2026年档案保密责任告知书

2026年档案保密责任告知书一、总则与适用对象本告知书依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及相关保密管理规定制定，旨在明确档案保密责任边界，落实保密义务到岗到人。适用对象：凡因工作原因接触、知悉、管理、利用本单位档案（含纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案及档案目录信息等）的工作人员，包括正式职工、借调人员、劳务派遣人员、实习人员、外包服务人员及其他临时性接触档案的人员，均须签署本告知书。签署要求：上述人员须在首次接触档案前完成签署；岗位变动、保密期限调整或保密要求更新时，应重新签署。未签署本告知书者，不得接触涉密档案或内部控制档案。责任期限：本告知书所确立的保密义务不因签署人调离、离职、退休而终止。涉密档案保密期限届满并依法解密前，保密义务始终有效；离职后仍须履行保密义务的，由单位保密部门另行出具书面提醒函。签署类型适用情形签署时限受理部门初始签署首次接触档案上岗前单位保密办公室变更签署岗位/权限/密级调整调整后3个工作日内单位保密办公室年度确认在岗涉档人员每年1月31日前单位保密办公室离职签署调离/离职/退休离岗前单位保密办公室未尽事宜的适用：本告知书未尽事项，按国家有关法律法规及本单位保密管理制度执行。告知书内容与法律法规不一致的，以法律法规为准。通知方式说明：本告知书由本人当面签署。签署前应仔细阅读全部条款；对条款有疑问的，可向本单位保密办公室咨询（联系方式见第十条）。二、档案保密范围与密级划分档案保密工作的前提是准确识别保密对象。签署人应知悉本单位档案密级划分标准，对接触到的档案准确判级、对号入座。档案类别典型内容举例默认密级保密期限解密条件国家秘密档案涉及国防、外交、经济安全等国家秘密事项的档案绝密/机密/秘密（以原始定密为准）按国家保密行政管理部门规定执行，一般不超过30年保密期限届满且经原定密机关批准内部控制档案尚未公开的重大经营决策、核心技术资料、重要会议记录内部正式公开前经单位分管领导批准公开个人信息档案人事档案、健康档案、薪酬信息、身份信息、考核评价材料敏感永久（个人信息）；死亡或法定情形依法处置依法定程序工作秘密档案审计底稿、纪检监察线索、信访举报材料、谈判策略等工作秘密事项办结并按要求归档后视情调整经单位保密委员会批准国家秘密的确定：单位对档案是否属于国家秘密、属于何种密级不明确的，应先行采取保密措施，并逐级报至有权确定该密级的机关、单位或保密行政管理部门确定。涉密档案标识要求：涉密档案应在其封面（或首页）左上角标注密级和保密期限。签署人发现接触的档案未标注密级标识，但内容明显涉及秘密事项的，应立即按涉密档案对待，并报告本单位保密办公室。档案密级变更：因事项公开、技术淘汰、时限届满等原因需调整密级或解密的，由档案形成部门提出申请，经原定密机关批准后实施，并书面通知相关签署人。三、保密义务3.1基本保密义务签署人应当遵守下列保密义务：1.未经批准，不得将本单位档案（含档案信息、档案内容摘要、档案目录、档案检索工具等）以任何形式提供给无关人员，不得在无保密保障措施的条件下与他人交流档案内容。2.未经批准，不得擅自在公开出版物、网络平台、学术交流、新闻媒体等渠道发布或引用本单位档案内容。确因工作需要引用档案内容的，应进行脱敏、脱密处理，并经本单位保密审查。3.不得利用职务便利私自摘录、复制、拍摄、扫描、下载、留存档案内容。因工作确需复制的，须经本单位批准并履行登记手续，复制件按原件同等管理——复制件使用完毕应归还或销毁，不得私自留存。4.不得将涉密档案携带出境。确因公务需携带出境的，须依国家有关规定办理审批手续，并经本单位保密委员会同意。5.