中标通知书发放工作流程

中标通知书发放工作流程一、总则1.1目的与适用范围中标通知书的发放是招标投标活动的法定承诺环节，一经发出即对招标人和中标人产生法律约束力。本流程旨在规范从中标结果确定到通知书送达、公示、归档的全链条操作，防止因程序瑕疵导致中标无效、保证金纠纷或被质疑投诉。本流程适用于本公司作为招标人（或委托招标代理机构）组织的依法必须招标项目及自愿招标项目的国内公开招标、邀请招标活动。政府采购项目另需执行《中华人民共和国政府采购法》及财政部相关令的规定，与本流程不一致的，以政府采购规定为准。1.2编制依据•《中华人民共和国招标投标法》•《中华人民共和国招标投标法实施条例》•《中华人民共和国民法典》（合同编，关于承诺生效的规定）•项目所在地招标投标行政监督部门发布的监督管理办法1.3关键时限总览环节法定/约定时限责任主体评标报告送达招标人评标结束后10日内评标委员会招标人确定中标人收到评标报告后10日内（最长不超过评标结束后30日）招标人（定标委员会/总经理办公会）中标候选人公示定标前，公示期不少于3日招标人发出中标通知书公示期满无异议后5个工作日内招标人通知书同时通知所有未中标投标人与发出中标通知书同步招标人签订书面合同发出通知书后30日内双方退还投标保证金及银行同期存款利息合同签订后5个工作日内，最迟不超过发出通知书/终止通知后5个工作日起算招标人招标投标情况书面报告（依法必须招标项目）确定中标人之日起15日内向行政监督部门提交招标人二、职责分工中标通知书发放涉及法务、采购、财务、档案四条线，权责边界必须书面明确——任何一个环节的签字缺失都会在后续质疑、诉讼中成为证据短板。2.1岗位职责表岗位/部门核心职责关键产出采购部（牵头部门）组织定标、起草通知书、组织发放与签收、发起保证金退还《中标通知书》《未中标通知书》发放台账评标委员会提交书面评标报告、推荐中标候选人排序评标报告（全体委员签字）定标委员会/总经理办公会审定中标人、批准通知书发出定标会议纪要法务部合规审查、异议与投诉应对、监督合同签订时限法务审查意见书财务部保证金账户核对、退还审批与执行保证金退还凭证档案管理员全套资料归档、保存期管理归档清单2.2签批权限•标的额1000万元以下项目：通知书由采购部经理签发，分管副总批准。•标的额1000万元（含）以上或涉及公共利益的项目：通知书由分管副总签发，总经理批准，并经法务部书面会签。•严禁任何个人（包括部门经理级）单独签发通知书——通知书是承诺文书，签发人必须具备公司授权，授权文件存档备查。三、工作流程3.1流程总图（文字版）评标报告送达→招标人定标→中标候选人公示（≥3日）→异议处理（如有）

