学术会议合作主办合同

学术会议合作主办合同1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国学术交流促进中心

甲方地址：北京市海淀区中关村南大街27号院1号楼10层1001室

甲方法定代表人/负责人：张明

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：国际科技创新合作有限公司

乙方地址：上海市浦东新区张江高科技园区科苑路88号3号楼5层501室

乙方法定代表人/负责人：李强

乙方联系方式/p>

合同简介：

鉴于甲方作为中国学术交流领域的权威机构，长期致力于推动国内外学术合作与交流，并计划于2024年11月在上海市举办一场以“人工智能与可持续发展”为主题的学术会议；

鉴于乙方作为国际科技创新领域的专业服务提供商，拥有丰富的会议组织经验、广泛的专家资源及高效的执行能力，能够为本次学术会议提供全方位的策划、筹备及运营服务；

基于双方在各自领域的专业优势及合作意愿，为明确合作内容、权利义务及风险责任，经友好协商，特订立本合同，以资共同遵守。

本合同范本所涉当事人信息及合同简介均与后续条款构成关联性条款，甲方作为学术会议的主办方，其主体资格、组织能力及资金保障是合同履行的基础前提；乙方作为合作主办方，其专业资质、服务能力及市场资源是合作成功的关键保障。双方基于平等、自愿、公平的原则达成合作，合同条款将围绕会议主题、规模、预算、收益分配、知识产权、风险分担等核心要素展开约定，确保合作目标的实现。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是甲方与乙方合作主办一场以“人工智能与可持续发展”为主题的学术会议，旨在汇聚国内外顶尖专家学者，分享最新研究成果，探讨人工智能技术在可持续发展领域的应用前景与挑战，促进学术交流与合作。合作范围包括但不限于：

1.会议策划与主题设定：双方共同确定会议主题、议题方向、参会嘉宾名单及邀请流程。

2.会议组织与执行：甲方负责提供会议所需的场地、设备及部分特邀嘉宾，乙方负责会议的全面运营，包括议程安排、论文征集与评审、注册管理、宣传推广、现场服务及后勤保障等。

3.资源整合与支持：甲方利用其学术资源和渠道邀请重要演讲嘉宾和参会代表，乙方利用其市场资源和媒体关系进行会议的宣传和推广。

4.收益分配与管理：双方根据协议约定对会议产生的门票收入、赞助收入等进行分配，并共同管理相关财务事宜。

5.会议成果总结与发布：双方合作整理会议论文集、发布会议成果，并探讨后续合作的可能性。

第二条定义

1.“学术会议”指由甲方主办、乙方合作承办的，以“人工智能与可持续发展”为主题的学术交流活动，包括但不限于开幕式、主题演讲、分论坛讨论、论文展示、圆桌会议等环节。