不得在公共场所、公共交通工具、社交媒体、亲友聚会等非保密场合谈论档案内容。6.签署人调离岗位、离职、退休时，应清退其保管或使用的全部档案及复制件、摘抄件，并办理交接手续。档案交接应逐卷（件）核对清点，双方签字确认。3.2涉密人员专项义务经批准接触国家秘密档案的签署人，除履行基本保密义务外，还须遵守下列专项义务：1.脱密期管理：涉密人员离岗离职实行脱密期管理。脱密期自离岗离职之日起计算：◦核心涉密人员脱密期不少于3年（掌握绝密级档案内容的人员，脱密期不少于5年）；◦重要涉密人员脱密期不少于2年（掌握机密级档案内容的人员，脱密期不少于3年）；◦一般涉密人员脱密期不少于1年（掌握秘密级档案内容的人员，脱密期不少于2年）。脱密期内，签署人就业、出国（境）应事先征得原单位保密部门同意；不得为境外机构、组织、人员提供档案咨询、整理、翻译等服务。2.出国（境）审批：涉密人员出国（境）须事先经本单位保密委员会审批，并按有关规定办理保密提醒手续。未经批准不得擅自出国（境）。3.重大事项报告：涉密人员发现本人或他人可能泄露国家秘密的，应立即向本单位保密部门报告；发现本人档案信息被境外机构、组织、人员接触或知悉的，应立即如实报告。3.3保密义务的持续性签署人的保密义务不因劳动合同解除、退休或脱离岗位而免除其已经知悉的涉密内容，直至该档案依法解密或公开。签署人离职后仍违反保密义务泄露档案内容的，依法承担相应法律责任。四、禁止行为签署人不得有下列行为：1.非法获取、持有、传播、出售本单位档案或其复制件的。2.私自将档案带出档案库房、阅档室等规定场所的。因工作确需借出的，须办理借阅审批手续，并按时归还。3.擅自对档案进行拍照、扫描、复印或利用技术手段规避档案管理系统的访问控制、下载限制、水印追踪等措施的。4.将涉密档案信息输入连接互联网的计算机、移动智能终端或其他非涉密信息设备的。5.使用微信、QQ、钉钉、个人邮箱、云盘等非保密渠道传输、存储涉密档案信息的。6.使用非涉密打印机打印涉密档案，或将涉密载体交由不具备保密资质的单位或个人维修、销毁的。7.在涉密档案的起草、修改、传输过程中，使用AI写作工具、在线文档、云端协同办公等第三方服务上传档案内容的。8.对涉密档案保管、使用情况隐瞒不报，或发现失泄密事件后迟报、谎报、瞒报的。9.在涉密档案管理、利用过程中，对明确要求回避的事项未主动申报回避的。后果警示：实施上述禁止行为的，视情节轻重给予通报批评、调离岗位、党纪政纪处分；造成泄密后果的，依法追究法律责任。上述禁止行为不因行为人未造成泄密后果而免予追责。五、档案利用与审批权限档案类别查询权限借阅审批权限复制审批权限借出期限公开档案全体职工部门负责人部门负责人15个工作日内部档案本部门职工部门负责人+档案管理部门负责人单位分管领导10个工作日工作秘密档案经授权的特定人员单位分管领导单位主要负责人5个工作日国家秘密档案经授权的涉密人员单位保密委员会单位保密委员会+原定密机关批准3个工作日人事档案本人（限本人基本信息和档案利用政策咨询）人事部门负责人仅限因公必需并由人事部门统一办理不出库，限阅档室查阅借阅管理要求：1.借阅档案应填写《档案借阅审批单》（样表见附件一），注明借阅事由、利用范围、借阅期限和保密承诺。审批单由档案管理部门存档备查。2.阅档应在档案管理部门指定场所进行，档案管理人员有权在场监督。国家秘密档案的查阅应有两人以上在场，且不得由借阅人单独接触档案。3.借出档案应妥善保管，不得转借他人；不得擅自拆卷、抽页、涂改、勾画、污损。借出档案逾期未还的，档案管理部门应及时催还；经催还仍未归还的，由借阅人所在部门负责人负责追缴并向单位保密委员会报告。4.档案归还时，档案管理人员应逐页检查档案是否完好、有无缺页、涂改、拆动、水浸、折叠等异常情况。发现异常的，应立即留存证据并报告单位保密委员会或纪检监察部门，同时向档案形成部门通报原件受损情况。