2026年单位物资采购询价定价方案及流程

2026年单位物资采购询价定价方案及流程为规范2026年度单位物资采购询价定价行为，压缩采购成本，防范廉政风险，保障采购物资质量与供应时效，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》及单位内部《采购管理办法（2025修订版）》相关规定，结合2026年度预算安排与物资需求特点，制定本方案及流程，适用于单位本部及下属全资子公司年度预算内单次采购金额在10万元（含）以上、属地财政部门规定的公开招标限额（当前货物、服务类为200万元，不含）以下的货物类、服务类物资采购，单次采购额10万元以下的零星采购参照执行，工程类物资采购另行制定专项规则。一、询价定价基本原则（一）质量优先原则。坚持“质量第一、性价比最优”导向，严禁将最低价作为唯一成交判定标准，同价位下物资质量评分占比不低于40%，所有采购物资必须符合国家强制性标准及行业规范，涉及安全、健康的物资需取得国家级认证资质。（二）成本管控原则。建立全周期成本管控机制，单批次采购询价定价后较预算指导价降幅不低于5%（特殊定制化物资除外），年度同品类累计采购成本较2025年度同口径下降3%以上，成本管控成效纳入采购部门年度绩效考核指标，权重占比25%。（三）公开透明原则。所有询价环节全程留痕，纸质、电子、影像档案保存期限不低于15年，单次采购额100万元以上的项目档案永久保存；成交结果在单位内部采购平台、官方网站同步公示，公示期不少于3个工作日，接受全体职工监督。（四）时效保障原则。常规物资询价定价全周期不超过7个工作日（从需求提报审批通过到成交通知书发出），应急物资询价定价不超过2个工作日，因特殊情况需延长周期的，需提前向需求部门出具书面说明，延长期限不得超过3个工作日。（五）公平公正原则。对所有参与报价的供应商一视同仁，不得设置倾向性、排他性参数或资格条件，需求部门提交的技术参数中“必须满足项”占比不得超过参数总条数的60%，严禁指定品牌、型号或供应商。二、组织架构及职责分工（一）询价定价工作组。成立由单位分管行政后勤的副职领导任组长，采购部、财务部、资产管理部、纪检监察室各1名专职人员为常设成员的询价定价工作组，单次采购额50万元（含）以上的货物类项目、30万元（含）以上的服务类项目，需从属地公共资源交易中心专家库随机抽取1名对应品类的中级以上职称专家加入工作组，专家抽取时间为评审前1个工作日，专家劳务报酬按属地财政部门规定标准执行（高级技术职称专家2000元/次，中级技术职称专家1500元/次，专家到场交通费用据实报销）。工作组主要职责为：审定询价文件、组织评审、确定成交候选人、处理询价过程中的异议、协调解决重大问题。（二）各部门职责1.采购部：为询价定价工作牵头部门，配备3名专职采购专员（其中1名持有中级采购师职业资格证书，1名持有注册造价师<安装方向>职业资格证书），具体负责供应商库建设与维护、询价文件编制、供应商抽取、报价收集、比价分析、合同签订、履约验收组织、档案整理等全流程工作，每季度末向工作组提交采购运行分析报告。2.财务部：负责预算合规性审核、预算指导价核定、资金支付审核等工作，在收到采购部提交的需求申请后1个工作日内完成预算校验，结合上一年度同品类采购均价、国家统计局公布的对应品类PPI/CPI同比涨跌幅核定预算指导价，其中生产资料类物资按PPI同比涨幅±2%浮动核定，生活消费类物资按CPI同比涨幅±1.5%浮动核定。3.资产管理部：负责采购物资的入库登记、资产台账更新、定期盘点等工作，参与物资质量验收，对验收合格的物资及时录入资产管理系统，做到账实相符。4.纪检监察室：负责询价定价全流程监督，包括参数审核、供应商抽取、评审过程、结果公示、履约验收等环节，每季度抽查不低于当季度30%的采购项目，发现违规线索在3个工作日内启动核查，对相关责任人按规定追责。5.需求部门：负责提交精准、完整的采购需求，包括物资名称、规格参数、数量、使用场景、质量标准、售后服务要求等，对需求的合理性、非排他性负责，需求文件需经部门主要负责人签字确认后提交采购部，参与本部门需求相关的质量验收工作。三、前期准备工作流程（一）需求提报与审核。