算外，还提供了财务、金融、统计等方面的复杂数据计算进销存系统—各表间数据关系基本资料表商品信息表上期库存表进货清单销售清单库存清单销售统计商品类别及每类商品的品牌商品编号、名称、类别、品牌、最高进货价、最低进货价、进货批次数、最后进货日期、最后进货价、成本进价商品编号(名称、类别、品牌、规格)期末库存、成本进价、库存金额进货单号、商品编号(名称、…)进货价格、数量、金额、进货日期销售单号、商品编号(名称、…)数量、售价、金额、销售日期、销售方式商品编号(名称、…)进货数量、销售数量、期末库存、成本进价、库存金额商品编号、(名称、…)销售数量、销售金额、成本金额、利润金额、利润率、利润排名1类别、品牌2商品信息3商品数量等4销售数据本章任务任务1：在进货清单中，根据进货价格和数量计算金额，在销售清单中，根据销售价格和数量计算金额(公式)任务2：完善进货清单、销售清单，构造库存清单、销售统计，其中的商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格等信息必须与“商品信息表”工作表中的一致(函数，VLOOKUP)任务3：在库存清单中，根据进货清单计算进货数量，根据销售清单计算销售数量，然后结合上期库存表计算期末库存，结合成本进价，计算库存金额(函数，SUMIF，VLOOKUP)任务4：在销售统计表中按指定的统计时间区间，根据销售清单计算每种商品的销售数量和销售金额，然后结合成本进价计算成本金额，再计算出利润金额和利润率，最后按利润进行排名(函数，SUMIF，SUMIFS，RANK.EQ等)任务5：在商品信息表中，根据进货清单（和上期库存表）计算成本进价、最高进货价、最低进货价、进货批次数、最后进货日期和最后进货价(数组公式）内容提要第7章数据的计算7.1

公式7.2

函数7.3

数组公式7.1公式形式：=表达式与数学中的表达式类似，由操作数和运算符组成操作数可以是函数、单元格（区域）引用和常量。例如销售清单中计算金额：

=H2*G2 单元格引用方式进货清单中计算金额：=[@进货价格]*[@数量] 表格引用方式公式中的元素运算符：算术、关系、文本、括号、引用等运算符常量：值或字符串等常量数据，如“5”或者“中国北京”单元格(区域)引用：单元格、单元格区域、名称等表格引用：对表格中元素的引用=VLOOKUP([@商品编号],上期库存表,5,FALSE)+[@进货数量]-[@销售数量]函数调用：如“SUM(A1:A10)”运算符算术运算符：+、-、*、/、%、^（加、减、乘、除、百分比、乘方）关系运算符：比较两个数值的大小关系,结果为逻辑值：TRUE、FALSE=、>、<、>=、<=、<>（等于,大于,小于,大于等于,小于等于,不等于）文本连接运算符：连字符&，连接两个文本字符串以产生一串文本"North"&"wind",结果为"Northwind"引用运算符：用于对单元格区域的运算括号运算符：改变运算次序运算符优先级公式中，运算符之间有优先级关系不同优先级，按从高到低的顺序计算同一优先级，按从左至右的顺序计算运算符说明:区域运算符（空格）交叉运算符,联合运算符–负数（如–1）%百分比^乘方*

