学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表

PAGEPAGE38××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：党政办公室分类号序号归档范围保管期限备注DQ或XZ1上级来文永久DQ2党委常委会议记录、纪要永久XZ3院长办公会议记录、纪要永久DQ4党字、党干字、党办字文件永久XZ5院字、院学字、院教字、院科字、院教职字、院办字、院函字、小文头文件永久DQ6省委巡视组巡视学院形成的文件材料永久DQ或XZ7党政负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久XZ8与校外签订的各类合同书、协议书永久SW9废止印模永久DQ10重要的群众来信来访及处理材料30年XZ11学院年鉴、校志、校史永久XZ12校庆、节庆等重大活动资料永久13学院管理制度汇编永久14其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：纪委办公室（监察室）分类号序号归档范围保管期限备注DQ纪检1院纪发文件永久2院纪函文件永久3院纪委会议记录、会议纪要永久4年度信访、案件查处统计报表30年5违纪案件的调查材料、批复、处理报告30年6群众来信来访及处理意见10年7其它XZ监察1院监察工作会议记录、会议纪要永久2监察工作统计年报及重要报表30年3监察工作会议记录、纪要30年4违纪案件的调查材料、批复、处理报告30年5群众来信来访及处理意见10年6其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：组织部（党校）分类号序号归档范围保管期限备注DQ1院科级以上干部名册永久2党员名册永久3党员年报永久4新发展党员名册30年5预备党员转正的名册30年6总支、支部改选报告、审批材料30年7各总支、支部委员名册30年8院党代会材料汇编永久9党员专题教育活动材料汇编30年10总支书记党建工作述职报告汇编30年11落实政策的有关材料30年12党费收缴管理材料30年13其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：宣传部（新闻中心、精神文明建设办公室）分类号序号归档范围保管期限备注DQ1党委中心组学习会议记录30年2学院宣传思想工作会议材料汇编30年3学院年度新闻媒体宣传报道汇编永久4精神文明建设材料30年SX5学院重要会议照片（附文字说明）及电子版永久SX6学院重大活动照片（附文字说明）及电子版永久SX7上级领导来院照片（附文字说明）及电子版永久SX8其它重要照片（附文字说明）及电子版永久CB9《××学院报》正刊、合订本永久10其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：统战部分类号序号归档范围保管期限备注DQ1统战工作调研报告永久2本院各级人大代表、政协委员名单及相关材料永久3港、澳、台、侨工作材料30年4民主党派名册及有关材料30年5统战工作重大活动相关材料30年6其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：离退休人员管理处分类号序号归档范围保管期限备注DQ1离退休人员意见和建议收集、上报、反馈材料30年2离退休人员福利待遇落实材料30年3离退休人员社团活动管理材料10年4离退休人员节庆活动材料10年5离退休人员丧葬事宜材料10年6离退休人员在学院建设、教学科研、校园文化建设、关心下一代等方面发挥作用材料30年7党建工作资料30年8统计报表30年9其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：工会分类号序号归档范围保管期限备注DQ1院工会文件永久2工会法人资格证书永久3院“双代会”材料汇编永久4院工会及二级单位分工会干部名册永久5工会会员名册永久6工会经费的收缴、使用和管理材料30年7省级及以上工会系统各种竞赛活动材料30年8省级及以上工会系统评选、表彰先进个人和先进集体的材料30年9青年教师教学基本功竞赛和各种劳动竞赛材料30年10困难职工走访名册30年11“送温暖”捐款捐物资料30年12职工文体活动资料30年13教职工工会福利落实材料30年14在职教职工丧葬事宜办理材料30年15其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：团委分类号序号归档范围保管期限备注DQ1团省委文件30年2院团字文件30年3团代会材料汇编30年4学代会材料汇编30年4团委工作计划、报告、批复、总结30年5新生团员名册30年6新发展团员名册30年7团籍管理材料30年8团费收缴管理材料30年9院团委、学生会、社联、青协等学生干部名单30年10学生社团名册及审批备案材料30年11“三下乡”材料30年12“西部计划”材料30年13团委牵头组织进行的重大活动材料30年14其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：发展规划处分类号序号归档范围保管期限备注XZ1××学院发展规划永久2××学院章程永久3学院年度高等教育基层统计报表永久4学院年度能源资源统计报表永久5全院二级单位年度工作计划汇编30年6全院二级单位年度工作总结汇编30年7全院二级单位年度工作考核材料30年8其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：人事处（人才办、教师工作部）分类号序号归档范围保管期限备注XZ1教职工名册（含离退休人员