履约检查实施方案

履约检查实施方案一、总则1.1目的与依据合同签订只是风险转移的开始，真正的履约风险集中在合同执行过程中——进度滞后、质量缺陷、分包失控、支付错位等问题一旦在结算或争议阶段才暴露，追索成本将成倍放大。为在合同履约全过程中实现风险早发现、早预警、早处置，依据《中华人民共和国民法典》合同编、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例，以及本单位《合同管理办法》（制度编号以本单位最新发布版本为准），制定本方案。1.2适用范围•本单位作为签约方的工程建设类、货物采购类、服务类合同，单个合同金额50万元以上或履约期超过6个月的，必须纳入履约检查范围；•金额50万元以下且履约期6个月以内的合同，可由合同承办部门自查，法务部门按不低于20%比例抽查；•框架协议项下的每次订单执行情况纳入对应框架协议的履约检查范围。1.3检查原则•全过程覆盖：从合同生效到质保期届满，节点检查与随机抽查结合；•分级管理：按合同金额与风险等级确定检查频次和深度；•问题闭环：每次检查形成书面记录，问题整改实行销号管理，未闭环不归档。二、组织机构与职责2.1履约检查领导小组成立履约检查领导小组，负责重大事项决策与资源保障：•组长：分管副总经理，负责审定年度检查计划、批准重大违约处置方案；•副组长：法务合规部负责人，负责组织具体实施、审核检查报告；•成员：合同承办部门、财务部、质量/工程管理部门、审计部各派1名代表。领导小组每季度召开1次例会，会后2个工作日内下发会议纪要，纪要中每项决议须明确责任人和完成时限，由法务合规部跟踪至闭环。2.2职责分工部门职责关键交付物时限要求合同承办部门日常履约跟踪、首查、信息报送履约月报每月5日前报送上月情况法务合规部组织节点检查与专项检查、违约认定、发函索赔检查报告、违约通知函检查结束后5个工作日内出具报告财务部付款条件与账期核对、支付与履约匹配性核查付款核对表每次付款前3个工作日完成质量或工程管理部门质量类指标实测实量、隐蔽工程见证检测数据、见证记录现场检查当日完成审计部对检查工作本身进行再监督、复核问题整改审计意见每半年1次三、合同分级与检查频次3.1风险分级标准按「金额+风险」双维度将合同分为三级，级别越高检查越密：等级判定标准检查方式与频次A级（重点）合同金额500万元以上，或涉及安全生产、主体结构质量、公共利益，或首次合作供应商节点检查（开工/到货/验收/结算4个节点各1次）+每月1次随机抽查+不少于30%的现场实查B级（常规）合同金额100~500万元，或有履约记录的合作方开工、验收2个节点各检查1次+每季度1次抽查C级（一般）合同金额50~100万元验收节点检查1次+承办部门月度自查合同履行中出现以下任一情形的，检查等级自动上调一级：进度滞后超过计划工期10%；发生2次以上质量整改通知；供应商被列入经营异常名录；承办部门报送的月报连续2期缺失或内容明显失真。3.2检查计划编制法务合规部于每年12月31日前，根据在履合同台账编制次年《履约检查年度计划》，明确每份合同所属等级、检查节点、检查组构成和责任人，报领导小组组长审批后执行。年度内新增合同，由承办部门在合同生效后10个工作日内报法务合规部补入计划。四、检查内容与检查要点履约检查的核心不是核对文字，而是核实「合同约定」与「现场实际」之间的偏差，因此每一项检查都必须落到可量化的证据上。