2026年学校行文管理办法

2026年学校行文管理办法第一章总则第一条为进一步规范学校行文管理，提升公文处理质量和效率，推进公文处理工作科学化、制度化、数字化，持续纠治形式主义官僚主义，切实为基层减负，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《电子档案管理办法》《教育部直属高校公文处理工作指引》等规定，结合学校事业发展实际，制定本办法。第二条本办法适用于学校各二级单位（包括党政管理部门、教学科研单位、直属附属单位、群团组织，以下统称各单位）的公文处理工作。学校全资、控股企业，附属中小学校、幼儿园参照执行。第三条行文管理工作坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的基本原则，严格落实“凡发必审、审必从严”要求，把好行文政治关、政策关、内容关、格式关，持续压减发文数量，提升发文质量，提高办文效率。第四条学校党政办公室是全校行文管理的主管部门，负责统筹协调、制度建设、审核把关、监督考核、业务指导等工作。各单位主要负责人是本单位行文管理第一责任人，对本单位公文质量和办理效率负总责；各单位应当配备1名专职或兼职公文管理员，具体负责本单位公文收发、登记、初审、归档、系统操作等日常工作。第五条公文管理员应当具备良好的政治素养、业务能力和责任意识，熟悉国家公文处理相关规定和学校工作流程。学校党政办每年组织不少于2次公文管理业务培训，每次培训时长不少于4学时，年度累计培训时长不低于8学时，培训后组织考核，考核合格后方可上岗，考核结果纳入单位年度绩效考核指标。新任职公文管理员应当在上岗后1个月内完成岗前培训并通过考核。第二章行文规则第一节公文种类第六条学校正式公文采用《党政机关公文处理工作条例》规定的15种法定文种，具体适用范围如下：（一）决议：适用于学校党员代表大会、教职工代表大会、学生代表大会、工会会员代表大会等法定会议，以及学校党委全委会、纪委全委会等会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定：适用于对学校重大事项作出决策部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）命令（令）：适用于公布学校全局性规章制度、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员，由校长签署发布。（四）公报：适用于公布学校重大决策、重要事项或者法定会议选举结果等需要全校周知的事项。（五）公告：适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项，一般用于学校招生、招聘、招标、成果公示等。（六）通告：适用于在全校范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见：适用于对学校重要工作提出见解和处理办法，可用于上行、下行和平行。（八）通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。（十一）请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。（十二）批复：适用于答复下级单位请示事项。（十三）议案：适用于学校行政向学校教代会、党委常委会等法定机构提请审议事项。（十四）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。第七条校内日常工作沟通、事项告知等可使用便函、工作通知等非正式文种，但不得作为行政管理、考核奖惩的法定依据，不得设定行政许可、行政处罚等强制性内容。第二节行文权限第八条学校按照“权责对等、分级负责”的原则明确行文权限，严格控制以学校党委、行政名义发文，能够以部门名义或者党政办名义发文的，不得升格发文。