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文档简介

财务报销管理实施细则1总则1.1目的为规范公司财务报销管理,明确报销流程及审批权限,保障资金安全,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规,结合公司实际经营情况,制定本细则。1.2适用范围本细则适用于公司总部及所属各分公司、全资子公司、控股子公司(以下统称“各单位”)全体在职员工(含正式员工、劳务派遣人员、实习人员),以及经各单位批准因公支出的外部协作人员、特聘人员等。1.3基本原则1.3.1真实性原则:报销业务必须真实发生,与公务活动直接相关,严禁虚构业务、伪造票据、虚报冒领。1.3.2合法性原则:报销所使用的票据及相关凭证必须符合国家税收征管、财务会计等法律法规的规定,严禁使用假发票、不合规票据报销。1.3.3相关性原则:报销支出必须与报销人员的本职工作、单位经营管理活动直接相关,私人消费、与公务无关的支出一律不予报销。1.3.4及时性原则:报销业务必须在规定时限内提交申请,逾期未报销且无正当理由的,财务部门不予受理。1.3.5效益性原则:各项支出必须厉行节约,严格执行预算标准,反对铺张浪费,优先保障核心业务支出,提高资金使用效益。1.3.6权责对等原则:各审批环节负责人对其审核内容的合规性、真实性负责,承担相应的审核责任。2职责划分2.1经办人职责2.1.1负责核实支出业务的真实性,确保支出事项符合公务需求及单位相关规定,不存在虚构业务、扩大支出范围等情形。2.1.2负责取得并整理合法、合规、完整的原始凭证,对票据的真实性、合法性、完整性、准确性负责,严禁篡改票据、使用虚假票据。2.1.3负责准确填写报销单据,明确注明支出事由、发生时间、地点、金额、附件张数等核心信息,签字确认报销内容的真实性。2.1.4负责按照规定的审批流程逐级提交报销申请,及时补充财务部门要求的佐证材料,配合财务部门的审核、质询及核查工作。2.1.5对报销款项的实际用途负责,确保款项全部用于申报的公务支出,不得截留、挪用报销款项。2.2部门负责人职责2.2.1负责审核本部门报销业务的真实性、必要性,确认支出事项属于本部门职责范围,符合部门工作安排及经营计划。2.2.2负责审核支出是否符合部门预算安排,超预算或无预算支出需督促经办人提前办理预算调整审批手续,未经批准的超预算支出不予审核通过。2.2.3负责审核报销凭证的完整性、规范性,确认支出金额与实际发生额一致,不存在虚报、多报情形。2.2.4对本部门报销业务的整体合规性负责,督促经办人及时完成报销、整改审核中发现的问题,配合财务部门开展报销检查工作。2.2.5部门负责人本人发生的报销业务,需由其直接上级领导审核,不得自行审批。2.3财务初审岗职责2.3.1负责审核报销单据的填写是否规范、完整,大小写金额是否一致,签字手续是否齐全。2.3.2负责审核报销票据的合法性、合规性,包括发票抬头、税号、内容、印章等是否符合规定,票据是否真实有效,是否在有效期内。2.3.3负责审核报销附件是否齐全,是否能够完整佐证业务真实性,支出标准是否符合本细则及相关制度规定。2.3.4负责核对报销金额的计算是否准确,是否在预算额度内,超预算支出是否有相应的审批手续。2.3.5对审核中发现的问题,及时退回经办人并说明整改要求,对不符合规定的报销申请有权直接驳回。2.4财务复核岗职责2.4.1负责复核初审意见的准确性,重点核查报销业务的合规性、预算执行情况、审批流程的完整性。2.4.2负责复核特殊业务的审批手续是否齐全,比如预算外支出、超标准支出、逾期报销等是否有相应的特批文件。2.4.3负责核对报销款项的支付方式、支付账户是否符合规定,确保资金支付安全。2.4.4对复核中发现的问题,及时退回初审岗或经办人整改,对重大违规问题及时向财务负责人报告。2.5财务负责人职责2.5.1负责审批权限范围内的报销业务,对报销业务的整体合规性、预算符合性负责。