某公司档案管理的基本要求(ppt 31页).ppt

1、* *钢铁股份有限公司档案2008年12月26日，建设项目档案的归档要求能够记录和反映建设项目规划、设计、施工和竣工验收的全过程，各种原始文件齐全。能真实记录和准确反映工程施工过程和竣工的实际情况，图面一致，技术资料可靠，签字手续齐全。分类科学，试卷合理规范，使用方便。按规定时间完成相关文件的编制、收集、整理、审查、传递和归档。试验报告复检报告、字迹、表格、试验报告、原件、黑碳墨水、文字应字迹清楚、图案清晰、图表工整、签字盖章手续齐全，左边应有装订线。文档用黑碳墨水或蓝黑墨水书写，而不是用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)书写和绘制。原则上，书写材料应为原件。特殊情况下

2、，如为复印件，应清晰复印并加盖“原封存章”；“原存放印章”至少应有原存放地点和影印机的签名。技术验证表、技术交底总结、业务联系表等。应标明编号和日期。复验报告、试验报告等文件应标明项目名称和位置。测试报告不得更改。一般情况下，除检测部门签字盖章外，还应加盖实验室资质印章。原始形式用铅印刷，内容用碳墨水书写。或表格和内容用电脑打印。对于施工单位自行采购的材料，如果采购的材料数量太少，供应商不能提供材料合格证(合格证)原件，复印件应加盖供应商公章(红章)，并在线路检验报告、施工方案、地基验槽、隐蔽验收、试验报告、桩基偏差竣工图、桩基竣工测量记录和事故分析报告上签字盖章。适用于易褪色且需要永久和长期

3、保存的文件，如复写纸、传真纸(热敏纸)等。应附上副本。竣工图应根据设计最终布局进行编制。在编制竣工图之前，施工单位应仔细检查设计最终平面布置图。如发现设计最终平面布置与实际施工情况不符，应及时与设计管理办公室联系。设计管理办公室负责协调和督促设计单位修改和重新发布设计最终布局。竣工图应采用新的蓝图，图纸应清晰，无任何损坏。竣工图的修订和标注应符合图纸规范，图纸应清晰整洁。应使用炭黑墨水进行修改和注释。图纸上的各种图纸说明应与图纸框架平行，图纸线不得相交，其他线不得覆盖。技术验证单、技术交底总结、业务联系单等。应在修改所涉及的每一条款中标明修改图纸的图纸编号。未反映在设计最终布局中的变更应由建设

4、单位进行修改(即基于变更的所有内容应在相关图纸上进行修改)；此外，应在修订依据的每一条款和段落上注明修订图纸的图纸编号，钢结构二次设计图纸应编制竣工图并提交电子版。电子版本必须符合梅钢公司技术资料电子文件交付要求。设备制造图纸的处理：设备本身在制造和安装过程中发生变更的，变更单位必须如实反映相关设备图纸的变更和竣工图的编制要求，桩位偏差图必须注明桩号、位移或偏差、实测标高，并在图纸中注明图例。有断桩、截桩和填土桩来反映情况；桩位偏差图必须由设计单位、打桩单位、施工单位、监理单位和施工单位同时签字盖章施工技术要求或材料清单等文本如有变更，应在变更处进行变更。当有许多变化时，可以使用注释描述。新增

5、加的文字说明应在相关竣工图上相应增加和更改。对于十字和横条变更，所有竣工图应由施工单位使用不可擦除的红墨水逐个加盖并签署“竣工图章”，并覆盖在标题栏上或其周围，不覆盖图形字符。技术负责人和监督人必须在审核后自行签字，不得代签；对于没有监理的项目，监理栏可以为空。适用图纸竣工图章的盖章：设备制造图和施工图。注：竣工图章应加盖在图纸标题栏上方的空白处，不得覆盖反映现场实物、地形、施工现场工程施工主要过程以及竣工后施工(结构)情况的线条、文字和、视听资料编制要求1、2、3、4。工程照片是根据单位工程编制的，分别建立文件夹；每张照片都必须有相应的文字说明。文字描述应包括照片的主题、时间、地点、人物、背

6、景和摄影师。对于重点建设项目或总投资在1亿元以上(含1亿元)的项目，除项目照片文件外，还应编制专业级专题视频文件。项目视频文件应根据项目和承包商准备，通常约15分钟，需要清晰的图像和准确的注释。专业皮带规格；录像带应标有简要说明，包括项目名称、录像机、审查者等。总的原则是：套文件应遵循文件和资料的形成规律，保持文件中文件的有机联系，便于文件的存储和利用。原则是根据项目和单位项目将论文分成专业组。桩基工程必须单独卷起。工程量一般根据开工报告、施工方案、技术交底、原材料和建筑材料试验报告、施工定位测量、隐蔽验收、试验调试记录、质量评定、竣工报告、实物交接验收表、竣工验收证书等进行安排。组装体积时，