）永久2人事代理聘用人员名册永久3外聘兼职教师名册、审批表、协议书永久4临时职工名册30年5招聘研究生的报告、报到证、合同书及有关材料永久6人事代理聘用人员岗位协议书永久7分配来院的复员、转业军人名单及报到证等永久8教职工辞职、申请自费留学的报告、批复材料30年9调入、调出教职工人事关系、工资关系存根30年10高等教育事业统计报表、劳资年报永久11教职工评聘专业技术职称材料30年12教职工工资调整名册30年13全院教职工工资、核发通知单存根30年14奖励性工资发放办法和核发名单30年15本院教职工致残、死亡、抚恤工作材料30年16全院教职工养老保险的申报、缴纳材料30年17全院教职工工伤保险的申报、缴纳材料30年18教职工年度考核结果汇总材料30年19省级及以上评优评模材料30年20教师资格认定材料30年21教职工访学、研修、进修审批备案材料30年22其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：教务处分类号序号归档范围保管期限备注JX1教学管理制度汇编永久2学院教学工作会议材料汇编、教学简报永久3专业人才培养方案汇编永久4本院新增专业申报材料与上级批复永久5本院调整专业名称及学制的报告及上级批复永久6课程总表30年7各专业教材征订目录30年8实习基地协议书30年9专业实习项目一览表30年10毕业设计汇总表30年11教学系部实习总结汇编30年12本科生优秀学士学位论文30年13学生学籍卡片永久14＊＊级学生花名册永久15学生历年各科成绩表永久16颁发毕业证书验印名册永久17毕业生学位授予审批表永久18招生计划及招生简章30年19新生录取名册永久20省级以上教学成果奖励办法及获奖名单30年SX21毕业生班级合影永久22其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：科技产业处（学报编辑部）分类号序号归档范围保管期限备注KY1院学术委员会会议记录永久1本院科技产业会议材料汇编30年2科学基金项目的申报及管理材料永久3科研项目、学术活动的申报及管理材料30年4“1331工程”建设材料30年5科研统计年报永久6阶段性全院科研成果汇编永久7学科建设材料30年7联合培养研究生管理材料永久8单项省级及以上科研项目材料：包括课题申请书、计划任务书、合同、立项批复、经费拨款通知单、课题经费预决算材料、课题研究计划、执行情况、计划调整报告、结题报告等。30年9科研成果鉴定的有关材料永久10国际合作与会议的有关材料永久CB11学报正式刊物单行本、合订本永久12其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：教学质量监控与评估处分类号序号归档范围保管期限备注JX1教学督导组名册及督导有关材料30年2学院年度教学质量报告永久3学院教学基本状态数据的采集、统计和分析材料永久4本科教学评估自评报告永久5本科教学评估材料汇编永久6专业评估材料汇编永久7本院评建工作的各种信息、反馈意见永久8教师、学生、家长、用人单位等对学院人才培养方面的意见建议30年9第三方机构对毕业生追踪调查报告30年10其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：学生处（学工部、武装部、就业指导中心）分类号序号归档范围保管期限备注JX1本院学生奖、助、补、勤、减、免等资助管理材料及名单30年2辅导员名册30年3辅导员队伍的规划、调配、培训、考核、评优等管理材料30年4毕业生派遣名册永久5毕业生就业状况统计材料30年6学生军训手册30年7应征入伍学生花名册30年8军烈属优抚名单30年9学生心理健康状况普查、统计、分析材料30年10学生心理咨询、教育、辅导材料30年11其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：外事处分类号序号归档范围保管期限备注WS1重大外事活动、国际会议材料30年2公派人员出国（境）考察、访问、讲学材料30年3公派人员出国（境）研修、学历进修材料30年4外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等资料永久5外籍人士来院参观访问的材料30年6与国外高校互派交换生的有关材料永久7本院完成的国际合作项目、成果等材料永久8合作项目中国外单位完成项目、成果等材料30年9授予外籍人员名誉称号的材料永久10双方互赠的礼品、纪念品30年11外事工作统计报表永久SX12外事活动照片（附文字说明）及电子版永久其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：合作交流处分类号序号归档范围保管期限备注JX1产学研合作交流渠道拓展、社会机构对接及调研研讨、资源信息整合沟通等管理与服务材料30年2产学研合作基地、机构等平台搭建、运行材料30年3产教和横向科研项目监管材料30年4教师专业（行业）职业资格和任职经历的确认及备案材料30年5合作交流工作统计报表30年6院友联络及重要活动材料30年SX7合作交流活动照片（附文字说明）及电子版永久其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：计划财务处分类号序号归档范围保管期限备注CK1原始凭证30年2记账凭证30年3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片（固定资产清理后保管5年）7其它辅助性账簿30年8月度、季度、半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