采购管理规定-体系文件

采购管理规定一体系文件

1.0管理职责

1.1采购部是公司采购管理部门~负责公司各项采购管理规定及流程的制定及

列入集中采购范围采购项目的执行，

1.2公司其它部门亦是采购管理的重要组成部份,参预采购过程与供应商评价

等工作、同时负责自主采购范围采购项目的执行。

2.0管理内容

公司实行集中采购与自主采购相结合的采购管理体制~所有采购行为均应按照

公司采购管理规定及各项采购程序执行。

2.1集中采购

2.1.1采购部负责公司的设备、物料、服务、工程项目等有关的采购管理工作

~亦称集中采购。

2.1.2内容:包括设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生

产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其它与工程建设有关的采购。2.2

自主采购

2.2.1公司其它部门根据各自职责分别负责专业性强、功能定向的某些特殊采

购~亦称自主采购。

2.2.2内容:如咨询、培训、IT系统新建维护、党群工会费类采购、业务款待

用品等。

3.0采购方式

根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安仝的影响程度〜公

司将采购分为三种方式:招标采购、直接采购、竞争性谈判或者询价采购。公司所

有的采购都应遵照以上的采购方式进行。

3.1招标采购:凡符合招标条件的都应采用招标的方式进行采购。详见公司《招

投标管理规定》。

3.2直接采购:简称“直采”~是指向一家供应商直接购买产品的采购方式。采

用该种

方式必须符合以下情况之一：

3.2.1只能从特定供应商处采购~或者供应商拥有产品专有权~且无其它合适

替代产品，

3.2.2原采购产品的后续维修、零配件供应、更换或者补充~必须由原供应商

提供的，3.2.3对于服务采购项目~供应商在上一年度评价中为合格~所提供服

务质量、价格均

得到用户及相关部门的认可~可在下一年度考虑经谈判后直接与其签定合约，

3.2.4框架协议中的产品。

3.3询价采购:是指通过对两家或者两家以上的潜在供应商的报价及其所提供产

品性能等因素进行比较的基础上~确定性价比最优供应商的采购方式。包括:比

价、竞争性谈判、评审等方式。

3.3.1比价：

3.3.1.1比价定义:根据确定的需求~由采购人员在市场中的一定范围内选出若

干供应商~请其对所提出的需求进行报价〜采购人员根据其所报价格，对其需求的

响应程度、资质、产品质量等进行综合评定~选出相对性价比最优供应商进行合

作。该采购方式合用于需求明确、市场竞争充分、产品或者服务较为成熟的采购

项目。

3.3.1.2比价合用条件：

,、设备类：

•市场标准性设备类，

•为保证公司现有系统延续性与一贯性~已确认品牌的产品，

•总价不超过100万元的其他设备。

b、物料类：已确定品牌的物料产品，总价不超过100万元的物料采购项目。

C、服务类:除采用直采方式采购外总价不超过100万元的服务采购项目。

3.3.2竞争性谈判合用条件:市场竞争不充分~符合条件的潜在供应商惟独两家的

采购项目。

3.3.3评审合用条件:50-100万的项比需求不易清晰描述〜市场竞争充分的采

购项目。3.3.4在进行询价采购时应考虑产品价格、质量、供货商资质、信誉、

服务质量、售后服务等因素。

4.0采购策略

采购策略是为区分公司关键采购行为~合理运用采购方式~提高工作效率、控

制采购风险而制定的相关办法~具体包括：

4.1协议供应策略:针对采购频次高且采购内容及市场价格相对稳定的采购项目

~为保

证采购效率~通过运用合理的采购方式~选定相应供应商~与其签订较长期限,

不低于一年，的产品采购协议，又称框架协议,~在协议中约定采购产品范围、产品

价格及付款方式等~有采购需求时~可直接对其下采购定单。

4.1.1协议供应策略的优点是:减少了每次采购询价比较过程~提高了执行效率,

通过与供应商的长期合作~增加互信~提高总体供货品质〜降低采购成本，4.1.2

