学校公务出差报销制度

学校公务出差报销制度第一条为规范学校公务出差活动管理，严肃财经纪律，厉行勤俭节约，提高经费使用效益，保障各类公务活动高效有序开展，根据国家关于事业单位财务管理、差旅活动管理的通用规范，结合学校教学、科研、管理工作实际，明确公务出差报销的标准、流程及责任要求，制定本规则。第二条本规则适用于学校各党政职能部门、教学科研单位、直属附属单位（以下统称“各单位”）使用纳入学校统一账户管理的所有资金开展的公务出差活动，涵盖财政拨款经费、纵向科研经费、横向合作经费、教育发展基金、单位自筹经费、各类专项建设经费等所有资金渠道。本规则所称公务出差，是指学校教职工、经批准参与公务活动的学生、临聘人员及其他相关人员，临时离开学校常驻地（即学校主校区所在市辖区行政范围，不含学校在远郊区县、下辖县级市设立的固定教学科研实践基地）开展的各类因公外出活动，包括但不限于学术会议参与、教学调研、科研考察、招生宣传、学术交流、校企合作洽谈、师资培训、学科竞赛指导、设备采购论证、项目检查验收、专项工作对接等。因公临时出国（境）的费用报销按国家及学校因公出国（境）经费专项管理规定执行，不适用本规则。第三条公务出差严格执行“先审批、后出行，谁审批、谁负责”的管理原则，所有出差活动必须提前履行审批手续，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以公务出差名义变相旅游，严禁无实质交流价值的重复性考察、参会活动，严禁将公务活动与因私出行混合套取报销经费。出差审批权限按人员类别、出行范围、经费类型分级设置，严禁越权审批、拆分行程规避审批：（一）普通教职工出差，出行时间在3天以内（含3天）且目的地在省内的，由所在单位主要负责人审批；出行时间超过3天或目的地出省的，经所在单位主要负责人审核签字后，报对应分管校领导审批；其中使用因公出国（境）之外的“三公”经费列支差旅费用的，无论出行时间、地点，均需经所在单位、财务处双重审核后，报分管财务工作的校领导审批。（二）各单位党政主要负责人出差，无论出行时间、目的地、经费来源，均需经分管校领导审核后报学校主要负责人审批，审批单据同步抄送学校办公室、人事处备案，作为教职工考勤、工作考核的依据。（三）学生参与公务出差（含教师带队参加学科竞赛、社会实践、科研调研、教学实践等），由带队负责的教职工按上述审批权限统一履行报批手续，学生不得单独出差开展涉及合同签订、经费往来、对外合作等重要公务活动。（四）临聘人员因工作需要参与公务出差的，需经所在单位、人事处共同审核后，按普通教职工审批流程报批，差旅标准参照其他在岗教职工执行。（五）确因公务需要邀请校外专家、合作单位人员参与活动并承担其差旅费用的，需提前在出差审批单中注明受邀人员身份、工作单位、参与公务内容、费用承担范围，按对应审批权限报批，未经批准不得擅自将校外人员差旅费用纳入学校报销范围。第四条公务出差审批需完整、准确填报以下信息，相关支撑材料作为审批单附件一并留存：出差人员姓名、岗位/职称/身份、出差具体事由、出发及返回时间、出差具体地点、拟选交通方式、预计支出总额、拟列支经费的项目编码。其中参加会议、培训的需附会议/培训主办方出具的正式通知（含电子签章版）；开展科研考察、合作洽谈的需附对方单位邀请函或对接工作函；开展招生宣传、赛事指导、野外实践的需附具体工作方案。审批单一式两份，一份由出差人员留存作为后续报销的必备凭证，一份由所在单位指定专人存档，用于建立本单位差旅活动管理台账。第五条出差人员需严格按照审批确定的时间、地点、路线开展公务活动，不得擅自变更行程、绕道出行、延长出差时间。确因工作需要调整行程的，需提前向原审批人提交书面调整说明，明确调整原因、调整后的行程安排、新增费用预算，经批准后方可调整；未履行调整审批手续自行变更行程产生的所有费用，一律由个人承担，不得纳入报销范围。