学校文件保密管理制度

学校文件保密管理制度学校文件保密管理工作是维护校园安全稳定、保障教育教学秩序正常运行、守护师生合法权益与学校核心发展利益的基础性、长期性工作，必须严格遵循“党管保密、依法管理、积极防范、突出重点、技管并重、精准施策”的基本原则，构建覆盖文件全生命周期、贯穿所有管理层级、联通各业务条线的闭环管理体系，从责任划分、分类定密、流转管控、存储防护、销毁处置、监督追责、宣教支撑等全环节明确标准、压实责任，坚决杜绝文件失泄密风险，为学校高质量发展筑牢安全保密防线。学校应当建立分层级、全覆盖的保密管理责任体系，将文件保密责任贯穿决策、执行、监督全流程，确保责任到岗、到人、到具体环节。学校党委对全校文件保密工作负主体责任，将保密工作纳入党委重要议事日程，每学期至少召开1次专题会议研究部署文件保密重点工作，审议保密管理制度、风险隐患排查整改方案、重大失泄密事件处置预案，统筹协调保密工作所需的人员、经费、技术装备保障；学校主要负责人是全校文件保密工作第一责任人，对保密工作负全面领导责任，应当带头执行保密管理规定，定期听取保密工作汇报，及时研究解决保密工作中的突出问题，对涉及国家秘密、工作秘密的重要文件管理工作亲自部署、亲自督办；分管保密工作的校领导是保密工作直接领导责任人，负责统筹日常保密管理体系建设，组织开展保密检查、风险排查、宣传教育、违规问题查处，督促各二级单位落实保密管理要求；其他校领导按照“一岗双责”要求，对分管领域、分管部门的文件保密工作负直接领导责任，定期对分管条线的文件管理情况开展督导检查，及时纠治违规存储、违规流转、违规处置涉密及敏感文件的问题。学校应当设立专门的保密工作委员会，作为党委领导下的保密工作议事协调机构，保密委员会主任由分管保密工作的校领导兼任，成员涵盖党委办公室、校长办公室、纪检监察机构、组织人事部门、宣传部门、教务部门、科研部门、学生工作部门、研究生工作部门、财务部门、资产部门、信息化建设部门、保卫部门、档案管理部门、学报编辑部及各二级教学科研单位主要负责人，保密委员会下设专职保密办公室，配备不少于2名专职保密干部，具体负责全校文件保密工作的日常指导、监督、检查、培训工作，建立保密工作台账，动态更新文件保密管理风险清单。各二级单位主要负责人是本单位文件保密工作第一责任人，应当指定1名兼职保密员，负责本单位各类文件的收发、登记、传阅、保管、归档、销毁等全流程管理工作，严格落实学校保密管理各项规定，定期对本单位文件管理情况开展自查，及时向学校保密办公室报送自查情况及风险隐患；各科室、教研室、科研团队负责人对本科室、本团队产生、使用、存储的各类文件负直接管理责任，应当督促所属人员严格遵守保密纪律，坚决杜绝违规复制、违规传输、违规转借涉密及敏感文件的行为；全体教职工、学生是文件保密工作的直接责任主体，对自身经手、使用、保管的各类文件负有直接保密责任，应当严格遵守保密法律法规及学校管理制度，自觉接受保密教育和监督，发现失泄密风险隐患第一时间向所在单位或学校保密办公室报告。学校应当将文件保密工作纳入各单位年度考核指标体系，纳入领导干部述职述廉内容，纳入教职工岗位聘任、职称评审、评优评先的考核范畴，纳入学生思想品德评价、评优评先、毕业鉴定的考察内容，以责任闭环倒逼管理要求落地。学校应当严格规范文件定密及分类管理工作，按照“谁产生、谁定密、谁负责”的原则，对学校履行管理职能、开展教育教学、推进科学研究、提供社会服务过程中产生的所有纸质、电子、音像、实物等形式的文件进行精准分类，明确不同类别文件的管理标准，从源头上防范“该定不定、乱定错定、低密高定、高密低定”等问题。