学术会议联合发起协议

学术会议联合发起协议1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国高等教育学会（以下简称“甲方”）。

甲方地址：北京市海淀区中关村南大街27号。

甲方法定代表人/负责人：张伟。

甲方联系方式

甲方是中国高等教育学会，成立于1985年，是中国高等教育领域的权威性、学术性、非营利性社会团体。甲方的宗旨是推动中国高等教育事业的发展，促进高校间的学术交流与合作，提升中国高等教育的国际影响力。近年来，甲方在国内外学术交流领域积累了丰富的经验，成功举办了一系列高水平的学术会议，并在学术界享有良好的声誉。为进一步扩大学术交流的影响力，提升会议的学术质量，甲方决定联合乙方共同发起一场国际学术会议，旨在汇聚全球顶尖学者，共同探讨高等教育领域的最新研究成果和发展趋势。

在本次合作中，甲方作为会议的主要发起方，将负责会议的整体策划、组织协调以及部分财务投入。甲方希望通过与乙方的合作，借助乙方的专业能力和资源优势，提升会议的学术水平和国际影响力。乙方在高等教育领域具有较高的学术声誉和丰富的会议组织经验，能够为会议提供专业的服务和支持。因此，双方的合作基于相互信任和共同的目标，旨在打造一场具有国际影响力的学术盛会。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：国际教育交流中心（以下简称“乙方”）。

乙方地址：上海市静安区南京西路1266号。

乙方法定代表人/负责人：李明。

乙方联系方式

乙方是国际教育交流中心，成立于2005年，是一家专注于国际教育交流与合作的非营利性机构。乙方致力于推动国内外高校间的学术交流与合作，为高校提供专业的会议组织、学术咨询和文化交流服务。乙方在高等教育领域积累了丰富的经验，与全球多所知名高校和学术组织建立了长期合作关系，并在会议组织方面具有专业的团队和成熟的服务体系。

在本次合作中，乙方将作为会议的联合发起方，负责会议的具体组织实施、场地租赁、嘉宾邀请、宣传推广以及后勤保障等工作。乙方凭借其在会议组织方面的专业能力和丰富的资源，将为会议提供全方位的服务和支持。乙方的参与将有助于提升会议的学术质量和组织水平，确保会议的顺利进行。

双方的合作基于平等互利、共同发展的原则。甲方将提供会议的初步策划方案和部分资金支持，乙方将利用其在会议组织方面的专业能力和资源优势，共同打造一场具有国际影响力的学术盛会。双方将通过密切合作，确保会议的成功举办，并共同分享会议的成果和收益。

本次合作的背景是当前全球高等教育领域正面临着诸多挑战和机遇，学术交流与合作对于推动高等教育事业的发展至关重要。甲方作为中国高等教育领域的权威性社会团体，希望通过举办国际学术会议，汇聚全球顶尖学者，共同探讨高等教育领域的最新研究成果和发展趋势。乙方作为一家专注于国际教育交流与合作的非营利性机构，具有丰富的会议组织经验和专业的服务能力，能够为会议提供全方位的支持。

双方的合作基于以下前提条件：

（1）甲方将提供会议的初步策划方案和部分资金支持，包括会议的主题、时间、地点、规模等基本要素。

（2）乙方将利用其在会议组织方面的专业能力和资源优势，负责会议的具体组织实施，包括场地租赁、嘉宾邀请、宣传推广以及后勤保障等工作。

（3）双方将共同成立会议筹备组，负责会议的日常管理和协调工作。会议筹备组成员由甲乙双方共同提名，并经双方确认。

（4）会议的举办将遵循国际学术会议的规范和标准，确保会议的学术质量和组织水平。

（5）会议的成果和收益将按照双方约定的比例进行分配，具体分配方案由双方另行协商确定。

基于以上背景和前提条件，甲乙双方决定联合发起本次国际学术会议，共同推动高等教育领域的学术交流与合作，提升中国高等教育的国际影响力。双方将通过密切合作，确保会议的成功举办，并共同分享会议的成果和收益。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是甲乙双方联合发起并共同举办一场国际学术会议，旨在汇聚全球高等教育领域的顶尖专家学者，共同探讨该领域的最新研究成果、发展趋势及面临的挑战，提升中国高等教育在国际学术界的影响力。会议的具体内容将包括主题报告、专题研讨、圆桌论坛、poster展示等环节，涉及高等教育政策、教学创新、学术评价、国际合作等多个方面。通过本次合作，甲乙双方将充分发挥各自的优势，共同打造一场高水平的学术盛会，促进学术交流与知识共享，推动高等教育事业的持续发展。