因突发公共事件、交通中断、极端天气、公务安排临时调整等不可抗力因素导致行程变动的，可在出差返回学校后3个工作日内补报审批，附相关证明材料（如航空公司延误通知、气象部门灾害预警、当地应急管理部门公告、对接单位工作调整函等），经审批确认后可按调整后的行程报销相关费用。严禁将连续出差行程拆分为多个单次出差申请，规避高层级审批要求，一经发现按无审批出差处理，相关费用不予报销。第六条城市间交通费是指出差人员因公往返常驻地与出差目的地之间乘坐公共交通工具产生的费用，严格按人员级别对应交通工具等级执行，超标准乘坐产生的超支部分由个人承担，具体等级标准为：（一）院士、专业技术一级岗位教授、学校正职领导人员，可乘坐火车软席（软座、软卧）、高铁/动车商务座、全列软席列车一等软座，轮船一等舱，飞机头等舱（公务舱），长途客运汽车据实报销。（二）正高级职称人员、学校副职领导人员、专业技术三、四级岗位教授，可乘坐火车软席（软座、软卧）、高铁/动车一等座、全列软席列车一等软座，轮船二等舱，飞机经济舱，长途客运汽车据实报销。（三）副高级职称人员、中层正副职领导干部、专业技术五至七级岗位人员，可乘坐火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座，轮船三等舱，飞机经济舱，长途客运汽车据实报销。（四）其他教职工、临聘人员、参与公务活动的学生，可乘坐火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座，轮船三等舱，长途客运汽车据实报销；其中乘坐飞机需满足“同航班折扣票价低于同线路高铁二等座票价80%”或“单程路途时间超过8小时”的前提，否则优先选择铁路出行，不满足条件乘坐飞机的超支部分自理。城市间交通费报销需遵守以下具体规则：1.乘坐夕发朝至列车（即当日20:00至次日7:00期间乘车，且连续乘车时间超过6小时），符合对应卧铺购买条件但未购买卧铺的，按实际乘坐的硬座票价的60%给予个人补助；乘坐全列软席列车符合软卧乘坐条件但选择软座的，不再给予额外补助。2.乘坐飞机出行的，需优先通过政府采购机票管理平台购买折扣机票，无特殊理由不得购买全价机票；民航发展基金、燃油附加费、往返机场的轨道交通费用可凭据报销；每人次可购买一份交通意外保险（保额不超过100万元、保费不超过30元），学校已统一购买公务交通团体意外险的，不再重复报销个人购买的交通意外险费用。3.出差途中因交通衔接需要中转，中转等待时间超过6小时需临时住宿的，可按对应人员住宿标准报销1天的中转住宿费，中转期间按规定发放伙食补助费和市内交通费。4.因紧急公务、突发疾病等特殊情况需超标准乘坐交通工具的，需提前提交书面说明，经分管财务校领导审批后方可按实际费用报销，无特殊审批手续的超支部分一律由个人承担。5.城市间交通票据需清晰显示出行人姓名、出发与到达地点、出行时间，信息缺失且无法提供支付记录、行程单等补充证明的，不得纳入报销范围；严禁使用私人出行、因私出行的交通票据冲抵公务差旅费用，严禁转售、转借交通票据套取经费。第七条出差人员因公务需要驾驶私人车辆或租赁社会车辆出行的，需提前在出差审批单中明确说明，经审批同意后方可报销相关费用：（一）驾驶私人车辆出差的，凭合法有效加油费票据、过路过桥费票据、停车费票据据实报销，总费用按导航软件显示的往返最短里程折算，每公里报销上限为1.2元，报销总额不得超过同线路公共交通费用的1.5倍；驾驶私人车辆出差的，不再领取出差期间的市内交通费。驾驶私人车辆出差需严格遵守道路交通安全法律法规，因个人原因产生的交通违章罚款、交通事故赔偿、车辆维修保养等费用一律由个人承担，学校不承担任何相关连带责任。（二）租赁社会车辆出差的，需优先选择学校统一采购入围的车辆租赁服务商，凭租赁服务商开具的正规发票、租赁协议、详细行程单报销费用；单次租赁费用超过2000元的，需提前报学校采购与招投标管理中心备案，严禁从无营运资质的个人、机构租赁车辆出差。