采购付款管理办法

采购付款管理办法

第一章：前言

为保障公司各地供应商付款方式统一、规范各类借款的办理、

冲账及对账流程，明确管理要求，特制定本办法。

本办法适用于公司各类采购业务付款方式的选择及以借款

方式采购原材料、备件、设备、模具等物资的国内外结算业

务。

第二章：职责

第一条：采购部负责根据相关管理规定签订订货合同、确定

合适的付款方式、办理借款申请、跟进借款冲账事宜。

第二条：财务部负责各类采购付款业务的审核、付款、记账、

冲账及对账工作。

第三章：定义

第一条：采购预付款：是指采购原材料、备件、设备、模具

等物资时，预先支付给供应商的货款。具体包括：材料、备

件等尚未到货或未验收入库，但根据合同规定需支付给国内

供应商的全部或部分货款及定金，即预付款；材料、备件等

已验收入库，尚不能结算但需支付给国内供应商的货款；根

据合同规定需要支付的设备、模具的预付款；以信用证、托

收等付款方式提前支付给国外供应商的货款。

第二条：月结：指上月28日至本月27日为一个结算周期进

行的结算。

第四章：付款方式的确定

第一条：常规付款方式

L所有国内采购常规付款方式（除设备外）：

1）挂账金额小于5万元的，月结，挂账40天后付现汇；

2）挂账金额大于或等于5万元的，月结，挂账即付6个月

承兑。

2.设备采购常规付款方式:

设备到货后付合同总金额30%的货款（在验收前付款比例小

于或等于合同总金额60%的，属正常付款方式范围，不需要

特殊审批）；设备最终验收合格后付合同总金额60%货款；

最后10%的货款于设备最终验收合格之日满12个月后支付。

每笔付款金额大于或等于5万元的以6个月承兑汇票支付，

金额小于5万元的以现汇方式支付。

3.进口采购常规付款方式（非设备类）：货到检验合格入库后，

挂账10天T/To

第二条：采取预付款的要求

1.原则上不得采用预付款方式，若有特殊情况需采用预付款

方式付款的，需填写《特殊付款申请表》进行申请（此预付

款不包括已到货的付款X

2.所有同类物料的当批预付款条件不能高于历史付款记录

（如A厂家原付款方式为预付30%,则后续供应同类物料

的A、B、C等厂家审批的付款条件均不得高于原预付款额

度，即预付不得超过30%I

3.原则上不允许调整预付款额度，特殊情况下需调整的，必

须提供资金安全分析报告及增加预付款额度的收益分析，预

付款成本损失不得大于合同特殊条款获得的综合收益。预付

款物料商务条件与原审批商务条件存在差异的部分，要求在

价格审批表中醒目位置单独标注清楚，以便审阅监控。

第三条：特殊付款要求及操作流程

所有付款方式与公司常规付款方式不一致的，均需填写《特

殊付款申请表》，经审批同意后方可执行。

第四条：付款时间的确定

1.国内采购常规付款时间（除设备外）:

1）挂账金额大于或等于5万元的供应商常规付款时间为采

购月份的下下月1号起支付（如1月份货款需从3月1日开

始支付），银行承兑起始日为采购月的下月28日。

2）挂账金额小于5万元的供应商常规付款时间为月结并挂

账40天后支付（如1月货款，1月28日（含）后挂账按挂

账时间起40天后付款，1月28日前挂账按1月28日起40

天后付工

2,设备类的常规付款时间按照设备采购常规付款方式执行。

3.非常规付款时间的，均需按相应《特殊付款申请表》中的

要求进行办理。

第五条：采购的特殊付款资料均需提交财务部作为付款依据。

第五章：预付款的借款及付款流程

第一条：材料、备件等尚未到货或未验收入库、但根据合同

规定需支付给国内供应商的全部或部分货款及定金。

1.采购部在商务谈判中应尽量避免采用预付款方式进行结算,

如需采取预付款方式的，采购部应控制预付款可能存在的风

险。

2.供应商预付款实行资格制、限额制。采购部应将经公司高

层审批通过的《预付款借款资格及限额汇总表》纸质原件交

财务部备档，财务部严格按备档文件执行。如需要调整供应

商名单或限额的，采购部也应报公司高层审批，并于调整后

5个工作日内将新的供应商名单及限额汇总表交财务部备档。

3.不在《预付款借款资格及限额汇总表》备档范围内的供应

商，借款金额在5万元以下且无未冲账的预付款的，经采购

部及财务部专员、公司高层审批后可以办理预付手续。当批

借款金额不得超过5万元，有尚未办理冲账手续的预付款的，

不得再办理预付手续。

4.采购部负责填写和审核《借款单据》中的相关事项，并将

加盖了合同专用章的合同和经相关人员签字确认后的《借款

单据》交财务部合同会计，采购部应及时将授权签字的人员

名单及额度交财务部备档。

5.财务部合同会计负责根据合同对采购部提交的《借款单据》

的相关事项进行审核。凡涉及预付款的，必须附有已审批的

《价格审批表》。

6.财务部审核预付款是否超出备档限额、是否已按规定期限

冲账、不在备档范围内的供应商是否无未冲账的预付款等事

项，并对符合本规定的预付款进行账务处理和付款。

第二条：材料、备件等已经验收入库，但尚不能结算而支付

给国内供应商的货款

1•采购部向财务部合同会计提交《借款单据》、打印外协外购

件入库明细和退货明细，并标注出估计金额（即入库数量和

最近结算价格计算出来的金额力对于为公司加工材料的供

应商，在申请借款时，借款的估计金额不得超过该供应商对

应所属期的入库金额减去对应所属期的公司材料让售金额。

2.财务部合同会计审核通过后交财务部材料会计。

3.财务部材料会计负责审核入库数量及借款是否超出估计金

额，审核通过后进行账务处理和付款。

第三条：设备采购、设备改造、模具等其他类预付款

1.为控制风险，设备采购、设备改造、模具等采购事项，业

务人员在谈判时尽量避免使用预付款的方式，在特殊情况下

需要支付预付款时，均需填写《特殊付款申请表》，经审批

同意后方可执行。

2.设备、模具等付款方式应与历史付款记录付款方式进行比

较，按不高于可比较的付款条件付款。

3.采购部负责根据合同约定填写《借款单据》并提交到财务

部。

4.财务部合同会计负责根据合同对采购部提交的付款单据中

的相关事项进行审核。

5.财务部固定资产会计审核预付款是否符合规定，并对符合

规定的借款进行账务处理和付款。

第六章：预付款冲账流程

第一条：走出入库流程的材料、备件类借款冲账时，采购部

需提交《挂账申请单》、进项税发票、《外协外购件入库明细

和退货明细》到财务部合同会计，出现价差时需附价差说明

报告。财务部合同会计审核后提交材料会计进行账务处理,

冲销预付账款。

第二条：对于设备、模具预付款冲账时需由采购部提交《费

用报销申请单》、进项税发票及验收合格文件至财务部合同

会计，合同会计审核后固定资产会计进行账务处理，冲销预

付账款。

第七章：预付款方式付款的冲账时间规定

第一条：材料备件预付款应在收货之日起15天内，或者收

到发票10天之内完成冲账手续。

第二条：设备、模具的预付款冲账期限为预付款之日起180

天，如因设备第一次验收不合格或因公司实际问题耽误设备

进展的，设备管理单位提交经其部门专员审批的报告后，预

付款冲账时间可顺延。

第三条：财务部按月对国内外供应商预借款