文件分类管理应当覆盖三大类核心内容：第一类是涉及国家秘密的文件，严格对照《国家秘密及其密级具体范围的规定》，由文件产生部门提出定密申请，明确密级（绝密、机密、秘密）、保密期限、知悉范围，经学校定密责任人审核批准后，报上级保密主管部门备案，严禁任何部门和个人擅自确定、变更国家秘密文件的密级，国家秘密文件的密级、保密期限、知悉范围确需调整的，应当由原产生部门提出申请，按原审批流程报批后及时通知所有知悉范围内的单位和人员；第二类是工作秘密文件，即学校在履行公共管理及内部治理职能过程中产生的，不属于国家秘密，但若泄露会妨碍学校正常管理秩序、损害学校权益、影响校园稳定的文件，具体包括尚未公开的学校发展规划、机构调整方案、人事任免酝酿材料、职称评审过程性材料、招生考试未启用的试题试卷及评分标准、学生个人敏感信息档案、未公开的财务预决算及大额资金使用方案、安全保卫工作部署及重点防控点位信息、突发公共事件处置预案及过程性处置材料、上级部门标注“内部使用”的来文、合作单位要求保密的协议及沟通材料等，工作秘密由文件产生部门对照学校工作秘密事项清单标注“内部”标识，明确管理要求及保密期限，严禁随意扩大知悉范围；第三类是公开文件，即可面向全校师生、社会公众主动公开的文件，包括正式印发的规章制度、公开的招生政策、教学计划、非涉密的科研成果信息、面向社会公开的服务事项指南等，公开文件应当由文件产生部门进行保密审查，经宣传部门、保密办公室审核通过后，通过学校官方网站、官方公众号、公告栏等正规渠道公开，严禁将涉密、敏感内容混入公开文件发布。学校保密办公室应当每2年组织一次定密工作专项培训，对所有定密责任人、兼职保密员开展定密规范培训，动态更新国家秘密事项清单、工作秘密事项清单，明确各类文件的定密依据、管理标准，对各部门报送的拟公开文件进行保密复核，坚决杜绝涉密、敏感信息违规公开。对涉及师生个人信息的文件，包括学生学籍档案、成绩单、家庭信息、心理健康档案、受助信息、教职工人事档案、工资收入、健康信息、家庭成员信息等，应当按照个人信息保护相关法律法规要求，参照工作秘密管理标准进行管控，严禁任何部门和个人违规收集、存储、传输、买卖、泄露师生个人信息，确因工作需要查阅、调取个人信息的，应当经信息所属单位主要负责人审批，严格限定调取范围，调取的信息仅可用于审批明确的工作用途，不得挪作他用。学校应当建立覆盖文件起草、印发、收发、传阅、使用、复制、存储、归档、销毁全生命周期的流转管控机制，确保各类文件在各个流转环节全程可追溯、可管控、可核查，坚决堵住流转过程中的失泄密漏洞。在文件起草环节，起草涉密文件、工作秘密文件应当在符合保密要求的场所进行，使用学校统一配备的保密计算机及存储设备起草，严禁连接互联网及其他公共信息网络，严禁在非涉密计算机、个人笔记本电脑、个人手机、平板等设备上起草、存储涉密或敏感文件，严禁使用微信、QQ、钉钉、个人邮箱等互联网渠道传输涉密或敏感文件内容；起草过程中形成的草稿、修改稿、讨论稿、征求意见稿等过程性材料，与正式印发的文件按照同等密级进行管理，不得随意丢弃或违规留存。在文件印发环节，涉密文件应当在学校指定的保密文印点印制，严禁在非涉密打印店、互联网连接的打印机上印制涉密文件，印制过程中产生的废页、废版应当当场销毁，不得随意留存；涉密文件应当统一编号，标注份号，按照审批确定的知悉范围分发，严格履行登记手续，明确每份文件的领取人、领取时间、文件流向；工作秘密文件应当标注“内部”标识，统一编号登记，按照工作需要确定分发范围，严禁超范围印发；公开文件印发前必须严格履行保密审查程序，经起草部门负责人、保密审查人员签字确认后方可印制发布。在文件收发环节，学校机要室是涉密文件、上级来文的唯一收发入口，安排专人24小时负责机要文件的接收、登记、分发工作，收到外来涉密文件后，应当第一时间核对文件份数、份号、密级，逐件登记造册，按照文件内容和校领导批示意见，精准分发到指定承办单位和人员，严禁擅自扩大传阅范围；各二级单位兼职保密员负责本单位各类文件的收发工作，收到涉密或工作秘密文件后，应当第一时间登记，报本单位主要负责人批示后，按照批示范围组织传阅，不得擅自截留、拖延、转借文件；师生个人收到标注密级或“内部”标识的文件，应当第一时间交本单位兼职保密员登记管理，不得私自留存。