/乘和除+–加和减&连接两个文本字符串（串连）=<><=>=<>关系运算符使用公式输入公式以“=”起头，作为公式的标识复制公式使用填充柄注意单元格的引用形式相对引用形式（A2：B8）绝对引用形式（A$2，$A$2）表格数据的引用表格是工作表中包含相关数据的一系列数据行，是一个规则的二维表格区域，相当于数据库管理系统中的一个数据表第一行为标题行，每一列为一个字段，标题名为字段名其他行为记录行，每一行为一条记录标题行一条记录记录行一个字段字段名表格数据的引用可以使用表格名称引用表格的数据区域在编辑公式时，若输入表格名称+[，例如“商品信息表[”，则Excel会给出提示信息：引用表格中的某一列数据：表格名[列名]引用表格的全部数据：表格名[#全部]引用表格的标题行：表格名[#标题]引用编辑单元格所在的当前行：表格名[@列名]表格中的公式自动成为表格公式，应用于每条记录=COUNTIF(商品信息表[商品编号],商品信息表[@商品编号])为什么要使用公式？公式复制：公式的价值不只是计算，而是构建计算模型，复制公式就是复制计算模型，当公式所在位置发生变化时，公式中的相对引用会随之发生变化，从而对不同的数据对象应用相同的计算模型进行计算计算自动更新：使用公式来处理数据的优越性在于，当公式中引用的单元格的数据发生变化时，系统将会重新计算，自动更新计算结果课堂实践：任务1任务1：在进货清单中，根据进货价格和数量计算金额，在销售清单中，根据销售价格和数量计算金额。(公式)7.2函数函数，本质上是为了解决某些通过简单公式运算不能处理的复杂问题而预先编写的特殊公式组成函数名称：用于引用参数：待处理的数据，增加函数的通用性和灵活性一般形式：函数名([参数1[,参数[,…]]])函数对一个或多个参数值执行运算，并返回一个或多个结果值VLOOKUP([@商品编号],商品信息表,2,FALSE)函数分类时间与日期函数工程函数财务函数信息函数逻辑函数查找和引用函数数学和三角函数统计函数文本函数其它查找函数VLOOKUP函数在指定数据区域的最左列中查找指定值，找到后，返回该行上指定列单元格中的值=VLOOKUP(“SD-KS-003”,A2:D20,2,false)在A2:D20的最左列（商品编号）中查找SD-KS-003，找到后，返回该行上第2列(商品名称)中的值课堂实践：任务2任务2：完善进货清单、销售清单，构造库存清单、销售统计，其中的商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格等信息必须与“商品信息表”工作表中的一致。(函数，VLOOKUP)课堂实践：任务3任务3：在库存清单中，根据进货清单计算进货数量，根据销售清单计算销售数量，然后结合上期库存表计算期末库存，结合成本进价，计算库存金额。(函数，SUM，SUMIF，VLOOKUP)求和函数SUM函数返回指定各参数所对应单元格（区域）内的所有单元格数值之和参数：单元格（区域）引用、数组、常量、另一个函数的结果，或它们组成的表达式=SUM(I2:I1421)或=SUM(销售统计[销售金额])条件求和函数SUMIF(range,criteria,[sum_range])对区域中符合指定条件的值求和range：待求和计算的单元格（区域）criteria：判断条件，其形式可以为数字、表达式、单元格引用、文本或函数sum_range：需要求和的实际单元格。如果省略，会对在range参数中指定的单元格（即满足criteria条件的单元格）求和=SUMIF(B2:B25,">5")B2:B25单元格区域中，对大于5的数值进行求和库存清单进货数量销售数量期末库存=SUMIF(进货清单[商品编号],[@商品编号],进货清单[数量])=SUMIF(销售清单[商品编号],[@商品编号],销售清单[数量])=VLOOKUP([@商品编号],上期库存表,5,FALSE)+[@进货数量]-[@销售数量]库存清单成本进价=(SUMIF(进货清单[商品编号],[@商品编号],进货清单[金额])+VLOOKUP([@商品编号],上期库存表,7,FALSE))/(SUMIF(进货清单[商品编号],[@商品编号],进货清单[数量])+VLOOKUP([@商品编号],上期库存表,5,FALSE))课堂实践：任务4任务4：在销售统计表中按指定的统计时间区间，根据销售清单计算每种商品的销售数量和销售金额，然后结合成本进价计算成本金额，再计算出利润金额和利润率，最后按利润进行排名

(函数，SUMIF，SUMIFS，RANK.EQ等)多条件求和函数SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],...)sum_range：待求和计算的单元格（区域）criteria_range1：用于对条件criteria1进行判断的单元格区域criteria1：作用于区域criteria_range1的判断条件criteria_range2,criteria2,…：最多允许127个如果需要对区域A1:A20中符合以下条件的单元格的值求和：B1:B20中的相应数值大于0且C1:C20中的相应数值小于10，则可以使用以下公式：=SUMIFS(A1:A20,B1:B20,">0",C1:C20,"<10")销售统计对销售统计工作表中各商品的销售情况按时间区间进行统计=SUMIFS