第1章Excel在财会管理中的应用基础

1、第一章Excel在会计管理中的应用基础，学习目标本章主要讲解Excel2000的基本知识。通过本章的学习，我们应该掌握以下内容：各种数据的输入，工作表的格式，公式的输入和编辑函数的使用，第1章会计管理中的Excel应用基础，1.1数据编辑的应用12个公式和语法13个函数，1.1数据编辑，1.1.1数据输入1.1.2工作表格式设置，1.1.1数据输入，输入文本，输入数字，输入日期和时间公式，在多个单元格中输入相同的数据， 并且在多个工作表中输入或编辑相同的数据以提高输入速度，1输入文本，其中包含中文字符、英文字母、具有文本属性的数字、空格和其他可以通过键盘键入的符号。 默认情况下，文本沿单元格左

2、侧对齐。每个单元格最多可以包含32000个字符。1.输入文本。如果需要将数字视为文本，只需在输入数据时输入一个撇号()，Excel会将数字视为文本，并沿单元格左侧对齐。要在单元格中输入硬回车，请按下ALT ENTER键。要用上部单元格的内容快速填充活动单元格，请按CTRL D；要用左单元格的内容填充活动单元格，请按ctrl+r。2输入数字。默认情况下，当输入数字时，Excel将沿单元格右侧对齐数据。输入分数时，为了避免将输入的分数视为日期，您需要在分数前键入0(零)，然后键入空格。输入负数时，请在负数前键入减号(-)或将其放在括号()中。Excel2000只保留15位数字精度。3输入日期和时间

3、。Excel将日期和时间视为数字。如果您想同时在同一单元格中键入时间段和时间，您需要用空格将它们分开。要输入12小时时间，请在时间后键入空格，然后键入上午或下午。时间和日期可以加、减，并包含在其他操作中。如果要在公式中使用期间或时间，需要在引用文本中输入日期或时间值。如果要输入当前系统日期，可以按下Ctrl键。(分号)。要输入当前系统时间，请按CTRL SHIFT:(冒号)。4、输入公式，Excel2000的最大功能是计算，只要输入正确的计算公式，计算结果就会立即显示在活动单元格中。如果单元格中的数据发生变化，系统会自动调整计算结果，以便用户可以随时观察到正确的结果。下一节将详细介绍公式设置的

4、内容。5同时在多个单元格中输入相同的数据。(1)选择需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是非相邻的。(2)在活动单元格中键入相应的数据，然后按下CTRL键。6同时在多个工作表中输入或编辑相同的数据。(1)选择需要输入数据的工作表。(2)选择需要输入数据的单元格或单元格区域。(3)在第一个选定的单元格中键入或编辑相应的数据。(4)然后按回车键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。6同时在多个工作表中输入或编辑相同的数据。如果在一个工作表中输入了数据，用户可以快速将数据复制到其他工作表的相应单元格中。方法如下：首先选择包含要复制的数据的工作表和接收要复制

5、的数据的工作表，然后选择要复制的数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，然后单击同一组工作表命令。7提高输入速度记忆输入。如果单元格中键入的初始字符与列中的现有条目一致，则Excel可以自动填充剩余字符。Excel只能自动完成包含文本的条目，或者包含文本和数字的条目。也就是说，条目只能包含数字和未格式化的日期或时间。如果您接受显示的条目，请按回车键。如果您不想使用自动提供的字符，可以继续键入。要删除自动提供的字符，请按退格键。7增加输入速度以选择列表。输入数据时，按ALT键显示已有条目列表，或右键单击相应的单元格，点击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键选择用户需要的数据

6、。7提高输入速度并自动纠正。在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令打开如图1-4所示的对话框。选择“键入时自动替换”选项。在“替换”编辑框中，输入字符串的简写代码。在“替换为”编辑框中，输入对应于缩写代码的字符串的所有内容。单击添加按钮。7提高输入速度序列填充，填充数字、日期或其他序列选择要填充的数据区域的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果希望序列以给定的步长增长，请选择下一个单元格并输入序列的第二个值。前两个单元格中的值之间的差异将决定系列的增长步骤。选择包含初始值的单元格。将填充手柄拖过要用鼠标填充的区域。如果要指定序列类型，请先按住鼠标右键，然后拖动填充手柄。当您到达填充区域时，释放