4.1进度履约检查•核对实际形象进度与合同约定里程碑节点：以合同附件《进度计划表》为基准，实测完成量，滞后5%以内视为可接受波动，滞后5%~10%触发黄色预警（要求供应商5个工作日内提交赶工方案），滞后超过10%触发红色预警（启动违约处置程序，见第7章）；•核查人员到位情况：将现场实际到岗人员与投标承诺清单比对，项目经理、总监理工程师等关键岗位人员缺岗的，要求3个工作日内补齐并提供书面说明，无故缺岗累计超过10个工作日的按合同约定扣减履约保证金；•核查材料设备到场计划：到场时间滞后关键线路材料计划7天以上的，认定对总工期构成实质影响。4.2质量履约检查•工程类合同：实测实量混凝土强度回弹值、钢筋保护层厚度、几何尺寸偏差等，允许偏差以合同技术条款和《混凝土结构工程施工质量验收规范》（GB50204，以现行有效版本为准）为准；对关键隐蔽工程（防水、钢筋绑扎、管线预埋）实行影像留证，隐蔽前照片须带日期水印并归档；•货物类合同：按合同约定的抽样比例（无约定时按不低于该批次数量的5%且不少于3件）开箱检验，核对规格、型号、合格证、检测报告与合同技术参数的一致性；•服务类合同：以服务水平协议（SLA）指标为准，如系统运维类核查故障响应时间、解决时间是否达到合同约定值，未达标次数按合同约定的阶梯扣款。4.3付款与财务履约检查•核对付款节点触发条件是否真实成就：付款前由承办部门出具履约证明材料（如形象进度确认单、到货验收单），财务部据此核对，任何情况下不得凭发票单独付款；•核查是否存在超付：累计已付金额与已完成工作量价值之比超过合同约定的进度付款上限（通常为已完成产值的70%~85%，以合同约定为准）的，冻结后续付款；•核查对方开具发票的税率、品名与合同是否一致，不一致的暂不付款并要求换开。4.4分包与转包检查•核对现场实际作业人员、机械与合同约定的一致性，重点识别「由他人实际施工」「关键人员与合同主体不存在劳动关系」等转包挂靠迹象；•合同明确禁止转包的，一经查实必须立即书面通知解除或按合同追责，同时将违约行为记入供应商履约评价档案；严禁以「已口头警告」代替书面处理——口头警告在争议中不构成有效证据。4.5变更与签证检查•任何合同变更（工期、价款、范围）必须有书面补充协议，累计变更金额达到原合同价款10%或50万元（取较低者）时，必须重新履行内部审批程序；•严禁以会议纪要、口头指令代替书面变更文件；确因紧急情况先实施的，必须在实施后7个工作日内补签书面确认，逾期未补签的由承办部门负责人承担相应责任。五、检查实施流程5.1计划准备（检查前5个工作日）1.法务合规部发出《履约检查通知》，明确检查时间、范围、需供应商准备的材料清单（合同台账、进度报告、验收记录、检测报告等）；2.检查组调取该合同全部资料，列出预查疑点清单（如上期检查未闭环问题、月报异常数据）；3.A级合同现场检查前，检查组内部召开30分钟碰头会，分工到人。5.2现场检查（1~3个工作日）1.资料核对：逐项比对检查表所列条目，缺失或矛盾项当场记录；2.实物核验：按第4.2条要求实测实量或抽样开箱；3.访谈：至少访谈项目经理/负责人、1名现场作业人员、1名我方驻场代表，三方陈述交叉验证；4.检查结束当日召开现场通报会，向供应商口头通报发现的问题，避免事后争议「未告知」。5.3报告与整改（检查后10个工作日内闭环）1.检查组在检查结束后5个工作日内出具《履约检查报告》，问题按「一般问题/重大问题」分类，逐项写明事实、合同依据条款、整改要求和时限；2.供应商在收到报告后5个工作日内提交书面整改方案；3.法务合规部对整改结果逐项销号：资料类问题核验书面证据，实物类问题现场复核；4.整改到期未完成的，升级至领导小组，按第7章违约处置程序办理。