年12纳税申报表10年13会计档案移交清册30年14会计档案保管清册永久15会计档案销毁管清册永久16会计档案鉴定意见书永久17工资发放名册、卡片永久18工资转移、证明、通知存根30年19各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等10年20其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：审计处分类号序号归档范围保管期限备注XZ1财务预决算审计报告及工作底稿永久2各单位主要负责人经济责任审计报告及工作底稿30年3学院预算内外各种教育资金（含教育事业费、科研经费、专项经费、自创收入、自筹资金）审计报告及工作底稿30年4国有资产管理和使用情况审计报告及工作底稿30年5基建工程项目结算审计报告及工作底稿30年6零星工程及修缮项目审计报告及工作底稿30年7内部控制工作的审计监督材料30年8其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：政策法规处分类号序号归档范围保管期限备注XZ1学院内外合同、协议及内部管理制度法律审核资料永久2学院法律顾问聘用、使用和管理资料30年3协调处理学院有关法律事务材料30年4法制宣传教育资料30年5一般设备、仪器设备、基建工程项目的招投标管理资料30年6涉及学院改革、法规的信访资料30年7其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：保卫处（保卫部）分类号序号归档范围保管期限备注XZ1安全稳定工作会议记录及治安情况通报、简报30年2防范邪教、防恐反恐管理工作资料30年3民事纠纷调解材料30年4师生落户花名册30年5消防员队伍和消防志愿者的组建、指导和培训资料30年6重点要害防范部位消防与安全隐患排查整改资料30年7消防、防震等应急演练资料30年8平安校园创建、检查、验收资料30年9其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：后勤处（服务保障部分）分类号序号归档范围保管期限备注XZ1学院国有不动产登记证书（土地）永久2学院办公用房、公租房和教职工校内住房（散水外）基础设施的维护维修记录30年3全院水电暖供应和基础设施的维护维修记录30年4全院食堂管理资料30年5校园绿化、环境卫生及后勤服务物业管理资料30年6防震、防汛、三废治理工作资料30年7教职工医疗保险审批资料及名册30年8教职工体检方案、名单、健康状况分析材料30年9领取独生子女证教职工名册30年10后勤工作各类统计报表30年11其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：后勤处（基建部分）分类号序号归档范围保管期限备注JJ一、综合1基建工作总体规划永久2基建工作年度统计报表永久3基建工程财务预、决算30年4全院性总体规划、设计总平面图永久5水、电、气管道分布图（含旧房改造）永久6地质勘探、地形测量材料永久二、可行性研究1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久三、设计基础1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久四、设计文件1初步设计、技术设计、施工图及设计永久2技术秘密材料、专利文件永久3设计计算书30年4关键技术实验永久5总体规划设计永久6设计评价、鉴定及审批30年五、工程管理文件1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4产权证书永久六、施工1土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要10年（2）施工组织计划、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺30年（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定30年（4）建筑材料实验报告30年（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审核永久（6）土建施工定位测量地质勘察永久（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久（10）分项、分单位工程抽量检查、评定30年（11）交工验收记录证明30年（12）竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要10年（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批30年（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录30年（4）隐蔽工程检查验收记录30年（5）强度、密闭性试验报告30年（6）设备高度记录10年（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告30年（8）系统调试、实验记录30年（9）管理线清洗、通水、消毒记录10年（10）管线标高位置、坡度测量记录30年（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定30年（12）竣工报告、竣工验收报告30年3电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审10年（