2.“会议筹备期”指自本合同签订之日起至会议举办之日前的全部时间段。

3.“会议执行期”指学术会议正式举办的时间段，包括会议的开幕、各项议程的进行及闭幕等。

4.“知识产权”指在会议筹备与执行过程中产生的所有智力成果，包括但不限于会议主题、议程设计、演讲内容、论文集、宣传材料等。

5.“收益”指通过会议产生的直接经济收入，包括门票销售、赞助费、展览费、出版费等。

6.“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

(1)权力：

a.对乙方提供的会议策划方案、执行方案及预算进行审核，并享有最终决定权；

b.依据合同约定，对乙方的工作成果及服务质量进行监督和评估；

c.参与会议的重要决策，如主题方向调整、核心嘉宾邀请等；

d.依据合同约定，获得会议产生的部分收益或相关权益。

(2)义务：

a.按照合同约定，向乙方提供会议所需的场地、基础设备（如投影仪、音响系统等）及部分特邀嘉宾名单；

b.担任会议的联合主办方，利用自身学术资源和渠道，邀请国内外知名学者及机构参与会议，并负责相关邀请函的签发；

c.按照合同约定，向乙方支付会议筹备及执行的相关费用，或按照约定比例分配会议收益；

d.负责办理会议所需的政府审批或备案手续，并确保会议符合相关法律法规的要求；

e.配合乙方进行会议的宣传推广工作，提供必要的学术支持及专家意见；

f.对会议的整体主题、学术方向及最终成果享有监督权和指导权。

2.乙方的权力和义务：

(1)权力：

a.依据合同约定，负责会议的整体策划、组织、筹备及执行工作；

b.对会议的议程安排、时间节点、预算执行等享有专业主导权，并负责向甲方汇报进展；

c.依据合同约定，获得会议筹备及执行的相关费用，或按照约定比例分配会议收益；

d.在合同框架内，自主决定会议的具体运营策略，如宣传渠道选择、赞助商洽谈等。

(2)义务：

a.组建专业的会议执行团队，制定详细的会议策划方案、执行方案及预算，并提交甲方审核；

b.负责会议的全面运营，包括但不限于：

i.论文征集、评审及录用通知的发放；

ii.参会代表注册管理、邀请函制作与寄送；

iii.会议现场布置、设备调试、物料准备；

iv.会议期间的签到、引导、后勤服务及应急处理；

v.会议宣传推广，包括网站建设、社交媒体推广、媒体关系维护等；

vi.赞助商洽谈、合作及现场管理；

vii.论文集编辑、印刷及发行；

c.按照合同约定，按时向甲方提交会议相关的工作报告、财务报表及成果资料；

d.负责会议现场的安保、医疗等配套服务协调，确保会议安全有序进行；

e.保护和尊重甲方的知识产权，未经甲方许可，不得擅自使用甲方提供的资料或品牌；

f.配合甲方进行会议的宣传推广工作，利用自身市场资源和媒体关系扩大会议影响力；

g.对会议的执行过程及结果承担全部责任，确保会议达到约定的目标和标准；

h.保留会议过程中产生的所有原始文件、数据及记录，并按照合同约定向甲方移交或销毁；

i.对会议的参与者及嘉宾信息进行保密，未经授权不得泄露给第三方；

j.在合同履行过程中，积极维护甲方的利益和声誉，避免任何可能损害甲方形象的行为。

第四条价格与支付条件

双方同意，本次合作主办学术会议的费用及收益分配方案如下：

1.会议总预算：经双方协商，本次学术会议的总预算暂定为人民币壹佰伍拾万元整（¥1,500,000.00），该预算涵盖场地租赁、设备租赁、专家劳务、宣传推广、会务服务、论文集出版等主要费用。最终费用以乙方提交的详细预算方案经甲方审核确认为准，超出预算部分需另行协商。

2.费用承担：

a.甲方应承担的费用：提供场地的基本费用、部分特邀嘉宾的劳务费（不超过总预算的15%）、会议注册费（若收取）的50%。

b.乙方应承担的费用：会议策划与执行的全部费用（扣除甲方应承担部分及乙方应得收益后）、剩余特邀嘉宾的劳务费、宣传推广费用、会务服务费用、论文集出版费用等。

3.支付方式：采用银行转账方式支付。甲方应将应承担的费用支付至乙方指定的以下银行账户：

开户名称：国际科技创新合作有限公司

开户银行：中国工商银行上海张江支行

银行账号：622202********123456

乙方应将应收取的款项（扣除甲方应承担费用及双方约定收益分配后）支付至甲方指定的以下银行账户：

开户名称：中国学术交流促进中心

开户银行：中国建设银行北京海淀支行

银行账号：622006********987654

4.支付时间：

a.预付款：本合同签订后7日内，甲方向乙方支付总预算的30%（即¥450,000.00）作为预付款。

b.阶段款：会议进入实质性筹备阶段（如论文征集结束、主要赞助确定）后30日内，甲方向乙方支付总预算的40%（即¥600,000.00）。

c.尾款：会议成功举办完毕后30日内，甲方向乙方支付剩余的10%（即¥150,000.00），但前提是乙方需提交完整的财务结算单据及会议成果资料。

5.收益分配：会议产生的净收益（指门票收入、赞助收入、出版费等总收入扣除所有已支付费用后）按照甲方40%、乙方60%的比例进行分配。收益分配方案需在会议举办前3个月由双方最终确认，分配款项应在相关收益到账后45日内完成支付。

