公文写作知识2014新处

1、公文写作知识 2014.9,一、常用文种拟写注意事项,二、公文写作几点注意事项,一、常用文种拟写注意事项,辽河油田公司公文处理暂行办法（中油辽字2012221号）规定油田公司的公文种类主要包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要九个文种。,公文的定义： （一）决定： 适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。 （二）通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，转发公文。 （三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。 （四）报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，请求备案，回复上级部门

2、的询问。,（五）请示：适用于向上级部门请求指示、批准。 （六）批复：适用于答复下级单位的请示事项。 （七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。 （九）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。,油田公司公文按行文方式有上行文、下行文、和平行文三种，根据行文目的、行文关系及行文权限选择使用。 油田公司公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、抄送单位等部分组成。,一、常用文种拟写注意事项,（一）通知 （二）请示 （三）报告 （四）批复 （五）函,一般性

3、通知 会议通知 印发类通知 转发类通知 任免类通知,（一）、通知,通知的适用范围： 1传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 印发规章制度、指导意见、工作计划、实施方案等内容的通知； 转发上级机关和不相隶属机关的公文； 任免干部。,1、一般性通知,一般性通知（部署工作、管理措施、制订政策）结构： 1“通知缘由” “根据”“目的”，现就问题通知如下： 2部署的工作、加强管理的措施、下达的政策逐项列出； 3提出进一步要求。,一般性通知拟写注意事项,一般性通知拟写注意事项,1提出的工作要求，必须切实可行，具有操作性，且属下级单位能力及权限范围内的，忌要求大而空。 2报送材料及其他

4、有时限要求的任务，需要写具体日期及联系人、联系方式。 3一般事项性的通知，可以不用印发文件；重大事项的通知使用公司或部门文件形式印发。,2、会议通知,会议通知的写作的要素一般有： 1引语：会议名称、召开单位，然后“现将有关事项通知如下：”过渡到通知事项； 2事项部分：一般以标题形式写明会议内容、时间和地点（注意交代报到时间）、参会者准备事项等； 3写明联系人和联系方式（姓名、电话、传真、电子邮 箱等）。必要时最好再附上报名回执单，要求对方填写参会者姓名、性别、职务/职称、联系电话（手机）、到达时间等。,会议通知模板,关于 的通知 ： 为（目的主旨），根据（依据），（主办单位）决定于年月日在召开

5、会议。现将有关事项通知如下： 一、 会议时间、地点 二、会议内容 三、参会人员 四、其它事项 如住宿、费用、接站问题、回执于何时前传真至，以及其它需要提示的事项。 五、联系人及电话 附件：1.参会名额分配表（或具体内容安排） 2.参会人员回执,3、印发类通知,印发规章制度、实施意见、材料、工作计划、活动方案等内容的通知。 模板一： 关于印发的通知 : 现将印发给你们，请遵照执行。,3、印发类通知,模板二： 关于印发的通知 : 为（目的主旨），根据（依据），特制定，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行，并将有关要求通知如下： 一、 二、 ,印发类通知注意事项,1、领导同志或部门负责人的讲话，原

6、则上在会上以会议文件印发，不以公司及部门文件、函件印发。 2、不要将其它的法定文种以通知印发，如以通知印发通报、直发性意见（关于进一步加强XX工作的意见）等。,4、转发类通知,转发类模板： 关于转发 的通知 ： 为（目的主旨），现将（上级单位或有关主管单位名称）（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 （具体贯彻意见）,转发类通知注意事项,1、转发上级部门文件，若有具体贯彻意见的，可以部门函件转发；若无具体贯彻意见，则以白头文件转发即可。 例如：关于转发关于推进集团公司软件正版化应用的通知的通知(油辽信发20134号 关于转发国务院国资委领导同志批示事项通知的通知,转发类通知注意事项,2

7、、转发类通知标题较复杂时，需简化标题，可对转发文件内容进行概括。 错误：关于转发国务院国资委关于转发财政部关于2004年工作有关问题的通知通知的通知 正确：中国石油天然气集团公司关于转发财政部有关做好2004年工作等文件的通知,5、任免类通知（党委）,任免类通知一般模板： 关于等名同志职务任免的通知 ： 根据工作需要，经研究，决定： 任 任 免去的（职务）。 特此通知。,5、任免类通知（行政）,任免类通知一般模板： 关于等人职务聘免的通知 ： 根据工作需要，经研究， 决定，聘任： 为 为 的（职务）。 免去原职务。 特此通知。,(二）、请示,请示的适用范围： 1超出本部门、本单位批准权限，请求

8、上级 单位批准、审定的事项； 2下级单位、部门在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难； 3对上级政策、规定中不明确或工作中遇到的难以把握、拿不准的问题，请求上级指示、需上级明确答复的。,请示的基本结构,1引语 简要概括请示什么问题，即 提出请示的原因或根据，写明请示什么问题，为什么请示，力求简洁凝炼。然后用“现将有关情况及请示事项报告如下”、“请示如下”等承启下文，其后多用冒号。 2主体 （1）为什么请示（基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性）。 （2）请求批准的具体事项。即要求批准、答复或具体解决的问题和事情。 3结束语 一般用“妥否，请批示。”作结束语。,拟写请示

