文档管理培训材料

1、0,2011年7月,文档管理经验介绍,1,第一章,文档管理基本技能介绍,2,做好文档管理的重要性,对公司发展的重要性,持续发展,知识积累,保存资源,建立项目工作底稿以备监管机构查询,对个人发展的重要性,反馈与进步,个人知识库的形成,知识、经验的借鉴和储备,迅速查询资料，提高效率,3,文档管理的四个层次,数据、事实、记录,信息、分析、研究,知识,智慧,文档管理的基本对象,文档管理的目标和升华,4,方便查询原则,最终稿原则,符合个人习惯，根据个人偏好逐步摸索出适合自己的文档管理模式,保存所有文档的最后一稿，包括所有发送给过客户的资料、每份资料的最终稿、申报资料等,结合公司要求及相关机构要求的原则,

2、项目结束后需要按照公司要求提交文件清单、按照证监会要求建立保荐业务工作底稿,1,2,3,文档管理的基本原则,定期回顾原则,通过定期的文档整理、以及同类文档的比较加深理解,4,5,基本的文件管理技能,文档命名,项目名称_文件名_日期(20110701)_版本,6,基本的文件管理技能（续）,文档分类,可分为“my project “ 和” my library” ”my project” 主要保存自己执行的项目、负责的大客户、以及做过的Pitch项目。项目文档可按进程、领域进行分类 “my library” 是个人知识库的积累 建议事先准备好“书架”“抽屉”,文档收集,保存所有发给过客户的资料(E

3、xecution)，以及最后定稿版本(Final),文档整理,定期整理文件，对项目进行周期性回顾,文档回顾,项目结束后需按照公司及证监会要求整理文档并递交文档，请事先熟悉文档递交目录，平时就做有心人,7,项目文档管理 - 初期阶段,Pitch Book,方案论证,立项,1,2,3,各项目的Pitch Book ，以及相关的行业分析、行业数据、Comps等,各项目的方案论证，包括重组方案、发行方案、疑难点、方案设计等,立项申请、立项批准、相关方的反馈意见,8,项目文档管理 - 执行阶段,业务,财务,法律,1,2,3,执行,4,研究,5,其他,7,公司提供信息、行业资料、招股书、业务尽职调查、数据

4、库、AP材料、路演材料、问答等,公司提供信息、审计、评估、盈利预测、模型及财务测算等,公司提供信息、法律尽职调查、改制重组方案、律师报告、法律协议、公司内部规范文件（三会制度）等,时间表、通讯录、启动大会、例会材料、会议记录、内部程序(ESC ReviewCC内核)、备忘录、大事记等,可比公司研究、行业研究、专题研究（战投引入、激励机制、各种疑难重要问题）等,公司图片集等,监管报批,6,报批文件、申请文件、监管机构沟通、监管机构批文、辅导等,9,项目文档管理 - 结束阶段,整理需要提交的文件,根据证监会证券发行上市保荐业务工作底稿目录的要求，整理部分工作底稿 根据中金公司文档管理要求将相关文件

5、提交给李胜楠,通过对项目文档的进一步整理，对整个项目进行回顾，提升对项目的理解力,将项目中独特的材料、知识难点、关键问题备忘录等归档入自己的资料库中，以方便以后的查询,项目回顾,知识归类,10,项目外的文档管理 - 建立自己的资料库,宏观经济 资本市场 及行业信息,宏观经济研究：早会、研究报告 资本市场信息：CMD Weekly、资本市场回顾与展望 行业：行业研究报告、行业大客户信息、Bi-Weekly,中国法律 香港法律 美国法律,按执行过程中的难点、专题进行分类整理,法律法规库,执行专题,按照产品进行分类整理,金融产品知识,11,项目外的文档管理 - 建立自己的资料库,宏观经济、资本市场、

6、行业信息,宏观经济,资本市场,行业信息,1,2,3,宏观经济研究报告：早会材料 宏观经济新闻,CM Weekly 资本市场分析、新闻 境内外资本市场回顾与展望：可用于Pitchbook,自己关注的行业：行业研究报告、行业信息、行业中大客户信息 其他Bi-weekly等,12,项目外的文档管理 - 建立自己的资料库,法律、法规中国为例,境内发行,境外发行,股东与监管机构,1,2,4,公司法、证券法 证监会：首次公开发行、上市公司公开发行、上市公司非公开发行、公司债 交易所：上市规则、信息披露内容与格式准则、上市公司内部治理机制,红筹方式 H股方式 其他要求,按不同部委分类：国资委、发改委、环保总