第九条以下事项可以以学校党委名义发文：（一）贯彻落实上级党委重大决策部署的实施意见、工作方案、配套措施；（二）学校党的建设、思想政治工作、党风廉政建设、意识形态工作、统一战线工作、安全稳定工作等全局性工作部署；（三）学校党委全委会、常委会作出的重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用等事项；（四）上级党委要求以学校党委名义报送的报告、请示、专项材料等；（五）学校党委发布的党内规章制度、规范性文件；（六）其他涉及学校全局、需要全校各级党组织共同执行的重要事项。第十条以下事项可以以学校行政名义发文：（一）贯彻落实上级行政部门重大决策部署的实施意见、工作方案、配套措施；（二）学校事业发展规划、综合改革方案、全局性行政规章制度；（三）学校行政工作的全局性部署、重大奖惩、重要事项决定；（四）上级行政部门要求以学校名义报送的报告、请示、函件等；（五）与校外同级单位联合行文的事项；（六）学校行政发布的涉及师生切身利益的重要规范性文件；（七）其他涉及学校全局、需要全校各单位共同执行的重要事项。第十一条以下事项可以以党政办公室名义发文：（一）传达学校党委、行政的决定部署，转发上级机关公文，要求各单位办理或者共同执行的事项；（二）学校年度工作要点、工作总结、重要会议纪要；（三）校内一般性工作安排、通知，涉及多部门协调的综合性事务；（四）学校党委、行政授权发布的其他事项。第十二条各单位可以在本单位职责范围内自行发文，适用范围包括：（一）本单位职责范围内的一般性工作安排、业务通知；（二）向学校党委、行政报送的请示、报告、专项材料；（三）与校外对口单位商洽职责范围内工作的函件；（四）本单位内部管理制度、工作规程、奖惩决定等。第十三条严格控制发文数量，落实年度发文压减指标：全校性发文（以学校党委、行政、党政办名义印发的正式文件）总量较上一年度压减不低于5%，同类事项合并发文比例不低于30%；各部门自行发文数量同步压减，压减比例不低于全校平均水平。发文压减完成率纳入各单位年度绩效考核核心指标。第十四条有下列情形之一的，一律不得发文：（一）国家法律法规、党内法规、上级文件已有明确规定，且学校无需另行制定落实措施的；（二）能通过OA系统通知、工作群沟通、电话协调、便函等方式解决的事项；（三）属于部门职责范围内，能够由部门自行部署或者协调解决的事项；（四）没有实质内容、可发可不发、照搬照抄上级文件的；（五）临时议事协调机构、项目工作组原则上不单独行文，确需行文的，由牵头部门代行发文；（六）部门内设机构除办公室外，不得对外正式行文。第三节行文规范第十五条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，严格控制公文篇幅：部署全局性工作的文件字数一般不超过5000字，部署专项工作的文件字数一般不超过3000字，通知类文件字数一般不超过1500字。确因内容需要超过字数上限的，应当在核稿时说明理由，报党政办审核同意。第十六条上行文应当遵守下列规则：（一）原则上不得越级行文，遇有重大突发事件、重大安全事故、举报上级机关及其领导干部违法违纪等特殊情况，确需越级行文的，应当同时抄送被越过的上级单位；（二）请示应当一文一事，不得在报告、工作总结、情况汇报等非请示性公文中夹带请示事项；（三）除学校领导直接交办的事项外，不得以单位名义向学校领导个人报送公文，不得以个人名义向学校党委、行政报送请示类公文；（四）各单位向学校报送的请示、报告，应当经本单位主要负责人签字确认，加盖单位公章，通过OA系统正式报送，不得直接报送领导个人；（五）下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，主办部门应当调查研究、充分论证，提出明确倾向性意见，不得原文转报；（六）受双重领导的单位向上级主管部门行文，应当根据事项性质明确主送和抄送单位，重要事项应当同时抄送学校党政办。