外文科技查新委托协议书

外文科技查新委托协议书一、协议主体与订立依据本协议是外文科技查新业务中界定双方权责、交付标准、纠纷处置规则的唯一有效书面凭证，所有口头承诺均不具备法律效力。1.甲方（委托方）信息■单位全称：________________________■统一社会信用代码：________________________■项目对接人：______联系电话：____________邮箱：______________■通讯地址（用于接收正式报告）：________________________2.乙方（查新机构）信息■机构全称：________________________■查新资质：经__（科技部/教育部/行业主管部门）认定的级科技查新咨询单位，资质证书编号：_______■业务对接人：______（持有效科技查新人员资格证，证号：____）联系电话：______________■受理地址：________________________3.订立依据本协议严格遵循《中华人民共和国民法典》《科技查新规范》（国科发计字〔2000〕544号）、《科技查新机构管理办法》、《科技查新技术规范》（GB/T32003-2015）中关于外文文献检索、查新报告出具的相关要求制定，对双方均具有法律约束力。二、委托事项与查新边界外文科技查新的核心特点是检索范围覆盖全球公开发表的多语种技术文献，与中文查新相比对检索策略、双语术语匹配、文献对比深度的要求更高，不得直接套用中文查新的流程与标准。1.查新目的（单选/多选）■□国家/省部级科技计划项目申报□科技成果鉴定/登记□高新技术企业认定■□发明专利申请/PCT国际专利申请□省部级/国家级科技奖励申报■□技术引进/出口论证□其他：________________2.项目基本信息■项目中文名称：________________________■项目英文名称：________________________■所属学科（按GB/T13745-2009《学科分类与代码》填报）：________■项目研究起止时间：__年月至__年月预计成果形式：________3.检索范围约定■数据库范围：基础服务必须覆盖12个核心外文数据库（WebofScience核心合集、Scopus、EICompendex、ScienceDirect、SpringerLink、IEEEXplore、ACS数据库、Wiley在线库、PubMed、ProQuest外文博硕士论文库、WIPOPCT专利库、USPTO/EPO/JPO三大主流专利库）；委托方可按需增选小语种数据库、行业专项报告库。■时间范围：优先根据项目技术演进周期确定，原则上检索近10年公开文献；涉及基础研究类项目可延长至15年，涉及人工智能、半导体等快速迭代技术的项目可缩短至5年，最终范围由双方在检索策略中书面确认。■排除范围：不检索未公开的涉密技术资料、企业内部保密文档、非公开的商业交易信息。4.查新点填报要求委托方填报的科学技术要点控制在300-500字，明确项目核心技术方案、关键性能参数、与现有技术的核心差异；查新点数量不超过5个，每个查新点必须匹配对应的英文关键词、同义词组，附项目组已发表的相关外文参考文献不少于3篇；查新点中不得使用“国际领先”“国内首创”等无客观依据的主观评价表述。三、委托方责任与义务委托方提交材料的真实性、完整性、非涉密属性是查新工作合法合规开展的前提，材料瑕疵导致的查新结论偏差、合规风险由委托方承担全部责任。1.材料提交要求委托方必须在协议签订后2个工作日内提交全套合格材料，包括：加盖单位公章的中英文技术报告（不少于3000字，明确核心技术参数）、查新点中英文对照表、项目组近5年发表的与查新点相关的外文论文/专利清单、单位保密部门出具的非涉密证明（确认项目内容不涉及国家秘密、商业秘密，可用于公开文献检索）、加盖公章的单位资质复印件（用于开票与身份核验）。

