档案执法检查情况整改报告

档案执法检查情况整改报告根据档案专项执法检查反馈的问题清单，我单位高度重视，坚持问题导向、目标导向、结果导向，逐条逐项对账认领、深挖根源、细化举措、压实责任，以最坚决的态度、最有力的措施、最严格的标准推进整改落实，确保所有问题清仓见底、整改到位，全面提升档案工作规范化、法治化、信息化水平。截至目前，整改工作取得阶段性成效，现将具体整改情况报告如下：一、整改工作总体推进情况收到执法检查反馈的4大类12项具体问题后，单位第一时间召开党组（党委）专题会议，传达学习《档案法》及档案管理相关规范要求，对反馈问题不回避、不推诿、不遮掩，全部主动认领，专题研究部署整改工作。一是健全整改组织架构，成立由单位主要负责同志任组长、分管档案工作的班子成员任副组长，各业务科室、下属单位主要负责同志为成员的整改工作专班，专班办公室设在单位办公室，具体负责整改工作的统筹协调、调度推进、督促检查、验收销号，明确各责任主体整改职责，形成主要负责同志亲自抓、分管负责同志具体抓、各科室协同配合、专兼职档案人员落实落地的整改工作格局。二是细化整改任务台账，对照反馈问题逐条分析问题根源，制定《档案执法检查反馈问题整改任务清单》，对12项问题逐一明确整改措施、责任领导、责任科室、完成时限、验收标准，实行“一个问题、一名领导、一套专班、一抓到底”的销号管理机制，做到问题不解决不松手、整改不到位不销号。三是强化整改调度督导，建立每周调度、每周通报机制，整改专班每周五召开整改进度调度会，听取各责任科室工作汇报，协调解决整改过程中遇到的经费、人员、场地等实际问题，对整改进度滞后的科室及时通报提醒，督促加快整改节奏。整改期间，累计召开整改调度会12次，印发整改进度通报12期，协调解决整改难点问题11个，累计投入档案工作专项经费126.8万元，其中库房改造92.3万元、电子档案管理系统采购及数字化加工34.5万元，补充配备专兼职档案人员17名，修订完善档案全流程管理制度7项，组织专题业务培训3次、安全应急演练1次，为整改工作提供了坚实的人员、经费、制度保障。截至2024年6月15日，反馈的12项具体问题中，已完成整改11项，剩余1项存量档案数字化进度滞后问题已完成总任务量的78%，预计2024年9月底前全部整改到位。二、具体问题整改落实情况（一）档案工作责任体系压得不实问题整改1.针对“档案工作主体责任落实不到位，主要负责同志未定期研究档案工作，档案工作未纳入年度绩效考核体系”问题，严格落实档案工作法定责任，建立“主要负责同志第一责任人、分管负责同志直接责任人、科室负责人具体责任人”的三级责任链条，明确将档案工作纳入单位年度工作要点，与业务工作同部署、同落实、同检查、同考核。2024年以来，先后3次召开党组（党委）会议、2次办公会专题研究档案工作，审议通过档案库房升级改造、档案数字化建设、档案人员配备、档案安全隐患排查等重点事项，形成会议纪要5份，协调解决档案库房场地调整、经费落实、人员配备等实际问题8个，确保档案工作有人抓、有人管、有保障。优化绩效考核指标体系，修订《单位年度绩效考核办法》，将档案工作纳入各科室、下属单位年度绩效考核内容，权重占比5%，设置档案归档完整率、整理规范率、移交及时率、安全管理4项一级考核指标，细化12项二级评分标准，明确对发生档案损毁、丢失、泄密、违规销毁等问题的科室及个人实行绩效考核“一票否决”，取消年度评先评优资格。在2024年上半年绩效考核中，已完成对各科室档案工作的中期考评，对2个归档进度滞后、整理质量不高的科室扣减相应考核分值并在全单位通报提醒，有效传导工作压力。建立档案工作年度报告制度，明确每年12月底前，各科室向单位档案管理部门报告年度档案收集、整理、移交情况，单位档案管理部门全面梳理年度档案工作开展情况，向同级档案主管部门报送工作情况，主动接受业务指导和监督，目前已完成2023年度档案工作情况梳理及上报工作。2.针对“专兼职档案人员配备不足、业务能力不匹配，仅配备1名兼职档案员且近3年未参加业务培训，3个下属单位未明确专职档案人员”问题，优先配齐配强档案工作队伍，在单位人员编制总量内，为办公室档案管理岗调剂配备1名具有档案专业中级职称、5年以上档案工作经验的专职档案员，从各业务科室选拔12名政治可靠、责任心强、熟悉业务的工作人员担任科室兼职档案联络员，明确3个下属单位各配备1名专职档案员，目前全系统专兼职档案人员共17名，人员配备数量满足档案工作规范要求。