第十七条下行文应当遵守下列规则：（一）涉及多个部门职责的事项，主办部门应当提前征求相关部门意见，达成一致后方可行文；部门之间有分歧的，应当由主办部门牵头协调，经协调仍不能达成一致的，应当列明各方理据，提出倾向性意见，报分管校领导协调或者审定后，方可发文；（二）下行文应当明确主送单位、抄送单位，主送单位应当对公文内容的落实负总责，抄送单位应当按照职责配合做好相关工作；（三）学校向下级单位行文，主送受理单位，根据需要抄送相关单位，重要行文应当同时抄送学校上级主管部门；（四）党政办公室根据学校党委、行政授权，可以向各单位行文，其他部门不得向下级单位发布指令性公文，不得在公文中规定下级单位必须配合的超出本部门职责范围的事项。第十八条平行文应当遵守下列规则：（一）校内平行单位之间商洽工作、询问和答复问题，应当使用函或者便函，不得使用请示、批复等上下级文种；（二）学校与校外单位联合行文，应当确有必要，且双方职权范围相当，不得与下级单位联合发文；联合行文应当明确主办单位，发文字号由主办单位编制，学校作为主办单位的，使用学校对应发文字号；（三）联合行文应当经所有联合发文单位的负责人会签同意后方可印发，会签意见应当明确具体，不得仅签署姓名或者圈阅。第十九条公文格式严格执行《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准，重点规范以下内容：（一）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。学校党委发文字号为“XX校党〔年份〕XX号”，学校行政发文字号为“XX校〔年份〕XX号”，党政办发文字号为“XX校办〔年份〕XX号”，各单位发文字号应当报党政办备案；（二）公文标题：由发文机关名称、事由和文种组成，使用二号小标宋体字，居中排布，回行时应当词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；（三）正文：使用三号仿宋GB2312字，每页22行，每行28字，自然段首行缩进2字符；（四）附件：附件应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号，多个附件用阿拉伯数字标注顺序号；（五）页码：使用四号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。第三章发文办理第二十条发文办理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，各环节应当严格履行职责，确保工作质量和效率。第二十一条拟稿应当符合以下要求：（一）符合国家法律法规、党内法规和上级政策要求，符合学校发展实际，内容真实准确，逻辑严谨，表述精炼，格式规范；（二）明确标注公文的紧急程度，紧急公文分为“特提”“特急”“加急”三级，普通公文不标注紧急程度；“特提”适用于涉及重大突发事件、重大安全事故等需要立即办理的事项，“特急”适用于需要当日办理的紧急事项，“加急”适用于需要2个工作日内办理的较紧急事项；（三）涉密公文应当按照学校保密事项范围准确标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限，涉密公文的拟定、传输、存储应当符合保密规定；（四）拟稿人应当对公文内容的真实性、合法性、准确性负直接责任，拟稿完成后提交本单位核稿。第二十二条核稿由各单位主要负责人或者授权的分管负责人负责，重点审核以下内容：（一）行文必要性，是否属于本单位职责范围，是否符合发文条件；（二）内容真实性，数据是否准确，情况是否属实，措施是否可行；（三）政策合规性，是否符合上级政策和学校规章制度，是否与现行文件衔接；（四）格式规范性，文种使用是否正确，格式是否符合国家标准；（五）会签完备性，涉及其他部门职责的是否已征求意见。第二十三条核稿应当在1个工作日内完成，特提公文即时核稿，特急公文4小时内完成核稿，加急公文8小时内完成核稿。核稿通过后，属于以学校或者党政办名义发文的，应当通过OA系统提交党政办审核；属于本单位自行发文的，由本单位负责人签发后印发，并报党政办备案。