严禁委托方夹带涉密内容提交：风险演化路径为「涉密材料进入乙方公开检索系统→通过数据库访问日志触发保密监管预警→可能导致乙方查新资质被暂停、委托方被追究保密责任」，一旦发现涉密内容，乙方有权立即终止查新流程，已收费用不予退还，造成损失的由委托方全额赔偿。2.过程配合义务查新过程中乙方检出密切相关文献需要委托方确认技术差异时，委托方必须在收到问询后24小时内给出书面答复，逾期未答复导致查新周期延误的，交付时间按延误时长顺延；委托方应当指定1名熟悉项目技术细节的固定联系人，更换联系人需提前1个工作日书面告知乙方，不得频繁更换对接人导致沟通断层。委托方若要求对核心技术参数做脱敏处理，需明确标注脱敏范围，过度脱敏导致检索漏检的责任由委托方自行承担。3.费用支付要求委托方必须在协议签订后3个工作日内全额支付查新费用，乙方收到全额费用后正式启动查新流程，未收到费用前不安排任何检索工作。费用核算标准为：■基础服务费1500元：包含2个查新点、12个核心外文数据库检索、10年检索时长、10个工作日交付周期、3份纸质正式报告+1份电子版报告；■增值服务费：每增加1个查新点加收300元，每增选1个小语种/行业专项数据库加收500元；选择5个工作日加急出稿的加收50%基础服务费，选择3个工作日加急出稿的加收100%基础服务费；额外加印纸质报告按50元/份收取工本费。4.修改配合要求委托方收到初稿后应当一次性汇总所有修改意见，严禁零散、多次提出非实质性修改（如单次仅调整标点、修改非关键文字表述）拉长服务周期；无正当理由不得要求查新员出具违背客观文献事实的结论。四、查新机构责任与义务查新机构必须对检索过程的可复现性、查新结论的客观中立性负责，所有结论严格基于公开文献的客观对比，不得做出超出文献证据范围的主观判断。1.人员资质要求乙方必须安排具备2年以上外文查新经验、持有有效科技查新资格证的查新员承担项目检索工作，审核员必须具备高级专业技术职称、5年以上查新审核经验；严禁安排无资质人员、实习人员独立承担外文查新项目。2.检索质量管控检索策略制定完成后必须先发送委托方确认，检索策略需明确列示中英文关键词、同义词、截词规则、逻辑组配式，确保任何第三方使用相同检索式在对应数据库中可得到完全一致的检索结果——这一要求的核心作用是防范漏检风险，风险演化路径为「检索词遗漏核心同义词→检索式未覆盖相关技术表述→在先外文文献漏检→查新结论失实→委托方项目申报/成果评定失败」。乙方需保证核心数据库的查全率不低于95%，审核员需对检索策略的全面性做双重校验。3.交付标准与时限常规服务（无加急）自乙方收到全额费用、委托方提交全部合格材料、检索策略经委托方书面确认之日起10个工作日内交付正式报告；报告需包含查新目的、查新范围、检索策略、检出文献题录、查新点对比分析、查新结论6个核心模块；对外文密切相关文献的核心技术内容需做中文翻译，专业术语翻译误差率不得超过5%；正式报告需加盖乙方科技查新专用章，一式3份，同步提供PDF格式电子版。

严禁查新员在结论中使用“国际领先”“国际先进”等主观评级表述（此类表述不属于科技查新的法定结论范畴，不具备法律效力）；替代方案为采用客观对比表述，如“在本次检索范围内，未发现与委托方查新点所述技术方案完全相同的外文文献报道”“检出X篇相关外文文献，与委托方查新点的核心差异为XXX”。4.质量赔付规则若委托方提供明确证据证明乙方存在核心文献漏检（即漏检文献与查新点技术方案完全一致、且在约定检索范围内的数据库可通过确认后的检索式正常检出），乙方需在3个工作日内免费补充检索、重新出具查新报告；漏检导致委托方项目申报、成果评定失败的，乙方按已收查新费用的2倍予以赔偿，最高赔偿额不超过已收费用的3倍。5.保密义务乙方对委托方提交的所有技术材料、项目未公开信息承担5年保密责任，保密期限自协议签订之日起计算；电子档案采用AES256企业级加密存储，纸质档案存入双锁档案柜，查阅档案需经乙方业务负责人书面审批，查阅记录留存3年；未经委托方书面同意，乙方不得向任何第三方泄露项目内容，不得擅自使用委托方技术成果申请专利、发表论文。五、交付验收与异议处理查新报告验收采用“检索策略前置确认+初稿一次性反馈”的模式，从流程上避免终稿阶段出现根本性偏差，减少反复修改的沟通成本。1.初稿交付与校验乙方在约定时限内完成检索分析后，将无水印的报告初稿发送至委托方指定邮箱；委托方需在收到初稿后3个工作日内完成校验，校验内容包括查新点表述准确性、检索范围符合度、文献对比客观性、文字正确性；校验无异议的需书面回复乙方确认，有修改意见的需以书面清单形式一次性列明，逾期未反馈视为初稿验收合格。2.异议分级处理■合理异议（委托方提供明确文献证据、指出检索词遗漏、范围不符合约定）：乙方需在2个工作日内调整检索策略、补充检索，免费修改报告，调整后的初稿重新提交委托方确认；■不合理异议（委托方要求隐瞒已检出的密切相关文献、要求出具与客观事实不符的结论、要求增加主观评级表述）：乙方需向委托方出具书面说明，明确拒绝不合理要求，查新周期按沟通时长顺延。