档案管理分类规则

1、。文件情况管理由做贸易手指向导书文件分类写作组2010年12月文件管理作业指导书1.目的：加强档案管理的规范化和标准化，确保档案的完整性、系统性和正确性，有利于保存和应用，更有利于公司的发展和建设。2.适用范围：适用于总公司、各分公司及其下属部门的档案管理。3.指导文件和参考材料1) 规章制度第8章：公司档案管理制度；2)国家有关部门试行的文件分类规则及相关文件和科技档案的管理。学习总结书籍。4.名词的定义和解释：还没有。5.权力和责任：公司行政人事部负责本文件的起草、修订、废止、分发和监督实施。6.目录：6.1文件数据的来源和管理程序：数据来源总公司每个部门公司设计单位建筑单位有关系的单位其

2、他的管理程序档案报废并销毁修正和补充服务利用率档案架目录分类归档审查和评估收集和整理总体规划6.2管理范围：6.2.1文件：(一)省、市局的各种文件和信件；各类证书(登记和变更登记、经营、资质、资产等。)和公司文件。(2)公司董事会、总公司、分公司管理过程中产生的各种具有保存价值的文件，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办：请示、报告、指示、批复、计划总结报告、调查报告等。行政文件和命令文件：通知、通告、通告、通知、命令、任命、命令、奖励等。规范性文件：法规、规章、制度、方法、细则、法令、条例、职责、指南、规则等。计划文件：工作计划、发展计划、生产计划、教育和卫生计划、财务收支计划等。

3、统计文件；部门间的工作联系单和其他通信文件；合同文件。财务类别：凭证、账簿、财务报表、交易明细、销售收入明细、工程合同、销售合同等。与案件和争议有关的各种文件和资料；6.2.2部门文件：建筑工程施工安装：详见附件1 科技档案分类及登记。设备类别：随机图纸、证书、载体等。特种设备和进口设备信息见附件1。6.2.3参考：批准报废、闲置但仍有用的档案、中外企业介绍、建设单位信息、相关图书(工具、文化等。)、出版物、杂志、图纸等。6.3数据收集条件：6.3.1数据必须清晰、整洁，图案必须清晰。这些数据必须以书面形式保存很长时间。钢笔、圆珠笔、铅笔等。6.3.2数据、文件和图纸必须是有签名、签名和日期的

4、有效文件文件和图纸必须符合国家标准。工程竣工图及其他资料必须加盖竣工印章，经办人及相关人员签字，并经甲乙双方领导批准签字，同一性质的成本资料必须装订成册，编目编号。6.4来源：6.4.1公司董事会、董事长、总经理和副总经理关于规划和发展的指示、讲话和会议文件；公司及分公司职能部门按时、按月、按年提交的各类文件资料(装订成册)。6.4.2省市政府和各职能部门签发的各种文件、证件和函件。6.4.3土建工程和设备工程的各类专题讨论会、可行性审查会议、报告会议等会议材料；各种调查、调查报告和通信。项目各阶段产生的各种数据，审计和经济纠纷案例数据等。6.4.4设备开箱资料(随机文件、图纸和证书)电梯、锅

5、炉等特殊设备必须有安全检查报告和当地劳动部门的印章。6.4.5司法文件和其他6.5.2传阅的文件和资料应根据领导的指示进行传阅，是否归档应在返回后根据领导的指示决定。6.5.3信息发布：文件发布者必须认真填写文件发布登记表(SR-DA003)接收单位的接收人签署文件，发送人保存文件。6.5.4档案的整合原始归档旧文件数据和现有归档数据的合并程序与上述数据注册和归档程序相同。内容相同的数据应按顺序编号并插入现有的文件信息包，并登记在卷内目录的相应位置。对于以前没有归档的内容和材料，必须重新归档、归档和搁置，最后在合并数据目录上标注合并的文件号和文件柜号。原始目录应长期保存，以便于查找。6.6数据

