科技档案的和编目

科技档案的整理和编目

一、科技档案的整理工作

档案知识

科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对

科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来

的一种工作。科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科

学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整

理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将

保管单位进行基江编目，然后在归档后所进行的工作。整理

内容包括分类、排列和编档案号，由科技档案部门独立完

成。

（一）科技档案整理工作的意义

1.整理工作是科技档案业务建设的中心环节

在科技档案二作六项环节中，收集归档是起点，利用是

目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设。在业务建设中

整理是中心环节。

通过整理工作，才能实现系统化和条理化，才能揭示出

科技档案内容和成分，才能进行定位和排架，将保管单位位

置固定下来。这样，便于检验收集质量，查漏补缺；便于保

管单位之间比较鉴别，正确判断保存价值；便于保管和统

计；便于查找与利用。

2.整理工作是科技档案能够发挥作用的前提条件

经过科学整理的科技档案，能够保持它内部相互之间的

有机联系，揭示H它的内容和成分，能使科技档案工作者易

于了解和熟悉所管科技档案，从而能够准确、迅速地提供利

用。同时也便于需要利用科技档案的有关人员查找科技档

案，使科技档案更好地发挥其经济效益和社会效益。

（二）科技档案整理工作的基本原则

科技档案整理工作的基本原则是遵循科技档案的自然形

成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管、保

密和提供利用。

1.遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料

之间的有机联系

科技档案是科技、生产活动的产物，科技、生产活动有

本身的客观运动规律和一定的科学程序。遵循自然形成规

律，就是按照科技档案的“固有的秩序”来进行分门别类，

以维护和保持档案材料间的内在的客观的联系。按照“固有

的秩序”，进行自然的分类、排列，不能主观地将具有有机

联系的成套科技档案任意拆散，或者把没有任何关联的科技

档案拼凑在一起。

2.便于保管、保密和提供利用

科技档案由二制成材料不同，形式不同，密级不同，都

要通过整理工作加以区别。在整理工作中，不仅要注意保持

其各自的有机联系，还应从便于管理的角度，考虑如何保护

科技档案，不可不加区分地将不同种类的档案材料硬归到一

起。

二、科技档案的分类

档案知识

分类是整理二作的第一步，也是整理工作的中心。正确

的分类，是组织保管单位和编目的基础，并为编制检索工

具、做好利用工作创造条件。科技档案的生产技术部门和科

技档案管理部门，要在通盘考虑单位应当形成的全部科技文

件材料的基础上，遵照科技档案整理工作的原则，编制本单

位科技文件材料分类方案和科技档案分类方案，作为指导科

技档案分类的依据。科技档案的分类，是根据科技档案的性

质、内容、特点及相互之间的联系，把科技档案划分成一定

的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系

（纵向）和平行关系（横向）的不同等级的系统。

1,分类的要求

科技档案的分类方案，实际上是按单位全部科技档案的

类目表，它可以月文字或图表来表明科技档案类别的划分、

排列及其纵横关系。每个科技档案室都应依据分类方案指导

科技档案的分类以至编目。在分类方案的基础上再分两个步

骤进行：第一步，将科技档案室的全部科技档案按照科技档

案的种类划分若二大类；第二步，就是在第一层次的类中往

下再分属类。制定分类方案应符合下列要求：

类方法，还是分类方案，适时地进行变动、完善也是必需

的。

进行分类时要注意以下问题：

(1)分类方案应与本单位科技文件材料的分类方法一

致；

(2)分类要符合科技档案形成单位生产活动的性质和

特点；

(3)要遵循科技档案的自然形成规律，保持文件材料

之间的有机联系；

(4)同一种科技档案的分类标准应当一致；

(5)分类层次不宜太多、太复杂，一般分到二、三层

即可；

(6)分类应力求按系统、按专业实现标准化。

2.分类的方法

科技档案的分类方法主要有以下六种：

(1)按工程项目分类：

按工程项目分类，就是把一个单位内的全部工程档案按

其属性划分为类和属类，它适用于工程设计单位、城建档案

馆和工矿企业的基建档案，在设计单位和城建档案馆，由于

保存的工程项目较多，可先分大类，每个大类中再分属类，

每个属类中还可分若干个单项或子项工程，每个单项或子项

工程内又可分为专业。

(2)按产品型号分类：

按产品型号分类，就是在本单位全部产品档案范围内，

以各个独立的产品档案为基础，按其产品型号逐级划分类