需求部门根据年度预算及实际工作需要，提前5个工作日提交《物资采购需求申报表》，明确“必须满足项”“优先满足项”参数，其中“必须满足项”不得设置与物资功能无关的指标，不得通过限定参数细节指向特定品牌。采购部收到需求后2个工作日内完成参数合规性审核，发现存在倾向性条款的，退回需求部门修改，累计退回2次以上的，对需求部门予以通报批评。（二）预算指导价核定。采购部将审核通过的需求提交财务部，财务部在1个工作日内完成预算校验，核定预算指导价并反馈采购部，预算指导价为本次采购的最高限价，所有供应商报价不得超过该价格，否则按无效报价处理。（三）供应商预选与抽取1.供应商库建设。采购部按品类建立动态供应商库，涵盖办公设备、IT耗材、劳保用品、物业服务、维修服务、办公家具、会议服务、印刷服务、消防器材、医疗器械、清洁用品、宣传物料等12个常用品类，每个品类入库供应商数量不得少于8家，其中本地注册、有固定经营场所的供应商占比不低于60%，保障供应与售后时效。入库供应商需满足以下条件：（1）具备独立法人资格，货物类供应商注册资本不低于100万元，服务类供应商注册资本不低于50万元；（2）近3年无重大违法失信记录，以“信用中国”“中国政府采购网”查询结果为准；（3）具备对应品类的经营资质与服务能力，涉及特种作业、医疗器械、消防设备等品类的，需取得相应的行政许可或认证证书；（4）能够开具正规增值税专用发票，税率符合国家税务总局相关规定；（5）近2年无重大产品质量问题或履约违约记录。2.供应商动态管理。供应商库每季度更新1次，对连续2次报价高于市场均价15%以上、履约验收不合格、售后服务不达标或存在围标串标嫌疑的供应商，直接清出供应商库，且1年内不得重新申请入库；对连续3次参与报价未成交的优质供应商，下次同品类询价时优先抽取。每年度末对所有入库供应商进行信用评价，评价得分前20%的供应商纳入“优质供应商名录”，享受评审加3分的优待。3.询价供应商抽取。每次询价前1个工作日，由采购部专员在纪检监察室全程监督下，从对应品类供应商库中通过随机数生成器抽取不少于5家供应商参与报价，其中至少包含1家近6个月内未参与过本单位同品类询价的供应商，防止形成围标圈子。抽取结果由采购部、纪检监察室双方签字确认后留存，抽取的供应商因特殊原因无法参与报价的，按抽取顺序依次递补，确保有效参与报价的供应商不少于5家。四、询价文件编制与发布流程（一）询价文件编制。采购部根据需求部门提交的参数、财务部核定的预算指导价编制询价文件，内容包括：（1）采购项目概况，含项目名称、采购数量、交货/服务地点、交货/服务期限；（2）技术参数要求，明确标注“必须满足项”“优先满足项”；（3）供应商资格要求；（4）报价要求，明确报价为含税全包价，包含运输、安装、调试、质保、税费、售后服务等所有费用，不得另行设置加价条款；（5）报价截止时间与递交方式；（6）评审细则与成交判定标准；（7）合同主要条款，含付款方式、违约责任、质保要求等；（8）其他需要说明的事项。询价文件需经需求部门、财务部、纪检监察室共同审核签字后生效，审核周期不超过1个工作日。（二）评审细则设置。评审采用百分制，具体分值构成如下：1.价格分（40分）：采用低价优先法计算，即满足询价文件所有实质性要求的最低有效报价为评审基准价，得40分；其他供应商的价格分=（评审基准价÷供应商有效报价）×40，得分保留2位小数。报价低于预算指导价80%的，供应商需在评审时提供成本构成说明，无法证明报价合理性的，按无效报价处理，防止恶意低价竞争。2.质量分（35分）：“必须满足项”全部达标的得20分，每有1项不达标直接作废标处理；“优先满足项”每满足1项加2分，最多加10分；提供国家级检测机构出具的产品质量检测报告的得5分，提供省级检测机构报告的得3分，无检测报告的不得分。3.服务分（15分）：质保期满足询价文件最低要求（货物类不少于1年，服务类不少于6个月）的得5分，每延长6个月加2分，最多加6分；本地供应商承诺2小时内响应、48小时内上门服务的得2分，外地供应商承诺4小时内响应、72小时内上门服务的得1分，否则不得分；提供免费操作培训服务的得2分。4.