公文流转管理制度

公文流转管理制度1总则1.1目的为规范本单位及所属各分支机构、直属单位的公文流转程序，提高公文处理效率和质量，保障公文传递的准确性、安全性、时效性，根据《党政机关公文处理工作条例》及国家相关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本单位总部各部门、所属各分支机构、直属单位（以下统称“各单位”）的公文收发、传递、审批、督办、归档等全流程流转管理。涉密机关、涉密岗位的特殊公文流转另有规定的，从其规定。1.3术语定义本制度所称公文，是指各单位在行政管理、业务运营、对外交往等公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括但不限于：（1）法定公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等；（2）内部公务文书：内部呈批件、会签件、业务通知单、工作协调函、部门会议纪要等；（3）涉密公文：涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密的各类公文；（4）其他具有执行效力的公务凭证类文书。1.4基本原则公文流转应当遵循“统一归口、分级负责、规范高效、安全保密、全程留痕”的原则：（1）统一归口：各单位综合管理部门（或指定的公文管理部门，下同）是公文流转的归口管理部门，负责统一收文、统一发文、统一督办、统一归档，严禁各业务部门私自对外收发文；（2）分级负责：各级审批人、承办人在职责范围内对公文内容的真实性、合规性、准确性负责，按权限履行审批、承办职责；（3）规范高效：严格按照规定流程流转，简化不必要环节，压缩流转时限，提高办理效率；（4）安全保密：严格遵守保密管理规定，确保涉密公文和敏感信息不泄露、不丢失；（5）全程留痕：公文流转的每个环节都应当有明确的记录，纸质公文要有签字登记，电子公文要有系统操作日志，实现全流程可追溯。1.5职责划分1.5.1综合管理部门职责（1）贯彻执行国家及上级单位关于公文处理的法律法规和制度要求，制定、修订本单位公文流转管理相关制度；（2）负责公文的统一接收、登记、编号、拟办、分发、传阅、督办、清退、归档等日常工作；（3）负责公文的核稿、格式审核、文号管理、用印管理、缮印发证等工作；（4）负责指导各部门、各所属单位的公文处理工作，每半年组织1次公文处理业务培训，培训覆盖率不低于90%；（5）负责公文流转系统（OA系统、保密公文系统等）的日常运维管理和权限设置；（6）负责对各部门、各所属单位公文流转情况进行统计、通报和考核；（7）其他与公文流转相关的管理工作。1.5.2各业务部门职责（1）指定至少1名专（兼）职公文联络员，负责本部门公文的提交、接收、传递、督办，以及与综合管理部门的对接工作，联络员名单报综合管理部门备案，人员变更后3个工作日内更新备案；（2）负责本部门拟制公文的初稿撰写、内容审核、政策把关，确保公文内容真实、数据准确、表述严谨、符合相关规定；（3）按要求及时承办综合管理部门转办的各类公文，在规定时限内反馈办理结果或意见；（4）负责本部门公文的内部传达、落实和日常保管，按要求配合公文的清退、归档工作；（5）配合综合管理部门做好公文处理培训、考核等相关工作。1.5.3各级审批人职责（1）主要负责人：负责审批以本单位名义制发的上行文、全局性重要下行文、重大事项平行文，以及涉及全局性工作的收文批办意见；（2）分管负责人：负责审批分管领域内的常规发文、一般事项平行文，以及分管领域收文的批办意见，对分管领域公文内容的合规性、可行性负责；（3）部门负责人：负责审批本部门制发的内部业务公文，审核本部门拟制的上报公文，对本部门提交公文的内容真实性、必要性负责。