第二条定义

在本合同中，除非上下文另有解释，下列词语具有以下含义：

“学术会议”是指由甲乙双方联合发起并共同举办的，以高等教育为主题的国际性学术会议。

“会议筹备组”是指由甲乙双方共同成立的，负责会议筹备和组织实施工作的专门小组。

“会议通知”是指甲方和乙方联合发布的，用于邀请参会嘉宾、学者和参会者的正式通知。

“会议日程”是指详细列出会议各项活动时间安排的文件。

“知识产权”是指与会议相关的所有知识产权，包括但不限于会议论文、报告、演示文稿等。

“参会嘉宾”是指被邀请参加学术会议的专家学者。

“参会者”是指报名参加学术会议的各类人员，包括学者、学生、教育工作者等。

“会议场地”是指用于举办学术会议的场所，包括会场、会议室、展览区等。

“会议宣传材料”是指用于宣传学术会议的各种材料，包括海报、宣传册、网站等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

甲方作为会议的主要发起方，享有以下权力：

（1）对会议的整体策划和主题方向具有最终决定权；

（2）对会议的预算和资金使用具有监督权；

（3）对会议的学术质量和成果具有评审权；

（4）对会议的知识产权具有优先使用权。

甲方应履行以下义务：

（1）提供会议的初步策划方案和部分资金支持，包括会议的主题、时间、地点、规模等基本要素；

（2）负责邀请部分重要的学术嘉宾，并对嘉宾的邀请函进行审核；

（3）提供会议的官方支持和背书，利用其学术资源和影响力为会议的宣传和推广提供支持；

（4）参与会议筹备组的日常工作，与乙方共同协商解决会议筹备过程中遇到的问题；

（5）对会议的成果和收益进行监督，确保其合理分配和使用。

2.乙方的权力和义务：

乙方作为会议的联合发起方，享有以下权力：

（1）对会议的具体组织实施具有管理权；

（2）对会议的场地租赁和设备使用具有安排权；

（3）对会议的宣传推广和参会者管理具有执行权；

（4）对会议的后勤保障和安全管理具有负责权。

乙方应履行以下义务：

（1）负责会议的具体组织实施，包括场地租赁、嘉宾邀请、宣传推广、后勤保障等工作；

（2）组建专业的会议组织团队，确保会议的各项活动顺利进行；

（3）负责会议的宣传推广工作，制作和分发会议宣传材料，利用各种渠道邀请参会者和嘉宾；

（4）负责会议的场地租赁和设备租赁工作，确保会议场地的质量和设备的完好；

（5）负责会议的后勤保障工作，包括参会者的接待、住宿、餐饮等；

（6）负责会议的安全管理工作，确保会议期间的安全和秩序；

（7）负责会议的财务管理，确保会议资金的合理使用和及时结算；

（8）负责会议的资料整理和归档工作，确保会议资料的完整性和准确性；

（9）配合甲方完成会议的学术评审工作，确保会议的学术质量；

（10）在会议结束后，向甲方提交会议的总结报告和财务结算报告；

（11）利用其专业能力和资源优势，为会议提供全方位的服务和支持，确保会议的成功举办；

（12）维护甲方的利益和声誉，确保会议的顺利进行和圆满成功；

（13）与甲方共同成立会议筹备组，负责会议的日常管理和协调工作；

（14）按照双方约定的比例分配会议的成果和收益，确保甲乙双方的合法权益；

（15）遵守会议的相关规定和纪律，确保会议的顺利进行和圆满成功。

第四条价格与支付条件

双方就本次联合发起的学术会议相关费用及支付条件达成以下约定：

1.费用构成：会议总预算预计为人民币壹佰万元整（￥1,000,000.00），主要包括场地租赁费、设备租赁费、专家邀请费、宣传推广费、会务人员劳务费、餐饮费、资料印刷费及其他必要的开支。具体费用明细由乙方负责编制，经甲方审核确认后执行。