协议供应策略的缺点是:不合用价格变动较快的产品~价格的确定只能周期性进行

~不能彻底反映市场状5r解决措施是建立查价制度~对产品价格定期或者不定期

作市场调查~依据市场作价格调整。

4.2有限竞争采购策略:针对具有行业特点且市场竞争并不充分的采购项目~以

及涉及核心业务系统、需求复杂、技术含量较高~需反复论证才干实施的采购项目

~经采购部同使用部门商议后~与一定范围内的潜在供应商进行谈判从而确定最终

合作供应商。有限竞争采购策略合用于竞争性谈判或者询价采购方式。

4.2.1该策略的应用范围~需由技术采购部与使用部门共同确定~并在一段时

间内，如:一年，保持稳定。

4.2.2确定此类供应商范围时~应着重考虑此类供应商的以下方面：4.2.2.1

行业认证资质，

4.2.2.2某类设备的代理资质，

4.2.2.3从事相关行业的资历，

4.2.2.4进货渠道〜应能保证从厂商正规渠道及分销处获得产品~并提供相应

证明。4.2.3有限竞争采购策略的优点是:采购过程时间可随需求紧急程度由采购

部门掌握,技术方案经过逐轮谈判更加符合公司'丈际需求，通过谈判及潜在供应商之

间的竞争使最终价格更趋近于公司期望值，

4.3拆分与组合策略:针对某些单个项目中不同类别的采购细目或者多个项目中

相同类别的采购细目、为体现采购优势可以根据实际情况进行合理的拆分与整合

~重新组合后再运用合适的采购方式执行。该策略合用于内容较复杂的采购项目。

4.3.1拆分与组合策略可以合理规避公司的采购风险~将项目中不同层次、类

别的采购区分开来~分别选择行业中较高水平的供应商来提供产品或者服务、充分

体现采购优势1呆证各项采购细目的质量~维护公司的利益，

4.3.2根据项目的规模及子项目的重要程度~对公司生产运行的影响及用户需

求、技术

需要等方面来判定是否需要进行拆分与组合，

4.3.3由采购部协同用户部门对项1=1进行拆分F斥分后形成相关记录~技术采

购部根据现有需求〜据实际情况时子项目进行整合执行或者直接执行。

5.0采购流程

5.1采购流程是公司所有对外采购活动执行的规范~也是监督检查采购活动的

依据。采购部门和用户均应按照规定的采购流程进行采购。

5.2采购流程根据相应的采购内容分为四项子程序：

5.2.1物料采购程序~对公司所有物料采购活动进行规范-具体执行程序参见

《物料采购程序》，

5.2.2设备采购程序〜对公司所有设备采购活动进行规范-具体执行程序参见

《设备采购程序》，

5.2.3服务采购程序〜对公司所有服务采购活动进行规范-具体执行程序参见

《服务采购程序》，

5.2.4工程采购程序〜对公司所有工程采购活动进行规范-具体执行程序参见

《工程改造前期准备程序》、《工程改造项目熨施程序》、《工程改造竣工验收程

序》。

6.0采购需求

6.1采购需求分为:物料采购申请、设备采购申请、服务采购申请及项目交接单,

工程项目采购申请,~分别对应为物料采购程序、设备采购程序、服务采购程序及

工程采购程序。

6.2采购需求由用户提出~应包括功能要求、技术参数要求、供应商资质要

求、售后服务要求、培训要求、技术文件要求、验收要求、备品工具要求等，具体

详见《产品采购需求表，设备专用，》、《普通产品采购明细表》、《服务采购需求

表》…6.3采购需求需经用户部门经理审批、签字确认方可生效~生效后作为采

购动作开始的标志。

6.4采购需求将作为拟定采购合同即制作采购定单的重要依据。

6.5需进行招标采购的项目~用户负责提出基本需求~采购部负责组织标书的

编写~最终由用户确认标书中技术部份的内容。

7.0供应商选择

采购部在经过对各用户部门的采购需求确认之后~需在批准级以上供应商中进

行合理的选择。

7.1询价采购供应度的选择

7.1.1惟独批准级供应商才干进入供应商选择程序，供应商级别详见《供应商管

理规定》，，

7.1.2原则上同一个项R的备选供应商不少于三家~特殊情况除外,如某些特种

设备、备件等,，

7.1.3供应商选择应从业务角度出发进行多因素评估，