强化业务能力培训，2024年4月16日-18日，邀请档案主管部门业务骨干、属地高校档案学专业副教授开展为期3天的档案业务专题培训，培训内容覆盖《档案法》及配套法规、各门类档案整理规范、电子档案管理、档案安全防护、档案利用服务等内容，全系统17名专兼职档案人员全部参加培训并通过闭卷考核，考核合格率100%；先后选派3名专职档案员参加上级组织的档案数字化、档案保密管理专题培训班，取得岗位培训合格证书；组织2名下属单位新任职档案员到单位档案库房跟岗学习1个月，通过“以干代训”“传帮带”的方式快速提升实操能力。规范档案人员岗位管理，明确专兼职档案人员调整必须征得单位档案管理部门同意，在完成业务培训、工作交接后方可离岗，确保档案工作连续性，目前已建立全系统档案人员信息台账，实行动态管理，及时更新人员变动情况。（二）档案基础业务建设不规范问题整改1.针对“档案收集归档不完整，存在应归未归问题，抽查2021-2023年度文书档案发现127份涉及重大项目审批、民生服务、行政执法的文件材料未归档，2022年度会计凭证缺少附件32份，近5年声像、实物档案未系统归集”问题，全面开展档案归集“清零行动”，组织各科室按照“谁形成、谁整理、谁负责”的原则，对2019年机构改革以来所有形成的文件材料进行“拉网式”排查，逐份核对发文登记、收文登记、会议记录、项目台账、执法案卷清单，对应归未归的文件材料逐一追收。截至目前，已全部追回127份缺失的文书档案，其中重大项目审批类材料39份、民生服务办理类材料48份、行政执法案件类材料40份，逐份完成分类、编号、著录、入库工作；专门组织法规科对2019年以来的1247宗行政执法案卷进行逐卷核查，补齐缺失的送达回证27份、证据材料影印件19份，所有行政执法案卷全部按照《行政处罚案卷档案管理规范》整理归档；组织项目牵头科室对2021-2023年实施的3个民生实事项目档案进行全面归集，收集项目从立项、审批、招投标、施工、监理、竣工验收、资金拨付全流程文件材料329卷/件，建立重点项目档案专门台账，实现项目档案全过程可追溯。规范会计档案归集管理，联合财务科对2019年以来的所有会计档案逐册核查，补齐2022年度会计凭证缺失的32份附件材料，对会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、资产台账等会计档案逐册编号、建立台账，严格落实会计档案保管要求，明确年度会计档案在财务部门临时保管1年后，必须移交单位档案库房统一管理，目前已完成2022年及以前年度共1892册会计档案的移交入库工作。全面开展声像、实物档案归集，安排专人对2019年以来单位组织重大活动、召开重要会议、推进重点工作形成的照片、音视频材料进行收集，累计归集照片档案1246张、重要会议及活动音视频资料89份，逐份标注时间、地点、事件、核心人物等元数据要素；对单位成立以来获得的奖牌、奖杯、荣誉证书、废止印章等实物档案进行全面梳理，累计归集实物档案217件，专门设置实物档案陈列架规范存放，建立声像、实物档案检索目录，实现实体与目录一一对应。建立归档源头管控机制，在单位OA办公系统中嵌入文件归档校验模块，所有正式发文、收文办理完毕后10个工作日内必须由科室兼职档案员完成预归档，未完成预归档的文件无法进入流程闭环，从源头上杜绝应归未归问题。2.针对“档案整理不规范，存在卷内目录要素不全、页码编写错误、保管期限划分不准、装订不符合要求等问题，抽查300卷档案中问题占比24%”问题，全面开展档案整理质量“回头看”，组织专兼职档案员严格对照《机关档案管理规定》《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》等标准规范，对2019年以来入库的12689卷/件档案逐卷逐件核查，对发现的72卷存在不规范问题的档案逐一建立整改清单，明确整改标准和时限，安排专人负责整改，目前已全部完成问题整改，其中补全卷内目录缺失要素213项，纠正页码编写错误176处，调整保管期限划分不准确的档案39卷/件，重新装订不符合规范的档案47卷。整改完成后，整改专班按照10%的比例开展抽查复验，共抽查档案1269卷/件，整改合格率达到100%。