2.5.2负责审议重大报销事项、预算外支出事项,提出财务审核意见,报单位负责人审批。2.5.3负责定期组织报销管理检查工作,对报销管理中存在的问题及时修订完善制度。2.5.4负责解释本细则的相关条款,指导各部门规范开展报销工作。2.6审批人职责2.6.1按照本细则规定的审批权限,对权限范围内的报销业务进行审批,对支出的必要性、合规性承担领导责任。2.6.2严格执行预算管理要求,严禁审批无预算、超预算且未履行调整手续的支出。2.6.3对重大、异常报销业务,需核实业务背景后再行审批,防范资金风险。3报销凭证基本要求3.1原始凭证分类报销凭证分为外部原始凭证和内部原始凭证两类:外部原始凭证包括发票、非税收入票据、境外形式发票、银行回单、合同等;内部原始凭证包括出差审批单、招待审批单、会议通知、签到表、入库单、验收单、借款单等。3.2发票基本要求3.2.1发票抬头必须为单位法定全称,不得使用简称、错别字,纳税人识别号必须与单位税务登记信息完全一致;增值税专用发票还需准确填写单位地址、电话、开户行及账号信息。3.2.2发票内容必须真实反映交易实质,不得开具与实际业务不符的内容,禁止笼统开具“办公用品”“食品”“耗材”“日用品”“劳防用品”等类别名称,需列明具体品名、规格、数量、单价;如发票栏次有限无法全部列明的,需附税控系统开具的《销售货物或者提供应税劳务、服务清单》,并加盖开票方发票专用章(全电发票的电子清单需与发票原件为同一文件,无需加盖印章)。3.2.3纸质发票需加盖开票方发票专用章,印章清晰可辨,不得加盖公章、财务专用章等其他印章;全面数字化的电子发票(以下简称“全电发票”)无需加盖发票专用章,其法律效力、基本用途与纸质发票一致。3.2.4发票不得涂改、挖补、损毁,如发票内容有误,需由开票方重新开具,不得在原发票上修改。3.2.5电子发票(含增值税电子普通发票、电子专用发票、全电发票)报销时,经办人需提供发票原件的OFD或PDF格式文件,不得仅提供截图、照片等非原件格式;财务部门需通过全国增值税发票查验平台进行验真,并通过电子发票管理系统完成查重,确保发票未重复报销、未被篡改。3.2.6发票开具时间需与业务发生时间一致,原则上当年开具的发票需在当年报销,最迟不得超过次年3月31日,逾期未报销且无正当理由的,财务部门不予受理;因特殊情况(如对方单位延迟开票、员工长期驻外等)无法及时报销的,需填写《逾期报销说明表》,经部门负责人签字、财务负责人审批后,可适当延长报销期限,但最长不得超过次年6月30日。3.3其他外部凭证要求3.3.1行政事业性收费、政府性基金、罚没收入等支出,需取得财政部门监制的非税收入票据,票据内容填写完整、印章齐全。3.3.2境外发生的支出,需取得境外商家开具的形式发票或收款凭证,凭证上需注明交易内容、金额、日期、商家名称等信息;外文凭证需附中文翻译件,翻译件需由翻译人签字并注明“翻译内容与原件一致”;金额超过1000元人民币的境外支出,还需提供对应的支付凭证(如信用卡刷卡单、银行付款回单等)。3.3.3涉及合同的支出(如采购、服务、工程等),需提供加盖双方公章或合同专用章的合同复印件,金额在5000元以上的支出必须签订正式合同。3.4内部凭证要求3.4.1内部凭证需按公司统一模板填写,内容完整、签字齐全,不得伪造、篡改。3.4.2各类审批单据需在业务发生前提交申请,严禁事后补审批(紧急情况除外,但需在事后3个工作日内补办手续)。3.4.3入库单、验收单需由经办人、保管人/验收人共同签字,确认货物或服务的数量、质量符合要求。3.5报销单据填写要求3.5.1报销单据需使用公司统一格式的纸质报销单或电子报销单填写,字迹清晰、不得涂改,大小写金额必须一致。3.5.2报销事由需具体明确,不得笼统填写“办公费”“差旅费”等,需注明业务背景,如“赴XX公司参加XX项目洽谈差旅费”“采购XX部门打印纸10箱”。3.5.3附件张数需准确填写,所有佐证材料均需计入附件张数,附件需按业务发生顺序整理粘贴,不得遮挡发票金额、印章等关键信息。