公文管理与公文写作常见问题解析

1、文件管理和文件写作常见问题分析，曾杰，总经理办公室，2015年8月25日，信念方法=结果、过程依据，党政机关公文处理国家标准规定(中办发201214号)、党政机关公文格式(GB/T97042012)、泸州老窖一号有限公司公文管理办法(试行)、目录、公文是党政机关、人民团体形成的具有特定效力和规范风格的文件。 企事业单位在实施领导、履行职能和办理公务过程中，按照规定程序办理，并在法定范围内使用。 他们传达和贯彻党和国家的方针政策，公布法律、法规或管理规章，执行行政措施和领导管理职能，指导、安排和协商工作，请示和回答问题，报告、通报和交流。从不同的角度进行分类，常见的有(1)根据发文机关的书写方向

2、，可分为：上写、下写和并行(2)根据公文涉及的保密程度，可分为公开文件、受限文件、秘密文件、机密文件和绝密文件(3)根据公文处理时限的要求，可分为平面文件(4)可分为：接收和发文。(5)按处理方式可分为：阅办文件、二号公文分类、二号普通公文分类，常见的有以下几种。(1)党政机关主要公文(法定公文):15种，公司只有13种。1.领导指导文件：决议、决定、命令(命令)、通知、通知、答复、会议记录。2.报告文件：报告、请求、建议。3.公开发表的文件：公告、公告、通告。4.谈判文件：信件。5.兼容性文件：意见。2.法律、法规和管理规章制度2号公文的分类，(3)会议正式文件的开幕辞、闭幕词、会议工作报告

3、、专题发言、提案、会议纪要，(4)可行性分析(研究)报告、规划、决策的总结和回复、反馈正式文件，(5)正式信息正式文件调查报告、简报、信息快报、信访分析报告，2号公文的分类，目录1。布局要求(1)页面边缘和中心尺寸1。上边距3.17厘米，下边距2.75厘米，左边距2.65厘米，右边距2.75厘米，3号文件格式1。布局要求(1)页面边缘和中心尺寸2。页眉距边界约1.5厘米，页脚距边界约2.5厘米。3号公文格式，二。公文格式各要素的排列规则(一)公文格式各要素的划分，版头，正文，版注，版头，1。零件号：机密官方文件应标有零件号。使用6个3号阿拉伯数字，将顶部网格排列在编辑中心左上角的第一行。2.分

4、类和保密期限：机密公文应标明“绝密”、“秘密”和保密期限。使用3号粗体，顶部网格位于编辑中心左上角的第二行；分类后标注 号，然后标注保密期限；保密期内的数字用阿拉伯数字标记。3.紧急程度：根据紧急程度，紧急公文应分别标明“极其紧急”和“紧急”，电报应分别标明“特别提示”、“极其紧急”、“紧急”和“紧急”。在粗体字3中，顶部网格位于编辑中心的左上角。如需同时标注零件号、安全等级、保密期限和紧急程度，应按零件号、安全等级、保密期限和紧急程度的顺序从上到下排列。3号正式文件格式，版本标题，4。发证机关标志：俗称“公文名”和“红色领导”。有两种形式：(1)发证机关的全称或规范称为“文件”，通常称为“文

5、件版”(大版)，主要用于向上级机关报告，索取资料、3号正式文件格式、版本头和5号。发文字号：居中，在发文机关标志下方两行。文件的年份和序号用阿拉伯数字标明；年份应标有全名，并用六角括号括起来；邮政序列号中没有添加“否”，也没有添加任何虚构位置(即1没有编号为01)，并且在阿拉伯数字之后添加了“否”一词。如“泸州老窖古法201534号”。注：上文本的发文号安排在左边空白处，与最后一个发卡行的名称在同一行，如图所示。如右图所示，平行文本和向下文本在发证机构的标志下排列在两行空行的中间。第3号正式文件格式，版本标题，6。发行人：由单词“发卡行”加上冒号和发卡行名称组成，占据右空单词，该单词位于发行机