2收文流转管理2.1收文入口管理各单位所有外部来文（包括上级单位、政府部门、合作伙伴、下属单位报送的各类纸质公文、电子公文），除上级保密部门指定直送的涉密公文、当事人提交的特殊紧急诉讼文书外，均应当由综合管理部门文管岗位统一接收，各业务部门不得私自接收外部正式公文。业务部门因工作对接收到的外部公文，应当在1个工作日内移交综合管理部门登记，纳入统一流转渠道，不得私自办理或留存。2.2收文登记文管岗接收公文后，应当即时完成收文登记，填写《收文登记台账》（纸质或电子），登记要素包括：收文编号、来文单位、来文字号、公文标题、密级、紧急程度、成文日期、收到日期、公文份数、附件数量、主送单位、抄送单位、经办人。收文编号规则为：[单位简称]收[年份]XX号，年份用4位阿拉伯数字，序号按年度自然流水编排，不得跳号、重号。涉密公文应当单独编号、单独登记，存入保密台账。对不符合公文格式要求、主送单位不是本单位、内容与本单位无关的来文，经综合管理部门负责人同意后，可退回来文单位，并出具书面退文说明，退文记录留存归档。2.3拟办收文登记完成后，文管岗应当在1个工作日内（特急件即时，加急件2小时内）送综合管理部门负责人提出拟办意见。拟办意见应当明确、具体，包含以下内容：（1）拟呈送的批办领导（主要负责人、分管负责人）；（2）拟转办的牵头承办部门、协办部门；（3）建议的办理时限及办理要求；（4）其他需要说明的事项。拟办意见应当依据来文内容、部门职责分工、领导分工等提出，不得推诿或模糊表述。对涉及多个部门职责的来文，应当明确1个牵头部门，牵头部门负责统筹协调办理工作，协办部门应当配合牵头部门开展工作，不得推诿扯皮。2.4批办综合管理部门负责人签署拟办意见后，由文管岗按领导排序和分工报送相应领导批办。批办领导应当在收到公文后2个工作日内（特急件4小时内，加急件1个工作日内）签署明确的批办意见，批办意见应当包括：是否同意拟办意见、具体办理要求、责任主体、完成时限等内容。批办领导签署姓名、日期，圈阅或签名未注明意见的，视为同意拟办意见。对涉及重大事项、需要集体研究的来文，批办领导可以提议召开专题会议研究后再行批办，研究时间不计入办理时限，但应当在批办意见中注明“提交会议研究”。2.5承办文管岗收到领导批办意见后，应当在半个工作日内（特急件即时，加急件1小时内）将公文及批办意见转送牵头承办部门，涉及多个协办部门的，应当同时抄送协办部门。承办部门收到公文后，应当立即落实承办责任人，按批办要求开展工作。2.5.1办理时限要求（1）特急件：指内容特别紧急、需立即办理的公文，自承办部门收到之日起24小时内办结并反馈结果；（2）加急件：指内容紧急、需尽快办理的公文，自承办部门收到之日起3个工作日内办结并反馈结果；（3）常规件：指普通公务公文，自承办部门收到之日起7个工作日内办结并反馈结果；（4）特殊事项：涉及重大项目、复杂问题、需多方协调的公文，确需延长办理时限的，承办部门应当在时限到期前1个工作日向综合管理部门和批办领导提交延期申请，说明延期理由和预计完成时间，经批准后方可延期，延期时间最长不得超过原办理时限的1/2，最多可申请延期2次。2.5.2承办要求（1）承办部门应当严格按照批办意见办理，不得擅自变更办理内容或要求；（2）涉及多个部门的，牵头部门应当主动协调，协办部门应当在收到协办要求后3个工作日内反馈意见，逾期未反馈的视为同意，由此产生的责任由协办部门承担；（3）办理过程中需要补充材料的，承办部门应当及时通知相关单位补充，补充材料时间不计入办理时限，但应当向综合管理部门备案；（4）承办部门办结后，应当形成正式的办理结果报告，写明办理过程、办理结果、落实措施等内容，经部门负责人审核签字后，连同相关佐证材料报送综合管理部门。2.6传阅对不需要具体承办、只需相关领导和部门知晓的周知性公文、参阅性公文，按传阅流程办理。2.6.1传阅范围由综合管理部门根据公文内容、领导分工、部门职责提出拟办意见，报主要负责人或分管负责人批准后确定。