文件管理程序

修订版本修订日期修订内容修订人

2007-04-01根据ISO/TS16949要求,新制订李越

分发至部门及份数

GMMRHRQAENGMFGPMCPURSALWH

1111111111

制定者审批者文件控制印章

如文件控制印章之颜包非

签署

复核者蓝色,这份文件便是未经核

签署准复制之副本；

请只参阅核准之受控文件

签署的另副本编号：

1.目的

对公司的质量管理体系及质量管理体系相关的文件、资料进行订定公司内各种文件之制订,修改发

行及旧版本之管理准则，以确保各部门皆能持有最新发行的文件，使品质管理系统有效的运作；

2.范围

适用于文件的拟制、批准、编号、发放、使用、保管、修订、作废等过程管理

适用于对客户的资料的接收、保存、使用等过程管理不包含图面与技术资料，图面与技术资料请参照

QP-ENG-001

3.职责

总经理：质量手册之核准、颁布

运营总监：程序文件的核准、质量手册的审核

管理者代表：质量手册的制订和程序文件审核

职能部门：文件的制订、审批、提交、接收、使用、保存及提出修改意见质量记录的填写、保存、

定期将过期记录销毁

文控中心：负责质量体系文件及外来文件的保管、发行、回收、记录、作废、借阅等过程

处理及原稿保存，建立文件日冢清单

4.定义&缩写

受控文件按ISO/TS16949标准要求指定须受控的文件，以及对质量管理系统有影响的文件，

范围包括QM、QP、WI、SOP、SIP、SPP、标准、外来文件，文件的形式可以

是纸张，光盘，图片，电子档；

二次受控文件指使用部门按照生产需要的数量,将受控文件采用影印的方式，并加盖二次受控印

章后,分发给自己部门使用的文件，二次受控文件只限于制造部及品质部内部生产

需要而自行发放的文件；

质量手册QMQM：QualityManual,为向客户与员工说明公司品质政策具体作法的指导纲要；

程序文件QP:QualityProcedure,规定何人在何时、在什么地方、做什么事情，描述标准要

求与部门活动职责流程；

QP

工作指引WI：Workinstructions,对每一项作业按照全过程控制的要求，对作业计划、准

备、实施、总结等各个环节，明确具体操作的方法、步骤、措施、标准和人员责

WI

任,依据工作流程组合成的执行文件.

标准操作规范SOP:StandardOperationProcedure,是将进行产品加工时的标准操作步骤和要

SOP求以统一的格式以文件的形式描述出来，指导操作员在生产操作过程中的应进行

的操作步骤，和应遵守的事项；

标准检验规范SIP：StandardInspectionProcedure,是将检验产品时的标准操作步骤和要求以

SIP统一的格式以文件的形式描述出来，指导检验员在产品检验过程中的操作步骤和

应遵守的事项；

标准包装规范SPP:StandardPackingProcedure,是将进行产品包装时的标准操作步骤及要求

以统一的格式以文件的形式描述出来,是指导包装员在包装产品过程中的操作步

SPP

骤和应遵守的事项；

外来文件与产品行业有关的法律法规、国家国际标准、与质量体系有关的运行手册、标

准、客户的图面、技术资料等；

5.作业内容

文件架构、制订者、审批权限、保管

文件层次文件制订文件审批文件核准文件保管

一阶文件QM管理者代表运营总监总经理DCC

二阶文件QP相关部门经理主管管理者代表运营总监DCC

三阶文件WI、SOP、各部门经理指定人员相关联部门制订部门经理DCC

SIP、SPP

四阶文件QR、FM跟随程序书、作业标准文件一并核准

注：制订或修订文件，应由制订者召集单位负责人及相关涉及部门及管理代表研讨，以确保文件之

适用性与可操作性,各阶层文件之制订、审查核准依照文件审核权责执行.如上表

各部门代码

部门名称代码部门名称代码部门名称代码

总经办GM工程部ENG采购部PUR

管理者代表MR制造部MFG生产计划部PMC

管理部HR品质部QA仓储部WH

业务部SAL财务部FNA文控中心DCC

文件格式组成部分

5.3.1文件组成：封面应提现文件最新版本及修订记录内容，分发涉及部门份数及有效审批；

a.质量手册：封面、修订记录、手册内容；

b.程序文件：封面、1.目的2.范围3.职责4.定义无定义时填写“无”

