办公自动化基础教程.ppt

1、1、第4章办公自动化基础、第2章办公自动化基础、第4章现代办公处理各种类型的信息，如数值、文本、图片、图像、声音和视频剪辑等。因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件组成，包括文字处理、电子表格、演示软件等。熟练应用它们有助于日常办公事务处理和提高工作效率。3，第4章，办公自动化基础，在这里我们谈谈办公自动化过程中最常见的三种应用软件：文字处理软件Word 2003电子表格处理软件 Excel 2003演示制作软件PowerPoint 2003，4，4.2文字处理基础，我们如何进行文字处理，我们需要什么工具，以及如何启动和退出这个程序？如何使用word 2003管理文档？如何编辑文档？如何排版

2、文件？如何混合图片和文本？如何插入和制作表格？如何有效排版？如何打印？5 . 4 . 2 . 1概述，Word 2003是Microsoft Office 2003的主要套件之一，它具有Windows的图形操作界面，使用户可以方便地管理文档、编辑文档、排版文档、处理图形和制作表格。6，4.2.1概述开始使用Word 2003，单击“开始|程序|”Microsoft Word快速开始双击桌面上的Word快捷图标通过现有文档进入Word 2003，7，4.2.1概述退出Word 2003，然后单击标题栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的“w”图标，然后在打开的快捷菜单中，单击“关闭”。双击标题栏

3、左侧的“W”图标。单击文件菜单上的退出命令。按下组合键Alt F4。8，标题栏，菜单栏，工具栏，标尺，状态栏，编辑区，9，4.2.2文档管理，包括：如何创建新文档？如何在现有文档中输入内容。如何保存文档？如何打开现有文档？10、4.2.2文档管理创建新文档(1)创建新文档通常有三种方法：单击“文件”菜单中的“新建”命令。按组合键。单击标准工具栏上的“新建”按钮。11，4.2.2文档管理创建新文档(2)，示例4.1:使用“现代信函”模板生成信函，12，4.2.2文档管理，包括：如何创建新文档？如何在现有文档中输入内容。如何保存文档？如何打开现有文档？13、4.2.2文档管理输入文本(1)，光标指

4、示输入内容时的插入位置。键盘定位使用键盘方向键鼠标定位，在要插入的内容上单击鼠标左键。14，4.2.2文档管理输入文本(2)并使用Ctrl Shift在英文和各种中文输入法之间切换。用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，并从打开的输入法菜单中选择所需的输入法。使用Ctrl空格键在系统首选的中英文输入法之间切换。15，4.2.2文档管理输入文本(3)，16，4.2.2文档管理输入文本(4)，单击“插入”菜单中的“符号”项目，将出现下面的对话框。选择“符号”选项卡，然后单击“插入”。17，4.2.2文档管理输入文本(5)，示例4.2:创建新文档并写日记。18、输入时注意“覆盖”和“插入”状态的区别。当

5、输入常用标点符号时，必须切换中文输入法的状态。“将显示”。 将显示暂停，将显示 ”和“ 。注意“回车”和“移位回车”之间的区别。如果要强制更改页面，可以按下Ctrl+Enter键。在输入过程中，如果只能输入大写英文字母而不能输入中文，按下大写键返回小写输入状态。使用退格键删除光标前面的字符，使用删除键删除光标后面的字符。，4.2.2文档管理输入文本(6)，19.4.2.2文档管理，包括：如何创建新文档？如何在现有文档中输入内容。如何保存文档？如何打开现有文档？20、4.2.2文档管理保存文档(1)，单击“文件”菜单中的“保存”项目，或单击“标准工具栏”中的像软盘一样的图标。当您需要重命名或更改