2.6.2传阅顺序按照“主要领导优先、分管领导次之、业务部门在后”的原则排序，紧急公文应当优先传阅。2.6.3纸质公文传阅由综合管理部门文管岗负责传递，阅文人收到传阅件后应当在2个工作日内阅毕，签署姓名和日期后退回综合管理部门，不得擅自横向传递，不得私自留存。电子公文传阅通过OA系统进行，阅文人应当在收到传阅提醒后3个工作日内阅签，系统自动记录阅签时间。2.6.4传阅过程中，领导对公文有批示意见的，按批办流程办理，综合管理部门应当及时将批示意见转相关部门落实。2.6.5传阅件全部阅毕后，由综合管理部门整理归档，涉密传阅件阅毕后即时退回保密管理员保管。2.7督办综合管理部门建立公文督办台账，对所有承办类公文实行全程跟踪督办，确保按时办结。2.7.1督办方式：包括口头提醒、电话督办、书面督办、会议督办等。对临近办结时限还有1天的公文，文管岗应当向承办部门发出口头或电话提醒；对超期未办结的，发出《公文督办通知单》，明确督办要求和整改时限；对超期3天以上的，提请分管领导召开督办会议协调。2.7.2督办台账应当记录：公文编号、标题、承办部门、交办时间、要求办结时间、当前进度、督办次数、超期时间等内容，每月5日前更新上月台账，报领导班子审阅。2.7.3承办部门应当配合督办工作，如实反馈办理进度，不得隐瞒或谎报。2.8办结归档承办部门反馈办理结果后，综合管理部门应当对办理结果进行初审，确认符合批办要求的，报送批办领导审阅。批办领导同意办结的，收文流程正式结束。综合管理部门应当将收文原件、拟办意见、批办意见、办理结果报告、相关佐证材料等整理成册，按档案管理要求归档，电子公文的流转记录、电子文件同步归档。3发文流转管理3.1发文总体要求发文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，可发可不发的公文一律不发，可通过电话、邮件、会议部署的工作不再印发公文。发文应当符合国家法律法规、上级政策和本单位制度规定，文种正确、格式规范、表述准确、逻辑严谨，年度发文总量同比增幅不超过5%。3.2拟稿发文由业务相关部门负责拟稿，拟稿人应当熟悉相关业务和公文写作规范，确保公文质量。3.2.1拟稿要求（1）文种选用准确，根据行文方向、行文目的选择合适的文种，上行文不得用“通知”“批复”等下行文文种，平行文不得用“请示”“报告”等上行文文种；（2）公文标题应当准确简要概括公文主要内容，标明发文机关和文种，一般用“发文机关+事由+文种”的格式，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，标题字数原则上不超过50字；（3）正文内容应当实事求是，数据准确，表述严谨，条理清晰，篇幅简短，避免空话、套话，一般性公文正文字数原则上不超过3000字；（4）涉密公文应当在版心右上角标注密级和保密期限，紧急公文应当标注“特急”“加急”字样；（5）主送、抄送单位应当准确，主送单位是负责办理或答复的单位，抄送单位是需要知晓或配合的单位，不得漏报、错报；（6）附件应当注明附件顺序和名称，附件内容应当与正文表述一致。3.2.2拟稿完成后，拟稿人应当填写《发文拟稿单》，写明拟稿部门、拟稿人、公文标题、密级、紧急程度、主送单位、抄送单位、拟发份数、是否需要公开等内容，经部门负责人审核签字后，报送综合管理部门核稿。部门负责人应当对公文内容的真实性、必要性、合规性进行严格审核，签字确认后上报。3.3核稿综合管理部门文管岗收到发文稿后，应当在规定时限内完成核稿工作，核稿是发文的必经程序，未经核稿的公文不得报送领导签发。3.3.1核稿时限：常规件2个工作日内完成核稿，加急件半个工作日内完成核稿，特急件即时核稿。