3.5.4报销单据签字需由本人签署,不得代签;实行电子审批的,电子签名与手写签名具有同等法律效力。4各类费用报销标准及附件要求4.1差旅费差旅费是指员工因公临时到常驻地以外地区出差所发生的费用,包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费及其他杂费。4.1.1出差审批要求员工出差前需填写《出差审批单》,注明出差事由、目的地、起止时间、出行方式、预计费用等,经部门负责人批准后方可出行;中层管理人员出差需经分管领导批准,高管人员出差需经总经理或董事长批准。出差期间如需调整行程,需提前向审批人口头报备,返回后3个工作日内补填《行程变更说明》,未经批准的绕道、延期费用不予报销。4.1.2城市间交通费标准城市间交通费按职级实行标准控制,凭票实报实销,超支部分自理:(1)高管级(总经理、副总经理、总会计师及同职级人员):可乘坐高铁/动车一等座、普速铁路软卧、飞机公务舱、轮船二等舱;(2)中层级(部门经理、副经理及同职级人员):可乘坐高铁/动车二等座、普速铁路硬卧、飞机经济舱、轮船三等舱;(3)普通员工级:可乘坐高铁/动车二等座、普速铁路硬卧、轮船四等舱;如出差路程超过8小时或飞机票折扣后价格与高铁二等座票价差额在20%以内的,经部门负责人批准可乘坐飞机经济舱。城市间交通费的订票费、改签费(公务原因)、退票费(公务原因)、民航发展基金、燃油附加费凭票实报,每人次可报销1份交通意外保险费,超出部分自理;因个人原因产生的改签费、退票费由个人承担。4.1.3住宿费标准住宿费按出差地区和职级实行限额控制,凭票实报实销,超支部分自理,具体标准如下:单位:元/人/天职级一类地区(北京、上海、广州、深圳、杭州)二类地区(省会城市、计划单列市、经济特区)三类地区(其他地级市及以下)高管级600500400中层级450380300普通员工级350300240出差期间因个人原因产生的酒店洗衣费、迷你吧消费、娱乐消费等一律不予报销。4.1.4伙食补助费伙食补助费按出差自然(日历)天数实行包干制,无需提供发票,标准为:一类地区120元/天,二类地区100元/天,三类地区80元/天。出差期间由接待单位统一安排用餐的,需按标准向接待单位交纳伙食费,并凭收款凭证回单位报销,不再享受伙食补助;参加会议、培训期间由主办方统一安排用餐的,会议、培训期间不享受伙食补助,往返路途期间可按标准享受。4.1.5市内交通费市内交通费指出差期间在出差地发生的市内交通费用,实行包干制与凭票报销二选一,一经选定不得变更:(1)包干制:一类地区80元/天,二类地区60元/天,三类地区40元/天,按出差自然天数计算,无需提供发票;(2)凭票报销:凭正规交通票据实报实销,最高不超过包干制标准,票据需注明起止地点、时间,与出差行程一致。往返出差地机场、火车站、汽车站的交通费用,可凭票实报实销,不计入市内交通费包干额度。4.1.6报销必备附件《出差审批单》(含行程变更说明)、城市间交通费票据、住宿费发票及明细、市内交通费票据(选择凭票报销的)、其他杂费票据;如参加会议、培训的,还需附会议/培训通知。4.2业务招待费业务招待费是指因业务经营需要,招待客户、供应商、合作单位、政府部门等外部人员发生的餐饮、住宿、交通、礼品等费用。4.2.1招待审批要求业务招待前需填写《业务招待审批单》,注明招待对象、人数、陪同人数、招待事由、时间、地点、预计金额等,经部门负责人、财务负责人审核,按审批权限报相关领导批准后方可开展;紧急招待需提前口头向审批人请示,事后3个工作日内补办审批手续。4.2.2陪同人数要求陪餐人数严格控制,接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;接待对象超过10人的,陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。4.2.3费用标准(1)餐饮标准:高管出面接待的,人均不超过180元/餐;中层出面接待的,人均不超过120元/餐;普通员工原则上不牵头接待,特殊情况经部门负责人批准的,人均不超过80元/餐。