6、排列：审查和评估分类弯曲的目录设置文件6.6.1应根据移交登记表检查数据的准确性。6.6.2参考档案分类试行规则对所有提交的文件进行分类。应根据项目的每个阶段对工程数据进行仔细的分类、归类和识别。竣工资料应检查完整性、完整性、系统性和正确性，加盖竣工印章，并由编制人和审核人签字。如有问题，应提交单位进行整改，并由公司专业人员签字，经领导批准后存入档案。6.6.3数据识别：确定分类：机密：董事会和总行的发展规划文件和会议文件，新项目的总体规划、布局、设计方案、计算依据、专业会议纪要、可行性研究报告、项目预算基价和报价表；重要类别：各类证件(营业执照、注册资本、土地证、规划许可证、商品房预售许可证

7、、房产证、债权证、变更登记证等)。)。各种文件、案件纠纷资料等。可以从每个项目的准备阶段到竣工验收阶段和审计阶段存档；工程合同协议数据；省、市政府和局的重要文件；公司章程及其他法律文件和决定、人事任免的重要文件和材料；工资、管理销售和采购合同协议数据；财务报表、财务账目、证明文件等。)确定保存时间：永久、长期、短期、长期和短期应长期保存。永久保存：政府机构的批准文件、公司注册及其变更资料、许可证、各种资产证明等。董事会和股东会议记录、发展规划和决策文件、财务报表和工资表；项目全过程及其竣工文件、图纸和竣工决算审核资料；其他经批准永久保存的文件和档案。长期保存：10年保存：1。预算和决算文件。会

8、计凭证3。计划数据4。其他经批准保存10年的文件和资料。1、人事合同期满或终止2、其他文件材料批准保存5年。短期保存：1年保存：如果不需要长期保存，应提供具有短期时效性的文件和资料；保存期一般由数据发送单位根据相关规定确定。6.6.4归档和编目组：在6.6.4.1办刊的方法和原则；公文类别：根据公文的性质、特点和类别，将其组织成册。外国文件：1)省市政府各局和上级机关的函件；2)企事业单位的通信。内部文件：董事会信息、集团董事长、总经理、副总经理的指示和讲话、各种会议文件、发展规划文件、公司登记资料、资产证明等文件；财务和人事文件和材料，会议d(SR-DA004)标签文件(注意：文件类型号、文

9、件类型和名称、数据源；编制一份通用检索表(附件SR-DA005)和一份卷内目录摘要。6.6.4.3的归档、搁置和定位：应贴上文件柜分组号，归档和编目后的文件应根据文件类别号进行定位，并在文件柜正面贴上标签，标明文件柜内文件的名称。每年根据情况进行整体调整和定位。6.7数据的开发和应用：6.7.1数据开发：所有通信和数据应按照收据号的顺序输入计算机，必要时备份在光盘上，编制成通用检索表，必要时编制成检索卡，并简要说明卷内内容。6.7.2信息反馈：收到信息后，必要时通知相关人员。如有差距，报告相关人员解决。一旦文件没有交上来，不交文件的人将受到批评，甚至视情况被记录下来。6.7.3数据应用：6.7

10、.3.1: 1)公司副总以上领导可直接通过档案管理人员办理借用手续。公司各部门人员借用重要材料必须经主管副总批准。借阅保密和重要材料必须经副科长以上批准。原则上，他们可以当场阅读和归档，不允许带走。如需借阅原件(复印件必须保留)或复印件必须经分管副总裁以上领导批准；2)一般相关资料的借阅和复印必须由部门领导签署并批准的联系人名单(注明资料的来源、名称和预归还时间)连同借阅证明、借阅登记表(SR-DA006)和借阅生成卡(SR-DA007)一起完成。材料归还时，应注销并归还借款人，档案员应立即重新归档。如不能按期归还，应办理延期手续。有关6.7.3.2公司机密的重要信息，如公司决策、发展文件、公