履约能力分（10分）：近3年承担过同类项目业绩（单个合同额不低于本次采购额的50%）的，每提供1份有效合同得2分，最多得6分；具备完善的售后服务体系（有专门的售后部门、售后人员配置方案）的得2分；企业信用等级为AAA的得2分，AA的得1分，A及以下不得分。（三）询价文件发布。采购部在1个工作日内将审核通过的询价文件以电子邮件、加密电子文档或书面送达的方式发送给抽取的供应商，所有发送渠道需留存送达凭证（电子邮件已读回执、书面送达签收记录、即时通讯软件已读截图等），确保供应商及时收到。询价文件发出后，如需澄清或修改的，需在报价截止时间至少1个工作日前以书面形式通知所有已获取询价文件的供应商，澄清或修改内容作为询价文件的组成部分，具有同等法律效力。五、报价收集与评审流程（一）报价收集。供应商需在报价截止时间前将密封的纸质报价文件或加密电子报价文件递交至采购部指定地点/邮箱，报价文件需加盖供应商公章及法定代表人（或授权委托人）签字，附资质证明文件、技术响应表、售后服务承诺、业绩证明等材料。报价由采购部2名专职专员共同收集，纪检监察室全程监督，截止时间后收到的报价一律拒收，报价文件存入保密柜/加密文件夹，任何人不得在开封前查阅报价内容。（二）报价开封与初审。报价截止时间后1个工作日内，在单位采购评审室进行公开开封，询价工作组全体成员到场，纪检监察室现场监督。开封后首先进行符合性初审，审查内容包括：（1）供应商资质是否符合询价文件要求；（2）报价是否超过预算指导价；（3）是否满足所有“必须满足项”参数要求；（4）报价文件是否按要求签字盖章；（5）是否存在围标串标情形（不同供应商报价文件内容雷同率超过30%、报价呈规律性等差/等比变化、报价文件由同一单位或同一人编制的，均认定为围标串标）。初审不合格的供应商作无效报价处理，由工作组出具书面说明并签字确认。初审合格的供应商数量不得少于3家，少于3家的，需重新组织询价，重新询价后仍少于3家的，经工作组组长批准，可转为竞争性谈判或单一来源采购，并留存书面说明材料。（三）详细评审。工作组对初审合格的供应商报价文件按照评审细则逐项打分，所有成员独立评分，不得相互串通，评分过程全程录音录像。统计得分时去掉一个最高分、一个最低分，取剩余分数的平均值为供应商最终得分，得分保留2位小数。按最终得分从高到低排序，确定第一成交候选人、第二成交候选人；得分相同的，报价较低的优先；得分且报价均相同的，质量分较高的优先。评审结束后，工作组全体成员在评审记录上签字确认，评审记录及打分表留存归档。（四）结果公示与异议处理。评审结束后1个工作日内，采购部将成交结果在单位内部采购平台、官方网站公示，公示内容包括：项目名称、成交供应商名称、成交金额、主要成交标的参数、得分排名、异议受理部门及联系方式。公示期为3个工作日，公示期内有异议的，异议人需以书面形式提交纪检监察室，并提供相关证明材料，纪检监察室在3个工作日内完成核查并出具书面答复，异议成立的，重新组织评审；异议不成立的，书面告知异议人。六、定价确认与合同签订流程（一）定价审批。公示无异议后，采购部在2个工作日内编制《询价定价结果审批表》，附评审记录、公示情况说明等材料，报单位主要负责人审批，审批通过后出具《成交通知书》，1个工作日内送达成交供应商，同时通知未成交供应商。（二）合同签订。成交供应商收到成交通知书后10个工作日内，与采购部签订正式采购合同，合同内容需与询价文件、报价文件的实质性内容一致，不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议。合同需明确以下核心条款：（1）物资参数、数量、质量标准；（2）交货/服务时间、地点；（3）合同金额及付款方式：货物类项目货到验收合格后付90%，质保期满无质量问题付清10%尾款；服务类项目按季度结算，每季度验收合格后付当季度费用的90%，合同期满无质量问题付清10%尾款；（4）质保期及售后服务要求；（5）违约责任：供应商逾期交货/提供服务的，每日按合同额的0.5‰支付违约金，逾期超过7天的，采购方有权解除合同，供应商需赔偿合同额5%的违约金；物资质量不合格的，供应商需在3个工作日内更换合格产品，逾期更换的按逾期交货处理，造成损失的承担全部赔偿责任；（6）争议解决方式，优先采用协商方式解决，协商不成的向单位属地人民法院提起诉讼。