5.作业内容6.流程图7.参考文件8.使用表单；

c.作业指导书类：

①工作指引WI：封面、目的、范围、职责、定义、作业内容、附件、表格；

②操作规范SIP、SOP、SPP：封面、修订记录、作业内容，格式无具体规定，设计应满足

现场实际运作需要即可；

5.3.2文件页次格式：进行撰写

文件编号

5.4.1每份文件应确保仅有唯一一个编号，一二阶文件由文控中心根据文件清单一览表进行编号，

给到每位制定者，三阶文件由制订部门经理或文员管控，并建立相应的文件清单，文件编号受

控的有效性由文控中心监管，并定期对现场使用的文件版本、受控状态等进行确认;编号方

式如下：

a.质量手册：QM-xxx“xxx”为流水号，从001开始

b.程序文件：QP-NNN-xxx“NNN”为部门代码,“xxx”为流水号，从001开始

C.工作指引：Wl-NNN-xxxx“NNN”为部门代码,“xxxx”为流水号，从0001开始

检验规范：SIP-QA-xxxx“xxxx"为流水号，从0001开始

操作规范：SOP-MFG-xxxx“xxxx”为流水号，从0001开始

包装规范:SPP-ENG-xxxx“xxxx”为流水号，从0001开始

工程变更通知：ECN-ENG-xxxx“xxxx”为流水号，从0001开始

控制计戈小A/PCP-客户名或缩写-XXXXVA为APQP阶段,P为PPAP阶段,V为版本号

d.表格：FM-NNN-xxxv“NNN”为部门代码,“xxx”为流水号，从001开始;V为版本号，从

开始，例：FM-MFG-001

e.外来文件：MKT-外-xxxx“xxxx”为流水号，从0001开始

f.其它记录中的文件编号由各职能部门自定；

文件版本

5.5.1新制定的版木以“A.0”表示，当文件内容进行修订时，文件版木则升级为“AT版，从0修订至5

时则升版,封面所示文件版本相应变为，以此类推;例：.0A.1A.2A..4A……;

文件受控及分发

一级文件及二级文件的受控与发行：文件制订者将经有效批准后的文件正本交DCC进行受控发行，

文件封面需注册分发部门及份数，首次发放份数为1份,DCC根据文件封面所示的分发涉及部门将文件进

行复印并给每份副本一个唯一编号copy-xxx,填写分发记录，并在封面盖蓝色的文件受控发行章，接收人

及保管人为部门经理或部门文员,须在文件分发缴回记录表上签字;文件正本由文控中心保管，文控中心同

时更新文件清单一览表;受控副本不允许二次受控分发，各部门人员可参阅但不可复印为己有•或私自给其

它供应商及客户;电子档由文件制订者提交保存在文控中心电脑中；

二级文件的受控与发行：文件制订者将经有效批准后的文件正本交DCC进行受控发行，文件封面需

注册分发部门及份数，首次发放份数为1份,DCC根据文件封面所示的分发涉及部门及份数将文件进行复

印并给每份副本一个唯一编号copy-xxx,并在封面盖蓝色的文件受控发行章SIP\SOP\SPP文件应每页都

加盖蓝色的受控章，所涉及部门核发份数为1份，保管在部门经理或部门文员处，部门经理根据部门使用需

要安排部门文员进行复印，并加盖红色“二次受控章”发放给本部匚使用者，领用者在部门文员处进行二

次受控文件分发/回收记录的登记，表格可参考FM-DCC-003

文件的电子档QM、QP、WI由交控中心设置成PDF档，置放于公司的公共盘上,共享路径为：网上邻

居'整个网络\MKT公共盘VSO中心……，所共享的文件仅供各部门职员级以上与工作有关联的员工浏览参

阅，不可复制、删除、打印;文件的有效性内容以文件正本为准；

文件的使用

现场使用之文件须置于作业场所，非现场使用之文件须由各单位指派专人自行集中管理

凡受分发之文件传送均需列入管制，旧版及文件废止时，文控中心及各部门均须登记回收情形,各部门

不得保留有旧版之文件；

任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号.

文件的修订、回收及作废

文件的修订

当文件的内容不再适用现实运作时或客户提出新的要求时，文件的制订者则进行相应文件

内容的变更，文件的版本升级原则按照''执行；

文件的回收及作废

制订者将有效批准后的修订文件交文控中心发放，文控中心根据前文件的发放清单记录

进行旧版回收，并将正本封面盖”作废章”并存档，其它副本销毁后，按照''进行文件受控

分发;二次受控文件的回收及作废由部门文员回收作废；

文件的遗失及申请

5.9.1如遇文件遗失，或缺页、模糊等文件无法使用状况,使用部门可提出申请，填写文件补发申请

单,注明申请原因，经部门经理审核、交管理者代表批准一阶/二阶文件需由运营总监批准后

交于文控中心，文控中心根据文件补发申请单中的申请内容进行正本复印盖章并给文件一

个副本编号，申请人文件分发缴回记录表中签字,文控员在文件分发缴回记录表上登记原发

副本的状态；

文件档案建立与管理：

5.10.1文件类别之保管，经颁布发行之质量手册，程序文件，作业标准及各式表单之原稿等文件，均

由文控中心保管;依类别、名称标示，并依文件种类分别存放；

5.10.2各部门须于每一档案册内首页建立文件档案目录含义件名称、编号、版本

5.10.3文控中心需对历次版本变更之原稿予保存，并与有效文件分开存档；

外来文件的管理

接收部门收到外来文件时，如果是客户提供与产品有关的图面和技术资料则提交至工程部门,其它文

件在经审查确认后提交至文控中心；

外来文件经审查确认后，由文控中心分发,并建立“外来文件清单”进行管理;如果需要分发，由文控中

心进行复印盖“外来文件”章进行分发；

当外来文件失效、过期或作废时，由文控中心依文件分发缴回记录表逐份收回,并记录于文件分发缴

回记录表上.

外来文件的最新版本由各对外接洽部门负责获得.

对于最新法律，法规等资料，由业务、采购单位负责向外界获得.

对于最新国家或国际标准，由业务、品技单位负责向外界获得.

6.流程图

文件接收/使用正本盖作课章

副本销毁