xx秘书任职资格等级管理办法-21页

1、二十文职人员资格标准办事员是公司人员构成中具有特殊使命的群体。文职人员的工作在公司的运营中起着不可或缺的作用。作为专业团队中的一个独立分支单位，它有自己的独特性，并在公司的资质工作中承担了先锋的角色。为使文书工作有章可循，提高工作绩效，不断追求新目标，特制定本标准。文书资格的分类根据文员的职责，文员的资格标准可分为基本标准和助理标准。根据标准程度分类：标准类别相应的行为标准等级相应级别助理班5级高级助理四级助理基础课三级高级职员二级的中级职员楼梯初级职员办事员资格申请条件：基础课：从事文书工作；或者其他愿意当职员并且通过了职员应该知道的考试的人员。助教：获得基层文员高级文员资格；在助理文员的职

2、位上工作。文书人员的资格：基础课：符合相应行为标准等基本条件的认证要求。助教：符合相应类别行为标准的要求，符合其他基本条件，并取得高级文员资格。文书资格的标准结构：基本办事员资格标准：一.基本条件1.责任部门文件管理部门员工的人事信息管理、考勤管理、信息传递和处理。协调部门内部和外部流程的上下接口。按要求制作文件。部门会议的会议事务(学习和培训)。部门办公用品(日常办公用品、固定资产)的日常管理。在部门内执行各项规章制度，协助部门领导制定和跟踪部门计划。部门体育活动组织和部门宣传工作，部门6S日常管理。主管安排的其他任务。2.质量专业性：在规定的时间内完成高质量的工作。服务精神：满足内部和外部

3、客户的工作需求。小心：警惕你的工作，发现并避免错误。团队精神：支持团队决策，与团队成员分享相关信息，并在必要时提供帮助。古桐：正确表达并得到理解和支持。逻辑思维：发现问题之间的基本关系，并根据任务的重要性对其进行优先排序。安全：严格遵守保密制度，督促他人遵守保密制度。3.经验学历：大专以上学历，专业不限。工作经历：对应于文员的级别，除了要求符合相应的资格标准外，还需要有工作经历的要求。资格行为标准工作经验高级职员基础三级XX职员有超过18个月的工作经验。中级职员基础二级XX职员有超过12个月的工作经验。初级职员基础班级XX职员有3个月以上的工作经验。4.表演资格性能要求高级职员b以上中级职员b

4、以上初级职员c以上5、其他包括奖惩、培训记录和结果XX工作期间受到的奖惩、参加的培训和培训结果都会对资质标准产生一定的影响。四、基本办事员资格行为标准单元1:提高流程的工作效率元素1.1组织你自己的工作一、使用适当的工作方法，最有效地利用时间让他们的工作和同事和谐地工作最大限度地控制材料浪费D.按照既定的工作程序工作要素1.2发展自我改进绩效A.确定并批准个人改进目标准备并批准自我改进实施计划C.实施和审查个人改进计划要素1.3维护工作环境以辅助工作流保持工作环境清洁和安全向相关人员报告影响个人工作效率且超出其控制范围的工作条件要素1.4维护安全稳定的工作场所A.监督和维护工作场所的安全在事故

5、或紧急情况下努力控制个人和财产损失c、维护工作场所人员、物品和信息的安全单元1要素的基本知识范围时间管理知识组织个人工作的方法与上司和同事的沟通技巧和协作方法火警、匪警、急救等公共电话号码。以及公司火警和安全管理部门的电话号码；报警系统的操作方法、消防设备的使用方法等。初步护理知识：治疗烧伤、电击伤、中毒等。报告紧急情况的方法和程序公司和部门的安全和保密系统第二单元：培养有效的工作关系要素2.1创建并保持与其他员工的有效工作关系A.立即采取行动，并与其职责范围内的同事合作快速准确地将相关信息传递给同事c、实现目标如有困难，应礼貌地向相关人员求助讨论和解决影响工作关系的各种问题或及时向相关人员汇

6、报。e .交流和援助的方式方法应满足同事的需要要素2.2问候和帮助访客A.按照公司规定的接待礼仪及时礼貌地接待访客，并明确他们的需求。向来访者提供符合公司要求的适当信息c、根据接待流程的要求，引导游客到达目的地礼貌地解释延迟或未能提供帮助的原因e、如出现超出自身职责范围的情况，报告相关人员进行处理f、根据来访者的具体情况、要求和公司的实际情况来满足来访者的要求单元2要素的基本知识范围公司的接待礼仪和规定公司关于访客访问的规定秘密防止泄漏的方法和技术公司的组织结构以及各部门的业务分工和办公地点。第三单元信息管理要素3.1处理呼入和呼出呼叫A.以组织认可的方式快速清晰地回复收到的信息正确识别来电者

7、，并准确写下其要求在自己的职权范围内回答询问或向相关人员提交询问d、正确拨打自己或他人的电话礼貌地获取和检查相关信息f、快速准确地将相关信息传递给相关人员g、迅速向相关责任部门报告通讯设备故障h、如有必要，根据组织规定记录通话元素3.2接收、组织和分发邮件一、按代理机构要求的程序接收邮件在规定的时间内按要求安排邮件。在规定的时间内将邮件分发给相关人员。d .如果在分发过程中出现不可避免的延误，应立即报告相关人员。E.电子邮件地址写得清楚正确。信中的附件附得很牢固。如发现丢失，应立即报告。F.按要求注册要素3.3信息系统的建立和信息维护一、按公司规定使用适当的软件或方法建立信息系统及时准确地将新

