excle技巧应用(办公软件).pptx

1、一、认识Excel,1.1 Excel是什么？ A、处理数据的 B、做表格的 C、表格/数据处理软件 D、分析工具 图表分析，定价模型，利润结构等等,一、认识Excel,1.2 Excel表格类型以及注意要点 1、基础数据表 要点: 规范，简洁，完整，格式统一固化 2、处理分析表 3、动态分析表 4、图表分析表,一、认识Excel,1.3 Excel界面的基本介绍 1、功能区/选项卡/组/命令 2、快速访问工具栏 如何设置常用的工具 3、微型工具栏及快捷菜单,一、认识Excel,1.3 Excel界面的基本介绍 4、编辑栏 5、状态栏 6、单元格名称 7、自动填充柄 8、工作表区/标签,二、必

2、须掌握的重要函数,2.1 基本函数 1、Vlookup（，）/Hlookup（，） 2、sum（），count（），counta（），countblank（） 3、abs（） 4、date（，），year（），month（），day（），days360（） 5、now（），today（） 6、left（），right（），mid（），len（），lenb（）,二、必须掌握的重要函数,2.2 重要函数 1、sumif（），sumifs（），countif（），countifs 2、max（），min（），small（array，k） 3、and（），or（），iserror（)，true，fal

3、se，not（） 4、Find（”，,） 5、if（） 6、mod（）求余数，round（）取小位小数（1/3），int（）取整数,二、必须掌握的重要函数,2.3 提升函数 1、offset（） 2、row（），rows（） 3、column（），columns（） 4、Edate（） 5、Indirect（），match（），index（） 6、sumproduct（）,三、函数扩展数组函数,3.1 认识数组函数 数组就是单元的集合或是一组处理的值集合。可以写一个数组公式，即输入一 个单个的公式，它执行多个输入的操作并产生多个结果。 数组函数其实就是同时对一组或几组数同时处理，然后得到需要的

4、答案 数组公式的输入方法 将公式输入后，不要直接按回车键(Enter)，而是要同时按Ctrl+Shift+Enter，这时系统自动添加“”。 如果输入完公式不小心按回车键，可以用鼠标再点一下编辑栏中的公式，再按Ctrl+Shift+Enter键即可 运用数组公式的最重要的原理是数与数之间一一对应。,三、函数扩展数组函数,3.2 数组函数的运用 1、最简单的数组运用 选择区域，输入内容， Ctrl+Shift+Enter 全部填写 2、数据公式运用 3、数组函数嵌套使用 例如：=SUM(IF(G3:G8=A产品,H3:H8*I3:I8,0),四、培养良好的表格处理习惯,4.1 习惯一：可以用ex

5、cel表做的就尽量不用word做 WORD编制的表格设计和格式调整没有EXCLE简易美观 WORD编制表格步骤复杂 WORD建表路径： 表格插入表格选择所需行数列数 EXCLE建表路径： 直接编辑，整理格式后粘贴至WORD,四、培养良好的表格处理习惯,4.2 习惯二：工作表标签命名应简单易懂，统一规范 1、杜绝“新建 Microsoft Excel 工作表”“Book1”等 2、同一表单数据，避免因不同月份、不同Excel文件、不同人员而命名不一样 工作表的命名清晰明了，统一规范，可以提高效率，快速找到所要的信息,四、培养良好的表格处理习惯,4.3 习惯三：为重要的文件建立副本 意义： 从系统

6、中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作 建立方式： Ctrl+鼠标左键拖拽工作表标签 右键工作表标签，移动或复制,四、培养良好的表格处理习惯,4.4 习惯四：标题等单元格，不要轻易使用“合并单元格” 优势： 整体美观，易辨认 缺点： 不便于筛选等操作 无法进行vlookup等公式 替代方案： 使用“跨列居中”,四、培养良好的表格处理习惯,4.5 习惯五：格式设计标准化 字体大小： 字体大小建议使用10磅 字体格式： 汉字用宋体，字母/数字用Arial 对齐方式： 垂直方向居中，水平方向，文字居左，数值居右,四、

7、培养良好的表格处理习惯,4.6 习惯六：版面细节 1、冻结窗格 能看到表头，便于预览，分首行冻结、首列冻结、冻结拆分窗口 2、使用超级链接 快速到达目的地（例会计报表） 3、是否有五颜六色的单元格 4、是否都有边框 5、是否有隐藏单元格 6、单元格宽度是否超过屏幕,四、培养良好的表格处理习惯,4.7 习惯七：数据处理思维习惯 1、使用“&”构造新的唯一项（primary key ），将复杂的公式拆分 2、使用“$”，理解绝对引用及相对引用，将复杂的填充给简化 3、习惯去使用公式，而不是机械鼠标操作 4、使用公式的嵌套,而不是只能单独的使用公式 5.学会观察Excel表，而不是毫无思考的拿到就做

8、 6.学会整理标准化的excel表而不是随意做,五、小技巧,5.1 快捷键,五、小技巧,5.2 快捷工具 1、分类汇总 如果只要分类汇总结果呢？ 2、数据透视表 将二维数据转换为一维数据(数据逆透视，即：多重合并计算数据区域 3、条件格式 4、分列工具,五、小技巧,5.2 快捷工具 5、照相机 6、利用定位工具（ctrl+G/F5）,五、小技巧,5.3 其他技巧 1、想瘦身 删除表格中的对象：表格中有过多或者过大的对象 删除不必要的单元格格式，或者大量的单元格设置了数据的有效性 包含了大量的复杂公式：可用名称代替 共享工作簿引起的体积虚增：取消工作簿共享并保存，再开启共享 2、长公式的编写和测

9、试 写较长的公式要适当换行，当公式运行不正确时，用F9分步计算检测参数的正确性； 3、SUM的多表格求和 SUM(表A:表B!C5:C10) 4、打开文件老是提示更新链接，链接在那儿呢？ 能不能删除表格的所有链接？,五、小技巧,5.3 其他技巧 5、能不能自己做快捷键 比如：删除表格的快捷键 6、移动或者交换行列 SHIFT + 鼠标左键 拖动 7、其他 启动时不加载启动任务窗格：选项视图启动任务窗格。 “取消单元格内直接编辑”有干什么用？,结束语,MS Excel本身是一个微型数据库管理工具，当数据超过1000行或者更多时，更多的数据量不应该过多增加我们的处理时间，试想：汇总1000行和10

10、000行汇增加很多的时间吗？ 如果你的一个数据表处理超过了二十分钟，或许需要改进。,外篇一：PPT排版技巧,要注意的几个规则 1、颜色统一：最多使用3种颜色 2、F视野理论：每页最多7个重点，在3-5个最佳，主要观点放在左上方 3、整体格式统一：如边框，标题字体、颜色、位置，正文字体，颜色 4、标题区分：标题字体大小要比正文字体大两到三级 5、少用斜体，下划线，黑体。可用加重，红色字体强调 6、规划好目录页，跳转页 7、正文字体颜色不能太大，也不能太小，在14-18之间为佳 8、能用表格就不要用文字，能用图表就不要用表格 9、图片的合适运用能活跃PPT风格，但主要所选图片颜色，格调要与整体一致 10、PPT文字字体一般使用宋体或微软雅黑，放映效果较佳,外篇二：M