统一档案整理标准，组织编制《单位档案整理操作手册》，明确文书、会计、科技、声像、实物、行政执法、民生服务等不同门类档案的整理流程、质量标准、注意事项，印发给所有专兼职档案员参照执行，每季度开展一次档案整理质量抽查，对发现的不规范问题及时督促整改。建立档案入库验收制度，明确各科室移交档案前，先由科室兼职档案员对照标准自验，自验合格后提交单位档案管理部门，由专职档案员逐卷逐件100%验收，验收不合格的一律退回重新整理，验收合格后方可办理移交手续、入库存放。自2024年4月该制度建立以来，累计验收移交档案2147卷/件，退回整改不规范档案89卷/件，从入口端保障了档案整理质量。3.针对“档案库房硬件不达标，原库房面积仅28平方米，未实现库房、阅档室、办公室‘三分开’，未配备恒温恒湿、防火防盗报警、防磁柜等设施，部分档案堆放地面存在安全隐患”问题，优先落实标准化档案用房，结合办公用房调整，将办公楼4楼西北侧总面积156平方米的区域调整为档案功能区，其中档案库房面积108平方米、阅档室24平方米、档案工作人员办公室24平方米，严格实现“三分开”要求，库房位置避开地下室、顶层、卫生间等易积水、易渗漏区域，地面做承重加固处理，满足档案存放安全要求。配齐档案库房设施设备，累计投入92.3万元对库房进行标准化改造，墙面、顶面全部采用防火阻燃材料，安装全封闭防火防盗档案密集架36列，可容纳档案约18万卷/件，满足未来15年档案存放需求；配备恒温恒湿一体机2台、七氟丙烷气体自动灭火装置1套、红外防盗报警装置4个、高清视频监控摄像头6个（监控数据存储时间不低于90天）、温湿度自动记录仪4个、防磁柜2个、档案消毒柜1个、遮光防紫外线窗帘12组、除湿机3台，设置防虫防鼠药物放置点8个，所有档案全部上架存放，彻底解决了档案堆放地面的问题。规范库房日常管理，制定《档案库房管理制度》，明确专职档案员每日2次记录库房温湿度数据，当温度超出14-24℃、相对湿度超出45%-60%的规范区间时，及时采取调控措施；每月开展一次库房安全隐患排查，重点检查防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温“八防”措施落实情况，建立排查台账，发现隐患第一时间整改。自2024年5月新库房投入使用以来，累计开展安全排查8次，整改窗户密封不严、温湿度记录不及时等问题3个，库房环境始终符合规范要求，未发生任何安全问题。（三）档案信息化建设滞后问题整改1.针对“存量档案数字化进度滞后，2012年及以前年度档案未开展数字化，2013-2023年度档案数字化完成率仅32%，未建立档案目录数据库，电子档案管理系统未投用”问题，科学制定数字化工作方案，明确“存量数字化、增量电子化”的工作目标，计划2024年9月底前完成所有永久、长期保管存量档案的数字化扫描、著录、挂接任务，总任务量约132万页。按照政府采购程序遴选具备保密资质、拥有5年以上档案数字化服务经验的机构承担加工任务，签订正式服务合同和保密协议，安排2名专职档案员全程现场监督加工过程，严禁加工人员携带个人存储设备进入加工场地，所有加工用电脑断开互联网，确保档案实体和信息安全。加快推进数字化加工进度，自2024年4月项目启动以来，加工团队严格按照《纸质档案数字化规范》开展工作，执行“加工人员自检、加工单位质检员复检、单位专职档案员终检”的三级质检机制，扫描分辨率不低于300DPI，采用PDF、JPG双格式存储，对图像歪斜、清晰度不足、漏扫、错扫等问题及时返工，确保数字化成果质量。截至目前，已完成2000-2020年度永久、长期保管档案的数字化扫描共103万页，完成总任务量的78%，同步著录档案目录17.2万条，建立了覆盖所有已数字化档案的目录数据库，经抽检，目录数据准确率、图像质量合格率均达到99.5%以上。加快电子档案管理系统建设，累计投入23.5万元采购符合国家电子档案管理标准的业务系统，系统具备电子文件归档、目录检索、线上查阅审批、档案统计、安全管控等功能，目前系统已完成部署调试，正在开展存量数字化数据导入工作，预计2024年9月底前正式上线运行，届时将实现档案查阅“线上办、不见面”，利用效率预计提升60%以上。强化档案数据安全管理，建立“本地服务器+离线硬盘+异地备份”的三重备份机制，对已完成的数字化成果分别存储在单位专用涉密服务器、防磁柜内的离线硬盘、距离单位30公里的下属单位异地备份点，每季度开展一次数据完整性校验，确保档案数据不丢失、不损坏。