T-JSEPA 046-2025 电力企业会计档案管理工作指南

T/JSEPA046—2025电力企业会计档案管理工作指南GuidelinesforAccountingArchiveManagementofElectricPowerEnterprises2025-XX-XX发布2025-XX-XX实施江苏省电力企业协会发布中国标准出版社出版前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由江苏省电力企业协会提出并归口。本文件起草单位：江苏省电力有限公司、国网江苏省电力有限公司电力科学研究院、华能江苏能源开发有限公司、大唐江苏发电有限公司、国电投江苏电力有限公司、江苏华电戚墅堰发电有限公司、江苏省电力企业协会、江苏财经职业技术学院、江苏公证天业会计师事务所（特殊普通合伙）。本文件主要起草人：张敏、李军、王芳、刘勇、陈静、周健、吴昊、郑晓、马丽、朱峰、孙悦、赵亮、陈明、郭婷、王丽、李娟。本文件规定的内容符合国家有关法律法规、会计制度及电力行业相关标准的要求，没有侵犯他人合法权益，江苏省电力企业协会在自愿基础上作出本承诺，并对承诺内容的真实性负责。1范围本文件规定了电力企业会计档案的术语和定义、管理原则、归档范围、收集与整理、保管与保护、利用与借阅、鉴定与销毁、数字化管理、移交与交接及责任追究等要求。本文件适用于江苏省行政区域内各类电力企业（包括发电企业、供电企业、电力建设企业、电力检修企业、电力物资企业等）的会计档案管理工作，也适用于电力企业所属分支机构、全资及控股子公司的会计档案管理，不适用于电力企业附属非独立核算单位的会计档案管理。国际标准分类号：03.100.01（公司（企业）的组织和管理综合）；中国标准分类号：F01（电力综合）；国民经济分类：D441（电力生产）、D442（电力供应）、E47（电力工程建设）。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T1.1—2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则《中华人民共和国会计法》（中华人民共和国主席令第24号）《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第47号）《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T38—2018电子档案管理系统通用功能要求DA/T48—2012纸质档案数字化技术规范《电力企业档案管理规定》（国家能源局令第25号）《企业会计准则》（财政部令第33号）《会计基础工作规范》（财政部令第98号）3术语和定义《会计档案管理办法》《电力企业档案管理规定》界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1电力企业会计档案accountingarchivesofelectricpowerenterprises电力企业在会计核算过程中形成的，记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的会计资料，包括纸质会计档案和电子会计档案。3.2会计档案数字化digitizationofaccountingarchives采用扫描、拍照、录音、录像等技术手段，将纸质会计档案、声像会计档案等转化为电子形式，形成电子会计档案，并进行规范整理、存储和管理的过程。3.3会计档案鉴定identificationofaccountingarchives由电力企业档案管理部门、会计部门、审计部门等相关人员组成鉴定小组，对已到保管期限的会计档案进行审查，判定其是否继续保存、销毁或延长保管期限的工作。3.4电子会计档案electronicaccountingarchives电力企业通过会计核算软件生成、传输、存储的，具有保存价值的电子会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料，以及纸质会计档案数字化形成的电子副本。3.5会计档案移交handoverofaccountingarchives电力企业内部会计部门将整理完毕的会计档案移交至企业档案管理部门，或企业将会计档案移交至同级国家档案馆的过程。4管理原则4.1合法性原则会计档案管理工作应严格遵守《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规及相关标准要求，确保会计档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节合法合规。