2026年北方稀土的交易制度

2026年北方稀土的交易制度一、编制说明与适用范围稀土是国家的战略资源，其交易行为不仅关系企业自身经营合规，还直接受国家稀土行业专营管理、出口管制与总量调控政策的约束。本制度针对北方稀土（本制度中指北方稀土及其控股子公司、分公司，以下统称“公司”）2026年度稀土原料、稀土氧化物、稀土金属、稀土磁性材料及其制品的购销交易活动，规范从客户准入、合同签订、价格确定、发运交付、货款结算到售后追溯的全流程，核心目标是：合规优先、全量可溯、风险前置。制度依据包括但不限于：《中华人民共和国稀土管理条例》（2024年10月1日起施行）、《中华人民共和国出口管制法》《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国民法典》合同编，以及国务院工业和信息化主管部门发布的稀土开采、冶炼分离总量控制指标相关文件。执行中如遇国家政策调整，以最新政策为准，本制度相应条款由合规部门在政策发布后10个工作日内提出修订。本制度适用于公司本部及各子公司，自2026年1月1日起执行。公司内部其他大宗商品（辅材、设备）采购不适用本制度，按《公司采购管理办法》执行（该办法编号由公司档案部门核定后填列）。二、交易的组织架构与职责分工交易管理实行“业务经办、合规审核、监督检查”三分离，任何人不得兼任其中两项以上职能于同一笔交易。2.1职责矩阵部门职责关键产出时限要求营销部门客户开发、合同谈判、订单执行、回款催收客户档案、合同草案、发货申请收到订单后2个工作日内完成合同要件审核合规法务部门交易资格审核、合同合规审查、政策追踪客户准入批复、合规审查意见收到完整材料后3个工作日内出具意见财务部门定价复核、开票、收款、坏账预警收款台账、对账单每月5日前出具上月对账结果质检部门产品检验、质量证明文件签发出厂检验报告、质量证明书批次生产完成后1个工作日内仓储物流部门库存管理、发运、单证流转出入库单、运输签收单货到站点后48小时内完成交接内审部门交易合规监督检查、专项审计审计报告、整改跟踪表每半年至少1次专项检查2.2审批权限按单笔合同不含税金额分级审批：金额区间审批人附加要求500万元及以下营销部门负责人合规部门书面审查意见500万元至5000万元分管营销副总经理合规、财务双签5000万元以上总经理提交总经理办公会审议，形成会议纪要涉及出口业务总经理另行报公司董事会备案，并完成出口管制合规审查关联交易无论金额大小，一律提交总经理办公会审议，并按上市公司关联交易规则履行审议与披露程序。三、客户准入与交易对手管理客户准入是交易的入口闸门。稀土经营实行资质管理，若交易对手不具备法定资质，即使价格、商务条款再优，交易本身也构成违规，故本环节实行“一票否决”。3.1准入条件（必须全部满足）1.交易对手必须持有营业执照，且经营范围涵盖稀土原料或相关产品购销；从事稀土冶炼分离产品经营的，应当核实其是否在国家稀土行业管理系统中完成企业信息登记。2.首次交易的客户必须提交：营业执照副本复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明或授权委托书、开户许可证或基本存款账户信息、近一年财务报表或纳税证明。3.客户不得列入失信被执行人名单、严重违法失信名单（通过国家企业信用信息公示系统、“信用中国”查询，查询记录截图存档，查询时间为准入审查当周）。4.涉及出口的客户或最终用户，必须按出口管制要求进行最终用户与最终用途审查，索取《最终用户和最终用途声明》，严禁向无法核实最终用途的主体出口受控稀土物项；不得与被列入国家出口管制管控名单的主体交易。3.2准入流程营销部门收集材料→合规法务部门3个工作日内完成资质核验与信用查询→出具书面准入意见→客户编码建档（编码规则：NY-B-[年份]-[三位流水号]，由营销部门统一编制）→录入客户管理台账。准入有效期为12个月，到期前30天由营销部门发起复审。复审时出现以下任一情形的暂停交易资格：新增失信记录、注册资本大幅减资（减幅超过50%）、被税务机关列为非正常户、涉及稀土领域行政处罚。3.3禁止情形与后果1.严禁向未取得稀土经营资质、未完成信息登记的主体销售稀土矿产品及冶炼分离产品——违规销售将导致公司面临没收违法所得、罚款乃至被暂停稀土指标使用资格的行政处罚（依据《稀土管理条例》相关罚则）。若客户资质材料不全，应当中止交易待材料补齐；不得以“先发货后补手续”方式变通。2.严禁向国家明令禁止或限制的主体（管控名单、失信名单、涉及稀土走私被查处的主体）供货。核实中发现疑似借名采购（采购方与实际提货人不一致）的，必须暂停发货并上报合规部门，核实实际收货人资质后方可恢复。