8、信息输入信息系统c、按公司规定处理过期信息d、当原始数据不完整或不合法时，向相应人员请求处理方法按照公司规定的方法维护负责维护的公共信息系统要素3.4信息接收和传输A.通过适当的渠道接收所需的信息b、在规定的时限内，选择最合适的方式将信息正确、准确地传递给指定部门和指定人员。c、根据公司的保密要求，及时提供有知情权的重要信息d、及时纠正或报告错误信息，尤其是数字信息要素3.5信息搜索和恢复一、利用计算机软件选择有效的搜索方法来查找数据信息b、及时备份重要数据信息并选择合适的恢复方法了解信息需求，识别和获取信息来源D.保护信息和设备免受损失要素3.6安全和保密(2) Notes系统(114号码查

9、询系统，IP地址注册)(3)网景通讯录和收发邮件；(4)部门业务客户沟通系统；(5)为各类业务查询网站；邮件组；(7)固定资产银行；部门员工信息库；IP地址库；办公用品仓库；员工培训信息库；考试记录；部门人事沟通信息库。丢失信息的恢复方法；文件压缩和备份方法；信息查询和检索方法：数据验证方法；这是寻求帮助的程序单元4:文件管理元素4.1用现有的文档系统存储信息一、快速将信息依次存储在正确的位置存储的数据是完整和安全的C.信息的正确分类D.询问相关人员对信息分类的疑问e、信息定位系统应及时、准确、按规定更新要素4.2从现有文件系统获取信息快速找到所需的信息，并将信息传递给合适的人或地点b、提供的

10、信息如有延误，应予以通知，并礼貌地解释延误的原因c、及时准确地记录和更新所获得的信息，并以要求的形式呈现识别丢失或过期的物品，并按照正确的步骤找到它们单元4要素的基本知识范围文献检索系统信息存储方法信息分类文档基本分类路径产品开发文档管理标准公司和部门行政文件分类标准存储顺序的分类：字母顺序、数字(序列号)、主题、地理(字段)、时间(年份)等。通过不同的排序方法对文档进行排序的技巧文档基本分类路径公司和部门行政文件的编写和分类标准文件分发的过程和原则文件存储原则公文保密系统防止泄漏的措施第五单元：根据提供的材料制作并演示课文要素5.1根据所提供的材料，使用适当的工具制作所需的文本。A.理解制作

11、文本的要求b、根据所提供的书面(手稿)、录音或口头材料，使用适当的工具或软件，使手稿按照要求变成适合展示的形式识别、检查和纠正文本中的错误和不确定性。d、排版符合公司或部门规定的风格e、按要求整理正本和副本，并按要求检查、整理和分发正本和副本；f .确保信息的安全和保密g、在规定的期限内完成工作，如果不能按期完成，必须及时准确地汇报原因要素5.2复制一、制作的份数和质量符合要求将材料浪费控制在最低限度按要求进行复印校对d、文件页应按要求包装，包装应整齐安全。单元5要素的基本知识范围公司和部门行政文件写作标准编译页码封装方法机构的安全和保密政策复印机操作指南和卡纸处理方法第六单元办公设备管理要素

12、6.1根据需求购买办公设备一、监控各种办公设备的日常使用b、根据需求，采购办公设备跟踪请购单的执行情况要素6.2收集办公设备和建立资产账户一、及时查询到货信息B.收集和分发办公设备建立资产账户，及时更新数据要素6.3办公室设备的日常管理和库存一、及时处理资产转移、报废、报废b、保持各种办公设备的正常使用c、定期盘点，根据公司要求处理盘点结果单元6要素的基本知识范围该部的采购程序规定公司的紧急征用流程订阅电子流程的使用5S管理在线到达信息查询方法部门关于货物收集流程的规定关于通用设备的信息公司固定资产管理规定资产转让、报废和报废部门条例固定资产查询系统的使用第七单元会议工作要素7.1会前准备一、

13、明确会议目的和指示，确定相应的会议项目所有准备的资源应与会议时间和需求相匹配。c、准备满足个别设施的特殊需要d、利用有效渠道告知与会人员会议的时间、地点、议程等事项；E.确认与会者将准时出席会议要素7.2会议协助A.检查会议所需的所有资源的正常运行b、根据会议议程确保会议如期举行为与会者提供及时准确的会议信息灵活有效地处理突发事件e、根据需要记录和整理会议的重要内容和决定f、对于无法处理的事情应及时向会议首席协调员汇报要素7.3会后整理A.清理会议用品，结算费用b、按要求组织会议相关信息c、根据会议情况确定是否有必要进行总结，并提交相关部门D.维护信息安全和机密性单元7要素的基本知识范围与会议相关的公司管理和财务规定个人角色和安排会议议程的编制方法会议设备的准备安排获取资源的渠道和流程会议准备不足的后果资源的安全和保密措施物品(设备和材料)维护和使用规定会议记录技巧住宿、交通安排技能信息保存和传输技术公司安全和保密措施费用结算的过程备案的相关规定安全和保密措施助理文员的资格标