4.2真实性原则会计档案应真实记录电力企业经济业务的发生情况，确保会计资料的真实性、准确性和完整性，不得伪造、篡改会计档案。4.3安全性原则建立健全会计档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁、防泄密等防护措施，确保会计档案的实体安全和信息安全。4.4规范化原则会计档案的收集、整理、编号、保管、利用、借阅、鉴定、销毁、数字化、移交等工作应遵循统一规范，做到分类清晰、整理有序、标识规范、管理规范。4.5实用性原则会计档案管理应兼顾保管安全与利用便捷，建立便捷的会计档案查询、利用机制，满足电力企业经营管理、审计监督、税务检查、合规核查等工作需求。4.6协同性原则会计部门、档案管理部门、审计部门、信息技术部门等应加强协同配合，明确各自职责，共同做好会计档案管理工作，确保会计档案管理工作有序推进。5归档范围5.1会计凭证类5.1.1原始凭证：包括电力企业采购电力设备、燃料、材料等的发票、收据、入库单、出库单，销售电力产品的发票、结算单，职工薪酬发放表、差旅费报销单，银行存款收款凭证、付款凭证等。5.1.2记账凭证：包括收款凭证、付款凭证、转账凭证，以及汇总记账凭证、科目汇总表等。5.1.3其他会计凭证：包括更正错账凭证、调整凭证、红字冲销凭证等。5.2会计账簿类5.2.1总账：按会计科目设置的总分类账簿，记录电力企业全部经济业务的总括情况。5.2.2明细账：按明细科目设置的明细分类账簿，包括资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类明细账，如固定资产明细账、应收账款明细账、应付账款明细账、生产成本明细账等。5.2.3日记账：包括现金日记账、银行存款日记账，记录电力企业现金、银行存款的收付情况。5.2.4其他会计账簿：包括备查账簿、辅助账簿等，如固定资产备查簿、无形资产备查簿、应收款项备查簿等。5.3财务会计报告类5.3.1月度、季度、半年度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表，以及附注、财务分析报告等。5.3.2年度财务会计报告：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表，以及附注、审计报告、财务情况说明书等。5.3.3其他财务会计报告：包括专项财务报告、内部管理财务报告、财务审计报告、税务鉴证报告等。5.4其他会计资料类5.4.1会计核算软件及相关资料：包括会计核算软件安装光盘、说明书、操作手册、升级日志、备份数据等。5.4.2会计档案保管清册、移交清册、销毁清册、鉴定意见书等。5.4.3税务相关资料：包括纳税申报表、完税凭证、税务筹划资料、税务检查资料等。5.4.4审计相关资料：包括内部审计报告、外部审计报告、审计工作底稿等。5.4.5其他与会计核算相关的资料：包括会计政策、会计估计变更资料，资产清查报告、减值测试报告，合并财务报表编制资料等。5.5电子会计档案类5.5.1电子会计凭证：包括电子发票、电子收据、电子银行回单等。5.5.2电子会计账簿：包括会计核算软件生成的电子总账、明细账、日记账等。5.5.3电子财务会计报告：包括电子版本的月度、季度、年度财务会计报告等。5.5.4纸质会计档案数字化形成的电子副本：包括扫描后的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等电子文件。5.5.5其他电子会计资料：包括电子会计档案备份数据、电子会计核算软件相关文件等。6收集与整理6.1收集要求6.1.1及时性：会计部门应在会计核算结束后，及时收集当期形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料，确保会计档案收集不遗漏、不延误。6.1.2完整性：收集的会计档案应齐全完整，包括凭证附件、签章、审批手续等，确保每一项经济业务都有完整的会计记录支撑。6.1.3规范性：收集的会计资料应符合会计基础工作规范要求，填写规范、字迹清晰、数字准确、签章齐全，不得有涂改、挖补、伪造等情况。6.1.4电子会计档案收集：电子会计档案应连同其元数据一并收集，确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性，电子会计凭证应经电子签名或电子签章确认。6.2整理要求6.2.1整理原则：会计档案整理应遵循“分类整理、规范有序、便于保管和利用”的原则，按归档范围和类别进行分类、组卷、编号、装订。