四、计划、价格与合同管理稀土产品价格波动剧烈且受国家总量指标约束，交易必须“以指标定销量、以合同锁价格”，避免超指标销售和无合同发货。4.1年度交易计划每年1月10日前，营销部门根据国家下达的冶炼分离产品总量控制指标、公司生产计划及上年度交易数据，编制《年度交易计划表》，内容包括：分产品线（稀土精矿、碳酸稀土、氧化物、金属、磁性材料）计划销售量、重点客户分配、出口计划。计划经总经理办公会审定后执行；每季度末10日内允许一次滚动调整，调整幅度超过计划量15%的须重新报批。年度实际交易总量不得超过国家核定的对应指标量——这是本制度的刚性红线。4.2定价机制1.定价基准：稀土氧化物、金属类产品优先参照全国性稀土产品报价平台的公开报价（如中国稀土行业协会或主要现货平台的日度均价），由财务部门每月初采集并存档；无公开报价的品种（如定制化磁性材料）采用成本加成法，成本核算由财务部门出具，加成率区间为8%~15%，具体由分管副总核定。2.定价权限：成交价偏离定价基准超过±5%的，须分管副总书面批准并说明理由（理由中必须写明市场供需、客户战略价值等具体因素），偏离超过±10%的报总经理批准。3.严禁口头定价、先货后议价。所有成交价格必须在合同或补充协议中以书面数字载明，并注明采用的报价基准及日期。4.3合同必备条款标准合同文本由法务部门统一制定。合同必须包含以下条款，缺一项视为要件不全，合规部门不得放行：1.标的物名称、规格、稀土含量/纯度指标（如氧化物纯度≥99.9%等具体数值，以产品标准为准）及执行的国家或行业标准编号；2.数量、计量方式与计量误差处理（允许磅差±0.3%，超出部分按实际复磅结果结算）；3.单价、总价、价格调整机制（明确是否随行就市，若随行就市必须写明引用的报价平台与调价周期）；4.交货方式、地点、运输与保险责任划分；5.付款条款：预付款、货到付款或账期结算的比例与时限；新客户及信用评级未定级的客户必须采用款到发货或预付款不低于30%的方式；6.违约责任：明确逾期付款违约金（按每日万分之三计算，可依谈判调整）与质量异议期（到货后15日内提出，逾期视为验收合格）；7.合规条款：客户承诺按登记用途使用产品、不转售给无资质主体、配合公司追溯核查；8.争议解决方式（约定仲裁或管辖法院，二者择一，不得并存约定）。合同签订一律使用电子签章或公司公章，部门章、业务章不得用于对外销售合同。合同原件一式四份，法务、财务、营销、档案各存一份。五、发运、交付与全流程追溯稀土产品的可追溯是《稀土管理条例》的核心要求，也是本制度区别于一般贸易制度的关键。公司必须做到“每笔交易可追溯到批次、流向可核查到终端”。5.1产品标识与追溯数据1.每批次产品出厂前，质检部门赋予唯一批次号（规则：产品代码-[年月日]-流水号），并在包装上标注批次号、净重、生产日期。氧化稀土、金属等产品按其产品标准要求标识。2.营销部门在发货当日将以下信息录入追溯台账（电子表格或公司ERP系统）：批次号、客户名称、客户编码、数量、单价、合同号、收货地址、运输车牌号。台账记录保存期限不得少于5年。3.国家要求通过稀土产品追溯信息系统报送的购销数据，由营销部门指定专人（岗位：数据报送专员）在系统要求时限内完成填报；填报差错发现后2个工作日内更正并留痕。严禁虚报、瞒报、漏报购销信息——此类行为按条例可处以罚款直至停产整顿，后果由经办人及部门负责人共同承担。5.2发运流程1.仓储部门凭“合同号+发货通知单+财务收款确认（或合规批准的赊销审批）”发货，三者缺一不予出库。2.装车时双人核验：核对车牌号与通知单一致、清点件数、抽取1件核查包装标识与批次号。核对结果由库管员与司机在出库单上双签。3.运输方式选择：优先采用有资质的危险货物或大宗物流承运商的整车运输；单批20吨以下或应急补货可用零担快运；严禁委托无营运资质、无保险的个体车辆运输——一旦发生货损、丢失，稀土原料流入非法渠道将直接构成公司合规事故，追责至批准发货的管理人员。4.货物送达后，客户签收单（注明签收人、日期、实收数量）须在送达后5个工作日内回传营销部门存档。超期未回传的，营销专员电话跟催并记录，超期15日未回传的书面报告部门负责人。5.3异常处置发运环节出现以下异常按对应路径处理：•数量短少（客户实收与出库量差超过磅差±0.3%）：客户在异议期内书面提出，营销部门3个工作日内组织复磅或调取承运环节磅单，确属短少的按合同约定在10个工作日内补货或折价退款。•质量异议：客户在15日异议期内提交书面异议及初步证据，质检部门5个工作日内安排取样复检；复检可在双方认可的第三方检测机构进行，费用由责任方承担。