别。这种方法适月于复杂的产品档案，便于按照不同型号的

产品或设备提供成套的科技档案。

（3）按专题分类：

按专题分类，就是以一个科研课题为基础，结合其所属

专业进行划分。这种分类方法适用于科学技术研究档案，便

于按照不同课题保存和提供成套的科技档案。

（4）按专业分类：

按专业分类，就是根据科技档案内容所反映的不同专业

性质来划分科技档案的类别。这种分类方法，主要适用于专

业化、标准化或通用化较强的科技档案，将同一专业性质的

有关科技档案集n在一起，便于专业人员从本专业角度上查

找利用档案。

（5）按地域分类：

按地域分类，就是根据科技档案内容所反映的地理区划

作为划分类别的依据。这种分类方法适用于地质、测绘、水

利、林业和城乡规划等部门所形成的档案，便于按地理区域

查找和利用科技档案。

（6）按时间分类：

按时间分类，就是根据科技档案所记载的一定时间（年

代）为标准，划分科技档案的类别。一般是按年分大类，每

年之内再按专业分若干属类，每一属类内再按月分小类，便

于按时间的周期和形成的内在规律性查找利用科技档案。

上面六种分类方法，在应用时要根据本单位的工作性

质、特点，形成科技档案的性质、特点去灵活运用，也可以

两、三种方法结合起来分类。但分类的原则是一致的，应该

保持各大类科技档案内部之间的有机联系、能反映科技档案

的形成规律、有利于完整成套的提供利用。

三、科技档案的编目

档案知识

对科技档案的系统整理和编目简称“整编”。如果只整

理而不编目，那么一经移动就会搞乱，也无法查阅调卷，若

不经过系统整理，对杂乱无章的一堆科技文件材料也无法编

目、无法利用。科技档案的编目，包括对保管单位的编巨和

编制科技档案目灵的工作。

科技档案目灵，是以保管单位为对象进行登记编制的，

实际上是保管单位的名册，它应当是保管单位上架的排列顺

序表。它是科技档案整理工作的最后一道工序。其作用是固

定科技档案分类、排列的顺序和位置，便于统计、保护和查

找利用。

科技档案目录主要有总目录和分类目录两种。

（一）科技档案总目录

科技档案总目录，实际上是科技档案总登记账，是按照

科技档案归档时间的先后顺序，以保管单位为对象进行登记

的，因此，也称人流水账。

（二）科技档案分类目录

科技档案分类目录，是严格按照科技档案分类、排列的

次序，以保管单位为对象进行登记的目录。科技档案分类目

录，形式上有簿式和卡片式两种。

（1）簿式分类目录：

是将科技档案按分类、排列的顺序登记在簿册上。一般

是按分类表，每类一册或每属类一册。这样比较节约，便于

分发查考，也便二统计。

（2）卡片式分类目录：

是每个保管些位填一张卡片，卡片按类别与顺序放入卡

片柜的抽屉内，各类之间用不同颜色的指引卡隔开。其优点

是比较灵活，科技档案增减时，可随时调整，查阅也比较方

便。科技档案室都应编制科技档案总目录。

（三）科技档案排架

科技档案排奖，是指按照预先确定的方法和秩序，将进

入库房的科技档案摆放在相应的档案柜架上实行定位管理，

是科技档案形成库藏、丰富库藏、调整库藏的具体步骤和措

施，也是保持正常库藏秩序的先决条件。常见的排架方法有

分类排架法和流水排架法两大类。

1.分类排架法

分类排架法是在科技档案分类的基础上，严格按照科技

档案的类别、项目及项目内案卷排列顺序即分类体系排列案

卷的方法。分类排架法的优点在于：科技档案线索清晰，界

限明确，档案工作者容易熟悉情况，全面掌握库藏，特别是

因为科技档案的整理方法与排架方法统一，所以便于按类索

卷，常常不需要通过检索工具即可迅速、准确地直接在库房

中找到所需要的案卷；分类排架法的缺点在于：每个层次的

每个类别在排完奖后都还需预留一定的空位，以便将来补排

新入库的科技档案，柜架的利用不够充分，空位的预留又往

往带有一定的盲目性，经过一段时间后会因预测不准、预留

不够而需要“倒奖”，增加科技档案管理的工作量。

2.流水排架法

流水排架法，一般分为大流水排架和小流水排架两种。

大流水排架法这种形式，因在排列上架时不必为不同种类或

不同项目的科技档案预留位置，不必“倒架”，因此可以充

分地利用柜架设各；但它不便于按种类进行统计，不便于科

技档案的鉴定和成套利用，往往需要借助于检索工具才能较

方便地调卷。小流水排架法又称分类流水排架法，是指先将

科技档案进行初步（一般是一级）的分类，然后在各类内流

水排列科技档案案卷的方法，这是介于分类排架法和大流水

排架法两者之间的一种方法。

四、编制科技档案号

档案知识

科技档案号，是指保管单位的编号或代号。它是科技档

案部门用来反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一

组符号，是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。有

了档案号，既便二保管又便于查找调阅科技档案。

（一）科技档案号的编制要求

（1）科技档案号要能反映出经过系统整理后的科技档

案的秩序，并同科技档案分类方案的结构层次相一致。

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