11、司注册资料及其变更、资质、资产证明等，将不予外借。项目基价不会被借出。原则上，施工方案及相关证书、竣工图和竣工决算审计资料不得从原件借用。如有必要，必须经分管副局长批准，并留复印件。请由借款人签字(部门、职位和姓名)并存入账簿。6.7.3.3的所有借用材料不得被涂抹、修改或撕毁。从公司调入的人员必须归还所有借用的材料；如有损失或损坏，应根据情况进行赔偿，重要数据必须承担相关责任。6.8数据的修订和补充：6.8.1由于设计、施工等因素，现场不符合图纸和资料，必须及时修改、补充，并由修改人、批签的领导签字。(修改后的数据可以在原始图形中完成或重绘)6.8.2定期检查文件，修复破损的图纸和数据，并要

12、求专业人员弥补丢失的数据。6.8.3档案的每次修改和补充都应进行登记。(SR-DA008)6.9档案安全：6.9.1档案人员应严格遵守公司的商业秘密、规划和发展秘密等。公司所有人员造成机密信息和重要证件的丢失或泄露，由安全部门处理或赔偿，甚至追究刑事责任。6.9.2如果一般信息丢失或借出信息未归还，建议相关部门从责任人处扣款。扣除因素如下：图纸类型：0# 12元/张2 1# 10元/张22# 8元/张2 3# 4元/张2 4# 2元/张2说明书等图书资料按(购买价格)收取费用6.9.3档案库房的温度应控制在14-18，相对湿度应控制在50%-65%。如果温度太高太干，纸材料会变黄变脆。高温高湿

13、将为档案中害虫的繁殖创造条件。同时，它还应防止有害生物，如光，湿气，蛾和老鼠，防止火灾和盗窃，并确保良好的v6.11数据报废和销毁的处理：6.11.1对于无保存价值且已过期的文件，应提交领导指定专人或组织鉴定小组重新鉴定。确认无误后，由档案管理人员填写报废、闲置、销毁申请表（SR-DA010）、废止文件留存记录表 (SR-DA011)，交行政人事部审核。经部门领导和分管副主任批准，行政人事部指定专人现场监督、销售或封存档案，防止泄密。6.11.2档案室收到设备管理人员关于设备报废、闲置、报废和出售的书面资料后，将移交相关资料，对列入参考资料类别的有参考价值的资料进行封存，对无参考价值的资料按照

14、6.11.1中的方法进行处理。销售设备的信息和机器应在总目录中注明目的地和时间。7附件和附表附件：科技档案分类及登记附表(SR-DA001-DA011)、流通表和贷款证明档案2010年11月23日附件：科技档案的分类和登记基础设施项目、产品技术、设备和仪器、化学矿山、科学研究课题综合课等根据专业，它分为：总平面图、运输、技术、设备、自动控制仪器、电器、土木工程、公共水道、电力照明、通风和供暖、热外观、机器维修、实验室测试等。一、基础设施项目：准备阶段、建设阶段、竣工阶段和竣工决算审计。建设项目按项目分类。1.总体布局：1)选址的地形报告、选择依据、原则和经济依据、方案和比较、推荐的选址意见和条

15、件、相关图纸和地形图。2)总平面图和消防平面图(平面图和总效果图)。3)隐蔽管道：给排水、电力、燃气、电话、广播线路、闭路电视、燃气等。4)道路、栅栏和桥梁。2.项目依据：项目申请报告及审批、项目会议文件、建设目的及依据；可行性研究报告及批复、环境预测调查报告、三废治理、投资估算、投资经济效果、设计任务书和计划任务书。3.基本设计资料：工程地质、地形水文、气象、交通等勘察报告、投标合同等文件；环境保护评估文件、重要设备安装测量定位、征地审批、国有土地划拨、建设用地文件、土地使用证、规划许可证及附图；拆迁补偿意见、协议方案实施等文件；场地平整工程、桩基工程的文件和施工资料；4.设计文件：工程设计的招标文件和协议合同；消防设计委托书、协议合同和审核意见；初步工程设计、设计计算、概算、预算、设计评估、鉴定和批准的图纸和规范。5.项目管理文件：项目合同协议、招标、投标和租赁文件；施工合同、协议、施工许可证、施工单位资质和人员资质；监理委托及合同文件：环保、消防、卫生、水、