2.支付方式：甲方应将约定的会议款项以银行转账方式支付至乙方指定的银行账户。乙方应在收到甲方款项后开具等额发票。

3.支付时间：

（1）合同签订生效后十日内，甲方应支付总预算的30%（即人民币叁拾万元整，￥300,000.00）作为预付款，用于会议的初步策划和场地意向预订；

（2）会议正式开始前三十日，甲方应支付总预算的50%（即人民币伍拾万元整，￥500,000.00）作为中期款，用于会议的详细筹备和嘉宾邀请；

（3）会议结束后十五日内，甲方应支付剩余的20%（即人民币贰拾万元整，￥200,000.00）作为尾款，乙方需在收到尾款后提交完整的财务结算报告及会议资料电子版。

4.费用调整：如因不可抗力或双方书面同意的重大变更导致费用发生增减，双方应另行协商调整，并签订补充协议。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方签字盖章之日起生效，至会议成功举办并所有事项结算完毕之日终止，共计有效期自合同生效之日起不超过两年。

2.关键时间节点：

（1）策划阶段：自合同生效之日起至会议正式开始前九十日为策划期，乙方需完成会议主题细化、初步议程制定及预算编制，并向甲方提交书面方案；

（2）筹备阶段：会议正式开始前六十日至会议开始前一日为筹备期，乙方需完成所有嘉宾邀请、场地确认、设备租赁、宣传材料制作及注册系统搭建，并定期向甲方汇报进展；

（3）会议举办期：会议举办当日为执行期，甲乙双方需确保会议按既定日程顺利进行，乙方负责现场协调，甲方负责学术环节指导；

（4）结算阶段：会议结束后三十日内为结算期，乙方需完成所有费用报销、尾款支付及资料归档，并向甲方提交总结报告及财务审计文件。

3.逾期处理：任何一方未能按期履行上述义务，应每日向对方支付合同总金额千分之五的违约金，逾期超过三十日且未提供正当理由的，守约方有权解除合同并要求赔偿损失。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）如甲方未按本合同第四条约定的支付时间足额支付款项，每逾期一日，应按逾期金额的千分之一向乙方支付违约金，逾期超过三十日，乙方有权暂停会议筹备工作并解除合同，甲方需承担由此产生的全部损失及乙方已投入的费用；

（2）如甲方单方面变更或取消会议，应向乙方支付合同总预算的50%作为违约金，并赔偿乙方因人员遣散、预订取消等产生的直接经济损失；

（3）如甲方未能按时提供必要的学术支持或嘉宾邀请资源，导致会议主题偏离或嘉宾无法出席，应承担相应的责任，并按乙方实际损失金额进行赔偿。

2.乙方违约责任：

（1）如乙方未按本合同第四条约定的支付时间足额支付款项，每逾期一日，应按逾期金额的千分之一向甲方支付违约金，逾期超过三十日，甲方有权暂停会议筹备工作并解除合同，乙方需承担由此产生的全部损失及甲方已投入的费用；

（2）如乙方单方面变更或取消会议，应向甲方支付合同总预算的50%作为违约金，并赔偿甲方因宣传投入、预订取消等产生的直接经济损失；

（3）如乙方未能按期完成会议筹备工作，导致会议延期或质量不达标，应每日向甲方支付合同总金额千分之五的违约金，且甲方有权要求乙方限时整改或解除合同，由此产生的后果由乙方承担；

（4）如乙方在会议筹备或举办过程中出现重大失误（如嘉宾邀请错误、场地设备故障、安全事件等），需承担全部赔偿责任，包括但不限于对参会人员的人身财产损害赔偿及对第三方造成的损失，且甲方有权从乙方的合作款项中直接扣除相应赔偿金；