经查实系借阅人人为损坏的，按有关规定追究责任；无法确定责任人的，由借阅环节管理责任人承担管理失职责任。六、涉密载体与信息系统保密管理6.1涉密载体管理1.涉密档案的纸质载体应存放在符合保密要求的保密柜中，与普通档案分柜保管。存放场所应有防盗、防火、防潮设施，并安装防盗门窗、监控设备。2.涉密载体（含涉密移动硬盘、U盘、光盘等）应统一编号、登记、造册，指定专人保管，每半年进行一次清点核对，做到账物相符。清点发现短缺的，应立即向本单位保密委员会报告并组织查找。3.涉密载体的复制、传递应履行审批登记手续。传递涉密载体应通过机要渠道或派专人（两人以上）递送，不得通过普通邮政或快递寄送。专人递送过程中不得办理无关事项，不得擅自改变行程路线。4.涉密载体销毁须经本单位保密委员会批准，送交保密行政管理部门指定的销毁机构集中销毁，或在本单位保密部门监督下使用符合保密要求的设备当场销毁（如使用涉密碎纸机进行颗粒状粉碎）。严禁将涉密载体作为废旧物品出售或随意丢弃。5.涉密载体维修：涉密载体发生故障需维修的，应在本单位内部进行或送保密行政管理部门认可的维修点维修，维修过程应有专人旁站监督，并拆下涉密存储部件。严禁送社会普通维修点维修。6.2涉密信息系统管理1.存储涉密档案的信息系统应与互联网及其他公共信息网络实行物理隔离。不得在连接互联网的计算机上处理、存储涉密档案信息。2.涉密计算机及移动存储介质应粘贴密级标识，实行专人专用，不得与非涉密设备交叉使用。3.涉密计算机的维修、淘汰、报废，应按国家保密行政管理部门规定执行。淘汰报废的涉密存储部件应先行销毁或作脱密处理，不得直接移交废品回收单位。6.3新技术、新设备使用保密管理1.连接涉密计算机的打印机、复印机、扫描仪、多功能一体机等办公自动化设备，应与涉密计算机同样管理，不得连接互联网或与其他非涉密设备共用。2.涉密场所内禁止使用具有无线联网功能的智能设备（含无线键盘、无线鼠标、蓝牙耳机等）。确需在涉密场所使用的，须经本单位保密部门检测批准，并在指定区域使用。3.严禁将手机带入召开涉密会议的场所。参加涉密会议或活动的人员应将手机存入会场门口的手机保管柜，或交由会务人员统一保管。七、保密教育与培训单位应当对签署人进行持续的保密教育培训。培训要求如下：培训类型培训对象培训频次培训内容考核方式岗前培训新入职/新上岗人员上岗前完成保密法律法规、本告知书内容、保密基本技能、泄密案例警示书面测试，80分合格；不合格者补考，补考合格后方可上岗年度培训全体涉档人员每年不少于1次新出台法规政策、新型泄密风险、典型泄密案例、技术防范手段书面测试或撰写学习心得专项培训涉密人员、档案管理人员每半年不少于1次涉密载体全生命周期管理、涉密信息系统操作规范、紧急情况处置预案实操演练考核教育培训由本单位保密办公室归口组织，档案管理部门协同实施。教育培训记录（含签到表、课件、考核成绩）由保密办公室归档保存，保存期限不少于3年。八、保密检查与泄密事件处置8.1保密检查1.本单位保密办公室应定期对档案保密工作进行检查：◦每季度对本单位档案库房、阅档室、涉密信息系统进行一次例行保密检查；◦每半年对涉密载体台账与实际库存进行一次全面清点核对（要求账物相符率达到100%）；◦不定期开展飞行检查，重点抽查档案借阅登记审批手续、涉密计算机使用记录、涉密场所安防设施运行情况。2.检查发现问题的，应下发整改通知书，明确整改要求和整改期限（一般不超过10个工作日）。整改完成后应进行复查，确认整改效果。3.保密检查记录由保密办公室存档，保存期限不少于3年。