7、鼠标右键并单击快捷菜单中的相应命令。7提高输入速度并定制序列。如果您已经输入了将用作工作表中填充序列的数据列表，请在工作表中选择相应的数据区域。打开“工具”菜单，单击“选项”命令，然后单击对话框中的“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。单击“导入”按钮以使用选定的数据列表。如果要键入新序列列表，请在“自定义序列”列表框中选择“新序列”选项，然后从“输入序列”编辑列表框中的第一个序列元素输入新序列。键入每个元素后，按回车键。输入整个序列后，单击“添加”按钮。点击“确定”。1.1.2设置工作表格式，1设置文本格式，2设置数字格式，3设置日期和时间格式，4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据

8、，5复制选定单元格或单元格区域的格式，6设置单元格边框，7突出显示符合指定条件的单元格，1设置文本格式，然后单击“格式”工具栏中的按钮来设置文本的字体、大小、字体和颜色。或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，并单击“打开单元格格式”对话框中的“字体”选项卡来进一步格式化文本。2格式化数字使用“单元格格式”对话框选择要格式化的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项目，然后选择所需的数字格式选项。您可以在“示例”框中预览单元格格式化后的结果。2设置数字格式以创建自定义数字格式，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，

9、在打开的对话框中单击“数字”选项卡，从“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”框中编辑数字格式代码。2设置数字格式以创建自定义数字格式。常用的数字位置标识符#:只显示有意义的数字，不显示无意义的零。0:如果位数少于格式中的零数，则无意义的零将显示在不足的位置。当设置为等宽字体时(例如，Courier New)，在小数点两侧添加空格以表示无意义的零，从而对齐小数点。2设置数字格式以创建自定义数字格式。颜色：要设置格式的某个部分的颜色，请在该部分的相应位置的方括号中键入黑色、蓝色、青色、绿色、洋红色、红色、白色或黄色八个颜色名称之一，并且颜色代码必须是该部分的第一项。条件：要设置满足指定

10、条件的数字格式，应将带括号的条件添加到格式代码中。条件由比较运算符和数值组成。，3设置日期和时间的格式。Excel提供了许多内置的日期和时间格式。如果您想更改Excel2000显示日期和时间的方式，您可以打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，然后从“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项。用户也可以自己定义所需的日期和时间格式。当您自定义日期和时间格式时，您需要使用相应的格式代码。4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据，(1)在整个工作表中显示或隐藏零值在“工具”菜单上选择“选项”，然后单击“视图”选项卡。如果要在单元格中显示零值(0)，请选择“窗口选项”下

11、的“零值”复选框；如果要将零值单元格显示为空白单元格，请清除该复选框。4显示或隐藏整个工作表中的单元格数据，(2)隐藏选定单元格中的零值选择包含要隐藏的零值的单元格。打开“格式”菜单，选择“单元格”，然后单击“数字”选项卡。在分类列表中，单击自定义选项。在类型框中，输入代码0；-0；隐藏值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，不会打印。4显示或隐藏整个工作表中的单元格数据，(3)隐藏单元格中的所有值，并选择要隐藏数值的单元格。打开“格式”菜单，选择“单元格”，然后单击“数字”选项卡。单击分类列表中的自定义选项。在“类型”框中，选择现有代码并按退格键。键入代码“；”在“类型”框中；”(三个分号)

12、。5复制选定单元格或单元格区域的格式，并选择包含要复制的格式的单元格或单元格区域。单击“格式”工具栏上的“格式绘制器”按钮。选择单元格或单元格区域以设置新格式。如果用户想要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，他可以双击“格式绘制器”按钮。完成格式复制后，再次单击该按钮。6设置单元格边框，(1)使用“边框”按钮设置单元格边框，并选择所有单元格添加边框。如果要应用最近使用的边框样式，只需单击“格式”工具栏上的“边框”按钮。如果要应用另一种边框样式，请单击“边框”按钮旁边的箭头，然后单击调色板上提供的另一种边框样式。6.设置单元格边框；(2)使用“单元格格式”对话框选择单元格或单元格区域来设置