9、的注意事项,1不得越级“请示”和“报告”。 2“请示”、“报告”等上行文件，原则上主送一个上级机关，不得多头主送，也不得抄送下级单位。 3不得以本机关名义向上级机关负责人报送“请示”或“报告”等公文。如因上级机关负责人直接交办、确需主送上级机关负责人的，以便函形式报送，文件落款处由单位负责人亲笔签字，不加盖单位印章。,拟写请示的注意事项,4请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。,拟写请示的注意事项,5陈述请示 的原因和理由时，理由应充分，应尽可能联系全局说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。 6应准确把握请示的行文语气，做到语气

10、委婉、言辞恳切。 7应规范请示的结束语。请示的规范结束语为“妥否，请批示。”等。注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。,（三）报告,报告的适用范围： 1按照上级单位部署或工作计划，完成每一项任务，一般要向上级单位报告； 2向上级单位反映工作中的情况； 3回答上级单位的询问； 4按照上级单位要求报送有关文字材料。,报告的基本结构,1引语。报告的缘由和目的，即为什么写，是为了让上级掌握情况，还是为了答复上级机关提出的问题。要直截了当，集中概括，并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。 2主体：即报告的具体内容。注意要以反映情况为主，要注意层次。 3结束语 ：一般用“特此报告”作结束

11、语。,拟写报告应注意的事项,1“报告”与“请示”不可混用。 2不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。报告中若涉及请示事项，应另行用请示行文，与报告严格分开。 3 应规范报告的结束语。 报告的规范结束语为“特此报告。”不使用“特此报告，请批示（指示、批复）。”,请示与报告的区别,（四）批复,批复的适用范围： 批复是与请示相对，应用于答复下级机关请示事项的下行文种。,批复的特点,1权威性：一经批复，对请示的下级单位有直接约束力。 2被动性：专门用于答复下级请示事项，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文。 3针对性：必须针对下级机关的请示而发。明确、简洁，以利下级单位执行。 4鲜

12、明性：对于所批复的问题，态度必须明朗，同意或不同意，或不完全同意，不能模棱两可。,批复拟写注意事项,1应态度鲜明，语气肯定，文字精炼，言简意赅。 同意性批复勿需说明理由，往往对落实批复内容提一些原则性要求，应明晰、简洁；不同意的批复，需阐述理由、原因，但要简明扼要。 对报请审批规划、方案类的批复，在原则同意的同时，对需要注意的问题加以强调。,批复拟写注意事项,“批复”和“通知”不可混用。 拟写批复标题时，不要写成关于的批复。正确：关于XXX问题的批复。 要写明针对什么请示作出的批复。 引用下属单位的请示，除引用标题外，还需引用文号。,（五）函,函的适用范围 1.不相隶属机关之间商谈公务、接洽工

13、作、询问事情、征求意见、催办事务。 2.向归口管理部门请求对某一事项予以批准也可以使用函。 函分为：申请函、商洽函、答复函、询问函、告知函5种。,函的基本结构,1.引语，提出发函的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如 “商洽函”开端部分要提出商洽问题的原因。 2.主体，是函的核心内容部分，主要说明致函事项。一函一事，行文要直陈其事，把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。 3.结束语，根据不同的事项，选择运用不同的结束语，如：特此函询、请予复函、特此函告、特此函复等。,拟写函注意事项,1.行文要直陈事项、言简意明。 2.用语谦和，讲究分寸。 3.一函一事，突出中心。 4.有的放矢，及时准确。 5.

14、函是正式公文的文种，必须行文郑重。,二、公文写作几点注意事项,（一）行文应当“确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”。 确定行文时，首先要明确行文的目的和作用，有的放矢，有针对性。同时要注意纠正“发文越多、文件的规格越高，对工作越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。,（二）要正确选用文种。 1应严格按照文件内容和行文关系选用公文文种。 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。 注意把握：是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当。 2要有“法定”文种概念，不能生造文种。,（三）公文标题要准确反映公文内容。 公文标题一般构成形式：（发文机关）+“关于”+事由+“的”+文种。 注意把握几点：

15、1. 要切题、简明、醒目、得体； 2. 尽量避免省略；尽量不要拆词； 3. 不能省略文种； 4. 除法规性文件外，一般不使用标点符号。禁止使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等。,标题中使用标点符号的特殊情况： 1标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号。 如：关于开展“六五”普法教育活动的通知 关于厂“220”重大事故的通报 2标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。 如：关于印发中国石油天然气集团公司财务管理办法（试行）的通知,3标题中出现规章制度、书名、报刊名时，用书名号。 如：关于印发辽河油田公司会议管理办法的通知 4标题中事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名