6、文档的存储位置时，单击文件/另存为显示另存为对话框。21，4.2.2文档管理保存文档(2)，Word 2003还具有自动保存功能和文档加密功能。菜单“工具|保存选项”命令显示“选项”对话框。22，4.2.2文档管理，包括：如何创建新文档？如何在现有文档中输入内容。如何保存文档？如何打开现有文档？23、4.2.2文档管理打开文档有三种常用方法：单击标准工具栏左侧的第二个按钮，图标就是打开的书籍。单击文件菜单中的打开选项。按快捷键“Ctrl O”或“Ctrl+F12”。24，4.2.3文档编辑，包括：编辑文档时如何移动和复制一些文档？万一操作错误，如何撤销刚才的错误操作？如何查找文本，以及如何用其

7、他内容替换内容？如何拼写检查输入文本？25、4.2.3文档编辑选择文本(1)，选择一些文本内容的效果，26、将鼠标移动到要选择的文本的开头，然后拖动要选择的内容并释放鼠标按钮。使用选定区域，文本框左侧有一个向下延伸的长空白区域，称为选定区域。4.2.3文档编辑选定文本(2)、27、选定文本的常用技巧、4.2.3文档编辑选定文本(3)、28、4.2.3文档编辑移动和复制(1)、29、4.2.3文档编辑3354直接移动、30、4.2.3编辑文档、直接复制(3)移动文本时按住Ctrl键。您可以使用剪贴板复制要复制的选定文本块，选择复制按钮或命令，然后粘贴它。31，4.2.3编辑文档移动和复制(4)，

8、示例4.3:将一个文档的内容复制到另一个文档。32，4.2.3文档编辑，包括：编辑文档时如何移动和复制一些文档？万一操作错误，如何撤销刚才的错误操作？如何查找文本，以及如何用其他内容替换内容？如何拼写检查输入文本？33、4.2.3文档编辑撤消和恢复(1)、34、4.2.3文档编辑撤消和恢复(2)，单击“撤消”按钮(命令)将文本恢复到其原始状态。单击“编辑”菜单中的“复制”项目，恢复刚才执行的“撤消”操作。35，4.2.3文档编辑，包括：编辑文档时如何移动和复制一些文档？万一操作错误，如何撤销刚才的错误操作？如何查找文本，以及如何用其他内容替换内容？如何拼写检查输入文本？36、4.2.3文档编辑

9、查找和替换(1)、37、4.2.3文档编辑查找和替换(2)、“编辑|替换”命令，打开“查找和替换”对话框。38，4.2.3文档编辑查找和替换(3)，39，4.2.3文档编辑查找和替换(4)，示例4.4:将“小日记”中的所有“她”替换为“他”。并将所有带有重符号的单词“I”的格式改为“blue”。40，4.2.3文档编辑，包括：编辑文档时如何移动和复制一些文档？万一操作错误，如何撤销刚才的错误操作？如何查找文本，以及如何用其他内容替换内容？如何拼写检查输入文本？41，4.2.3文档编辑拼写检查，单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“拼写和语法”选项卡。选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”

10、复选框。单击“确定”按钮。42、4.2.4文档布局，包括：如何设置文本字体格式？如何设置段落格式，如行距和段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和底纹。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面？如何划分列和设置首字母下沉？43、4.2.4文件排版字体格式(1)，字体格式是指修改英文、中文字符、数字和各种符号在字符外观上的字体、字号、粗体和下划线。44，“字体”对话框字体字符间距：字符缩放、字符间距、字符位置等。文本效果：字符动态效果(但效果打印不能显示)，4.2.4文档排版字体格式(2)，工具栏按钮，45，4.2.4文档排版字体格式(3)，示例4.6 1)这与X2，A3等书籍中

11、常见的文本效果相同，可用于打印和编辑文本，2)，46，4.2.4文档布局，包括：如何设置文本字体格式？如何设置段落格式，如行距和段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和底纹。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面？如何划分列和设置首字母下沉？(1)段落格式主要包括段落缩进、文本对齐、行距、段落间距等。48，4.2.4文档排版段落排版(2)，段落对齐在格式工具栏上有四个段落对齐按钮，它们是从左到右的“两端对齐”、“中间对齐”、“右对齐”和“分散对齐”。49、4.2.4文件排版段落排版(3)、段落缩进、首行缩进、悬挂缩进首行缩进：首行缩进。段落缩进：整个段落缩进。悬挂缩进：除第一