6.财务审计：乙方应在收到甲方每笔支付款后15日内，向甲方提供对应的费用发票及明细清单。甲方有权在支付总额的5%以内，聘请第三方审计机构对乙方的费用使用情况进行审计，审计费用由乙方承担。若审计发现超预算使用，超出部分需由乙方退还给甲方。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方授权代表签字盖章之日起生效，至2024年11月30日止。合同有效期届满前，如双方均有意继续合作，可另行协商签订续约合同。

2.会议筹备期：自本合同签订之日起至2024年11月1日止。此期间，乙方负责完成会议的全面策划、预算审批、资源协调及初步宣传，并分阶段向甲方提交工作进展报告。

3.会议执行期：2024年11月1日至2024年11月3日。此期间，双方共同保障会议的顺利举办，乙方负责现场执行，甲方负责监督协调及重要嘉宾接待。

4.收尾期：会议结束后30日内。此期间，乙方负责完成论文集整理出版、财务结算、工作报告提交及剩余物料回收等工作。

5.关键时间节点：

a.合同签订：2024年3月1日前

b.预付款支付：合同签订后7日内

c.阶段款支付：2024年6月1日前

d.最终方案确认：2024年7月31日前（包括预算调整、议程审定等）

e.论文征集截止：2024年8月15日

f.参会代表名单确认：2024年9月30日

g.会议举办：2024年11月1日至11月3日

h.财务结算提交：2024年11月15日前

i.尾款支付：2024年11月30日前

任何一方未按上述时间节点履行义务，应承担相应的违约责任。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

a.未按合同约定支付款项：每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过30日，乙方有权暂停工作或解除合同，并要求甲方赔偿由此造成的损失（包括但不限于乙方已投入的成本、商誉损失等）。

b.未按时提供所需场地或设备：导致会议筹备延误，每逾期一日，应向乙方支付合同总预算的万分之五作为违约金，乙方有权调整工作计划或解除合同，甲方需承担乙方因此遭受的直接损失。

c.违反知识产权承诺：若甲方擅自使用乙方提供的专有资料或服务成果，应立即停止侵权行为，赔偿乙方全部经济损失（包括但不限于研发投入、商誉损失等），并支付合同总金额50%的违约金。

d.解约责任：若甲方单方面解除合同，除退还乙方已支付但未实际使用的款项外，还应支付合同总金额30%的违约金，并赔偿乙方因此遭受的直接损失。

2.乙方违约责任：

a.未按合同约定履行策划或执行义务：导致会议质量不达标或无法按期举办，每逾期一日，应向甲方支付合同总预算的万分之五作为违约金，甲方有权要求乙方补救、减少服务范围或解除合同。

b.费用使用不当或超预算：经审计发现超出预算部分未被甲方批准，乙方应立即退还超出金额给甲方，并支付该笔金额的20%作为违约金。若乙方隐瞒不报，一经查实，应双倍支付违约金，并承担甲方的审计费用。

c.泄露商业秘密：若乙方泄露甲方在合作中获知的商业秘密，应立即停止泄露，赔偿甲方全部经济损失，并支付合同总金额50%的违约金，甲方保留追究法律责任的权利。

d.单方面解约责任：若乙方单方面解除合同，除退还甲方已支付但未实际使用的款项外，还应支付合同总金额30%的违约金，并赔偿甲方因此遭受的直接损失。

e.服务质量责任：会议举办期间，若因乙方组织不力导致重大安全事故（如场地冲突、设备严重故障、人员伤亡等），乙方应承担全部赔偿责任（包括但不限于直接经济损失、第三方索赔等），并支付合同总金额100%的违约金。