第二十四条公文内容涉及其他单位职责的，主办单位应当履行会签程序，征求相关单位意见：（一）会签单位应当对涉及本单位职责的内容进行认真审核，提出明确意见，由单位主要负责人签字确认；（二）会签单位应当在2个工作日内反馈意见，特提公文即时反馈，特急公文当日反馈，加急公文1个工作日内反馈，逾期不反馈的视为同意，由此产生的责任由会签单位承担；（三）会签意见分歧较大的，主办单位应当牵头组织协调，协调不成的，应当列明各方理据，提出倾向性意见，报分管校领导审定。第二十五条党政办负责对以学校党委、行政、党政办名义印发的公文进行全面审核，审核重点包括：（一）行文必要性审核，是否符合发文条件，是否属于升格发文；（二）政治政策审核，是否符合党的路线方针政策和上级决策部署，是否与学校现行制度一致；（三）内容质量审核，表述是否准确，逻辑是否清晰，措施是否具体可行；（四）格式规范审核，文种使用、公文格式是否符合国家标准；（五）程序完备性审核，核稿、会签等程序是否履行完毕。第二十六条党政办审核应当在1个工作日内完成，特提公文即时审核，特急公文4小时内完成审核，加急公文8小时内完成审核。审核不通过的，应当退回主办单位修改，并说明具体理由；审核通过的，按照公文签发权限报相关领导签发。第二十七条公文签发实行分级负责制，签发人应当对公文内容负总责：（一）学校党委发文，由党委书记或者授权的党委副书记签发；涉及行政工作的党委发文，应当先经校长或者分管校领导审核后，再报党委书记签发；（二）学校行政发文，由校长或者授权的副校长签发；涉及党的工作的行政发文，应当先经党委分管领导审核后，再报校长签发；（三）党政办发文，由党政办主任签发；涉及学校重要工作的，应当报分管校领导或者主要领导审定后签发；（四）各单位自行发文的，由本单位主要负责人签发，涉及重要事项的应当报分管校领导同意后签发；（五）签发人签发公文时，应当签署明确意见、姓名和完整日期，不得圈阅或者只签姓名，圈阅或者只签姓名的视为同意。第二十八条公文签发后、印发前，党政办应当进行复核，重点复核签发手续是否完备、会签是否齐全、格式是否规范、附件是否完整、页码是否连续。复核中发现需要对公文内容进行实质性修改的，应当报原签发人复审。复核应当在4小时内完成，紧急公文即时复核。第二十九条公文缮印应当符合以下要求：（一）严格按照规定格式印制，做到字迹清楚、版面整洁、装订整齐、无错漏；（二）涉密公文应当在学校指定的涉密印刷场所印制，由专人负责，全程留痕，多余的印刷品应当及时销毁；（三）电子公文应当导出为符合国家标准的OFD格式文件，加盖电子印章后生效，不得使用Word、PDF等非标准格式作为正式电子公文；（四）缮印应当在1个工作日内完成，特提公文即时缮印，特急公文4小时内完成缮印，加急公文8小时内完成缮印。第三十条用印应当严格履行审批程序，凭签发单办理：（一）学校党委、行政印章由党政办指定专人负责管理，用印时应当核对签发单与公文内容、份数一致，无误后方可用印；没有签发单或者签发手续不完备的，不得用印；（二）用印应当登记，登记内容包括用印日期、文件名称、发文字号、用印份数、用印单位、经办人、批准人等，用印登记表保存期限不少于30年；（三）电子印章按照《中华人民共和国电子签名法》规定管理，与实体印章具有同等法律效力，电子印章的使用审批流程与实体印章一致，使用记录全程留痕，可追溯、可验证；（四）涉密公文不得使用电子印章，应当加盖实体印章。第三十一条公文印发前应当进行统一登记，登记内容包括发文字号、文件标题、签发人、主送单位、抄送单位、印发日期、印发份数、密级、紧急程度等，登记信息应当准确完整，纳入学校公文数据库统一管理，实现可检索、可统计、可分析。第三十二条公文分发应当按照以下规定执行：（一）普通公文通过OA系统分发，电子公文直接推送至各单位公文管理员账号，各单位应当在1个工作日内查收，紧急公文应当即时查收；（二）涉密公文应当通过机要渠道分发，不得通过互联网、普通快递、个人携带等方式传递；（三）纸质公文根据实际需要印制，分发时应当履行签收手续，签收记录保存不少于10年；（四）需要向校外单位报送的公文，由主办单位负责报送，涉密公文应当通过机要通信或者专人送达。