13、边框。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令。在打开的“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后在“样式”列表框中选择所需的线条样式。如果需要设置颜色，请单击“颜色”列表框右侧的下拉箭头，并从下拉选项中选择所需的颜色。单击“预设”框中指示边框位置的按钮，如“外部边框”和“顶部边框”，或者直接在预览窗口中单击相应的单元格边框。单击“确定”按钮。7突出显示满足指定条件的单元格并设置条件格式，然后选择要格式化的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“条件格式”命令。如果要将所选单元格中的值用作格式条件，请单击“单元格数值”选项，选择比较短语，然后在相应的框中输入数值。输入的值可以是常数或公式

14、。单击格式按钮。选择字体样式、字体颜色等。应用。如果要添加其他条件，请单击添加按钮，然后重复步骤至。用户最多可以指定三个条件。单击“确定”按钮。7突出显示单元格更改，添加和删除满足指定条件的条件格式，并选择包含要更改或删除的条件格式的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“条件格式”命令。如果要更改格式，请单击相应条件的“格式”按钮。如果要在“单元格格式”对话框中重新选择格式，请单击“清除”按钮并再次设置。要添加新条件，请单击添加。要删除一个或多个条件，请单击“删除”，然后选中要删除的条件的复选框。12公式和语法，121构造公式122公式中的引用单元格，121构造公式，1输入公式2在公式中

15、构造运算符，1输入公式，(1)单击将在其中输入公式的单元格。(2)类型(等号)。(3)输入公式内容。(4)按回车键。2.构造一个公式。公式中元素的结构或顺序决定了最终的计算结果。Excel中的公式遵循特定的语法或顺序：前面是等号(=)，后面是参与计算的元素(操作数)，它们由运算符分隔。每个操作数可以是常数值(常数值)、单元格或引用单元格区域、标志、名称或工作表函数。Excel以等号(=)开头，从左到右执行计算(根据运算符优先级)。您可以通过使用括号组合操作来控制计算顺序，括号中包含的部分将首先计算。公式中的3个运算符，(1)算术运算符：完成基本的数学运算。(2)比较运算符：比较运算符用于比较两

16、个值。当两个值与运算符进行比较时，结果是一个逻辑值，或者为真，或者为假。(3)文本操作符：使用&符号()连接文本。公式中的3个运算符，(4)引用运算符：引用运算符的功能是确定工作表中公式中运算所涉及的数据的位置，可以使用三个运算符：冒号、逗号和空格。(冒号):一个区域运算符，参与两个单元格之间的运算，并包含两个单元格。(逗号):union运算符，它可以将多个引用合并为一个引用。空白：交叉运算符，指同时属于两个引用的单元格区域，即两个单元格引用重叠的区域。公式中有122个引用单元格，1个相对引用和绝对引用之间的差异，2个相对引用和绝对引用之间的切换，3个D引用，1个相对引用和绝对引用之间的差异，

17、包括绝对引用单元格的公式，无论它们被复制到哪里，总是引用特定的单元格。如果需要绝对引用单元格或单元格区域，则需要在单元格列或行符号前添加美元符号。输入公式时，如果用户通过单击单元格来确定公式中包含的单元格，则单元格引用是相对引用。如果用户复制公式，引用的单元格将随着公式位置的改变而改变。相对引用单元格不需要单元格行或列标签前的$符号。2在相对参考和绝对参考之间切换。如果您创建了一个公式，并希望将相对引用更改为绝对引用(反之亦然)，有一种简单的方法可以先选择包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选择要更改的引用并按F4。每次按下F4，Excel都会在以下组合之间切换：绝对列和绝对行(例如，$ a $ 1)；相对列和绝对行(a $ 1)；绝对列和相对行($A1)和相对列和相对行(A1)。当切换到用户要求的参考时，按回车键确认。3三维引用，其中包含单元格或区域引用，前面是工作表名称的范围，其格式一般是工作表标签！单元格引用”。如果需要使用三维引用来引用多个工作表中的同一单元格或区域，可以按照以下步骤操作：(1)单击需要输入公式的单元格。(2)输入(等号)。如果需要使用函数，请输入函数名，然后键入左括号。(3)单击要引用的第一个工作表标签。(4)按住Shift键并单击要