(2)礼品标准:因业务需要赠送礼品的,需优先选择印有公司标识的宣传品,单价不得超过200元/份,年累计赠送同一对象不得超过500元;严禁赠送现金、有价证券、高档烟酒、奢侈品等违规礼品。业务招待费严禁列支高档会所、私人俱乐部消费,严禁列支娱乐、健身、旅游、美容等与公务无关的费用。4.2.4报销必备附件《业务招待审批单》、正规发票、消费明细清单(需列明菜品、烟酒、数量、单价等)、招待对象名单(可注明单位及人数,涉密单位除外);赠送礼品的还需附礼品发放清单。4.3会议费会议费是指公司组织或承办各类会议发生的场地租赁、住宿、餐饮、资料、交通等费用。4.3.1会议分类及审批会议分为三类:一类会议指股东会、董事会、监事会、年度工作会等公司级重大会议;二类会议指部门牵头组织的专业研讨会、业务培训会、客户洽谈会等;三类会议指小型座谈会、评审会、部门例会等。一类会议需经总经理、董事长审批,二类会议需经分管领导审批,三类会议需经部门负责人审批。会议主办部门需提前提交会议方案及预算,明确会议时间、地点、议程、参会人数、费用明细等。4.3.2费用标准会议费实行综合定额控制,按参会人数和会议天数计算,凭票实报实销,超支部分自理,具体标准如下:单位:元/人/天会议类别一类地区二类地区三类地区费用构成一类会议550500450住宿费250、伙食费150、其他150二类会议480430380住宿费200、伙食费130、其他150三类会议380330280住宿费150、伙食费100、其他1304.3.3报销必备附件《会议审批单》、会议方案及预算、会议通知、参会人员签到表(原件,不得代签)、正规发票、费用明细清单、会议纪要(或会议总结)。4.4培训费培训费是指公司为提升员工技能、开展业务培训发生的学费、师资费、场地费、资料费、差旅费等费用。4.4.1培训分类及审批培训分为内部培训和外部培训:内部培训指由公司内部组织、聘请内部或外部讲师开展的培训;外部培训指员工参加外部机构组织的培训课程。内部培训由主办部门提交培训方案及预算,经人力资源部门、财务部门审核,分管领导批准后实施;外部培训需由员工本人提交《培训审批单》,注明培训内容、时间、地点、费用、与本职工作的相关性等,经部门负责人、人力资源部门、财务部门审核,按审批权限报领导批准后方可参加。学历教育(如在职研究生、MBA、EMBA等)原则上不予报销,特殊情况需经董事长特批,并签订《服务期协议》,约定服务期限,服务期未满离职的需退还全部培训费用。4.4.2费用标准(1)外部培训:学费、资料费按培训通知的收费标准凭票报销,往返交通费、住宿费按差旅费标准执行,培训期间由主办方统一安排食宿的,不再报销伙食补助费和市内交通费。(2)内部培训师资费:外部讲师按职称及资质计费,正高级职称2000元/半天,副高级职称1500元/半天,中级职称及行业资深专家1000元/半天,讲师往返差旅费、住宿费按高管级差旅费标准报销;内部讲师按职级计费,高管级800元/半天,中层级500元/半天,业务骨干300元/半天,内部讲师不另行报销差旅费。4.4.3报销必备附件《培训审批单》、培训通知、课程表、签到表、培训效果评估表、正规发票、费用明细;外部培训还需附培训合格证书或结业证明复印件,学历教育培训还需附《服务期协议》。4.5办公费办公费是指日常办公所需的办公用品、耗材、印刷、邮寄、报刊订阅等费用。4.5.1采购及审批要求办公用品、耗材由行政部门统一集中采购,各部门需提前提交《办公用品采购申请单》,经部门负责人、行政部门负责人审核后,由行政部门统一采购;各部门不得自行采购办公用品,紧急情况下需临时采购的,需经行政部门负责人同意,事后3个工作日内补办手续。采购金额在1000元以下的,由行政部门负责人审批;1000元以上5000元以下的,由财务负责人审批;5000元以上的,由总经理审批。金额在2万元以上的采购需提供至少3家供应商的比价单,5万元以上的需走公开招标流程。