由学校统一安排公务车辆送站、接站或全程保障公务出行的，不再产生私人车辆、社会车辆租赁相关费用，相关公车运行支出从学校公车运行维护经费列支，不得纳入个人差旅报销范围。第八条住宿费是指出差人员在出差期间入住宾馆、酒店、招待所等住宿场所产生的房屋租赁费用，实行“分档限额、据实报销”的管理原则，出差人员需优先选择党政机关定点接待酒店、学校签约合作酒店入住，住宿费限额标准按出差目的地经济发展水平分区域、按人员级别设置，具体为：（一）出差至北京、上海、广州、深圳、杭州、南京、厦门、苏州等直辖市及经济发达计划单列市核心城区的，院士、一级教授、校级正职人员每人每天住宿费上限为800元；正高职称、校级副职、三四级教授每人每天上限为600元；副高职称、处级干部、五至七级专业技术人员每人每天上限为480元；其他人员及学生每人每天上限为380元。（二）出差至其他省会城市、副省级城市核心城区的，院士、一级教授、校级正职人员每人每天上限为700元；正高职称、校级副职、三四级教授每人每天上限为500元；副高职称、处级干部、五至七级专业技术人员每人每天上限为400元；其他人员及学生每人每天上限为330元。（三）出差至地级市、县级市及以下地区的，院士、一级教授、校级正职人员每人每天上限为600元；正高职称、校级副职、三四级教授每人每天上限为450元；副高职称、处级干部、五至七级专业技术人员每人每天上限为350元；其他人员及学生每人每天上限为290元。（四）对于三亚、丽江、哈尔滨等季节性价格波动明显的旅游目的地，每年1-2月、7-8月、国庆黄金周等旅游旺季期间，住宿费标准可在对应档次上限基础上上浮20%，需提前在出差审批单中注明出行时段。（五）出差期间参加会议、培训，由主办方统一安排住宿的，可凭会议通知、住宿费用票据据实报销，但不得在主办方安排的住宿标准之外额外报销房型升级、酒店增值服务等费用。住宿费报销需遵守以下规则：1.出差人员原则上按同性两人合住一个标准间安排住宿，单人出差或异性人员共同出差的可单人入住标准间；同性别出差人员人数为单数的，单数人员可按单人标准间限额报销，任何人不得入住豪华套房、行政套房等高等级房型。2.住宿费发票需注明入住时间、离店时间、住宿天数、单日单价、总金额，附酒店结账明细流水单，发票付款方必须为学校全称，不得开具个人抬头的住宿费发票；发票中包含的餐饮、洗衣、娱乐、健身、商品消费等非住宿类支出，一律不得随住宿费一并报销。3.出差期间由接待单位提供免费住宿、或借住亲友家中无住宿费用支出的，不得报销住宿费，也不得用其他票据抵充住宿费。4.实际发生住宿但无法提供住宿费发票的，原则上不得报销对应天数的住宿费、城市间交通费、伙食补助费和市内交通费；能提供有效证明材料（如对方单位出具的住宿接收证明、会议主办方出具的统一住宿无单独发票证明等）的，经财务处审核确认后，可按规定报销相关交通及补助费用，不予报销住宿费。第九条伙食补助费是对出差人员在出差期间餐饮支出的定额补助，按出差自然（日历）天数计算，实行包干使用，不再凭餐饮票据报销，具体标准为：（一）出差至西藏、青海、新疆地区的，每人每天补助120元；（二）出差至除上述三省区之外的其他省、自治区、直辖市的，每人每天补助100元；（三）在学校常驻地范围内的远郊区县开展公务活动，当天往返且无法返回学校就餐的，每人每天补助60元，不纳入住宿报销范围。在途期间的伙食补助费按当天最终到达目的地的对应标准执行。伙食补助费报销需遵守以下规则：1.出差期间由接待单位统一安排用餐的，需按当地公务接待用餐标准向接待单位交纳伙食费，凭接待单位开具的正规收款收据回校申报；未按规定交纳伙食费的，不得领取对应天数的伙食补助费。交纳金额低于对应补助标准的，差额部分发放给个人；交纳金额高于补助标准的，按包干标准核算，超支部分个人承担。2.