在文件传阅环节，传阅涉密文件、工作秘密文件应当严格在规定的知悉范围内进行，由兼职保密员统一传递，做到“件不离人、人离件收”，严禁传阅对象将文件带出办公场所，严禁私自复印、抄录、拍照、扫描文件内容，确因工作需要摘录涉密文件内容的，应当使用学校统一配备的保密笔记本，摘录内容按照同等密级管理，不得随意记录在普通笔记本或个人电子设备中；传阅电子涉密文件应当在学校涉密内网或指定的保密信息系统中进行，严格设置访问权限，全程记录访问日志，严禁将涉密电子文件导入非涉密信息系统。在文件使用环节，查阅、使用涉密文件必须经文件管理部门负责人审批，在符合保密要求的阅文场所进行阅读、使用，使用过程中不得擅自抄录、复制，不得将文件内容告知无关人员；携带涉密文件外出参加会议、办理公务，必须经学校保密委员会审批，采取严格的保密防护措施，使用密封完好的保密文件袋包装，由2名以上工作人员共同携带，全程做到文件不离视线，严禁携带涉密文件出入公共场所、办理私人事务、参加无关活动；严禁在涉外活动、国际会议、接受媒体采访、公开发表文章、公开授课过程中引用、泄露涉密文件及工作秘密内容，确因工作需要引用相关内容的，必须按程序履行保密审查审批手续。在文件复制环节，绝密级文件严禁任何形式的复制，机密级、秘密级文件确因工作需要复制的，必须经文件原制发单位或学校保密委员会审批，严格履行登记手续，在学校保密文印点进行复制，复制的文件标注与原件相同的密级、份号，按照原件的管理要求进行管控，复制件使用完毕后应当及时交回文件管理部门统一处置，不得私自留存；工作秘密文件确需复制的，应当经本单位主要负责人审批，严格控制复制份数，逐份登记去向，严禁超范围复制、发放。在文件存储环节，纸质涉密文件、工作秘密文件应当存放在配备密码锁的保密柜中，保密柜应当放置在具备防盗、防火、防潮、防窃听、防窃照条件的机要室或阅文室内，由专人负责管理，做到人走柜锁；电子涉密文件应当存储在涉密计算机、涉密移动存储介质中，涉密计算机严禁连接互联网及其他公共信息网络，严禁接入无线鼠标、无线键盘、无线网卡等无线设备，涉密移动存储介质严禁在非涉密计算机、连接互联网的计算机上使用，必须统一编号、登记造册，做到专人专用；工作秘密电子文件应当存储在学校内部办公系统指定的加密存储空间内，严禁存储在个人云盘、互联网邮箱、个人手机、个人U盘等非安全存储介质中；存储文件的计算机及信息系统应当按照国家网络安全等级保护要求，安装杀毒软件、防火墙、入侵检测系统，定期开展系统升级、病毒查杀、漏洞修复，严防网络攻击、信息窃取。在文件归档环节，各类文件办理完毕后，承办人员应当及时将文件的正本、草稿、领导批示、过程性材料等整理齐全，交本单位兼职保密员或学校档案管理部门归档，涉密文件归档应当严格按照涉密档案管理规定进行，单独存放于涉密档案库房，严格执行涉密档案查阅审批程序，严禁将涉密文件作为普通档案归档或随意处置；工作秘密文件归档应当标注“内部”标识，明确查阅权限；公开文件按照普通档案管理规定归档管理。在文件销毁环节，涉密文件、工作秘密文件不得随意丢弃、不得作为废品出售、不得擅自粉碎销毁，应当由各单位兼职保密员定期收集，逐件登记造册，经本单位主要负责人审核、学校保密办公室审批后，统一送至指定的涉密文件销毁场所，由2名以上工作人员监销，确保文件完全销毁、无法恢复，严禁任何个人私自销毁涉密或工作秘密文件；存储过涉密信息的计算机硬盘、移动存储介质、光盘等存储设备，确需报废的，应当经学校保密办公室审批后，采取物理粉碎、消磁等方式彻底销毁信息，严禁随意丢弃或转售。学校应当强化重点领域、关键场景的文件保密管理，紧盯招生考试、科研管理、对外交流合作、信息化平台管理、毕业季及重要时间节点等失泄密高风险场景，细化专项管理措施，补齐保密管理短板。在招生考试领域，学校招生工作部门应当严格落实国家教育考试保密管理规定，对命题、试卷印制、运输、保管、评卷、成绩发布等全流程的文件、材料进行严格保密管理，命题人员应当签订保密承诺书，实行入闱封闭管理，严禁在命题过程中使用个人通讯设备，严禁泄露命题内容、试题方向；试卷存放必须使用符合国家标准的保密室，安排2名以上工作人员24小时双人双锁值守，安装全覆盖的视频监控系统，监控录像保存时间不少于6个月；评卷过程中严格管控评分标准、考生答卷、成绩数据等敏感材料，严禁工作人员擅自泄露考生成绩、评分细节，成绩数据存储应当采取加密防护措施，严禁违规导出、传播考生成绩信息。