确认不合格的，按退货、换货或降价三种方式协商，协商不成按合同争议条款处理。•疑似货物流入非登记渠道：发现合同客户转售给无资质第三方的线索（如追溯电话核实异常、市场抽查发现我司批次号产品出现在非客户仓库），营销部门24小时内上报合规部门，合规部门5个工作日内完成核查，可暂停对该客户的一切新订单，并按合同追责、必要时向行业主管部门报告。六、结算、回款与风险分级管理回款风险决定交易的最终盈亏。本节按客户信用风险分三级管控，核心是“高风险客户零赊销、账期客户月月清”。6.1客户信用分级等级判定标准结算政策授信上限A级合作满2年、无逾期记录、财务状况良好可给30日内账期不超过该客户上年月均交易额的1.5倍B级合作6个月至2年、偶有逾期不超过5日预付款不低于50%，余款货到10日内付清不超过单笔合同额的50%对应账期额度C级新客户、有过逾期或信用存疑款到发货无账期信用等级由财务部门每季度评定一次，评定结果书面通知营销部门。客户发生重大不利变化（涉诉、被列失信、停产传闻）的，财务部门可随时降级，降级后未收回应收账款须立即转入催收程序。6.2逾期账款处置（按逾期时长分级）1.逾期1~15日（黄色）：营销专员3个工作日内电话催收并留痕；该客户暂停新发货直至结清。2.逾期16~60日（橙色）：营销部门负责人发书面催款函（EMS寄送并留存寄送凭证）；财务部门对该客户全部应收账款计提关注；启动对账，双方10个工作日内完成书面对账确认。3.逾期超过60日或单笔逾期金额超过500万元（红色）：法务部门在10个工作日内发出律师函；逾期超过90日的，法务部门评估后15个工作日内提出仲裁/诉讼方案报分管副总批准；客户列入公司黑名单，永久停止交易。6.3资金安全底线1.货款必须回款至公司对公账户，严禁收款至个人账户、严禁通过业务员个人微信/支付宝收款——私户收款既构成财务内控重大缺陷，也可能触发税务稽查风险；确因银行系统故障等特殊原因的，须财务负责人书面批准并在3个工作日内归集入账。2.财务部门每月5日前出具应收账款账龄表，账龄6个月以上的逐笔列明责任人及催收进展，随月度经营分析会通报。七、合规监督、审计与责任追究制度的生命力在于检查与追责。没有常态化监督的交易制度，最终会退化为“纸面合规”。7.1日常监督1.合规法务部门每月抽取不少于10笔交易（覆盖不同客户等级与产品线）开展合同、单证、追溯数据一致性抽查，抽查结果次月10日前书面通报。2.内审部门每半年开展一次交易专项审计，重点检查：超指标销售、私户收款、无合同发货、追溯数据漏报。审计报告报总经理并抄送董事会审计委员会。3.举报渠道：设立合规举报邮箱（格式：compliance-ny@，实际邮箱由公司核定后填列）与举报电话（0xxx-xxxxxxx），举报事项5个工作日内启动核查，对举报人信息严格保密。7.2责任追究违规情形追责对象处理方式无合同、无审批发货发货批准人、经办人警告至记过，扣减当月绩效20%~50%收款至个人账户财务经办人及直接审批人记过至降职，情节严重的解除劳动合同并移交司法虚报瞒报追溯数据数据报送专员、部门负责人记过至撤职；因该行为导致行政处罚的，承担相应赔偿责任向无资质主体销售审批链条上全部责任人从重处理，撤销相关审批人管理权限泄露客户价格与商业信息泄露人记过至解除劳动合同违规所得收益一律追缴。对主动报告并有效阻止损失扩大的，可从轻或免除处理。7.3制度自身的持续改进（PDCA闭环）1.计划（P）：每年12月，合规法务部门汇总本年度抽查、审计、监管新政策，形成制度修订建议清单。2.执行（D）：修订经总经理办公会审议通过后，于次年1月1日前发布新版本，全员培训（营销、财务、仓储岗位培训覆盖率必须达到100%，考核合格线85分）。3.检查（C）：内审部门在新制度执行满6个月后开展执行符合性检查。4.改进（A）：检查发现的偏差纳入下一年度修订清单，形成闭环记录存档。八、培训、考核与附则1.营销、合规、财务、仓储物流相关岗位人员上岗前必须完成本制度及《稀土管理条例》培训并考核合格；在岗人员每年复训不少于1次（每年3月集中组织），培训签到表与考核卷宗由人力资源部门存档。2.本制度的解释权归公司合规法务部门；执行中的争议，由总经理办公会裁定。3.本制度与国家法律法规、监管规定不一致的，以法律法规和监管规定为准。4.本制度经公司总经理办公会审议通过，自2026年1月1日起施行，原《稀土产品购销管理规定》（旧版文号由公司档案部门核定后填列）同时废止。附件一：客户准入审查登记表（样表）项目内容核查结果核查人/日期客户全称统一社会信用代码经营范围含稀土购销□是□否稀土行业信息登记情况□已登记□未登记信用中国/公示系统查询□无失信记录