出差期间参加会议、培训，主办方统一承担会议期间餐饮费用的，会议举办期间不再发放伙食补助费，往返会议地点的在途期间按标准发放伙食补助费；会议通知明确需个人缴纳会务费且会务费包含餐饮费用的，按上述规则核减对应补助。3.教师带队出差期间统一安排学生就餐的，学生伙食补助费按其他人员标准的50%核算，可凭实际就餐票据在总额不超过补助上限的前提下据实报销，不再发放定额补助；未统一安排就餐的，按标准发放给学生个人。4.严禁报销出差期间产生的私人宴请、高档餐饮、烟酒消费等费用，严禁将因私餐饮支出纳入差旅报销范围。第十条市内交通费是对出差人员在出差目的地期间因公务出行产生的市内交通支出的定额补助，按出差自然（日历）天数计算，标准为每人每天80元，包干使用，不再凭据报销市内交通票据，覆盖范围包括出差城市内乘坐公交、地铁、出租车、网约车等交通支出。市内交通费报销需遵守以下规则：1.出差期间由接待单位或其他合作单位免费提供交通工具的，需按标准向提供单位交纳交通费用，凭收款收据申报；未交纳费用的，不得领取对应天数的市内交通费。2.驾驶私人车辆、租赁社会车辆出差的，不再发放对应天数的市内交通费，期间产生的过路过桥费、停车费按第七条规定据实报销。3.学生参与公务出差的，市内交通费按每人每天40元标准包干；因工作需要统一安排车辆开展公务活动的，不再发放对应天数的市内交通费，车辆租赁费用按规定据实报销。4.出差当天往返的，按1天标准发放市内交通费；因个人原因滞留产生的天数，不发放市内交通费。5.出差人员往返机场、车站与住宿地点的交通支出已纳入市内交通费包干范围，不再单独报销；确因携带大型科研设备、涉密资料、招生考试试卷、贵重实验器材等特殊物品需要单独租车的，需提前在出差审批单中注明，经审批后可据实报销租车费用，对应天数的市内交通费按50%发放。第十一条出差人员因公务需要产生的以下费用，可凭合法有效票据据实报销，不纳入上述包干补助范围：（一）公务活动相关的会务费、培训费、注册费、资料费，需附会议/培训通知、缴费凭证，明确标注费用包含的服务内容，若费用已涵盖餐饮、住宿、交通服务的，需对应核减伙食补助费、住宿费、市内交通费的发放金额。（二）因携带大型教学科研设备、涉密资料、考试试卷等产生的行李托运费、寄存费，需附费用明细清单，经所在单位负责人确认后据实报销，私人行李超重费、托运费不得报销。（三）因公务需要产生的异地邮寄费、传真费、文印费，需注明具体公务用途，凭正规发票据实报销。（四）因公务行程调整产生的机票、车票改签费、退票费，需提供书面说明及相关行程调整证明材料，经所在单位负责人审核后据实报销；因个人原因产生的退票、改签费用由个人承担。下列费用一律不得纳入公务差旅报销范围：出差期间产生的景点门票、导游服务费、娱乐场所消费、健身消费、礼品礼金支出、私人宴请费用；因私绕行、因私滞留期间产生的所有费用；个人生活用品采购费、洗衣费、酒店迷你吧消费、个人通讯费等私人支出；以差旅名义套取资金发放的福利、补贴；其他与公务活动无关的支出。第十二条公务差旅报销实行“一事一报、一次一结”，出差人员需在出差返回学校后30个工作日内办理完报销手续，原则上不得跨年度报销差旅费用；每年12月20日前需完成当年所有出差费用的报销工作，因特殊原因无法在当年报销的，需提前向财务处提交书面说明，经批准后可延期至次年3月31日前报销，逾期未报且无正当理由的一律不予受理。第十三条办理公务差旅报销需提供以下完整材料，材料不全、不符合要求的，财务处不予受理：（一）经对应权限审批人签字确认的公务出差审批单原件，行程有调整的需附行程调整审批说明。（二）所有差旅费用的原始票据，包括城市间交通费票据（机票需附登机牌，铁路、公路、水路客票需提供纸质或电子发票原件）、住宿费发票（附酒店消费流水单）、其他据实报销费用的发票；所有发票需合法合规、要素齐全，付款方名称为学校全称，发票专用章清晰可辨；电子发票需通过国家税务总局发票查验平台验真，由报销人签字承诺“本发票仅用于本次差旅报销，未重复报账，真实性由本人负责”，财务处对单张金额超过500元的电子发票需逐一核验，防范重复报销、虚假发票风险。