工程材料询价比价管理办法

工程材料询价比价管理办法一、第一章总则1.1第一条目的与依据材料采购成本占工程项目总成本的55%~70%，其中因询价不规范、比价流于形式造成的成本流失通常可达采购额的3%~8%。为规范材料询价、比价、定价全过程，堵塞「先定供应商、后补询价手续」的操作漏洞，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国民法典》合同编及企业内部采购管理制度，制定本办法。1.2第二条适用范围本办法适用于公司所有在建及新建工程项目的主材、辅材、周转材料及设备采购的询价比价活动，包括：•金额5万元（含）以上的全部采购事项；•金额5万元以下的零星采购执行简化流程（见第十四条），但保留比价记录义务。下列情况不适用本办法，另行按专项制度执行：1.依法必须招标的采购（按《必须招标的工程项目规定》执行）；2.业主指定品牌或指定供应商的材料（但必须留存业主书面指定文件，作为免责依据）；3.紧急抢险采购（事后48小时内补办比价手续，见第十五条）。1.3第三条基本原则1.三价同源：同一批次的比价，三家报价必须在同一技术规格、同一付款条件、同一交货地点、同一报价有效期基础上取得，严禁拿「含税含运费」与「不含税自提」的报价直接对比。2.供方入库在先：参与询价的供应商必须先通过《合格供应商名录》准入审查，未入库单位不得发出询价单（首次准入可与其他询价并行，但准入审查完成前不得定标）。3.不相容岗位分离：询价经办人、比价审核人、定价审批人、合同签订人、验收人不得为同一人或存在直接亲属关系。项目部材料员可兼任询价经办，但比价审核必须由公司采购部或成本部独立完成。二、第二章组织机构与职责2.1第四条三级管理架构层级机构/岗位核心职责决策权限决策层公司采购管理委员会（分管副总任主任，成员含成本部、工程部、审计部负责人）审批定标、认定紧急采购、处理争议50万元以上采购定标审批管理层公司采购部（或成本部）维护合格供应商名录、独立比价审核、价格数据库建设5万~50万元采购定标审核执行层项目部材料员+项目经理提报采购申请、发出询价单、组织封样、初评5万元以下零星采购定标2.2第五条岗位具体动作与时限1.项目部材料员：材料需用计划提报后2个工作日内完成市场询价（不少于3家），填写《询价比价单》并附各供应商书面报价原件（盖章或签字扫描件均可，但定标前必须收回至少2份原件）。2.采购部比价审核人：收到比价资料后3个工作日内完成审核，重点核验：报价口径一致性、供应商资质有效性、价格与价格数据库历史价的偏离度（偏离超15%必须书面说明原因）。3.项目经理：对5万元以下采购在2个工作日内签署定标意见；50万元以上报采购管理委员会，委员会每月固定第一周、第三周各召开1次定标会，紧急事项可由主任在24小时内电话召集表决，会后24小时内形成书面纪要。三、第三章询价程序3.1第六条询价准备询价前必须完成三项工作，缺一不可：1.明确技术口径：材料员会同技术员编制《材料需求清单》，写明品名、规格型号、执行标准（如钢筋写明「HRB400E，符合GB/T1499.2」）、数量及允许偏差、交货地点、交货批次。严禁只写「螺纹钢50吨」这类无法比价的模糊描述。2.统一商务条件：确定报价有效期（不少于15天）、付款方式（默认为货到验收合格后30天内付80%，到货后90天付尾款20%，质保金另计）、是否含运费装卸费、发票类型。3.选定询价对象：从《合格供应商名录》中选取不少于3家；名录中同类供应商不足3家的，由采购部在5个工作日内组织新增供应商考察准入，严禁为凑数降低准入标准。3.2第七条询价方式选择采购金额询价方式最低报价家数记录要求5万元以下电话/微信询价+书面确认3家《询价比价单》记录报价人姓名、电话、价格5万~50万元书面询价函（盖章）3家报价单原件+比价单50万~200万元邀请比选（密封报价、公开开标）4家开标记录表+全程参与人签字200万元以上优先邀请招标；不具备招标条件（如工期紧急、仅有限合格供方）则采用多方议标，报采购管理委员会批准4家议标会议纪要+委员会批复严禁以拆分合同（如把80万元拆成4笔20万元）规避高等级程序——审计部按月比对同一供应商90天内累计成交额，发现拆分的，对经办人按采购额1%~3%处罚并调离岗位，涉贪腐的移送司法。3.3第八条询价实施要点1.询价函以统一模板发出，供应商报价必须加盖公章或由授权代表签字；仅口头报价的，必须由材料员当场做电话录音并转文字记录，双方确认后作为比价附件。2.封闭期管理：发出询价函至截止报价期间（一般5~7天），经办人不得向任一供应商透露其他家的报价信息——提前泄露底价或对手价格，会导致报价逐轮趋同、比价失去筛选功能，是围标串标的前兆信号。3.供应商报价逾期送达的作废处理，但为保住3家底线，可延长截止时间一次（不超过3天），且必须同步通知所有被询价单位。