如:对没有国家或者行业标准的服务供应商应做以下检视：

7.1.3.1其在所从事行业中的历史，

7.1.3.2其为机场行业提供服务的历史，

7.1.3.3在相关行业中的成功案例，

7.1.3.4实际经营能力，

7.1.3.5人员结构及专业素质,

对以上各条进行综合考察〜以确保提供服务的资质等，

7.1.4供应商的确定应遵守采购流程、主要依据技术采购部的产品询价纪录及

供应商评价结果等。

7.2招标采购供应商选择

7.2.1在公司批准级以上供应商中选择相应类别供应商发放标书〜根据评标委

员会出具的评标报告确定供应商，详见《招投标管理程序》…

7.3直接采购供应商选择

7.3.1针对直接采购的特殊性〜对相应的供应商进行资格审核〜原则上审核通

过后即可确定。对直采供应商的约束4要求~可以通过与之进行谈判的方式进行沟

通、解决。

8.0采购合同的管理及使用

合同在此为广义合同~包括产品买卖合同、服务采购合同、工程采购合同及框

架协议。8.1定义及使用范围

8.1.1产品买卖合同是指在设备、物料采购活动中金额在十万元以上，包括十万

元,~所签订的合同，，十万元以下的设备、物料采购可不签产品买卖合同~直接作

采购定单~，详见《设备采购程序》及《物料采购程序》，

8.1.2服务采购合同是在进行服务采购活动时签订的合同〜服务采购的性质决

定了任何一项服务采购都必须有合同约束，

8.1.3工程项目采购合同是在进行工程采购活动时签订的合同〜对工程采购项

目的和约双方的权利及义务进行约定，

8.1.4框架协议又称产品采购协议~是指将确定可以进入目录的产品通过询价

或者招标方式确定价格后与相应供应商签订的合同。合同中规定产品采购范围、确

定产品单价、结算之时以实际发生金额为准。

8.2合同的谈判与签订

8.2.1合同谈判由采购部组织~与用户、潜在供应商，以下简称谈判对象，共同

参加，8.2.2谈判分为商务条款和技术条款两部份内容~采购部主要侧重商务条款

〜包括:价格、价格构成、到货时间、售后服务、付款方式、培训、验收条款等。

用户则主要侧重详细的技术条款部份，

8.2.3谈判的原则：

8.2.3.1在有效保证公司利益的基础上~对所有参预谈判的潜在供应商，以下

简称谈判对象,均须公正、公平的对待~在同一项目中应给不同的谈判对象提供相

同的信息，8.2.3.2同一项目的谈判过程中~任何情况下都不得透露有关其它谈判

对象的报价及技术方案等相关保密信息，

8.2.3.3与谈判对象进行的所有谈判均应做好记录。

8.2.4谈判双方达成一致后、技术采购部负责起草合同文本“起草合同文本时

除基本的商务条款及技术条款外~应将已确认的采购需求及谈判内容在合同中作充

分描述。8.2.5合同的审核和签订应按公司的合同管理规定执行,详见《合同管理

规定》…用户负责审核合同中所体现需求的全面性和准确性,规划发展部负责审核

合同法律条款的正确性及合同报批文件的完整性、财务部门负责审核项目的预算情

况、财务支付条款的合理性等。

8.3合同的变更

根据变更的性质和重要性~用户和采购部~应当在适当的情况下与其他相关部

门、供应

商进行磋商后~对实施变更要采取的措施以及确定价格要采取的方法达成一致

意见后〜方可进行变更3具体变更流程详见《合同管理规定》。

8.4合同的终止与暂停

8.4.1除了紧急情况或者为了保证符合法律规定~无论任何理由〜任何有中止

或者暂停合同的措施都应该由技术采购部和用户双方共同提出~对提出的措施应

当咨询法律事务和其他部门后将相应内容通知供应商、并与之进行磋商达成一致。

8.4.2当合同的中止或者暂停是由于供货商的违约时~用户和采购部应该考虑

并决定是否要根据合同要求供货商做出赔偿。

9.0应急采购

9.1定义:包括计划外因紧急情况需启动的项1=1以及属计划内但由于突发情况

须应急启动项目。

9.2分类：

9.2.1第一类：凡对运行造成严重影响或者中断~须即将抢修实施的项目，

9.2.2第二类：凡属安全、运行存在重大隐患~须尽快实施的项目，9.2.3第三类:

属于政府指令的紧急项目。

9.3应急采购项目启