3.赔偿责任：

a.任何一方违约给对方造成损失的，违约方应赔偿对方直接经济损失，包括但不限于实际支出、预期收益损失、诉讼费、律师费等。

b.赔偿金额不足以弥补对方损失的，违约方应补足差额。

4.减损义务：发生违约行为时，非违约方应采取合理措施防止损失扩大，若未采取合理措施导致损失扩大，扩大的损失由非违约方自行承担。

5.独立责任：双方因履行合同产生的对外责任（如税款、第三方索赔等）各自承担，但存在共同过错的除外。

6.不可抗力免责：因不可抗力导致违约的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但应及时通知对方并提供证明文件。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策调整、行政命令等）、疫情及其防控措施、网络攻击或系统故障等。任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本合同义务时，不承担违约责任。

2.通知义务：发生不可抗力的一方应在不可抗力事件发生后7日内书面通知对方，说明事件情况、影响范围以及预计持续期限，并附相关证明材料（如政府公告、新闻报道、公证文书等）。若不可抗力持续超过30日，双方应协商是否解除合同或调整履行期限。

3.责任免除：因不可抗力导致合同部分或全部无法履行的，受影响一方根据不可抗力的影响程度，可部分或全部免除相应的违约责任。不可抗力影响消除后，双方应尽快恢复履行合同，已发生的费用按实际情况协商分担。

4.合同解除：若不可抗力导致合同目的无法实现（如会议因政府禁令无法举办），经双方书面确认后，本合同可予以解除，双方互不承担违约责任，已产生的费用按实际支出结算清退。因不可抗力解除合同的，乙方应负责妥善处理已产生的预付款项，甲方应按合同完成部分的50%比例返还乙方。

5.不可转让性：因不可抗力产生的权利和义务，不因不可抗力的发生而自动转移给第三方。

第八条争议解决

1.争议类型：本合同在履行过程中发生的任何争议，包括但不限于合同解释、权利义务履行、违约责任认定等，双方应首先通过友好协商解决。协商应本着诚实信用原则，在合理期限内达成一致意见。

2.协商机制：双方指定专人负责协商事宜，协商应在合同签订地或会议举办地（以先发生者为准）进行。若协商未能在收到争议通知后30日内达成一致，任何一方均有权采取下一步争议解决措施。

3.调解程序：协商不成的，双方可共同委托中国国际贸易促进委员会或上海市商业联合会进行调解。调解应遵循自愿、公平、中立原则，调解达成协议的，双方应签署调解书并履行；调解未达成协议的，调解组织不承担任何责任，争议双方可依法选择仲裁或诉讼。

4.仲裁选择：若双方未选择调解或调解不成，争议应提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC）。仲裁地点为会议举办地（即上海市），适用仲裁规则为该会现行有效的仲裁规则。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，除非仲裁裁决被人民法院依法裁定撤销或认定无效。

5.诉讼选择：双方明确约定，除上述仲裁条款外，任何一方均不得就本合同争议向人民法院提起诉讼。仲裁是解决本合同争议的最终且唯一途径。

6.证据规则：无论采取何种争议解决方式，双方均应按照相关法律规定提供真实、完整的证据材料支持自身主张。仲裁庭或法院有权自行收集证据，但双方应予以配合。

7.保密性：争议解决过程中涉及的商业秘密、技术信息等，未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露，但法律规定或仲裁/法院要求披露的除外。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、文件、通知等均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、挂号信）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前7日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以传真方式发送的，发送成功时视为送达；以挂号信方式发送的，寄出后10日视为送达。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须经双方授权代表书面签署补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。未以书面形式作出的任何口头约定或变更均不生效。

3.保密义务：双方应对在本合同签订及履行过程中知悉的对方商业秘密、技术信息、客户资料等保持严格保密，非经对方书面同意或法律规定，不得以任何方式泄露、使用或允许第三方使用。此保密义务不因本合同的终止而