6.2.2纸质会计档案整理6.2.2.1会计凭证整理：按记账凭证的编号顺序，将原始凭证、记账凭证、附件等整理齐全，去除金属物，采用线装或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，每册厚度不超过2.5cm，装订后在封面上注明单位名称、凭证种类、起止日期、凭证编号、册数、装订人等信息。6.2.2.2会计账簿整理：会计账簿应按种类、年度整理，总账、明细账、日记账应分别装订，装订前应核对账簿页码，补齐缺失页码，装订后在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数、装订人等信息，扉页应附账簿启用表、经管人员一览表。6.2.2.3财务会计报告整理：财务会计报告应按年度、季度、月度整理，按报告种类（资产负债表、利润表等）顺序排列，装订成册，封面上注明单位名称、报告名称、报告期间、册数、装订人等信息，年度财务会计报告应附审计报告、附注等相关资料。6.2.2.4其他会计资料整理：其他会计资料按类别、年度整理，组卷装订，封面上注明单位名称、资料类别、年度、册数、装订人等信息。6.2.3电子会计档案整理6.2.3.1电子会计档案应按类别、年度、形成时间进行分类整理，建立规范的文件夹结构，命名应规范统一，便于检索和查找，命名格式可采用“年度-类别-文件名称-形成日期”。6.2.3.2电子会计档案应进行格式标准化处理，优先采用PDF、XML等通用格式，确保电子文件的可读性和兼容性，避免使用专用格式。6.2.3.3电子会计档案应附加元数据，包括文件名称、形成单位、形成日期、文件大小、文件格式、作者、备注等信息，确保电子会计档案的可追溯性。6.2.3.4纸质会计档案数字化形成的电子副本，应确保扫描质量清晰、完整，分辨率不低于300dpi，扫描文件应进行降噪、纠偏、裁剪等处理，确保电子副本与纸质档案一致。6.3编号规则6.3.1纸质会计档案编号：采用“年度-类别-册号”的编码规则，其中类别代码分别为：会计凭证（PZ）、会计账簿（ZB）、财务会计报告（BG）、其他会计资料（QT），册号按年度内同类档案的顺序编号，如“2025-PZ-001”表示2025年度会计凭证第1册。6.3.2电子会计档案编号：采用“年度-类别-文件编号”的编码规则，文件编号按年度内同类电子档案的顺序编号，与对应的纸质会计档案编号保持一致，便于关联查找。7保管与保护7.1保管场所要求7.1.1电力企业应设立专门的会计档案保管库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁、防高温、防光、防尘等要求，远离火源、水源、污染源和强磁场区域。7.1.2库房温度应控制在14℃~24℃，相对湿度控制在45%~60%，配备温湿度监测设备，定期记录温湿度情况，发现异常及时调整。7.1.3库房应配备防火器材（如灭火器、消防栓等）、防盗设施（如防盗门、监控设备等）、防潮设施（如除湿机、干燥剂等）、防磁设施（如防磁柜、屏蔽罩等），定期检查维护，确保正常使用。7.1.4电子会计档案应存储在专用的服务器或存储设备中，配备容灾备份系统，确保电子会计档案的安全存储，存储设备应放置在防磁、防尘、防潮的环境中。7.2保管期限7.2.1会计档案保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为10年、30年，具体保管期限按《会计档案管理办法》及相关规定执行。7.2.2永久保管的会计档案：包括年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。7.2.3保管期限30年的会计档案：包括会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册等。7.2.4保管期限10年的会计档案：包括月度、季度、半年度财务会计报告、纳税申报表、完税凭证等。7.2.5电子会计档案的保管期限与对应的纸质会计档案保管期限一致，电子会计档案保管期满后，应按规定进行鉴定、销毁或延长保管期限。7.3保护措施7.3.1纸质会计档案保护：定期对纸质会计档案进行检查，发现破损、霉变、虫蛀、字迹模糊等情况，及时进行修复、复制，修复过程应遵循“修旧如旧”的原则，保留原始信息。7.3.2电子会计档案保护：建立电子会计档案备份制度，定期进行备份，备份介质包括硬盘、光盘、U盘等，备份数据应异地存放，确保数据安全；定期对电子会计档案进行检测，发现损坏、丢失等情况，及时恢复；电子会计档案存储设备应定期进行维护、升级，防止数据泄露、损坏。