2017年照片档案整理规范

1、照片档案整理规范,王一宇 2017年3月,前 言,照片档案的重要性： 照片档案是人类社会的一种原始记录，是随着科学技术的进步而诞生的一种的档案载体类型，它以其特殊的载体形式，反映出悠久的历史、重大的变革以及重要人物的历史面貌，弥补了纸质文字档案的不足。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。因此，作为机关档案室要特别重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。,一、照片档案有关概念,声像档案是指立档单位在公务活动中形成的，具有保存和利用价值的照片、录音带、录像带、唱片等具有声音、图像的文件材料。照片是声像档案的一个类别。 照片档案是国家机关

2、、社会组织以及个人从事各种活动中形成的对国家和社会具有保存价值，并按一定的原则和方法经过加工整理，进行集中保管利用的各种照片。主要由底片、照片和文字说明组成。,二、照片档案的收集,（一）收集范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片; 2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作的照片； 3、本单位组织或参加重要外事活动的照片； 4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其重要情况和现象的照片 5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片； 6、其他具有归档保存价值的照片。,主要 职能,领导 视察,外事 活动,

3、本地 特色,归档 范围,重大 事件,会议 活动,照片的收集范围,收集要求,1.对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 2.对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 3.底片、照片、说明应齐全。 4.底片与照片影像应一致。 5.对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。 6. 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。,（二）归档要求 代表性：具有保存价值（照片、底片、数码照片），要进行

4、鉴定删选，并筛选部分冲印。 如会议照片：会场全景、主席台、领导讲话、颁奖、典型发言、小组讨论等； 视察检查：听取汇报、查看现场、与干部职工合影等。 机关活动：活动全景、领导参与、大众参与、活动成果。 时限性：活动结束后一个月内归档；科研、基建照片随项目档案一并归档。 完整性：画面清晰，品相良好，说明完整。 责任性：照片由形成部门或摄影人员负责撰写说明文字，积存照片由档案部门组织相关人员考证并撰写说明文字。,(三)挑选照片,对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。,例一,主题不鲜明，可不归档。,例二,构图重复，可选其一。,

5、例三,影像不清晰，不要归档。,三、照片档案的整理,1、分类 声像档案是档案的7大门类之一，其种（门） 类号用“S”表示。而照片档案是声像档案的一个类 别，其分类号对应为：Sz 注：Sz要区分大小写；照片档案分类方案、 收集归档范围和保管期限要纳入本单位档案管理 的“三合一”制度。,一般单位照片应在全宗内按保管期限-问题进行分类。照片形成较多的单位可分为：业务活动类、机关活动类、会议类、领导视察类等。分类方案应保持前后一致，不得随意变动。照片形成较少的单位可不分类。 注：从2009年开始，按省档案局最新规定，照片形成较多的市直单位照片档案最少分为二类：机关活动类、业务活动类；照片的保管期限按照国

6、家档案局第8号令规定，分为永久、30年、10年。目前，市（县）直单位一般分为永久,2、照片的排列 照片应在分类方案的最低一级类目内，按问题结 合时间、重要程度等进行排列，即同一类别的照片先 按照不同问题（活动）形成的先后顺序，再按同一组 （同一问题、活动）照片重要程度排列，归入照片 册，装满为止。 （注：组的排列和组内每张照片的排列；不能将同组照片割裂开）,3、编号 档号编制方法： 全宗号-分类号及保管期限代码册号张号 001Sz01y35 张 号（第5张） 第 三 册 照片档案机关活动类永久保管期限 全 宗 号 如：001-Sz01y-3-5，表示001号全宗-照片档案机关活动类永久保管期限

7、-第3册-第5张 注意：照片背面填写照片档号。,4、装具 常规尺寸的照片档案装具应使用国家规范的照片档案册（采用无酸材料制作），大幅照片可卷放或平放在档案盒中。 注意：不能用塑料盒、芯页、。,5、填写说明 单张照片应填写题名、照片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明等。 题名:概括说明照片的主题及人物（方位）、时间、地点、事由等内容。 照片号：照片的档号； 参见号：本张照片与其他相关档案的互见档号； 拍摄时间：用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间； 摄影者：个人姓名，可写单位 文字说明：补充说明的事项。,单张：综合运用时间、人物（含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点

8、、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要说明的事项（如照片版权、来源等）。 大幅：大幅照片说明除在册内简要说明外，详细说明可另纸书写，与照片一同保存。 组合：组合照片的第一张照片详细说明，其他单张照片说明可以从简，不填写重复项。同组照片应在每张照片说明的左上角或右上角，用“”、“”、“”符号标出组联符号。,单张照片说明示例,题名：2017年3月7日，湖北省档案局局长黄国雄（前排左5）与咸宁市档案局全体干部职工合影 照片号：13-Sz01y-3-1 底片（数码）号：13-Dy-2017-03 参见号：13-2017-W01-Y-35 摄影时间：20170307 摄影者：咸宁市档案局（馆） 杜义力

9、 文字说明： 前排其他领导：省档案局副局长吴绪成（左4）、咸宁市档案局局长陈冬民（右4）等。本照片卷放。,大幅照片，单独存放,大幅照片说明示例,-(组联符号，代表第几组),题名:2017年3月24日，咸宁市档案局开展干部大讲堂活动（共2张) 照片号: 13-Sz01Y-1-08 底片（数码）号： 参见号： 时间:20170324 摄影者:王一宇 文字说明:咸宁市档案局局长陈冬民（右二）、副调研员钱立新（右三）参加并作点评。,组合照片说明示例,题名:2017年3月24日，咸宁市档案局开展干部大讲堂活动（共2张) 照片号: 13-Sz01Y-1-09 底片（数码）号： 参见号： 时间:20170324 摄影者:王一宇 文字说明:,6、编目 纸质照片应编制案卷目录和卷内目录 案卷目录：编到每卷（册），存放在检索柜中供利用查询。 卷内目录：一般编到每张照片，一套存放照片册内，一套存放在检索柜中供利用查询。 注意：纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档案之间有相互联系的，要在“备注”栏中注明互见号。 运用专用档案管理软件的，可将相关电子目录数据录入软件，由软件自动生成打印。,照片档案案卷目录,照片档案卷内目录,由于新老规格不同，填写项目有：全宗号、分类号、案卷号、题名、年度等 分类号：Sz01