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批30年（3）调试、整定记录30年（4）性能测试和校核30年（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告30年（6）操作、联动试验10年（7）电气装置交接记录10年（8）中间交工验收记录、工程质量评定30年（9）竣工报告、竣工验收报告30年七、竣工验收1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久八、基建财务、器材管理1财务计划、年度计划30年2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理10年4交付使用的固定资产永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：资产管理处分类号序号归档范围保管期限备注XZ1行政事业单位国有资产报表永久2关于学院地界、产权的凭证材料永久2017年前3学院各类房产的土地证永久2017年前4教职工购买住房申请审批表永久5教职工集资建房协议书永久6教职工周转住房调配资料、协议书永久7零星分房的本人报告、职能部门与领导指示及最后落实情况（包括领导特批）永久8公有房出租管理资料30年9教职工住房货币化补贴资料30年10国有资产的配置、使用和处置、保值增值、效益评估、国有资产权占有、变更及注销的登记、资产清查、清产核资、资产评估等材料30年11学院仪器、设备购置分配方案30年12本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复30年13引进的关键设备的报告、批复、清单30年14申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）30年15社会捐赠资产登记材料永久16其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：教学系（院）分类号序号归档范围保管期限备注JX1教学工作自评报告（本科教学、专业）30年2专业人才培养方案及教学大纲30年3教师上课课表30年4本系牵头组织的重要学术研讨会议材料30年DQ5系教代会材料汇编30年6系党代会材料汇编30年7系团代会、学代会材料汇编30年8其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：思想政治教育部分类号序号归档范围保管期限备注JX1教学工作自评报告30年2课程教学大纲30年3教师上课课表30年4本部牵头组织的重要学术研讨会议材料30年5其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：国际教育学院分类号序号归档范围保管期限备注JX1教学工作自评报告30年JX2课程教学大纲30年JX3教师上课课表30年JX4本部牵头组织的重要学术研讨会议材料30年DQ5教代会材料汇编30年6党代会材料汇编30年7其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：基础教育部分类号序号归档范围保管期限备注JX1教学工作自评报告30年2课程教学大纲30年3教师上课课表30年4本部牵头组织的重要学术研讨会议材料30年5全院学生普通话测试材料（含等级证书验印名册）永久6其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：大学生创新创业中心分类号序号归档范围保管期限备注JX1年度学科竞赛目录30年2大学生参加学科竞赛获奖情况统计材料30年3大学生各类科技、创新创业竞赛活动材料30年4大学生创新创业项目管理材料30年5大学生创新创业实践培训材料30年6其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：继续教育学院分类号序号归档范围保管期限备注JX1专业设置材料永久2招生计划、招生简章30年3新生录取名册永久4学生学籍卡片永久5专业人才培养方案及教学大纲永久6课程总表及教师上课课表30年7任课教师花名册30年8学生历年各科成绩表永久9颁发毕业证书、学位证书验印名册永久10各类短训班的办班计划、办班审批表、学员名册成绩及发放结业证书审批表30年11高等学历继续教育教学检查、评估的通知、自评报告、评估结论材料永久或30年XZ12继续教育统计报表永久SX13毕业班照片（附对应姓名）永久14其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：教师发展中心分类号序号归档范围保管期限备注JX1专业技术人员分级研训材料30年2新进教师入职培训和教育教学能力测试材料30年3优秀教师开展教师论坛、教学研讨会、专题报告会、经验交流会、教学观摩展示等活动材料30年4其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：机电公共实验中心、生化实验中心分类号序号归档范围保管期限备注JX1新建实验室论证、评估、申报、审批材料永久2重点实验室建设材料永久3各类统计报表永久4实验课程总表30年5其它SW本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）永久××学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表立卷部门：网络信息中心分类号序号归档范围保管期限备注XZ1学院信息化建设总体规划材料永久XZ2校园网络扩容和技术升级材料