第四章收文办理第三十三条收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序，各环节应当高效衔接，确保公文及时办理。第三十四条签收应当符合以下要求：（一）各单位公文管理员负责签收来文，签收时应当逐件清点，核对来文单位、文号、份数、标题、密级等，确认无误后签署姓名和签收日期；（二）对破损、错送、份数不符、内容不清的来文，应当及时退回来文单位并说明理由；（三）特提、特急等紧急公文应当注明签收时间，精确到小时。第三十五条来文签收后应当及时登记，登记内容包括来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、签收日期、来文份数、拟办意见、承办单位、办理结果等。涉密公文应当单独登记、专人管理，不得在非涉密系统中登记。第三十六条党政办收到的校外来文和校内各单位报送的请示、报告，应当进行初审：（一）初审重点：来文是否符合行文规则，是否属于学校职权范围，内容是否明确，格式是否规范，是否履行了必要的报送程序；（二）初审时限：普通公文1个工作日内完成，特提公文即时初审，特急公文4小时内完成，加急公文8小时内完成；（三）初审结果：对不符合规定的来文，应当退回来文单位并说明理由；对符合规定的来文，提出拟办意见，报相关领导批示后转承办单位办理。第三十七条承办单位应当按照公文要求和时限及时办理，不得推诿、拖延：（一）办理时限：特提公文1小时内启动办理，4小时内反馈办理结果；特急公文当日（8小时工作时间内）办结；加急公文2个工作日内办结；普通公文5个工作日内办结；确因特殊情况不能按期办结的，应当提前向党政办说明理由，经批准后可适当延长办理时限，延长时间最长不超过3个工作日；（二）承办要求：承办单位应当明确具体责任人，制定落实措施，确保办理质量；对不属于本单位职责范围的公文，应当在1个工作日内退回党政办并说明理由，不得自行转办；（三）联合办理：涉及多个单位的公文，由主办单位牵头办理，协办单位应当积极配合，在规定时限内反馈意见，共同做好办理工作。第三十八条公文传阅应当遵循“先主后次、先急后缓”的原则，按照领导排序依次传批，不得漏传、误传、横传：（一）普通公文传阅周期不超过3个工作日，紧急公文即时传批；（二）传阅应当通过OA系统进行，全程留痕，领导批示意见应当及时反馈给承办单位；（三）涉密公文传阅应当由专人负责，阅后即时退回，不得擅自留存、复印、摘抄，不得在非涉密场所阅办。第三十九条党政办负责对全校公文办理情况进行催办：（一）催办方式：通过OA系统自动提醒、电话催办、现场催办、书面催办等方式进行；（二）催办要求：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，普通公文定期催办；对办理滞后的单位，应当及时提醒；逾期未办的，予以通报；（三）通报机制：每半月通报一次各单位公文办理逾期情况，每月公布一次各单位办文效率排名。第四十条公文办理完成后，应当及时向来文单位答复办理结果：（一）答复要求：实事求是、明确具体、格式规范、符合政策；（二）答复权限：以学校名义答复的，应当经分管校领导或者主要领导审定后，以批复或者函的形式答复；以部门名义答复的，由部门主要负责人审定后答复；（三）答复材料应当与来文一并归档。第五章公文归档第四十一条公文办理完毕后，应当按照档案管理相关规定及时整理归档，确保档案真实完整、规范有序。第四十二条归档范围包括：（一）学校印发的正式公文的签发单、定稿、正本、附件、电子公文及元数据；（二）收到的上级机关、校外单位来文的正本、办理材料、领导批示等；（三）校内各单位报送的请示、报告及办理答复材料；（四）重要会议的通知、议程、报告、决议、纪要、简报等材料；（五）其他具有保存价值的公文材料。