六、检查证据与档案管理•每次检查形成「一单一报告一照片」：检查记录表、检查报告、现场影像资料，三者在检查结束后10个工作日内归入合同履约档案；•影像资料保留原始文件，不得裁剪、调色，命名规则为「合同编号-检查日期-序号」；•履约档案保存期限与合同本身一致（不少于10年，涉诉合同至案件终结后5年）；•所有检查结论必须以可核验证据支撑，不得以「据反映」「感觉」等表述作为认定依据。七、违约认定与处置违约处置是履约检查的最终威慑手段，处置必须以合同条款和书面证据为依据，按严重程度分级启动，防止「小事拖大、大事拖炸」。7.1分级处置级别判定标准启动权限处置措施一般违约单项指标轻微偏差，如进度滞后5%~10%、一般质量整改、发票品名不符法务合规部负责人书面《整改通知函》，限期5~15个工作日整改，扣减相应进度款或履约保证金严重违约进度滞后超10%、关键岗位人员长期缺岗、2次以上同类问题重复发生、隐蔽工程未经验收擅自覆盖分管副总经理发《违约告知函》并计收违约金，暂停付款，约谈供应商法定代表人，必要时要求更换项目经理或增补资源根本违约转包挂靠、以次充好、拒不整改超过30日、擅自停工、丧失履约能力（如被列为失信被执行人）领导小组组长发《解除合同通知书》或依合同申请仲裁/诉讼，没收履约保证金，启动备选供应商承接方案，同步向领导小组通报并留档用于供应商准入评价7.2证据保全要求启动严重及以上违约处置前，必须完成证据固定：对现场状况拍照录像（带时间水印）、对相关人员进行书面谈话记录并由本人签字、封存关键实物或文件。严禁在证据固定前发出解除通知——仓促解约而证据不足，将在仲裁或诉讼中陷入被动，甚至被反诉违约。7.3履约风险传导阻断典型风险演化路径为：进度滞后→供应商资金链紧张→停工或降低材料标准→质量缺陷→验收不通过→拒付引发争议。阻断点设置在最早环节：•进度滞后超5%即发预警函并要求提交赶工方案（阻断第一环）；•预警后10个工作日无实质改善的，财务部暂缓支付后续进度款（阻断资金外流风险，避免「钱付了活没干完」）；•供应商出现停工、工人讨薪、供应商起诉等资金链断裂迹象的，立即启动应急预案：由领导小组3个工作日内决定是否引入备选供应商接管剩余工作量，并同步对已完成部分进行实测确认，形成双方签认的《已完成工作量确认单》，为后续结算和索赔留存依据。八、监督考核与持续改进•审计部每半年对履约检查工作本身进行1次复核，重点检查：应查未查的合同、检查记录与现场实际不符的问题、整改销号流于形式的情况；•将履约检查质量纳入合同承办部门和法务合规部年度考核：因检查缺位导致损失扩大的，按本单位《问责管理办法》追究相应责任；•法务合规部每年1月底前汇总上年度检查数据（问题总数、按类型分布、整改闭环率、复发率），形成《履约检查年度分析报告》，提炼高频问题反哺下一年的合同文本条款和供应商准入标准，形成PDCA闭环；•供应商履约评价结果（优/合格/不合格）作为次年招标资格审查和评分依据，连续2次评价不合格的列入不予合作名单。附件附件1：履约检查记录表（样表）序号检查项合同约定内容现场实际情况证据编号结论（符合/不符合）整改要求与时限1形象进度如：主体结构5月底封顶2关键岗位人员如：项目经理张某某在岗3材料到场4质量实测5已付款与产值匹配6分包合规性检查人（签字）：＿＿＿＿＿供应商代表（签字）：＿＿＿＿＿检查日期：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日附件2：履约问题整改销号台账（样表）问题编号来源检查问题描述责任部门/供应商整改时限整改证据复核人销号日期附件3：应急联络通讯录（样表）角色姓名职务联系电话职责领导小组组长张某某（占位）分管副总经理138******重大违约处置决策法务合规部联络人李某某（占位）部门负责人139******检查组织、函件发出承办部