7.3.3会计档案保管人员应严格遵守保管制度，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失会计档案，不得擅自借阅、复制会计档案。8利用与借阅8.1利用要求8.1.1会计档案利用应遵循“依法利用、规范有序、保密可控”的原则，满足电力企业经营管理、审计监督、税务检查、合规核查等工作需求，不得利用会计档案从事违法违规活动。8.1.2内部利用会计档案：电力企业内部各部门因工作需要利用会计档案的，应填写《会计档案利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用方式，经部门负责人批准后，方可利用。8.1.3外部利用会计档案：外部单位（如审计机关、税务机关、司法机关等）因工作需要利用会计档案的，应出具相关证明文件（如审计通知书、税务检查通知书、介绍信等），经电力企业负责人批准后，方可利用，利用过程中应派专人陪同，做好记录。8.1.4电子会计档案利用：电子会计档案可通过会计档案管理系统进行在线查询、浏览，利用电子会计档案应进行权限控制，不同权限人员可利用不同范围的电子会计档案，利用过程应留下操作记录。8.2借阅要求8.2.1会计档案借阅应严格履行借阅手续，借阅人应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅期限、借阅用途，经部门负责人、档案管理部门负责人批准后，方可借阅。8.2.2借阅期限：一般借阅期限不超过15天，确需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请，经批准后可延长，延长期限不超过15天，累计借阅期限不超过30天。8.2.3借阅人应妥善保管借阅的会计档案，不得涂改、伪造、损毁、丢失、转借，不得擅自复制会计档案，借阅期满后，应及时归还，档案管理部门应核对档案完整性，确认无误后办理归还手续。8.2.4永久保管的会计档案、涉及企业商业秘密的会计档案，一般不得借阅，确需借阅的，应经电力企业主要负责人批准，且借阅过程中应严格保密，不得泄露相关信息。8.3利用与借阅记录档案管理部门应建立会计档案利用与借阅台账，详细记录利用人、借阅人、利用/借阅时间、档案名称、编号、利用/借阅目的、归还时间、备注等信息，台账保存期限不低于会计档案保管期限。9鉴定与销毁9.1鉴定要求9.1.1电力企业应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，联合会计部门、审计部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组，鉴定小组人数不少于3人。9.1.2鉴定工作应每5年进行一次，对于保管期限届满的会计档案，鉴定小组应逐卷、逐件进行审查，判定其是否继续保存、销毁或延长保管期限。9.1.3鉴定过程中，对于仍有保存价值、需要继续保存的会计档案，应延长保管期限，延长后的保管期限应符合相关规定，并在会计档案保管清册中注明；对于无保存价值、可销毁的会计档案，应出具《会计档案鉴定意见书》，明确鉴定意见、鉴定日期、鉴定人员签字等信息。9.1.4涉及未结清的债权债务、未了结的诉讼案件、未完成的审计事项等的会计档案，即使保管期限届满，也应继续保存，直至相关事项办结后，再按规定进行鉴定、销毁。9.2销毁要求9.2.1经鉴定确认无保存价值、可销毁的会计档案，应严格按照国家有关规定办理销毁手续，不得擅自销毁。9.2.2销毁会计档案前，档案管理部门应编制《会计档案销毁清册》，详细列明销毁会计档案的名称、编号、册数、形成年度、保管期限、销毁原因、销毁日期等信息，经会计部门、审计部门审核，电力企业负责人批准后，方可销毁。9.2.3销毁会计档案时，应邀请同级档案管理部门、审计部门派员现场监督，销毁过程应做好记录，包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员、销毁数量等信息，销毁人员、监督人员应在销毁清册上签字确认。9.2.4电子会计档案销毁：电子会计档案销毁前，应进行备份，备份数据应保存不少于1年，销毁时应彻底删除电子会计档案及备份数据，确保无法恢复，销毁过程应做好记录，留存销毁凭证。9.2.5销毁后的《会计档案销毁清册》《会计档案鉴定意见书》应永久保存，便于追溯。10数字化管理10.1数字化原则电力企业会计档案数字化应遵循“真实准确、完整规范、安全可控、便捷高效”的原则，确保数字化后的电子会计档案与纸质会计档案一致，具备真实性、完整性、可用性和安全性。