第四十三条归档要求包括：（一）归档的公文材料应当齐全完整、字迹清晰、签字手续完备，符合长期保存要求；（二）符合电子档案管理要求的电子公文，可以仅以电子形式归档保存，不再归档纸质公文；涉密公文应当同时归档纸质和电子版本，电子版本存储在涉密存储介质中；（三）电子公文归档应当采用符合国家标准的OFD格式，元数据（包括公文的发文字号、标题、签发人、形成时间、办理过程、用印记录等）应当齐全完整，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性；（四）归档的公文应当按照档案分类标准进行整理，编目清楚，便于检索和利用。第四十四条归档时间要求：当年形成的公文，各单位应当在次年5月31日前完成整理归档工作，移交学校档案馆统一保管；涉密公文的归档应当符合保密规定，单独移交，交接时应当履行签字手续。第四十五条公文保管期限分为永久、30年、10年三种，具体划分标准如下：（一）永久保管：学校党代会、教代会、团代会、工会会员代表大会等重要会议的文件；学校章程、全局性规章制度、重大决策部署文件；学校重要人事任免、重大奖惩文件；学校事业发展规划、年度工作总结和要点；上级机关针对学校的重要批复、指示文件；学校与校外单位签订的重要协议、合同；其他具有长远保存价值的文件。（二）30年保管：学校一般性规章制度、专项工作部署文件；学校重要会议的通知、纪要；各单位报送的重要请示、报告；学校一般性奖惩、人事任免文件；其他具有较长保存价值的文件。（三）10年保管：一般性通知、通报、函件；事务性、临时性工作文件；会议交流材料、简报；其他具有短期保存价值的文件。第四十六条档案利用应当遵守以下规定：（一）校内单位查阅公文档案，应当凭单位介绍信，经档案馆负责人批准后查阅；（二）校外单位查阅公文档案，应当持单位介绍信和本人有效身份证件，经党政办和档案馆负责人批准后查阅；（三）涉密公文档案的查阅，应当经学校保密委员会办公室批准，在指定的涉密场所查阅，不得复制、摘抄、带出；（四）任何单位和个人不得篡改、损毁、丢失公文档案，不得擅自提供、公布公文档案内容。第六章信息化行文专项管理第四十七条学校统一建设运行OA办公系统，作为全校正式公文处理的唯一平台，所有正式公文的拟稿、核稿、会签、审核、签发、收发、归档等环节，应当全部通过OA系统办理，不得体外循环，不得通过微信、QQ等互联网即时通讯工具传输正式公文（涉密公文除外）。第四十八条OA系统内置智能审核引擎，对公文格式、错别字、敏感词汇、涉密信息、重复发文、政策合规性等进行自动校验，智能审核不通过的，直接退回拟稿人修改，并提示具体问题。智能审核准确率应当不低于95%，党政办每年联合信息化部门对智能审核规则进行一次优化升级，提升审核精准度。第四十九条学校推行电子印章全覆盖，各单位的电子印章由党政办统一制发、管理，电子印章的使用权限、审批流程与实体印章完全一致。电子公文加盖符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子印章后，与纸质公文具有同等法律效力，各单位在行政管理、教学科研、师生服务等工作中，应当认可电子公文的效力，不得要求办事单位和师生另行报送纸质公文，法律法规另有规定的除外。第五十条学校建设统一移动办公系统，支持非涉密公文的移动端查阅、审批、流转，提高办文效率。涉密公文不得在移动办公系统中传输、办理、存储，不得使用个人移动设备处理涉密公文。第五十一条学校建立公文数据共享机制，公文办理过程中产生的结构化数据，应当纳入学校数据中台统一管理，实现与人事、财务、教务、科研、学生管理等业务系统的数据互通共享。凡是能通过数据共享获取的信息，不得要求下级单位和师生重复报送。第五十二条学校采用区块链技术对重要电子公文（包括学校规章制度、重大决策文件、人事任免文件、奖惩文件等）进行存证，确保公文的真实性、完整性、不可篡改性，存证信息永久保存，可通过学校官方渠道随时验证。第五十三条OA系统和移动办公系统的运维由党政办牵头统筹，信息化建设与管理部门负责技术支持，保障系统7×24小时稳定运行，系统年可用率不低于99.9%。系统发生故障时，信息化部门应当在1小时内响应，4小时内恢复正常运行；故障期间，经党政办同意，可以临时采用纸质公文办理，故障排除后3个工作日内应当补录到OA系统，确保公文处理的连续性。第五十四条各单位应当加强公文管