在科研管理领域，科研管理部门应当对涉密科研项目的申报材料、研究数据、实验记录、阶段成果、结题报告等文件进行全流程保密管理，涉密科研项目必须在涉密场所开展研究，使用涉密计算机及存储设备处理项目相关数据，严禁将涉密科研数据、研究成果接入互联网或对外公开发表，参与涉密科研项目的人员必须签订保密承诺书，严格遵守科研保密规定，不得在公开的学术会议、论文、社交媒体中泄露涉密科研内容；对涉及敏感研究方向、合作方要求保密的非涉密科研项目，参照工作秘密管理要求，严格管控研究数据、核心技术方案、合作协议等材料，严禁违规对外披露核心研究信息。在对外交流合作领域，开展国际学术会议、涉外合作办学、境外访问交流、外籍教师聘任等工作时，应当建立对外提供材料的保密审查机制，所有拟向外方提供的文件、材料、数据必须经过保密审查，严禁将涉密文件、工作秘密、敏感数据提供给外方人员；安排境外人员参观访问校园、实验室时，应当严格划定参观路线，严禁境外人员进入涉密场所、接触涉密文件及敏感材料，严禁未经审批允许境外人员拍照、录像、获取内部文件材料。在信息化平台管理领域，学校信息化建设部门应当对校园官网、官方新媒体平台、内部办公系统、教学平台、科研平台、邮件系统等各类信息平台建立常态化的内容保密审查机制，安排专人负责平台发布内容的保密审核，对平台存储的各类文件进行分级分类管理，严格设置访问权限，定期开展网络安全风险排查，防范黑客攻击、数据泄露风险；内部办公系统应当启用双因素认证，对敏感文件的访问、下载、传输行为全程留痕，发现异常访问行为第一时间预警处置；严禁在学校各类公开的信息平台、公共网盘、教学直播课堂中发布、传输涉密文件及工作秘密内容。在重要时间节点管理中，学校在开学季、毕业季、重大考试、重要会议、校庆等重要时间节点，应当提前开展文件保密专项检查，督促各部门管好各类文件材料，尤其是毕业季要督促毕业生及时清退在校期间经手的涉密、内部文件，交回使用的涉密存储设备，签订毕业保密承诺书，防止毕业生离校时违规带走、留存涉密或敏感文件；对离退休、调离学校的教职工，应当在办理离职手续前，督促其清退所有经手的涉密文件、内部文件及涉密存储设备，经所在单位、保密办公室核查确认无遗留问题后，方可办理离职手续。学校应当建立常态化的保密监督检查、风险排查与应急处置机制，对文件保密管理制度执行情况进行动态监督，及时发现、整改失泄密风险隐患，妥善处置各类失泄密事件。学校保密办公室应当每季度开展一次文件保密工作常规检查，每半年联合纪检监察、档案、信息化、保卫等部门开展一次全校性的保密专项检查，重点检查各单位文件收发登记是否规范、涉密文件存储是否符合要求、是否存在违规传输涉密及敏感文件行为、涉密计算机是否违规连接互联网、文件销毁是否履行审批手续、兼职保密员是否履行管理责任等，对检查中发现的问题建立问题台账，明确整改责任单位、整改时限，实行销号管理，对整改不到位的单位进行通报批评，约谈单位主要负责人。各二级单位应当每月开展一次文件保密自查，重点排查本单位文件管理中的薄弱环节，对发现的问题立即整改，自查情况及时报送学校保密办公室。学校应当建立保密监督举报渠道，在官方网站、办公平台公布保密举报电话、邮箱，鼓励师生员工对违规处理涉密、敏感文件的行为进行举报，对举报线索及时核查处置，对查证属实的按照规定给予举报人奖励。针对失泄密事件，学校应当制定专项应急预案，明确失泄密事件的分级标准、处置流程、责任分工，发生涉密文件、工作秘密文件丢失、被盗、违规泄露等情况时，发现人应当第一时间向本单位负责人及学校保密办公室报告，保密办公室接到报告后应当立即启动应急预案，第一时间采取补救措施，查清泄密文件的密级、内容、涉密范围、泄密渠道，及时控制知密范围，通知可能涉及的单位做好防范工作，按照规定向上级保密主管部门报告，严禁迟报、瞒报、漏报失泄密事件；对发生的失泄密事件，学校纪检监察部门应当第一时间介入调查，厘清责任主体，对责任单位及责