合同需经法务专员审核、财务部复核、纪检监察室备案后，由双方法定代表人或授权委托人签字盖章生效。七、履约验收与档案管理流程（一）履约验收。供应商按合同约定完成交货或服务后，向采购部提交验收申请，采购部在3个工作日内组织验收，由需求部门、资产管理部、纪检监察室共同参与，涉及专业技术较强的项目，邀请外部专家参与验收。验收人员对照合同约定的参数、数量、质量标准逐项核验，填写《采购项目验收单》，所有参与验收人员签字确认，验收合格的，方可办理入库或费用结算手续；验收不合格的，出具《整改通知书》，要求供应商在规定期限内整改，整改后重新验收，仍不合格的，按合同约定追究违约责任。（二）档案管理。采购部在项目完成后10个工作日内完成档案整理，将需求申报表、预算审核表、询价文件、供应商报价文件、评审记录、公示材料、成交通知书、合同、验收单、发票复印件等所有相关资料整理归档，纸质档案由采购部、单位档案室各存1份，电子档案同步上传至采购管理信息化系统，档案保存期限不低于15年，单次采购额100万元以上的项目档案永久保存。档案查阅需履行审批手续，严禁私自复制、泄露采购信息。八、特殊情形处理规则（一）应急采购。发生自然灾害、突发公共事件、设备故障紧急抢修等紧急情况，无法按常规流程开展询价的，由需求部门提交《应急采购申请单》，经单位主要负责人签字批准后，可直接从供应商库中选取3家以上供应商开展应急询价，询价可采用电话、微信、视频等方式，但需全程留存沟通记录、报价凭证，事后3个工作日内补办完整采购手续。应急采购单次金额不得超过20万元，年度累计不得超过50万元，超出限额的需按规定履行审批程序。（二）单一来源采购。符合下列情形之一的，可采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的，如拥有专利的专有产品、定制化且仅1家供应商可生产的物资；（2）发生不可预见的紧急情况，无法从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求，需继续从原供应商处添购，且添购金额不超过原合同采购金额10%的。单一来源采购需由需求部门提出申请，采购部组织3名以上专家进行论证，纪检监察室审核后，报单位领导班子集体研究批准，定价时通过成本核算、市场调研等方式确认价格合理性，论证记录、审批记录全程留痕。（三）零星采购。单次采购额10万元以下的零星物资采购，由需求部门提交采购申请，采购部从供应商库中选取不少于3家供应商报价，比价后确定成交供应商，流程可适当简化，但需留存报价记录、验收记录、付款凭证等资料，每季度末由采购部汇总后报财务部、纪检监察室备案。九、2026年度重点管控品类及工作目标结合2026年度采购预算安排，重点对以下5类物资的询价定价进行管控，明确量化目标：（一）办公设备类：涵盖台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、投影仪等，年度预算额约180万元，询价定价目标为：同配置设备采购均价较2025年度下降4%，产品质量合格率100%，本地化售后响应时效不超过24小时，国产化设备占比不低于70%。（二）IT耗材类：涵盖硒鼓、墨盒、打印纸、U盘、移动硬盘等，年度预算额约75万元，询价定价目标为：同品类耗材均价较2025年度下降5%，国产化率达到80%以上，质量合格率100%，供货时效不超过2个工作日。（三）劳保用品类：涵盖工作服、安全帽、防护手套、防护口罩、绝缘鞋等，年度预算额约60万元，询价定价目标为：全部符合国家最新劳动防护用品标准，质量合格率100%，采购成本较2025年度下降3%，供货时效不超过3个工作日。（四）物业服务类：涵盖办公区保洁、保安、绿植养护、设施设备日常运维等，年度预算额约320万元，询价定价目标为：服务满意度达到95%以上，人员到岗率100%，采购成本较2025年度下降2%，每季度考核不合格的扣减对应比例服务费。（五）维修服务类：涵盖办公设备维修、网络维护、水电维修、办公家具维修等，年度预算额约45万元，询价定价目标为：响应时效不