会议运营 课件 任务2 组建工作团队

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿任务项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.了解会议内部立项的流程、注意事项，明确会议合作单位的构成、合作单位及组委会成员邀请注意事项，掌握国际会议报备流程、会议申办书的框架；2.了解会务机构的组织结构基本设置、职责分工、会议工作团队组建的原则；3.明确会议宣传推广的含义、目的，了解会议宣传的具体内容、主要渠道，掌握会议宣传推广计划的主要内容知识目标能力目标1.能够根据不同会议类型准备会议申报材料；2.能够确定合作单位并拟写邀请函；3.能够组建高效会议工作团队并正确分工；4.能够制定和执行会议宣传推广计划。项目三会议申报——依规审批方行稳素养目标1.培养学生团队合作精神、组织协调能力、责任与担当意识；2.培养学生树立全局意识、辩证思维、新发展理念以及品牌意识，统筹考虑会议申报阶段主要工作，提高会议申报的可行性与科学性，保证会议申报工作质量、提高会议申报立项率；3.培养学生切实担负政治责任，确保会议成为宣传科学理论、传播先进文化、弘扬社会正气的重要阵地。任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接导读项目三会议申报——依规审批方行稳4-组建会议工作团队的原则知识链接1.会务工作机构设置会务工作应按照会议的实际需要进行明确的分工协作，组建工作团队，并设立不同种类的工作小组来完成。导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则会务工作机构设置需要根据会议的规模、类型和内容来确定，若采取内部承办的方式，以大中型会议为例，其工作机构与职责分工如下：★一般设秘书处，在会议筹备委员会或主席领导下开展工作。★秘书处下设秘书组、宣传组、会务组、接待组、后勤组、安保组等职能组，秘书处负责协调各职能处（组）的工作，确保各项筹备工作顺利进行。

会议工作团队设置图1.会务工作机构设置导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则主要职责：1.负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作。2.联络参会者，了解并掌握会议全体讨论、分组讨论情况，进行汇总，并及时向秘书长、大会主席团报告。3.编发大会简报、快报。秘书组1.会务工作机构设置导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则主要职责：1.承办参会者资格审查方面的事宜，包括提出参会者资格审查意见，起草参会者资格审查报告等以及负责编制参会者名册。2.承办选举方面的事宜，负责汇总各分组讨论酝酿、讨论候选人及选举事项的意见。3.承办会议秘书处交办的有关事项。组织组1.会务工作机构设置导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则主要职责：1.承办新闻发布和宣传报道方面的事宜。2.组织、安排、协调记者的采访活动。3.负责音像资料的录制、管理工作。4.负责会议秘书处交办的各项工作。宣传组1.会务工作机构设置导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则主要职责：1.承办会议活动方面的有关事宜，包括编发会议通知、安排布置会场、协调会议活动等。2.负责会议证件的制发和文件材料的印发、清退工作。3.负责会议的值班、联络、来信来访和保密工作。4.负责会议秘书处交办的各项工作。会务组1.会务工作机构设置导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则主要职责：1.编制会议预算，负责会议财务管理。2.负责大会的食宿、车辆、医疗以及其他生活服务工作。3.组织、安排会议的其他活动。4.负责参会者及嘉宾的迎送工作。后勤组1.会务工作机构设置导读2-组委会人员确定及分工1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则主要职责：1.承担安全保卫方面的事宜，包括各个会场、参会者驻地以及参会者集体外出活动的安全保卫、警卫工作。2.负责会场和参会者驻地车辆疏导。3.协助会务组做好证件的查验工作。安保组2.组委会人员确定及分工导读1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则1.秘书长主要负责整个会议的策划、运营和监管，以及协调各部门人员及工作2.文案负责会议文案、邀请函、会议手册等所有文字性工作。3.嘉宾接待负责嘉宾邀请、与嘉宾实时沟通以及嘉宾接待。4.会务负责会议执行阶段的会场工作。5.物料管理