3.3.2核稿主要内容（1）行文必要性审核：核查是否确需发文，是否属于本单位职权范围，是否可以用其他方式替代发文；（2）内容合规性审核：核查公文内容是否符合国家法律法规、上级政策和本单位规章制度，是否与本单位已发公文相衔接，数据是否准确，事例是否真实，表述是否严谨；（3）格式规范性审核：核查文种选用是否正确，标题、主送、抄送、附件、落款、成文日期等格式要素是否符合规范，文号使用是否符合规定；（4）文字表述审核：核查文字是否通顺、简练，有无错别字、标点错误，逻辑是否清晰；（5）发文范围审核：核查主送、抄送单位是否准确，发文数量是否合理，是否符合精简高效的要求。3.3.3核稿处理方式（1）核稿通过的，由文管岗在《发文拟稿单》上签署核稿意见，按流程送会签或签发；（2）核稿发现问题的，应当填写修改意见，退回拟稿部门修改，拟稿部门修改后重新报送核稿；对内容偏差较大、不符合发文要求的，经综合管理部门负责人同意后，可直接退回拟稿部门，并说明不予发文的理由。3.4会签公文内容涉及其他部门职责或需要其他部门配合落实的，应当进行会签，未经相关部门会签的公文不得报送签发。3.4.1会签范围：涉及多个部门业务职责的公文、需要多个部门共同落实的公文、涉及经费、人员、资产等事项的公文，应当由相关部门会签。3.4.2会签流程：核稿通过后，由综合管理部门将公文稿送相关会签部门，会签部门应当在收到公文稿后3个工作日内（加急件1个工作日内，特急件4小时内）反馈会签意见。会签部门同意的，由部门负责人签字确认；有不同意见的，应当在会签意见中写明修改内容和理由，退回拟稿部门协商修改。3.4.3会签争议处理：拟稿部门与会签部门对公文内容有分歧的，应当由拟稿部门牵头组织协商，协商达成一致的，修改后重新送会签；协商不成的，应当将各方意见及理由报分管领导协调裁定，裁定时间不计入流转时限。3.4.4逾期会签处理：会签部门逾期未反馈意见且未说明理由的，视为同意公文内容，由此产生的责任由会签部门承担，综合管理部门可以直接进入下一流程。3.5签发公文会签完成后，由综合管理部门按发文权限报送相应领导签发，签发是公文生效的必经程序，未经签发的公文不得印发。3.5.1签发权限（1）以本单位名义制发的上行文（请示、报告、报请性公文）、全局性重要下行文（决定、命令、重大事项通知、通报等）、重要平行文（函、合作协议类公文等），由本单位主要负责人签发；（2）以本单位名义制发的分管领域常规下行文（业务通知、工作部署等）、一般平行文（普通商洽函、告知函等），由分管负责人签发；（3）以部门名义制发的内部业务公文（部门业务通知、工作协调函等），由部门负责人签发，报综合管理部门备案；（4）涉及重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用等“三重一大”事项的公文，应当经集体研究决定后，由主要负责人签发。3.5.2签发要求：签发人应当对公文内容进行严格审核，签署明确的意见、姓名和签发日期，圈阅或签名未注明意见的，视为同意。签发人修改公文内容较多的，拟稿部门应当根据修改意见重新排版后，再送签发人确认。3.6编号缮印公文经签发后，由综合管理部门文管岗统一编排发文号，不得自行编号、错号、重号。3.6.1发文号规则：[单位简称]发[年份]XX号，年份用4位阿拉伯数字，序号按年度自然流水编排，不得跳号、重号。部门发文的文号规则为：[单位简称][部门简称]发[年份]XX号。3.6.2缮印要求（1）公文格式应当符合国家公文格式标准，排版规范，字体字号符合要求，页面整洁，无错漏字；（2）拟稿部门负责初校，对照签发稿核对内容、格式，确认无误后签字；综合管理部门负责终校，最终确认公文格式、文号、用印位置等符合要求；（3）印制份数按主送单位、抄送单位数量加存档份数（一般存档3份，其中综合管理部门存档2份，档案管理部门存档1份）确定，不得多印或少印；（4）涉密公文应当在保密定点印制单位印制，印制过程中产生的废页应当及时销毁，不得流出。