（5）如乙方泄露在合作中获取的甲方商业秘密或参会嘉宾信息，应承担法律责任，并支付合同总金额的10%作为违约金，甲方保留追究其刑事责任的权利；

（6）乙方在财务报销中提供虚假凭证或隐瞒开支，一经查实，需退还全部不当得利，并支付合同总金额的20%作为违约金，情节严重的，甲方有权解除合同并追究其法律责任。

3.共同责任：若违约行为导致会议无法举办或严重损害双方声誉，双方需共同承担赔偿责任，并按责任大小比例分担损失，但任何一方赔偿后有权向违约方追偿。所有违约金不足以弥补实际损失的，违约方还应补足差额。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指双方在签订合同时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、海啸等）、战争、动乱、政府行为（如法律变更、政策调整、禁令等）、疫情及其防控措施、以及其他类似不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。

2.通知义务：任何一方因不可抗力不能履行合同时，应在不可抗力事件发生后七日内书面通知对方，并提供相关证明文件（如政府部门公告、新闻报道、第三方机构证明等）。通知内容应包括不可抗力事件的性质、影响范围、预计持续时间以及可能对合同履行造成的影响。

3.责任免除：因不可抗力导致合同部分或全部不能履行的，受影响方不承担违约责任，但应采取合理措施减轻损失。双方应根据不可抗力事件的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。如不可抗力事件持续超过三十日，双方均有权解除合同，并互不承担赔偿责任，已产生的费用按实际支出结算。

4.不可抗力解除合同的后果：若因不可抗力解除合同，乙方应在收到甲方解除通知后三十日内返还甲方已支付的预付款或中期款，甲方无需退还剩余款项，双方应对各自因合同解除产生的直接损失进行结算。不可抗力事件消除后，双方可协商恢复合同履行，但需重新确定履行期限和条件。

5.不可抗力证明责任：主张不可抗力的一方应承担证明其主张成立的举证责任，如未能提供有效证明，将视为其自身原因导致合同不能履行，并承担相应违约责任。

第八条争议解决

1.争议解决原则：双方在履行本合同过程中发生任何争议，应首先本着友好协商的原则，通过书面沟通或召开会议的方式解决。协商不成的，应提交至具有管辖权的人民法院诉讼解决，或提交至合同签订地有管辖权的仲裁委员会仲裁。

2.争议选择方式：双方应在合同生效后三十日内，书面选择争议解决方式（诉讼或仲裁），并明确具体的法院名称或仲裁机构名称。若逾期未选择，则视为选择诉讼方式，管辖法院为乙方所在地有管辖权的人民法院。

3.诉讼/仲裁程序：选择诉讼方式的，双方应遵守我国《民事诉讼法》的相关规定，被告住所地或合同履行地的人民法院具有管辖权。选择仲裁方式的，应按照《中华人民共和国仲裁法》及所选仲裁机构的仲裁规则进行，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

4.争议期间履行：在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行合同的其他条款，任何一方不得单方面停止履行或主张违约，但有权暂停履行争议涉及的部分，直至争议解决完毕。

5.争议解决费用：因争议解决产生的全部费用（包括但不限于诉讼费、仲裁费、律师费、差旅费等）由败诉方承担，若双方均有责任，则根据责任大小比例分担。仲裁方式下的仲裁费由双方平均承担，除非仲裁规则另有规定。

6.争议解决后的协议：争议解决后，双方应签订书面和解协议或仲裁裁决书生效后，应根据结果修改或补充合同相关条款，确保合同能够继续顺利履行。任何一方违反和解协议或仲裁裁决的，守约方有权依法申请强制执行。

第九条其他条款

1.通知方式：双方在本合同履行过程中的一切通知、请求、要求或其他通讯，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前十日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后三日内视为送达。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须由双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更合同内容。

3.分包与转包：未经甲方事先书面同意，乙方不得将本合同项下的任何义务或工作内容分包或转包给任何第三方。任何分包或转包行为均需符合本合同约定，并承担相应的责任。

4.独立缔约方：双方均为独立缔约方，本合同仅约束双方，任何一方均不应被视为另一方或对方的代理人、雇员或分支机构，亦不得要求另一方对其行为负责。

5.保密义务：双方应对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术信息、财务数据以及其他未公开信息