8.2泄密事件的分类与处置泄密事件按情节轻重和后果影响分为三级，分级处置如下：事件等级判定标准启动权限处置原则一级（重大泄密事件）泄露国家秘密；或泄露档案信息造成或可能造成重大经济损失、严重社会影响；或泄露个人信息达到《中华人民共和国个人信息保护法》规定的大规模泄露标准（涉及1000人以上个人信息）单位主要负责人立即启动应急处置预案，并按规定在24小时内报告上级主管单位和保密行政管理部门立即控制知悉范围，组织技术手段止损，配合有关部门调查取证，依法追究责任二级（严重泄密事件）泄露工作秘密或内部档案造成较大经济损失或不良影响；或泄露500人以上、1000人以下个人信息单位保密委员会主任（分管领导）启动处置程序，48小时内报告上级主管单位24小时内完成初步核查，采取补救措施，对责任人进行问责处理，通报相关单位三级（一般泄密事件）泄露内部档案未造成实际危害后果；或违规操作（如违规复制、违规传输）被发现但未造成泄密事实；或泄露500人以下个人信息保密办公室会同档案管理部门处置，10个工作日内完成核查批评教育或通报批评；责令当事人作出书面检查，堵塞管理漏洞泄密事件处置流程：1.发现或被告知泄密事件后，第一发现人应立即报告本单位保密办公室（联系方式见第十条），并同时采取力所能及的临时控制措施（如停止传输、撤回文件、断开网络等）。2.保密办公室应在2小时内向本单位保密委员会报告，并启动相应等级的处置程序。3.处置过程中应保护好现场和相关电子数据，未经批准不得擅自删除、修改相关计算机数据或格式化存储介质。因情况紧急确需先行断网、断电保全证据的，应记录操作时间和操作人。4.泄密事件的调查处理应在30日内完成；情况复杂的经单位主要负责人批准可延长至60日。5.事件处置完毕后，应形成书面报告归入保密工作档案，内容包括事件经过、损失评估、责任认定、整改措施及落实情况。泄密自查要求：涉档人员发现本人负责保管的档案或涉密载体出现下落不明、数量不符、标识脱落等异常情况时，应立即向档案管理部门和保密办公室报告，并配合开展排查核实。隐瞒不报的，从严追究责任；主动报告并及时采取补救措施未造成泄密后果的，可视情节从轻或免予追责。8.3泄密事件应急预案步骤动作责任人时限要求第一步发现泄密或疑似泄密，立即报告保密办公室第一发现人立即第二步初步核实情况，判定事件等级保密办公室负责人2小时内第三步启动相应等级处置程序，通知相关处置组到位保密委员会主任判定后1小时内第四步技术止损：断网、冻结账号、撤回已发文件、管控传播渠道信息技术部门启动后30分钟内第五步保全证据：封存相关设备、截留日志、锁定访问记录保密办公室+信息技术部门启动后4小时内第六步调查取证、责任认定、整改落实保密委员会30日内第七步形成处置报告并归档保密办公室调查结束后5个工作日内九、法律责任签署人违反本告知书规定的，按下列情形追究责任：1.行政责任：泄露内部档案、工作秘密，未造成严重后果的，视情节给予通报批评、警告、记过、降级、撤职、开除等处分；同时可并处取消年度评优资格、扣减绩效工资等处理。2.党纪责任：中共党员违反保密纪律的，依据《中国共产党纪律处分条例》和有关党内法规追究党纪责任。3.民事责任：泄露个人信息或侵犯商业秘密造成他人损失的，依法承担停止侵害、赔礼道歉、赔偿损失等民事责任。4.刑事责任：泄露国家秘密构成犯罪的，依照《中华人民共和国刑法》有关规定追究刑事责任——涉及罪名包括但不限于：非法获取国家秘密罪，非法持有国家绝密、机密文件资料物品罪，故意泄露国家秘密罪，过失泄露国家秘密罪，侵犯商业秘密罪，侵犯公民个人信息罪。结合《中华人民共和国保守国家秘密法》第五十七条至第六十三条的规定，违反保密义务的，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.单位责任：单位未履行保密管理职责导致泄密的，除追究直接责任人责任外，还应追究相关管理人员和单位负责人的领导责任。