10.2数字化范围10.2.1电力企业应将所有纸质会计档案进行数字化处理，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。10.2.2新形成的会计档案，应同步生成电子会计档案，实现纸质会计档案与电子会计档案同步管理。10.3数字化技术要求10.3.1扫描要求：纸质会计档案扫描应采用彩色或灰度扫描，分辨率不低于300dpi，扫描文件应清晰、完整，无歪斜、无模糊、无缺失，扫描后应进行降噪、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保电子副本与纸质档案一致。10.3.2格式要求：电子会计档案优先采用PDF格式存储，会计凭证、会计账簿等可采用PDF/A格式，确保长期可读性；电子会计报表可采用XML、Excel格式，便于数据统计和分析。10.3.3元数据要求：数字化过程中，应采集电子会计档案的元数据，包括文件名称、形成单位、形成日期、文件大小、文件格式、扫描人员、扫描日期、审核人员、审核日期等信息，确保电子会计档案的可追溯性。10.3.4审核要求：数字化后的电子会计档案应进行审核，审核人员应核对电子副本与纸质档案的一致性、完整性，审核合格后，在电子会计档案上标注审核意见、审核人员、审核日期，审核不合格的，应重新扫描、处理。10.4数字化系统要求10.4.1电力企业应建立专门的会计档案数字化管理系统，系统应具备扫描、存储、检索、查询、借阅、备份、权限管理、日志管理等功能，符合DA/T38—2018的要求。10.4.2系统应具备安全防护功能，包括身份认证、权限控制、数据加密、防篡改、防病毒等，确保电子会计档案的信息安全。10.4.3系统应与会计核算软件、企业ERP系统等实现数据互联互通，确保电子会计档案的实时更新和同步管理。10.4.4系统应定期进行维护、升级，及时修复漏洞，确保系统稳定运行；定期对系统数据进行备份，防止数据丢失、损坏。10.5电子会计档案归档与管理10.5.1数字化后的电子会计档案，应按本文件第6章的要求进行整理、编号，及时归档至会计档案数字化管理系统，与对应的纸质会计档案建立关联，实现双向检索。10.5.2电子会计档案应进行异地备份，备份介质包括硬盘、光盘、云存储等，备份数据应定期更新，确保电子会计档案的安全存储。10.5.3电子会计档案的保管、利用、借阅、鉴定、销毁等，应按本文件相关要求执行，确保电子会计档案管理规范有序。11移交与交接11.1内部移交11.1.1会计部门应在年度终了后3个月内，将上一年度形成的会计档案整理完毕，编制《会计档案移交清册》，移交至企业档案管理部门。11.1.2移交清册应详细列明移交会计档案的名称、编号、册数、形成年度、保管期限、移交人、接收人、移交日期等信息，移交人、接收人、监交人应在移交清册上签字确认。11.1.3移交过程中，应核对会计档案的完整性、准确性，发现问题及时处理，确保移交工作顺利完成。11.1.4电子会计档案移交时，应连同其元数据、备份数据一并移交，确保电子会计档案的完整性和可用性。11.2外部交接11.2.1电力企业因撤销、合并、分立等原因，需要将会计档案移交至其他单位或同级国家档案馆的，应按国家有关规定办理交接手续。11.2.2交接前，应编制《会计档案交接清册》，详细列明交接会计档案的名称、编号、册数、形成年度、保管期限、交接原因、交接日期等信息，交接双方、监交人应在交接清册上签字确认。11.2.3交接过程中，应核对会计档案的完整性、准确性，电子会计档案应进行数据校验，确保交接数据无误。11.2.4交接完毕后，交接双方应各自留存交接清册，作为会计档案交接的凭证，交接清册保存期限不低于会计档案保管期限。12责任追究12.1电力企业应建立健全会计档案管理责任制度，明确会计部门、档案管理部门、相关人员的职责，确保会计档案管理工作落到实处。12.2对在会计档案管理工作中认真负责、表现突出的单位和个人，电力企业应给予表彰奖励。12.3对违反本文件规定，有下列行为之一的，电力企业应责令限期整改，对相关责任人给予批评教育、通报批评、纪律处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任：a)未按规定收集、整理、保管会计档案的；b)擅自涂改、伪造、损毁、丢失会计档案的；c)擅自借阅、复制、传播会计档案，泄露企业商业秘密的；d)未按规定办理会计档案鉴定、销毁手续，擅自销毁会计档案的；e)会计档案数字化过程中，弄虚作假、篡改电子会计档案的；f)未按规定办理会计档案移交、交接手续，导致会计档案丢失、损