12、行外，所有行都缩进。50，4.2.4文档排版段落排版(3)除了使用标尺调整缩进外，还可以使用菜单方法。格式-段落，51，4.2.4文档排版段落排版(4)，示例4.8文档中的第一段“宝贝”。doc 设置为左右缩进1 cm，第一行缩进0.8 cm，行距为最小值15磅，段落后的间距为8磅。52、4.2.4文档布局，包括：如何设置文本字体格式？如何设置段落格式，如行距和段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和阴影。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面？如何划分列和设置首字母下沉？53、4.2.4文档布局项目符号和编号(1)，自动编号单击“格式”工具栏中的“编号”按钮；这时，“1”数

13、字出现在光标处，而“2”输入新行时，数字会自动出现；如果您想删除某个项目，数字会自动重新排列。54，4.2.4文档布局项目符号和编号(2)，更改编号顺序以选择要编辑的文本内容，在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，并选择标签“编号”对话框：选择“重新开始编号”以重新开始编号；选择“继续上一个列表”继续上一个列表的编号，55，4.2.4文档排版，项目符号和编号(3)，56，4.2.4文档排版，包括：如何设置文本字体格式？如何设置段落格式，如行距和段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和底纹。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面？如何划分列和设置首字母下沉？57、4.2.4文

14、档布局边框和底纹(1)，选择要添加边框的内容，选择“格式|边框和底纹”命令并打开“边框和底纹”对话框。段落的填充颜色可以在“底纹”选项卡中设置。在“应用于”下拉列表框中选择“段落”，并设置段落的边框和底纹；如果选择“文本”，所选文本将被加框和着色。58，4.2.4文档布局边框和阴影(2)，示例4.9打开文档“宝”。doc”中，在第一段中添加粗细边框，在第二段中添加浅色斜线阴影，并在整个页面中添加“气球”页面边框。、59、4.2.4文档布局，包括：如何设置文本字体格式？如何设置段落格式，如行距和段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和底纹。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面

15、？如何划分列和设置首字母下沉？60、4.2.4文档布局制表位(1)、61、4.2.4文档布局制表位(2)，有两种设置制表位的方法：标尺设置、62、4.2.4文档布局制表位(3)。如何设置段落格式，如行距和段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和底纹。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面？如何划分列和设置首字母下沉？64，4.2.4文档排版格式复制，您可以使用标准工具栏上的格式画笔按钮来复制格式。选择复制格式的段落或字符，单击工具栏上的按钮，鼠标指针形状变为画笔形状，然后选择复制格式的字符或段落。65、4.2.4文档布局，包括：如何设置文本字体格式？如何设置段落格式，如行距和

16、段落间距？如何添加项目符号和数字？如何给文本添加边框和底纹。如何使用制表位？如何复制格式？如何设置页面？如何划分列和设置首字母下沉？66，4.2.4文档排版页面排版(1)，您可以在页面顶部或底部设置纸张大小和页码及日期。67、4.2.4文件排版页面排版(2)、页面设置：包括文件布局和纸张尺寸。单击文件/页面设置菜单项，打开页面设置对话框。页边距选项卡纸张类型选项卡，68，4.2.4文档布局页面布局(3)，69，4.2.4文档布局页面布局(4)，示例4.10打开文档“珍惜”。文档”页面设置：上边距为2.5厘米，下边距为3厘米。70，4.2.4文件排版页排版(5)，71，4.2.4文件排版页排版(6)。页眉或页脚是文本或图形，如页码、日期或公司徽标，通常打印在文档每页的顶部或底部。创建和编辑页眉和页脚“视图|页眉和页脚”，弹出“页眉/页脚”工具