4.5.2报销必备附件《办公用品采购申请单》、正规发票、税控系统开具的明细清单、入库单(或验收单)、比价单(如需)、采购合同(金额5000元以上的)。邮寄费需凭正规发票及邮寄底单报销,注明邮寄内容、收件单位及事由,私人邮寄费用一律不予报销。4.6市内交通费市内交通费是指员工在常驻地范围内因公外出发生的交通费用。4.6.1报销标准(1)公共交通:凭地铁、公交、有轨电车等票据实报实销,需注明出行事由、起止地点。(2)网约车:因公外出需乘坐网约车的,需选择正规平台(如滴滴出行、高德打车等),凭电子发票及行程单报销,行程单需显示起止地点、时间、金额,与公务行程一致,严禁报销私人出行的网约车费用。(3)加班交通费:员工工作日加班至21:30以后、周末或法定节假日加班超过4小时的,可报销从办公地点到居住地的出租车或网约车费用,需附加班审批单或考勤记录。(4)私车公用:因公务需要使用私人车辆的,需提前填写《私车公用审批单》,注明出行事由、起止地点、预计里程,经部门负责人批准后方可出行。私车公用实行里程补贴制,补贴标准为1.5元/公里(含油费、车辆损耗费),过路过桥费、停车费凭票实报;单次出行里程不足20公里的不予补贴,每人每月私车公用补贴总额不得超过800元,超过部分需经总经理特批。私车公用期间发生的交通违法、交通事故等责任由员工自行承担,公司不承担任何责任。4.6.2报销必备附件《因公外出审批单》(或在报销单上注明事由)、交通票据(网约车需附行程单)、加班审批单(加班交通费)、《私车公用审批单》及里程明细(私车公用)。4.7通讯费通讯费是指员工因办公需要发生的移动电话、固定电话费用。4.7.1报销标准实行职级限额报销制,凭正规发票实报实销,超支部分自理,具体标准如下:(1)高管级:300元/月/人;(2)中层级:200元/月/人;(3)普通员工:因工作需要经常对外联络的岗位(如销售、采购、客服等),经部门负责人申请、分管领导批准,可按100元/月/人标准报销,其他岗位员工原则上不予报销个人通讯费。公司统一办理的工作手机号,费用由公司统一支付,超出套餐部分由个人承担。4.7.2报销必备附件正规发票(抬头为公司或本人姓名,个人抬头发票需附部门负责人签字的办公用途证明)、通讯费明细(如需)。4.8固定资产及低值易耗品采购4.8.1定义固定资产指单位价值在2000元以上、使用年限超过1年的有形资产,如电脑、打印机、服务器、办公家具、车辆等;低值易耗品指单位价值在100元以上2000元以下、使用年限超过1年的有形资产,如饮水机、电风扇、文件柜等。4.8.2采购及审批要求固定资产及低值易耗品采购需由使用部门提交《资产采购申请单》,经行政部门(资产管理部门)、财务部门审核,按审批权限报领导批准后,由行政部门统一采购。固定资产采购金额在1万元以下的,由财务负责人审批;1万元以上10万元以下的,由总经理审批;10万元以上的,由董事长审批。低值易耗品采购金额在5000元以下的,由行政部门负责人审批;5000元以上2万元以下的,由财务负责人审批;2万元以上的,由总经理审批。4.8.3报销必备附件《资产采购申请单》、比价单(金额2万元以上)、采购合同(金额5000元以上)、正规发票、明细清单、《资产验收单》、《固定资产登记卡》(固定资产需提供,由资产管理部门出具)。4.9其他费用4.9.1劳务费:支付给外部个人的劳务报酬,需提供劳务发票、劳务协议、收款人身份证复印件,金额超过个税起征点的,由财务部门代扣代缴个人所得税。4.9.2咨询费、服务费:需提供服务合同、服务成果报告、正规发票,金额超过5万元的需附比价或招标资料。4.9.3水电费、物业费:由行政部门统一报销,需提供正规发票、费用明细单,核对用量与抄表记录一致。4.9.4福利费:包括员工团建、节日福利、体检等费用,按公司福利费管理制度执行,报销需附审批单、发票、明细、参与人员名单等。