十、保密工作联络机制事项联系人/部门联系方式响应时限保密业务咨询保密办公室内线：**（以本单位公布为准）即时泄密事件报告保密办公室24小时值班电话：**2小时内响应涉密载体销毁申请档案管理部门内线：**3个工作日内受理出国（境）保密审批保密委员会办公室内线：**5个工作日内办结保密违规举报纪检监察部门举报专线：**；举报邮箱：@.com5个工作日内反馈受理情况上级保密行政管理部门—12336（国家保密局举报受理电话）—上表中本单位联系电话、邮箱等信息以本单位保密办公室正式公布为准，签署人应在签署本告知书时确认并留存。十一、附则1.本告知书自签署人签字之日起生效。2.本告知书一式三份：签署人本人保留一份，保密办公室存档一份，人事部门存入个人档案一份。3.本告知书如与国家法律法规、保密行政管理部门新规定不一致的，按国家规定执行并适时修订。4.本告知书内容的最终解释权归本单位保密委员会。十二、本人确认本人已仔细阅读并理解《2026年档案保密责任告知书》全部内容，知晓上述保密义务、禁止行为与法律责任。本人郑重承诺：严格遵守本告知书各项规定，履行保密义务；如有违反，愿意承担相应法律责任和纪律责任。项目内容签署人姓名__________身份证号__________所在部门__________岗位/职务__________接触档案范围□涉密档案□内部档案□工作秘密□个人信息档案□公开档案涉密等级（涉密人员填写）□核心涉密人员□重要涉密人员□一般涉密人员签署日期＿＿＿＿年＿＿月＿＿日本人签字__________见证人签字__________保密办公室审核（盖章）__________附件一：档案借阅审批单（样表）编号：＿＿＿＿＿＿＿＿项目内容项目内容借阅人__________所在部门__________借阅人身份□正式职工□借调□劳务派遣□实习□其他联系电话__________借阅档案名称/档号__________档案密级□公开□内部□工作秘密□秘密□机密□绝密借阅事由__________利用方式□查阅□摘抄□复制□借出拟利用内容范围__________拟借出期限自＿＿年＿＿月＿＿日至＿＿年＿＿月＿＿日借阅人承诺本人承诺遵守档案保密规定，不超范围利用，不私自转借、复制、传播档案内容，按期归还，并对借阅期间档案安全承担全部责任。签字：__________部门负责人意见签字：＿＿＿＿＿＿＿＿档案管理部门意见签字：＿＿＿＿＿＿＿＿分管领导意见（按规定需报批的）签字：＿＿＿＿＿＿＿＿单位主要负责人/保密委员会意见（涉密档案）签字：＿＿＿＿＿＿＿＿批准日期＿＿＿＿年＿＿月＿＿日档案管理部门借出记录借出日期：＿＿＿＿；经办人：＿＿＿＿归还记录归还日期：＿＿＿＿；档案状况：□完好□异常（说明：＿＿＿＿）；经办人：＿＿＿＿附件二：涉密载体登记台账（样表）序号载体编号载体类型存储内容摘要密级责任人存放位置启用日期使用记录（日期/事由/经手人）销毁/报废日期销毁方式监销人备注1SM-2026-001涉密移动硬盘2025年度XXX项目全套档案机密张某某保密柜A-032026-01-152026-02-10数据备份/李某某2SM-2026-002涉密U盘人事档案电子备份秘密王某某保密柜A-052026-02-01填报要求：每半年清点核对一次，由保密办公室和档案管理部门共同进行。发现账物不符的，应在备注栏注明差异情况并立即启动核查程序。附件三：涉密档案销毁审批单（样表）编号：＿＿＿＿＿＿＿＿项目内容申请部门__________申请日期＿＿＿＿年＿＿月＿＿日待销毁档案名称/档号__________档案密级□秘密□机密□绝密待销毁载体类型及数量纸质档案：＿＿＿卷（件）；光盘：＿＿＿张；移动存储介质：＿＿＿个；其他：＿＿＿销毁原因□已过保密期限并办理解密手续□已数字化并核对无误□载体损坏无法修复□其他：＿＿＿申请部门负责人意见签字：＿＿＿＿＿＿＿＿档案管理部门审核意见（确认档案已无保存价值）签字：＿＿＿＿＿＿＿＿保密委员会审批意见签字