3.终稿交付与核验初稿经委托方确认后，乙方在1个工作日内出具加盖查新专用章的正式报告，通过顺丰速运寄送至委托方指定地址，快递费用由乙方承担；委托方收到报告后需现场查验文件完整性、印章清晰度，若存在缺页、印刷模糊、印章错盖等问题，需在收到报告后24小时内告知乙方，乙方免费重新制作并寄送，产生的快递费用由乙方承担。六、异常场景处置与违约责任外文查新全流程的异常场景按影响程度分为三级，每类异常明确触发条件、处置权限、责任划分，杜绝出现权责模糊的纠纷点。1.一般异常（影响轻微，1个工作日内处置）■触发场景：委托方申请修改联系人信息、修正项目名称笔误、申请加印报告、变更收件地址；■处置方式：委托方提交书面申请后，乙方免费调整非核心信息，加印报告按标准收取工本费，交付时间顺延不超过2个工作日；■责任划分：委托方原因导致的调整由委托方承担工本费，乙方印刷错误导致的问题由乙方免费更正。2.较大异常（影响服务周期或核心内容，3个工作日内处置）■触发场景：委托方申请增加查新点、扩大检索范围、变更查新目的；乙方检出委托方未披露的在先公开技术可能影响查新结论；■处置方式：委托方需按收费标准补缴对应服务费用，双方重新确认检索策略，服务周期从补缴费用、新策略确认之日起重新计算；乙方发现在先公开技术的需第一时间将文献原文发送委托方，委托方确认调整查新点的按新查新点开展检索，不调整的需在查新结论中如实反映文献对比情况，严禁隐瞒相关文献；■责任划分：委托方主动变更需求导致的成本增加、周期延长由委托方承担；乙方未及时告知在先文献导致结论失实的，按漏检规则承担赔偿责任。3.重大异常（导致协议无法继续履行）■触发场景：委托方提交的材料经查实存在涉密内容；委托方胁迫乙方出具虚假查新结论；乙方因资质暂停、数据库长期故障无法继续完成查新工作；■处置方式：委托方原因导致协议终止的，乙方扣除已完成工作量对应费用（已完成检索的扣除全额费用，未启动检索的扣除总费用的30%作为材料审核成本）后退还剩余款项，造成乙方合规损失的由委托方全额赔偿；乙方原因导致协议终止的，需在3个工作日内全额退还已收费用，并按已收费用的20%支付违约金。七、报告使用与档案管理查新报告的使用效力严格限定在约定的查新目的范围内，超范围使用产生的法律责任查新机构不予承担。1.知识产权归属查新报告的知识产权归委托方所有，乙方仅保留业务档案留存的权利；查新报告仅为公开文献对比结论，不构成对项目技术的专利性、创造性、市场价值的任何担保，乙方不对委托方使用报告后的项目评审结果、商业收益承担责任。2.使用范围限制查新报告仅可用于本协议约定的查新目的，不得用于商业广告宣传、非法集资、不实融资路演等超出约定范围的场景；委托方超范围使用报告产生的所有法律纠纷，乙方不承担任何责任。3.档案管理规则乙方需将查新全流程材料（委托协议、委托方提交材料、检索策略、检索结果、报告终稿）留存5年；留存期内委托方可凭单位介绍信申请查阅档案、加印报告，乙方核实身份后予以办理；超过留存期限的档案，乙方按保密规定统一粉碎销毁，不再提供查询服务。八、争议解决与协议生效所有履约争议优先通过业务对等协商解决，协商不成的严格按法定程序处置，不接受无事实依据的索赔与投诉。1.争议解决流程：双方因协议履行产生争议的，首先由双方业务负责人在3个工作日内协商解决；协商不成的，任何一方均可向乙方住所地有管辖权的人民法院提起诉讼。2.生效规则：本协议自双方签字盖章之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力；协议未尽事宜由双方签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。3.有效期：本协议有效期自生效之日起，至双方完成全部约定义务（乙方交付合格正式报告、委托方付清全部费用、所有异议处理完毕）之日止。附件1：外文科技查新委托材料提交核验表序号材料名称提交标准核验结果（√/×）备注1中英文技术报告不少于3000字，明确核心技术参数，加盖委托单位公章2查新点中英文对照表不超过5个查新点，每个查新点匹配准确英文关键词、同义词3项目组外文成果清单列示近5年项目组发表的与查新点相关的外文论文、专利，附完整题录4非涉密审查证明委托单位保密部门出具，确认内容不涉及国家秘密、可公开检索5单位资质复印件加盖单位公章，用于开票信息与身份核