（三）差旅费用相关支撑材料，包括会议/培训通知、邀请函、行程单、公务卡支付记录；使用纵向、横向科研经费报销差旅费用的，需额外提交出差期间公务活动开展情况的简要说明，明确对接单位、参与人员、工作内容、取得的实际成效，字数不少于100字。（四）按要求填写的差旅费用报销单，由出差人本人签字确认，列明所有费用明细、金额、列支经费的项目编码，准确核算伙食补助费、市内交通费的包干金额，不得随意涂改、挖补。第十四条公务出差期间产生的所有具备刷卡条件的费用（包括机票、住宿、会务费、车辆租赁费等），需使用学校统一办理的个人公务卡结算，原则上不得使用现金支付；因偏远地区无刷卡条件、对方单位仅接受现金支付等特殊情况无法使用公务卡的，需在报销时提交书面说明，经所在单位负责人签字确认后可报销现金支付的费用，单笔现金支付金额超过1000元且无特殊说明的不予报销。第十五条差旅报销实行“经办人自审、所在单位初审、财务处终审”的三级审核机制，各环节审核人分别承担对应责任：（一）经办人自审：出差人员作为差旅报销的第一责任人，需对提交材料的真实性、合法性、关联性负责，如实填报报销内容，不得虚报、冒领、伪造票据，不得拆分报销事项规避审批要求。（二）所在单位初审：各单位主要负责人、经费项目负责人作为初审责任人，需对出差活动的真实性、必要性、合规性负责，审核出差审批手续是否完备、行程安排是否合理、费用支出是否符合标准、公务活动是否实际开展，确认无误后签字确认，不得审批无实质内容的差旅报销申请。（三）财务处终审：财务处设置专职差旅审核岗位，对报销材料的完整性、票据合规性、费用标准准确性、经费列支渠道合理性进行全面审核，重点核查审批权限是否合规、费用是否超标准、票据是否真实、补助核算是否准确、经费列支是否符合项目预算要求（如科研项目差旅列支比例是否符合预算、“三公”经费是否在年度预算额度内、基金类经费使用是否符合捐赠协议约定等）。第十六条财务处审核通过的差旅报销款项，需在3个工作日内通过国库集中支付系统或学校基本账户转账至报销人个人公务卡或指定银行账户，不得以现金方式支付差旅报销资金。审核中发现材料不全、标准不符、内容存疑的，财务处需一次性告知报销人需要补充的材料或调整的内容，报销人需在10个工作日内补充完善，逾期未补充的作退回处理。第十七条特殊类型公务出差活动的报销，按以下专项规则执行：（一）教师带领学生开展野外实习、教学实践、社会调研等连续出差时间超过15天的长期出差，城市间交通费按对应人员标准执行，住宿费可根据与实习基地签订的合作协议价格据实报销，人均住宿标准不超过当地同级别人员住宿标准的70%；伙食补助费按每人每天60元包干，市内交通费按每人每天30元包干，不执行普通出差的补助标准，报销时需附经教务处或研究生院审批的实践教学工作方案。（二）受学校指派到外地单位挂职锻炼、支援基层建设、参与专项驻外工作的人员，往返工作地与学校的在途期间费用按普通出差标准报销；工作期间的补助按学校专项工作通知标准执行，不得重复领取出差补助，工作期间住宿由接收单位承担的，学校不再报销住宿费。（三）学校邀请校外专家来校讲学、开展学术交流、参与项目评审等活动需承担差旅费用的，经事前审批后，可按正高级职称人员对应的差旅标准据实报销城市间交通费、住宿费，按实际在校工作天数发放每人每天100元的伙食补助，不发放市内交通费；相关费用从对应项目的专家咨询费、劳务费科目列支，不得从日常公用经费的差旅科目列支。（四）教职工出差期间需就近回家省亲办事的，需提前在出差审批单中注明，省亲办事段的城市间交通费按不高于从出差目的地直接返回学校的直线交通票价报销，超出部分由个人承担；省亲办事期间的住宿费、伙食补助费、市内交通费一律不予报销，且省亲办事天数不得超过出差总天数的20%。（