3.7用印分发3.7.1用印：公文印制完成后，凭《发文拟稿单》及领导签发记录用印，用印应当符合本单位印章管理规定，由印章管理人审核签发手续齐全后，在公文落款处加盖单位公章或部门印章，做到位置准确、印迹清晰。用印应当登记，记录文号、标题、份数、用印日期、经办人、批准人。3.7.2分发（1）外部发文：由综合管理部门统一通过机要渠道、公文交换系统、官方指定邮箱、EMS邮寄等方式发送，不得通过普通邮寄、私人邮箱、微信等非正规渠道发送重要公文。发送外部公文应当登记，记录发送时间、发送方式、收件单位、收件人、快递单号等信息，以便查询。（2）内部发文：通过OA系统、内部工作群、纸质传阅等方式分发，电子公文发送后应当提醒接收部门及时查收，纸质公文分发应当由接收人签字确认。（3）涉密公文的分发必须通过保密渠道，由专人负责，全程登记，严格控制知悉范围。3.8联合行文管理本单位与外部单位联合制发公文的，按以下流程办理：（1）本单位为主办单位的，由本单位牵头部门负责拟稿，按本单位内部发文流程完成核稿、会签、签发后，送联合行文的其他单位依次会签、签发；（2）本单位为协办单位的，由牵头单位拟稿后送本单位综合管理部门，按收文流程转相关业务部门审核，提出意见后，按签发权限送本单位领导签发，再反馈牵头单位；（3）联合行文的文号使用主办单位的发文号，成文日期为最后签发单位负责人的签发日期；（4）联合行文的用印由各单位分别加盖本单位印章，印制份数由主办单位统一确定，各单位分别留存归档。3.9公文的撤销与废止已印发的公文有下列情形之一的，应当予以撤销或废止：（1）公文内容违反国家法律法规、上级政策或本单位制度规定的；（2）公文内容与新发布的政策、制度相抵触的；（3）公文内容失实、存在重大错误，造成不良影响的；（4）其他需要撤销或废止的情形。3.9.1撤销或废止公文的，由原拟稿部门提出申请，说明撤销或废止的理由、影响范围，按原发文审批权限报批后，由综合管理部发布《关于撤销（废止）XX公文的通知》，明确撤销或废止的公文名称、文号、生效日期。3.9.2被撤销的公文自始无效，被废止的公文自废止通知明确的日期起失效。3.10办结归档公文分发完成后，发文流程正式结束。综合管理部门应当将《发文拟稿单》、拟稿修改稿、核稿意见、会签意见、领导签发稿、正式公文、电子版本等整理齐全，按档案管理要求立卷归档，确保档案资料完整、可查。4内部呈批流转管理4.1适用范围本制度所称内部呈批件，是指各部门在内部管理、业务运营中，向单位领导请示事项、申请资源、协调工作，需要领导审批的内部公务文书，包括事项请示、经费申请、人员申请、物资申请、项目立项申请等。4.2流转程序（1）拟制：由申请部门拟制呈批件，写明申请事项、事由、依据、具体诉求、预期效果等内容，附相关佐证材料（如预算清单、项目方案、上级文件等），由部门负责人签字确认。（2）会签：申请事项涉及其他部门职责的，应当先送相关部门会签，会签部门应当明确签署意见，无意见的签署同意，有意见的写明理由。（3）报送：会签完成后，申请部门将呈批件及相关材料报送综合管理部门，涉密或敏感事项的呈批件直接报送综合管理部门负责人。（4）核转：综合管理部门对呈批件的格式、材料完整性、会签情况进行审核，符合要求的，按审批权限报送相应领导审批；不符合要求的，退回申请部门补充完善。（5）审批：领导收到呈批件后，应当在规定时限内签署审批意见，明确同意、不同意或修改要求，签署姓名和日期。（6）反馈：审批完成后，综合管理部门应当在1个工作日内将审批结果反馈申请部门及相关会签部门，需要落实的，明确责任部门和时限。（7）归档：呈批件办结后，由综合管理部门统一整理归档，申请部门可以留存复印件。4.3办理时限（1）特急呈批件：12小时内办结；（2）加急呈批件：2个工作日内办结；（3）常规呈批件：5个工作日内办结；（4）涉及重大事项、需要集体研究的呈批件，提交会议研究的时间不计入办理时限，综合管理部门应当在会议结束后1个工作日内反馈结果。