2.针对“档案利用服务不规范，未建立查阅登记台账，审批流程不明确，2021-2023年有42次档案查阅未履行审批手续，存在信息泄露风险”问题，健全档案利用制度，修订《档案查阅利用管理办法》，明确不同密级、不同类型档案的查阅审批权限：查阅普通非涉密档案需经科室负责人、档案管理部门负责人双审批，查阅涉密档案需经分管保密工作的负责同志审批，查阅涉及个人隐私、重大决策的敏感档案需经单位主要负责同志审批，严禁未经审批擅自查阅、复制、摘抄档案内容。规范档案利用登记，建立统一的档案查阅利用台账，详细记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅事由、查阅档案内容、审批意见、归还时间等信息，对2021-2023年的42次未履行审批手续的档案查阅记录逐笔追溯，由查阅人补充说明查阅事由、补办审批手续，经核查，所有查阅行为均为工作需要，未发生档案信息泄露、档案损毁丢失问题。优化档案利用服务，在阅档室设置专门服务岗，为查阅人提供检索、复印、摘抄等服务，明确普通档案查阅当场办结，跨门类复杂检索的档案查阅1个工作日内办结，2024年以来累计提供档案查阅服务127人次，调阅档案369卷/件，全部按规定履行审批手续，服务对象满意度100%。严格涉密档案管理，所有涉密档案单独存放在涉密专柜，实行双人双锁管理，严禁擅自复制、摘抄涉密内容，涉密档案数字化严格在涉密加工场地开展，坚决杜绝涉密信息泄露。（四）档案安全管理存在漏洞问题整改1.针对“档案安全责任未落实，未制定安全应急预案，近3年未开展应急演练，未组织安全保密教育”问题，压实档案安全责任，将档案安全纳入单位安全生产和保密工作责任体系，明确主要负责同志为档案安全第一责任人，专职档案员为直接责任人，每季度召开一次档案安全形势分析会，研判风险隐患，落实防控措施。完善应急预案，针对档案库房火灾、水浸、被盗、信息泄露、突发公共事件等场景，制定《档案安全突发事件应急预案》，明确应急处置流程、责任分工、队伍组成、物资储备、响应程序，邀请档案、保密、应急管理部门专家对预案进行评审，确保预案可操作、能落地。常态化开展应急演练和保密教育，2024年5月24日组织全系统专兼职档案人员开展档案火灾应急演练，模拟库房电路起火场景，开展火情报警、初期火灾扑救、档案转移、人员疏散等科目演练，演练后及时复盘问题，优化完善预案；2024年以来累计开展档案安全保密教育2次，邀请保密部门业务骨干讲解档案保密要求、泄密风险防范、典型案例警示，切实提升档案人员安全意识。配齐应急物资，在库房附近配备干粉灭火器、消防沙、防水沙袋、应急照明、防毒面具等应急物资，定期检查物资有效期，及时更换过期物资，确保应急状态下正常使用。2.针对“到期档案鉴定销毁不规范，2018年及以前到期档案未开展鉴定，2019年销毁的126卷档案未履行鉴定程序、未留存销毁清册、未安排监销人员”问题，成立档案鉴定工作领导小组，由分管负责同志任组长，办公室、业务科室、财务科、保密岗人员及外聘档案专家为成员，负责到期档案鉴定工作，严格对照档案保管期限表逐件鉴定，准确判定档案存毁，对有保存价值的档案重新划定保管期限，对确无保存价值的按规定程序销毁。集中开展到期档案鉴定，目前已完成2018年及以前年度1247卷/件到期档案的鉴定工作，其中389卷/件涉及机构沿革、重大项目、民生服务的档案仍有保存价值，已重新划定为永久或30年保管期限继续保存；剩余858卷/件确无保存价值的档案已逐件登记造册，形成销毁清册，经党组（党委）会议审议通过、报同级档案主管部门备案后，安排2名以上监销人员送到指定保密销毁场所销毁，全程记录销毁过程，确保程序合规。追溯核查历史销毁档案，通过查阅历史文件、询问当时经办人员等方式，梳理形成2019年销毁的126卷档案明细清单，补充完善鉴定记录、销毁清册、监销签字等材料，经核查，当时销毁的档案均为保管到期的短期档案，未发生违规销毁有价值档案的问题。建立定期鉴定机制，每5年开展一次到期档案集中鉴定，严格履行鉴定、审核、备案、监销全流程程序，坚决杜绝擅自销毁档案、程序不规范问题。三、整改存在的不足及下一步工作安排经过近3个月的集中整改，我单位档案工作存在的突出问题得到有效解决，档案管理规范化水平明显提升，但对照《档案法》要求和新时代档案工作