6、构标志下方两行。“发行人”一词采用3号字体，发行人名称采用3号斜体.第3号正式文件格式，版本标题，7。分隔线：一条红色分隔线，其宽度与版本中心相同，印刷在出版物编号下方4毫米的中心(在字处理系统中，建议高度为2.25磅，宽度为15.33厘米)。第3号文件格式，主体，1。标题：文件发布机构(关于)主题(关于)语言(1)除了法律法规名称和书名外，一般不使用标点符号。(2)一般情况下，宋代简化为2号方正小标签，位于红色分隔线以下的空两行位置，中间一行或多行排列；回去的时候，要有完整的意思，对称排列，适当的长度和适当的间距，标题要用梯形或菱形排列。3号公文格式，正文，2。主发送机构：在标题下空白行排列

7、，占据左上方网格，返回时仍在上方网格，最后一个机构名称用全角冒号标记。如果主发送机构的名称太多，主发送机构的名称应该移到版本中。3.正文：正式文件的第一页必须显示正文。一般来说，“三号方正”模仿“宋简”，排在主送机关名称的下一行。每个自然段落都是空白的，并返回到顶部网格。在本文中，结构层次序数可以用“一”、“一”、“1”来标记和“(1)”依次；第一层用黑体字标出，第二层一般用方形简体字标出，第三和第四层一般用仿宋代的方形简体字标出。3号文件格式，正文，4。附件说明：(1)如果有附件，请在文本底部的空白行中排列单词“附件”，后跟一个全角冒号和附件名称。如果有多个附件，请使用阿拉伯数字标记附件的序

8、列号(如“附件：1”。XXXXX”)；附件名称后不添加标点符号。如果附件名称很长，需要返回，它应该与前一行附件名称的首字母对齐。如左图所示。(2)附件应安排在另一侧，并与正式文件正文装订在一起。“附件”一词和附件的序列号排列在编辑中心左上角的第一行，没有标点符号。附件的标题在版本的第三行居中排列。附件的序列号和标题应与附件中的描述一致。附件格式要求与文本相同。如右边所示。第3号正式文件格式，主体，5。发证机关的签字、书写日期和印章：(1)书写日期中的数字用阿拉伯数字标注，年份用全称标注，月份和日期不得用空格填写(即1不等于01)。(2)书写日期一般以右、空字符排列。第3号正式文件格式，正文，6

9、。注意：如果有注释，单词“左空白”和括号安排在书写日期的下一行。三、文件格式特殊情况表明，当文件排版后留下的空白处不能容纳印章或签名人的签名印章和书写日期时，可采取措施调整行距和字距。(不“本页无文字”)，版本注释，1。复制当既有主发送机构又有抄送机构时，主发送机构应放在抄送机构上方的一条线上，两者之间不应有分隔线。第3号正式文件格式，版本注释，2。发证机关和日期：发证机关和日期一般采用4号仿宋字体，排在最后一行的上方。发行机构的单词左为空，发行日期的单词右为空。年、月和日用阿拉伯数字标记。年份应标有全名，月份和日期不应用空格编辑(即，1不被编辑为01)。3号正式文件格式，3。页码：一般使用4

10、号半宽阿拉伯数字，排列在公文版本的下缘，在数字的左右两边各放一行字；一条直线距离编辑中心的下边缘7毫米。奇数页为空，偶数页为空。如果正式文件页前面有空白页，则空白页和该页不编号。公文附件与正文装订在一起时，页码应连续排列。第三号正式文件的格式，和第三号。具体格式的汇总格式详见图表。除了会议情况列在标题下之外，其他内容都符合上述正式文件所有内容的安排规则。3号文件格式，会议情况，目录，4号文件编写，1。文件的逻辑结构(1)格式：标题、正文和注释(2)正文：开头、正文、结尾、目的：用介词“为”和“为”表示目的。根据公式：使用介词如“根据”、“根据”、“根据”、“根据”等。原因类型：原因类型也称为原

11、因类型，即通过介绍情况、提出问题或澄清意思，收件人可以理解写作的原因，从而使收件人注意到公文的内容。开始时，4号文件写作，主体，4号文件写作，文件主体的主体是文件的核心，文件的主要项目或基本内容都在这一部分表达。公文主体的写作要求是：内容充实、中心突出、意义明确、组织清晰。黄金结构：“三三”，结尾，第四号文件写作，习惯性决议，解释，宣言，祈祷和期望，第四号文件写作，第二，文件写作的基本规则(程序)确定主题，选择材料，明确思路，安排结构，写提纲，填充材料，写提纲，这是非常重要的！4号文件写作，3。普通文件写作，通知，第4号文件写作，1。通用分类1。工作通知：上级对下级的某项工作给予指示、要求和安