负责会议所有物料，包括手册、文具的制作和管理。6.媒体推广负责媒体的筛选、联系及采访对接。自有人员2-组委会人员确定及分工2.组委会人员确定及分工导读1-会务工作机构设置3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则1.设计负责会议手册、背饭、胸卡等所有视觉材料的设计2.翻译负责会议材料的翻译、会议现场的同声传译工作3.志愿者负责参会者引导、资料发放、按送机工作，可灵活安排。外包人员2-组委会人员确定及分工3.各合作方人员对接导读1-会务工作机构设置4-组建会议工作团队的原则1.会议承办方需要按照一定的周期将会议进度上报给主办单位，以汇报工作情况，并明确信息出口。2.及时了解主办单位对会议筹备的意见和建议，有利于下一步会议准备工作的顺利开展。3.及时与主办单位对接沟通发言稿的确定、预算等报批。与主办方对接2-组委会人员确定及分工3-各合作方人员的对接3.各合作方人员对接导读1-会务工作机构设置4-组建会议工作团队的原则1.执行单位是会议举办的主力军，若涉及两家以上的执行单位，应提前做好分工与调工作。2.前期执行单位之间的沟通应包括会议主题、会议宗旨、会场布置、嘉宾阵容、文化体验活动及交通食宿安排等。3.尽量从各单位资源优势出发，明确分工，做到互通有无，相互支持。执行单位之间对接2-组委会人员确定及分工3-各合作方人员的对接3.各合作方人员对接导读1-会务工作机构设置4-组建会议工作团队的原则1.支持单位一般提供媒体宣传等方面的支持。媒体报道在一定意义上决定了会议的成功程度。2.应就前期制订的宣传推广方案进行深入讨论，增强可行性，并在可能的情况下寻求支持单位给予媒体方面的具体支持。与支持单位的对接2-组委会人员确定及分工3-各合作方人员的对接3.各合作方人员对接导读1-会务工作机构设置4-组建会议工作团队的原则1.若会议存在服务外包，会务组在筹备期间就应与其进行必要的沟通和项目说明。2.会议供应商一般分两种形式：

一是整个会议的执行由专业的会展公司或会务公司完成；

二是零散的供应商，如摄影服务、翻译服务、同声传译服务、餐饮服务、住宿服务、交通服务等。与会议供应商的对接2-组委会人员确定及分工3-各合作方人员的对接4.组建会议工作团队的原则导读1-会务工作机构设置2-组委会人员确定及分工3-各合作方人员的对接4-组建会议工作团队的原则适宜原则根据会议的规模、类型、内容多寡，因地制宜，设置相应的机构。对口原则平衡原则明确原则精干原则专业的人做专业的事，确保各组的工作高效、专业。因事设组，每个组的工作量相对平衡。分工应该明确，职责分明，以防止互相推诿的现象。一般人员不要太多，力求精干、高效。技能训练技能训练【任务背景】

学校支持鼓励在校大学生创新创业，会展协会响应号召组织学生先组建虚拟会议公司进行模拟运营，再从中遴选优秀项目进行创业孵化。【任务要求】1.请同学们5-8人一组，组建一家虚拟会议公司

2.要求设计公司名称、公司组织结构图，制定公司业务方向、公司未来发展计划等3.制作PPT稿件,并请所有成员上台展示。一起加油，期待谁将作为优秀项目入驻学校创业孵化基地？任务1组建会议公司【案例分析1】北京成功申办2022年冬奥会

2014年7月7日，国际奥委会执委会投票决定，中国北京正式成为2022年冬季奥林匹克运动会候选城市。中国进行了认真严密的准备。2015年7月31日，中国作为候选城市在国际奥委会全会上进行最后一次陈述，北京申冬奥“三大理念”高度契合奥运精神，给国际社会留下了深刻的印象，最终申奥成功。(一)北京申冬奥的重要时间节点2014年3月14日,申办城市须提交申办问题答卷和相关承诺保证书。2014年7月7日,国际奥委会执委会投票决定，中国北京正式成为2022年冬季奥林匹克运动会候选城市。(二)北京申冬奥"三大理念"高度契合奥运精神北京张家口此次申办冬季奥运会的三大理念是"以运动员为中心、可持续发展、节俭办赛"。这三大理念与奥林匹克议程高度契合，给国际社会留下了深刻的印象。(三)北京申冬奥陈述人阵容强大北京派出强大的陈述阵容,原中国国务院副总理刘延东亲自带队陈述，陈述人还包括原中国奥委会主席、国家体育总局局长刘鹏，原北京冬奥申委主席、北京市市长王安顺,中国奥委会副主席于再清，中国残奥委会主席张海迪，等等。(四)承诺2022年解决雾霾问题

在申办第24届冬季奥运会北京和张家口代表团的新闻发布会上,有记者问及:北京雾霾是否会影响冬奥会的运动员，如何治理雾霾?王安顺介绍说，北京正在研究制定2018-2022年的清洁空气行动计划,根据空气流动的特点，围绕着北京的各省、区、市进行联防、联动、联治的措施,改善空气质量。技能训练技能训练【案例分析】北京成功申办2022年冬奥会(五)节俭办奥运此前，2022年冬奥会申办工作领导小组成员表示，“中国政府是北京申办冬奥会的坚强后盾，保证提供财政支持。”在北京冬奥申委提交给国际奥委会的申办报告中，国际奥委会针对财政预算给出了8个字的评价:科学、合理、务实和可信。关于财政预算有两个数字，一个是赛事编制预算约为15.6亿美元，另一个是包括竞赛场馆和非竞赛场馆在内的场馆建设预算，约为15.1亿美元。在这1