四、第四章比价与定价4.1第九条比价评分方法比价不能只看总价，必须按下列权重打分（50万元以下可简化为价格+资质两项）：评分项权重评分标准（示例）价格60分最低有效报价得满分，其余按（最低价/该家报价）×60计供货能力15分交货期满足计划得10分，优于计划得15分；不满足的报价直接判无效质量与资信15分有同类工程供货业绩且近2年无质量事故得15分，有整改记录得8分，新准入得5分付款条件10分等同公司默认条件得6分，优于默认条件（如账期延长30天）得10分，劣于的得0~3分4.2第十条无效报价判定出现下列任一情形，该报价判为无效，并记录于比价单：1.超过采购预算控制价（控制价由成本部按信息价、历史成交价及市场询查综合确定，随询价函一并发出）；2.报价口径与询价函不一致且拒绝在截止前书面澄清的；3.两家及以上报价单出现相同联系方式、相同IP、明显错漏一致等串标特征的——判定串标的，报审计部启动调查，取消全部涉事供应商资格2年，本次询价重新组织；4.有效报价不足3家的，本次比价作废，重新询价；连续两次不足的，报采购管理委员会批准后可采取两家比价或单一来源谈判，并留存市场同期价格佐证材料。4.3第十一条定价与谈判1.首选规则：在满足技术、交货、付款要求前提下，综合得分最高者中标，原则上不二次谈判——二次议价会诱导供应商首轮留水分，长期反而推高报价水平。2.例外谈判：最低价与次低价价差超过15%时，采购部必须先行核查最低价方的成本合理性（材料行情、运距、库存甩货等），确认无恶意低价后再定标；确属恶意低价（成交后拒绝履约或以次充好）的，没收投标保证金并除名。3.定标结果在公司内部OA公示3个工作日，接受职工异议；有异议的由审计部5个工作日内核查并书面答复。五、第五章价格数据库与履约跟踪5.1第十二条价格数据库采购部按月维护《主要材料价格数据库》，记录钢材、水泥、商品混凝土、砂石、防水材料等主材的成交价、供应商、项目、日期，并同步当地造价管理部门发布的信息价作对照。数据库用于：1.新项目控制价编制的依据（历史成交价下浮2%~5%作为控制价起点，按市场行情调整）；2.比价审核时的偏离度预警（偏离超15%触发书面核查）；3.供应商年度评审的降价贡献度考核。5.2第十三条履约与闭环1.定标后10个工作日内签订采购合同，合同价格、付款、品牌必须与报价及定标结论一致，合同会签单附《询价比价单》备查。2.材料进场执行双人验收（材料员+见证取样员），主材按规范见证取样送检；验收数量与定标数量偏差超5%的，说明用量计划失准，纳入材料员月度考核。3.供应商履约评价按项目节点进行：质量事故1次、延迟交货超5天、发票开具滞后超30天任一项发生的，当年评价降级；连续两年C级的移出《合格供应商名录》。4.PDCA检查：审计部每季度抽查不低于20%的比价档案，核查「三价同源」「岗位分离」「数据库比对」执行情况，出具季度通报；发现的问题由采购部在收到通报后15个工作日内提交整改报告并逐项销项。六、第六章特殊情形6.1第十四条5万元以下零星采购项目部在《合格供应商名录》内电话询价3家，记录于《零星采购登记表》，由项目经理定标，采购部按月汇总备案。严禁为规避审核将5万元以上采购化整为零。6.2第十五条紧急采购因抢险、停工待料等紧急情况，项目经理可先电话询价2家以上并报采购部负责人口头批准后先行订货，但必须：1.24小时内补发书面询价函并留存全部报价；2.48小时内补签合同或框架协议；3.事后5个工作日内向采购管理委员会书面报告，说明紧急原因、比价受限情况及价格合理性（附同期市场价佐证）。未按期补办手续的，费用不予报销。6.3第十六条单一来源采购仅当满足下列条件之一时允许：唯一专利/授权产品、业主指定、原有设备配套必须、连续两次询价不足3家且报委员会批准。单一来源必须附价格谈判记录及市场同类产品价格对比，由采购管理委员会集体审批。七、第七章纪律与责任7.1第十七条禁止行为及后果1.严禁收受供应商任何形式的回扣、礼金（一经查实，解除劳动合同、追缴所得并移送司法）；确需与供应商就餐洽谈的，执行公司商务接待标准并事前报备。2.严禁向供应商泄露控制价、竞争对手报价（泄露一次即调离采购岗位，造成损失的全额赔偿）。3.严禁接受供应商「先供货后补手续」的要求——失去比价约束的既成事实采购是成本失控和腐败的高发区；确属紧急的按第十五条程序处理。4.询价经办人造假报价记录（虚构供应商、篡改报价）的，按采购额5%~10%追责并解除劳动合同。7.2第十八条争议处理供应商对定标结果有异议的，可在公示期内书面提出；审计部5个工作日内核查，核查期间不得签订合同。供应商投诉情况纳入其年度评价，恶意投诉（无事实依据、多次重复）的列入观察名单。八、第八章附则8.1第十九条本办法由公司采购管理委员会负责解释，自发布之日起施行。原有相关制度与本办法不一致的，以本办法为准。每两年由审计部牵头评估一次执行有效性并修订。附件一：询价比价单（样表）项目名称采购编号材料名称及规格数量交货地点/时间付款条件供应商A（名称/报价/交期/联系人）供应商B（名称/报价/交期/联系人）供应商C（名称/报价/交期/联系人）