16、之间应用顿号分开，不使用空格。（新国标规定） 如：关于、职务任免的通知 5正文中需要引用其他文件时，先引用文件名再引用发文字号 如：为规范会务管理，按照关于印发辽河油田公司会议管理办法的通知（中油辽字2014X号）要求，.,多行标题排列为（梯 ）形或（ 菱 ）形， 不采用（ 长方 ）形或（ 沙漏 ）型。 如：关于印发欢喜岭公用事业处 2014年健康安全环保工作计划的通知 或：关于印发欢喜岭公用事业处2014年 健康安全环保工作计划的通知 不采用：关于印发欢喜岭公用事业处 2014年健康安全环 保工作计划 的通知,（四）公文语言文字要规范准确。 1字、词、标点、语句要准确； 2计量单位应符合有关

17、标准； 3数字、层次序数等要规范； 4逻辑结构合理，重点突出。,举例说明,1、涉及股权划转、工商注册变更等事项的文件，企业名称必须以营业执照上的名称为准，并要认真、反复核对。 错误：北京天然气管道 浙江油气田 油公司 欢公用 物业科 正确：中石油北京天然气管道有限公司 浙江油气田分公司 辽河油田公司 欢喜岭公用事业处 市政物业管理科,2、单位名称要一致，简称要规范。 欢喜岭公用事业处欢公用欢事业事业处 欢喜岭公用事业处（以下简称事业处）,3、时间表述要具体 公文中时间表述要具体准确，如“2012年”、“1995年”，不能使用“去年”、“今年”、“昨天”等模糊的写法。年份不能简写，不能写成“96

18、年”，应为“1996年”。在表达某个时代，如“80年代”时，前面应有“世纪”作限制，即“20世纪80年代”。,4、文号引用要规范有序。 引用公文应先引文件标题，后引发文字号，发文字号用圆括号括上。 错误：根据信息函2011X号关于加强信息安全工作的通知的要求，我院 正确：根据关于加强信息安全工作的通知（信息函2011X号）的要求，我院,5、用词要准确 错误：截止 年底 正确：截至 年底 错误：截至到 年底 正确：截止到 年底,易出错、用错、输错词语,常见的标点符号有16种，分点号和标号两大类,标点符号,标点符号使用注意事项,连接号 连接号形式有短横线“-”、一字线“” 浪纹线“”。取消了原有的

19、二字线。,标点符号使用注意事项,标示下列情况，均使用短横线 1.化合物的名称或表格、插图的编号。 3-戊酮、表2-8 2.连接号码，包括门牌号、电话号码，以及用阿拉伯数字表示年月日等。2013-02-11,标点符号使用注意事项,标示下列情况，均使用短横线 3.在复合名词中起连接作用。 吐鲁番-哈密盆地、川中高石梯-磨溪 4.某些产品的名称和型号。 泥浆泵组F-1600HL、歼-10,标点符号使用注意事项,标示下列各种情况，一般用一字线，有时也用浪纹线。 1.标示相关项目（如时间、地域等）的起止。 2013年5月10日12日、兰州郑州 2.标示数值范围（由阿拉伯数字或

20、汉字构成）的起止。浪纹线用于标示数值范围时，在不引起歧义的情况下，前一数值附加符号或计量单位可省略。 5千克30千克、2035g，第二五课,标点符号使用注意事项,间隔号 一般用 标示相关联成分之间的分界。 如沁园春 雪、天净沙 秋思 “一二 九”运动、“3 15”消费者权益日,标点符号使用注意事项,书名号 标示书名、卷名、文件名等，有双书名号 和单书名号 括号 标示文中的注释内容，补充说明等语句，有圆括号（ ）、方括号 、六角括号 等 如：根据欢喜岭公用事业处关于印发 2014年安全工作计划 的通知（油欢事发20141号）,计量单位,公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB

21、3102（所有部分）。 如面积，可选用平方米、公顷、平方公里等计量单位，不能使用亩、平方英尺等非法定计量单位。,数字用法,选用阿拉伯数字 1.用于计量的数字。 63%98%、5050 2.用于编号的数字。 101国道、PH-3000型计算机 3.已定型的含阿拉伯数字的词语。 3G手机、MP3播放器、62事故,数字用法,选用汉字数字 1.概数 三四个月、几万分之一 2.已定型的含汉字数字的词语 五省一市、一方面、一二八事变,数字用法,3.选用阿拉伯数字与汉字数字均可 如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识清晰性方面没有明显差异时，两种形式均可使用。 2号楼（二号楼）、3倍（三倍）、 4个月（四个月）、90周年（九十周年） 要求文中统一即可,数字用法,突出简洁醒目，使用阿拉伯数字 突出庄重典雅，使用汉字数字 4.公文成文日期的机关署名一般用3号方正仿宋字体标注，成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全