7、附件必须与主要部件组装在一起，不得分离。例如，施工组织设计(方案)申请表是主要组成部分，施工组织设计(方案)是其附件；组卷时，施工组织设计(方案)申请表在前，施工组织设计(方案)在后。施工文件、施工文件等施工文件，1.1、设备及管道安装施工文件、1.2、电气及仪表安装施工文件、1.3、三电软件项目施工文件、1.4、竣工图按设计图纸组卷；体积按图纸目录的顺序排列。如果没有图纸目录，体积中的图纸一般按图纸编号从小到大的顺序排列。如果是设备图，则按装配图、部件图和零件图的顺序排列。对于具有相同图纸编号的多个版本的图纸，只需保留最终有效图纸。竣工图、2、竣工图、随机文件：根据项目、合同或单项设备数量；

8、如果信息很少，论文可以按照项目的单位和专业来组织。卷通常按装箱单、开箱检验记录、批准证书、检验报告、说明书、随机图纸等顺序排列。全套拆包图纸，一套图纸单独形成一卷；如果合同涉及多台设备，应安排或卷起设备。总承包项目：生产技术准备、试生产文件中的设备调试记录等。根据合同或合同中的设备、装置和生产线分成专业卷。设备档案卷、国内设备档案、4、监理文件监理表格文件分为主要部分和附件，必须一起归档。如果逐项检查申请表是主要部分，每个项目是其附件。在监理表格文件中，有一些源文件和一些衍生文件，如批准、批准和回复。衍生文件必须与源文件一起归档，不允许分离。如监理工程师通知和监理工程师通知回复表必须归档。监理

9、文件、施工监理文件、3.1、设备采购、监理工作监理文件、3.2、书面材料(施工、监理等文件)文件、竣工文件签证表、编制说明、卷目录、正文和卷参考表。竣工图文件由卷内目录、正文和卷内参考表组成。案卷封面：由梅钢档案馆统一填写。竣工证明文件：项目编号三级项目编号；项目名称三级项目全称；编制说明：简要说明项目概况和项目实体建设情况；应详细说明归档项目文件的完整性、准确性和排列，以及试卷的编写，尤其应强调竣工图的编写。机组配套图纸的图号。案例文件中的图纸应在折叠图纸的右下角编号。正文应写页码，正面应写在右下角，背面应写在左下角，空白页不应写页码。证明文件，页码写在原件上；页码应以1、2、3等形式用黑色

10、油墨编号机打印。图纸不受约束；文字材料应采用蜡线装订成册，并按右下标准整齐排列。对于水平形式，页眉应在装订边上；装订时，用三个孔(孔间距为75毫米)和左边一条线(边长为15毫米)装订。每个文件的厚度一般不超过30毫米；文件材料的格式尺寸应为A4尺寸(297210毫米)，小于A4尺寸的应安装在A4纸上。安装应在脚的右下角，绑扎线应留在左边。大于A4尺寸的应折叠成A4尺寸；图纸应按照GB/T10609.3的要求折叠成A4尺寸。图纸应面向内，图标应外露。文件中不得有钉子或其他金属物体；文件必须放入文件袋，文件袋正面必须有项目编号、文件(图纸)编号、文件(图纸)名称、施工单位等信息。“序列号”:应从1

11、开始依次用阿拉伯数字标记。每份文件都应有一个序列号，文件之间的序列号不得连续。“文件号”:填写图纸的图纸号或文件号、合同号等。“负责人”:应填写文件的部门或主要负责人，通常是承包商。“文件资料标题”:文件标题的全称必须填写在第一条中，即项目名称的专业语言；第2条的缩写。例如，热轧薄板技改项目中热轧高压脱磷泵站设备安装施工的“日期”:文件的完成日期(对于多份文件，应填写最后一份文件的完成日期)。“页码”:应填写每份文件第一页和第二页上标记的页码。“备注”:填写要解释的问题。如原件和复印件；总页数等。卷内目录字体采用国家标准仿宋体和11号字；每个单元可以写入多行；“文件编号”、“负责人”、“文件材

12、料标题”和“备注”排列在左侧，序号居中，其余在右侧。看对方的号码：由档案室填写。设备编码：非施工单位编写，由审核单位填写。注：说明卷内文件的内容和页数、不同载体形式的数量、项目编号以及卷内文件在编写和使用过程中需要说明的问题。例如、施工文件：施工单位监理单位进行单位工程质量评定质量监督站记录项目组分别复核监理单位和项目组在工程竣工文件签证表上的签字和盖章；项目组的评审员应在每卷的测试说明上签字(评审员)。竣工图：施工单位监理单位审核，监理签字“竣工印章”项目组审核，审核人员填写设备编码并在备注中签字。监理文件：监理单位项目组复核，确认后，项目组签署并盖章工程竣工文件签证表；审查员在卷中签署了测试准备表格。竣工文件经签字确认后，由建设、监理等单位送档案室检查验收后归档。移交通过后