12、排。2.会议通知：以下行为是主要的，但它们也可以是平行的。3.相关文件的审批转发通知：上级可以转发带有审批通知的下级文件；转发通知可用于下级向上级传递单据，也可用于同一级或不同下级单位传递单据。4.发布通知：用于发布规章制度。5.任免通知：用于任免相关人员。公文写作基本结构与写作1。标题：注意。根据工作需要和写作目的，有时可以写成“紧急通知”、“重要通知”和“补充通知”。2.主要发送机构：指接收单位的名称。3.说明发送文件的原因、意图和目的，通知的内容，具体要求和意见，以及接收单位应如何处理。语言简洁。4.结束语：“我特此通知你。”5.保证金：注明发证机关和书面日期。这些是书面通知中必须包括的

13、内容，不得有遗漏。通知，第4号正式文件写作，(1)共同分类1。表彰通知用于表彰一定范围内的先进。2.批评性报道是用来在一定范围内批评错误和纠正不良倾向的。3.简报主要用于告知相关方应掌握和理解的重要精神或情况，作为工作参考。通知，第4号文件写作，(2)基本结构和写作方法1。标题：Abou(2)批评性通知：文本一般包括四个部分：错误的事实、错误的理由和教训、处理决定、希望和要求。4.保证金：注明发证机关和书面日期。报告，第4号文件编写(1)意义和功能报告是一种向上的风格，用于报告工作、反映情况和答复上级机关的询问。(2)总体结构和写作要求：1。标题：报告；2.主要输送机构：力求单一；3.正文：(

14、1)报告原因：解释为什么报告写得简明扼要。(2)报告内容：可根据发展和变化背景(时间顺序)编写，也可根据情况、经验、教训或问题编写。4.结束语：“我在此报告。”5.保证金：注明发证机关和书面日期。Case，Request for Instructions，No.4 Document Writing，(1)Meaning and Function Request for Instructions是一种向上的样式，用于请求上级单位的批准或指示。(二)总体结构和写作要求1。标题：应特别注意请求指示：语言“请求指示”不应被误认为“请求报告”、“报告”和“申请”。标题不应是“请求指示请求(申请)”。2.

15、主送机关：只写一个主送机关，请示，4号公文写作，3号公文写作。正文：(1)请求指示的理由：简明完整地陈述请求指示的理由。(2)要求内容：内容要具体，建议和要求要切实可行。一般来说，如果我写“计划”，我应该做什么，但是如果我不能写“决定”，我应该做什么？4.结束语：“如果正确，请回复。”我特此请求你的批准。像“请批准”这样的习语。不要使用不合逻辑的结尾，如“你能(是否)，请批准”。5.保证金：注明发证机关和书面日期。6.注意：注明联系人和联系信息。案例，4号文件写作，(3)参考模板，XXXX(发行单位)对XXXX(主要发行机构)的要求：根据(依据)，我单位计划XXXXXX(含义图主题)(概述工作

16、背景或基本情况，并简要提出需要解决的问题)。现将有关情况和我们的意见说明如下(指原因、事项、内容可逐项说明)。二、(询问的必要性、可行性及其意义)。三、(具体程序和说明)。如果正确，请回复。(结论)签发机关的日期(联系人、电话号码)、请示、4号文件的编写、报告与请示、逻辑起点的区别、信函、4号文件的编写，(1)含义与功能信函是不同下属单位用于洽谈工作、询问和回答问题、请求批准和回答审批事项的一种文件。字母是平行文本，主要用于平行单位或非附属单位之间。在特殊情况下，也可用于上下级单位就某些具体事务性问题的联系。(2)分类1。咨询函2。批准书3。询证函和回复函：根据书写方向，可分为发函和回复函。公文写作(3)一般结构和写作要求(1)标题：发文函：回复函：回复函(2)主要发送机关：(3)正文：回复时应注意开头注明“某月某日已收到某问题的函”等(4)结论：(1)发文函：“我特此通知你”(2)回复：“我特此回复”5.保证金：注明发证机关和书面日期。4号文件写作、(4)参考模板、信函、洽谈联系函、关于业务申请的信函：我的