4.4相关要求（1）呈批件应当一事一请，不得在一个呈批件中申请多个不相关的事项；（2）申请事项应当符合单位制度规定，相关材料应当真实、齐全；（3）领导审批不同意的，申请部门如有异议，可以提交补充说明材料，申请重新审议，但不得重复提交相同内容的呈批件；（4）内部呈批件的审批结果作为各部门开展工作、办理经费、调配资源的依据，相关部门应当按审批意见执行。5涉密公文流转管理5.1基本要求涉密公文的流转严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及本单位保密管理相关制度，坚持“谁主管谁负责、谁运行谁负责”的原则，确保涉密信息安全。涉密公文包括绝密、机密、秘密三个密级，涉及商业秘密、工作秘密的公文参照涉密公文管理。5.2流转规范（1）涉密公文的收发必须由指定的保密员负责，通过机要交通、保密公文交换系统、涉密U盘等保密渠道传输，严禁通过互联网、普通电话、微信、QQ、普通邮箱等非保密渠道传输涉密公文；（2）涉密公文的收发、登记、传阅、复制、摘抄、销毁等各个环节都必须建立专门台账，全程记录经办人、时间、去向、数量等信息，做到全程留痕、有据可查；（3）涉密公文的知悉范围严格按照批办意见确定，任何单位和个人不得擅自扩大知悉范围，不得在非涉密场所谈论涉密内容，不得在私人交往中涉及涉密信息；（4）复制、摘抄涉密公文的，应当经本单位保密工作部门负责人批准，复制件、摘抄件按原件密级管理；（5）涉密公文办理完毕后，应当及时移交单位保密管理员归档，个人不得私自留存、销毁涉密公文；（6）需要清退的涉密公文，应当按上级要求及时清退，不得隐瞒、留存。5.3保密责任（1）各级领导、工作人员应当严格遵守保密规定，对本职工作范围内的涉密公文安全负责；（2）发生涉密公文丢失、泄露、被窃等事件的，当事人应当第一时间向本单位保密工作部门报告，采取补救措施，配合调查；（3）对违反保密规定，造成涉密信息泄露的，按国家保密法律法规和本单位保密制度追究相关人员责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。6公文流转信息化管理6.1系统管理本单位OA办公系统是公文流转的主要信息化载体，除涉密公文、特殊紧急纸质公文外，所有公文流转都应当通过OA系统进行。OA系统的公文模块由综合管理部门负责管理，信息中心负责技术运维。综合管理部门负责设置各岗位的操作权限，权限设置应当符合岗位职责和审批权限要求，不得越权设置。6.2电子公文效力经本单位电子签章系统加盖电子印章的电子公文，与纸质公文具有同等法律效力，各单位、各部门应当认可并严格执行，不得推诿或拒绝办理。6.3操作规范（1）所有公文流转操作人员应当妥善保管自己的OA系统账号和密码，不得转借他人使用，因账号转借导致的操作责任由账号所有人承担；（2）操作人员应当及时登录OA系统查收公文，工作日每天至少登录2次（上午、下午各1次），及时办理待办公文，不得积压；（3）电子公文的拟稿、核稿、会签、签发等环节都应当按系统要求填写意见、签署电子签名，不得只提交不签署意见；（4）涉密公文不得上传至非涉密OA系统，应当在涉密信息系统中流转。6.4数据管理（1）OA系统的公文流转数据由信息中心负责定期备份，每周至少备份1次，备份数据保存期限不少于30年，确保数据安全、可追溯；（2）综合管理部门应当每年6月底前导出上一年度的电子公文及流转记录，按档案管理要求归档，确保电子档案的完整性、可用性；（3）任何单位和个人不得擅自删除、修改OA系统中的公文流转数据，确需修改的，应当经综合管理部门负责人批准，由信息中心操作，并记录修改情况。7监督考核与责任追究7.1监督检查综合管理部门负责对各部门、各所属单位的公文流转情况进行日常监督检查，检查内容包括：是否按规定统一收发文、是否按流程流转、是否按时办结、公文质量是否符合要求、保密规定是否落实