→法务审查→签批→发出中标通知书+同步通知未中标人→保证金退还启动

→30日内签订合同→15日内提交书面报告→归档3.2第一步：接收评标报告并核定中标候选人1.采购部在收到评标报告当日核对三项内容：报告是否有全体评标委员会成员签字、中标候选人排序是否明确（依法必须招标项目应标明排序）、评标结论与招标文件规定的评标办法是否一致。2.核对发现缺项的，采购部应在2个工作日内书面提请评标委员会补正；评标委员会已解散的，按行政监督部门规定处理，严禁由采购部或定标委员会自行修改评标结论（自行修改会导致评标程序无效，且属于《招标投标法实施条例》禁止的“招标人非法干预评标”行为）。3.3第二步：定标与中标候选人公示1.招标人在收到评标报告后10日内召开定标会议，逐项核对拟定中标人是否满足：投标保证金已按招标文件提交、资格条件在投标有效期内持续有效、无《招标投标法实施条例》列明的否决情形。2.定标会议形成书面纪要，全体参会人员签字，明确中标人名称、中标价、工期/供货期、项目经理等中标要素。3.定标后立即发布中标候选人公示，公示期不少于3日（公示期从发布次日起算），公示内容包括：中标候选人排序、名称、投标报价、项目负责人及证书编号、业绩、评标情况说明、异议受理方式与受理期限。4.公示渠道：依法必须招标项目必须在中国招标投标公共服务平台或省级电子招标投标交易平台发布；自愿招标项目同步在公司官网发布。发布当日由采购部在台账登记发布链接与截图（公示网页截图打印件作为时限证据存档）。3.4第三步：异议处理（如收到）异议是通知书发出前的高危环节——处理不当会直接演变为行政投诉，导致定标结果被撤销。按影响程度分三级处置：级别判定标准启动权限处置原则与时限Ⅰ级（程序类异议）对公示内容遗漏、计算笔误等程序性问题提出采购部经理3日内书面答复；核实属实的更正并顺延公示期3日Ⅱ级（实质类异议）对候选人资格、业绩真实性、评标分值计算提出实质质疑法务部介入，分管副总批准答复3日内书面答复；需核实的暂停发标、组织原评标委员会复核，复核报告存档Ⅲ级（涉嫌违法行为）投标人举报围标串标、评标委员会成员违法总经理批准，报告行政监督部门暂停全部发标程序，配合调查；调查期间不得向任何候选人发出通知书异议处理期间的中止规则：收到异议之日起暂停发出中标通知书，异议处理完毕（或答复期满）后重新起算5个工作日发出时限。出问题怎么办：若异议导致定标基础丧失（如中标候选人资格造假查实），按序递补中标候选人并重新公示；无合格候选人的，重新招标，并书面通知全部投标人。3.5第四步：中标通知书的编制与签发1.编制要素（缺一即视为形式瑕疵）：项目名称与编号、中标人全称（与营业执照一致）、中标价格、工期/交货期/服务期、质量标准、项目经理、履约担保要求（金额与形式）、签约时限（自通知书发出之日起30日内）、通知书发出日期、招标人签章与授权签发人签字。2.法务审查要点：中标价与评标报告、公示内容三者一致；不得出现对招标文件实质性条款的变更（如改变工期、增减合同价款——此类“背离性表述”将导致后续合同签订时无法拒绝对手方的合理抗辩）。3.签发按2.2条权限执行，采购部用印登记，编号规则为「招字-年份-项目编号-ZB」。3.6第五步：发出与送达（本流程风险最密集环节）通知书送达证据直接决定承诺生效时间、合同签订期起算日和保证金退还期起算日，送达方式的证据留存是本环节的全部要点。按以下优先级执行：1.优先方式：电子招标投标平台在线发出。通过平台向中标人注册账号推送，平台自动生成发送回执与查看记录，回执截图当日存档。在线发出时间即视为通知书发出时间。2.备选方式：EMS邮寄（无电子平台或中标人要求纸质件时使用）。面单注明“中标通知书”，保留寄送底单，并在EMS官网查询签收记录后截图存档；文件封内附《送达回执》，要求中标人签字盖章后5个工作日内寄回。3.辅助方式：电子邮件/传真。仅作为上述两种方式的同步通知手段，不单独作为送达依据（电子邮箱归属难以举证）。4.严禁仅以电话、微信口头通知代替书面送达——口头通知不能产生承诺生效的证明力，一旦中标人反悔或主张未收到，招标人将无法证明30日签约期已起算，也无法证明保证金退还期限起算点。同步动作（发出当日完成，不得次日补做）：•向所有未中标投标人发出中标结果通知书，告知中标人名称与中标价（依法必须招标项目必须告知），并同步启动其投标保证金退还审批。•中标人投标保证金在合同签订后5个工作日内退还或转为履约担保；未中标人保证金在结果通知发出后5个工作日内启动退还，并按银行同期存款利率计付利息。出问题怎么办：•通知书发出后中标人放弃中标的：没收其投标保证金；给招标人造成的损失超过保证金数额的，可要求赔偿差额；依法必须招标项目报行政监督部门备案并按序递补或重新招标。•通知书发出后招标人拒发或改变中标结果的：中标人有权主张继续履行，招标人需承担中标金额与备选方案差价等损失赔偿——因此发出前的法务审查与签批环节不得省略，发出后不可逆。•无法送达（地址错误、拒收）：EMS退回原件整封存档不拆封，作为送达尝试证据；同时通过公证送达或公告方式补充送达，法务部出具书面意见后才能认定完成通知义务。3.7第六步：合同签订与后续法定义务1.自通知书发出之日起30日内，采购部组织与中标人签订书面合同；合同条款必须与招标文件、投标文件、中标通知书三者一致，严禁签订背离合同实质性内容的其他协议（另行签订的“阴阳协议”整份无效，且属行政违法）。2.履约担保：依法必须招标项目要求中标人提交履约保证金的，金额不得超过中标合同金额的10%；招标人逾期不签订合同的，应双倍返还中标人已提交的履约/投标担保。3.确定中标人之日起15日内，采购部向相应行政监督部门提交招标投标情况的书面报告。4.中标人无正当理由不与招标人订立合同的，取消其中标资格，投标保证金不予退还；情节严重的，依法限制其参与后续招标投标活动。四、监督检查与档案管理4.1过程监控（PDCA闭环）•计划：每季度初由采购部编制项目发标计划台账，列明各项目当前所处环节与剩余时限倒排表。•执行：每个项目指定1名经办人，台账实时更新，超时限红色预警（如公示后4个工作日仍未发标自动标记）。•检查：法务部每季度对已发标项目抽查比例不低于30%，重点核对送达证据链完整性（公示截图、签发记录、发送回执、未中标人通知记录四件套齐全才视为合格）。•改进：抽查发现的问题10个工作日内完成整改，流程缺陷形成流程修订建议，年度评审一次。4.2归档要求归档资料（一项目一卷，按序装订）：招标文件及澄清、投标文件、开标记录、评标报告、定标会议纪要、公示网页截图、异议及答复资料（如有）、中标通知书及送达证据、未中标人通知及送达证据、保证金退还凭证、书面报告提交凭证。保存期限不少于15年（自合同履行完毕之日起算），电子档案同步备份。五、附件附件一：中标通知书（样式）致：（中标人全称）