5报销审批流程及权限5.1一般报销流程5.1.1经办人整理报销凭证,填写报销单,签字确认后提交部门负责人审核;5.1.2部门负责人审核业务真实性、必要性、预算符合性,审核通过后提交财务初审岗;5.1.3财务初审岗审核票据合规性、附件完整性、金额准确性、标准符合性,审核通过后提交财务复核岗;审核不通过的,退回经办人整改;5.1.4财务复核岗复核审批流程、预算执行、特殊事项审批手续,复核通过后按审批权限提交相关领导审批;复核不通过的,退回初审岗或经办人整改;5.1.5审批人在权限范围内进行审批,审批通过后交财务出纳岗办理付款;审批不通过的,退回财务部门或经办人。5.1.6实行电子报销系统的单位,按上述流程在系统中完成审批,纸质凭证按要求整理后交财务部门存档,电子审批与纸质审批具有同等法律效力;涉密项目报销需走线下纸质审批流程,不得在电子系统中上传涉密信息。5.2审批权限5.2.1预算内支出审批权限:(1)单次报销金额≤2000元:由财务负责人审批;(2)2000元<单次报销金额≤20000元:由总经理审批;(3)20000元<单次报销金额≤50000元:由董事长审批;(4)单次报销金额>50000元:提交董事会审议通过后,由董事长审批。5.2.2预算外支出审批权限:所有预算外支出无论金额大小,均需提交《预算调整申请单》,说明调整原因、调整金额,经部门负责人、财务负责人、总经理审核后,报董事长审批;预算调整金额超过年度部门预算总额10%的,需提交董事会审议。5.2.3部门负责人本人报销的,由其直接上级分管领导审核;分管领导报销的,由总经理审核;总经理报销的,由董事长审核;董事长报销的,由董事会授权的审计委员会审核。5.3紧急支出流程因突发应急事项(如设备抢修、安全事故处理、应急物资采购等)需紧急支出的,经办人可提前口头向部门负责人、财务负责人申请,经同意后先行支出,事后3个工作日内补办全部审批及报销手续,逾期未补办的,财务部门不予报销。6报销时限与款项支付6.1报销时限要求6.1.1差旅费:出差结束后10个工作日内提交报销申请,逾期未报的,每延迟1天扣减报销金额的0.5%,最多扣减20%;超过30天未报且无正当理由的,不予报销。6.1.2业务招待费、市内交通费:业务发生后5个工作日内提交报销申请,逾期未报的,每延迟1天扣减报销金额的0.5%,最多扣减20%;超过15天未报且无正当理由的,不予报销。6.1.3采购类费用、办公费:货物验收或服务完成后15个工作日内提交报销申请,发票开具时间与报销时间间隔不得超过30天。6.1.4培训费、会议费及其他费用:业务结束后10个工作日内提交报销申请。6.1.5年度截止要求:当年发生的所有费用,需在当年12月25日前完成报销手续;因特殊情况无法及时报销的,需填写《跨年度报销说明表》,经财务负责人审批后,可延迟至次年3月31日前报销,逾期未报的,视为自动放弃报销权利,财务部门不予受理;确有特殊原因的,需经总经理特批,但需扣减对应部门当年绩效考核分5-10分。6.2款项支付要求6.2.1报销款项原则上通过银行转账支付至经办人本人的工资卡账户,不得支付现金或转至第三方账户;特殊情况需支付现金的,需符合《现金管理暂行条例》的规定,且单次金额不得超过1000元,经财务负责人批准后方可支付。6.2.2涉及对公支付的款项(如采购款、服务费、会议费等),需直接支付至开票方的对公账户,不得支付至个人账户,严禁票款不一致。6.2.3财务出纳岗需在收到审批通过的报销单据后3个工作日内完成付款,因特殊情况无法按时付款的,需向经办人说明原因。6.3借款管理6.3.1因公需要预借资金的,需填写《借款单》,注明借款事由、金额、预计还款时间,按审批权限报领导批准后,由财务部门付款。借款金额不得超过预计支出金额的120%。6.3.2借款需在业务结束后及时冲销:差旅费借款在出差回来后10个工作日内冲销,采购借款在货物验收后7个工作日内冲销,其他借款在业务结束后10个工作日内冲销。6.3.3实行“前账不清、后账不借”原则,借款人未按规定冲销前次借款的,财务部门不予批准新的借款;逾期未冲销的借款,财务部门从借款人当月工资中逐月扣除,直至扣清

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