贵方于__年月__日提交的（项目名称、编号）投标文件已被我方接受。兹确定贵方为本项目中标人，中标价格为人民币（大写）＿＿＿＿元（¥＿＿＿＿），工期/交货期＿＿，项目经理＿＿，质量标准＿＿。

请贵方于收到本通知书之日起30日内，携带履约担保（金额＿＿，形式＿＿）到（地点）与我方签订书面合同。逾期未签订的，我方将按招标文件规定处理并保留追偿权利。

招标人（盖章）：＿＿＿＿授权代表（签字）：＿＿＿＿发出日期：＿＿年＿＿月＿＿日附件二：中标通知书发放登记表（样表）项目编号项目名称中标人中标价（元）公示起止日异议情况签发人发出方式发出日期送达证据编号未中标人通知发出日期经办人备注附件三：发标环节合规检查表（法务抽查用）序号检查项判定标准合格/不合格1评标报告签字齐全全体评标委员会成员签字，无缺漏2定标时限收到评标报告后10日内完成定标3公示期不少于3日，渠道符合规定4异议答复收到异议3日内书面答复（如发生）5通知书要素十项要素齐全，签章授权完备6未中标人通知与中标通知书同步发出7送达证据回执/底单/查询截图齐备8合同签订发出后30日内签订，内容无背离9保证金退还按期退还并计息，凭证齐全10