7、局、国土局、税务局、工商局、商务部、外管局 其他专题：股权激励机制、国企重组改制、境外投资、外商投资企业,收购兼并,3,上市公司收购兼并 外资收购并购境内企业 境外并购,行业法规,银行业、保险业,13,项目外的文档管理 - 建立自己的资料库,产品知识收集,股本产品,固定收益产品,收购兼并,1,2,3,IPO：A股、H股、红筹、NASDQ等（具体流程、主要法规要求、优缺点） 再融资：境内再融资（增发、配股、可转债、分离交易可转债等）；境外再融资（快速增发、境外可转债、境外分离交易可转债等） 买壳上市、反向收购、DR等,境内：公司债、企业债、可转债、可分离交易债、ABS 境外：公司债、可转债、AB

8、S、各种衍生产品,境内外收购兼并操作流程介绍 收购兼并案例,14,项目外的文档管理 - 建立自己的资料库（续）,执行专题股本为例,中介机构,1,中介选聘、中介机构推荐、中介机构收费标准,重组改制流程,2,国企重组流程、民企重组流程、地方国企重组流程、红筹重组流程,其他重点问题,10,股权激励、时间表、小改制、职工股权处理、职工福利费处理、税收、环保核查等,上市方案,4,上市地的选择、发行方案,审计评估,5,会计准则的比较、分部报告、具体的会计处理、评估培训材料,土地处置,6,国企评估评估培训材料,交割结算,8,上海交易所、香港联交所等,项目案例分析,11,公司各项目组的案例分析、Pitch B

9、ook,模型,9,模型培训材料、模型Case、COMPS,税收、环保,税收、环保核查,7,15,文档管理方法各取所好,按照时间顺序分类,按照功能分类,财务 业务 法律 执行 研究 监管审批 其他,按照证监会指引分类,按照指引的三大部分进行分类,立项阶段 股份公司改制阶段 辅导阶段 尽职调查阶段 材料制作阶段及内核通过 证监会审核阶段 发行销售阶段 上市阶段 持续辅导阶段,文档管理方法各取所好，项目执行完毕后需按照公司要求对号入座,16,第二章,中金公司对文档管理的要求介绍,17,联交所- PN 21 Checklist,香港项目的文档管理主要按照PN 21 Checklist的要求准备即可，主

10、要涉及方面如右，具体执行一般由海外律师协助,Practice Note 21 Checklist,一 关于董事的尽职调查,二 关于上市资格的尽职调查,三 关于上市资格的尽职调查,四 业务尽职调查,五 专业机构（审计师）的尽职调查,六 专业机构（物业评估师）的尽职调查,七 财务系统、管理体系的尽职调查,八 向联交所声明前的最后尽职调查,18,证监会保荐业务工作底稿指引,保荐业务 工作底稿 的要求,召开例会、专题会等形式为发行人分析、解决证券发行上市过程中的问题，所有会议资料予以留存,中介机构协调会,发行人律师、发行人聘请的注册会计师、评估机构，以及承销商律师，对发行人的重大或专题事项出具备忘录,

11、专业机构备忘录,保荐人应当对尽职调查过程中获取的文件资料作为工作底稿予以留存,尽职调查,保荐人内部对项目的立项以及内核工作，应当留存相关文件,立项及内核工作,保留辅导相关文件、发行申请及相关文件、报送证券交易所以及证券登记公司文件、询价及簿记相关文件以及持续督导过程中形成的相关文件,申报文件,保留对发行人的客户、供应商、开户银行、主管税务机关、工商部门、环保部门、行业协会以及其他中介机构的访谈纪要,发行人往来机构,对招股说明书进行验证，并在验证文件与工作底稿之间建立起索引关系，便于对工作底稿的使用与检索,招股说明书验证,保留对发行人的控股股东或实际控制人、发行人以及发行人的子公司的董事、监事、

12、经理和其他高级管理人员进行访谈的纪要,高管访谈,19,证监会保荐业务工作底稿指引（续）,保荐业务工作底稿目录,第一部分：尽职调查文件,第二部分：从事保荐业务的记录,第三部分：申请及其他文件,一 发行人基本情况,二 业务与技术,三 同业竞争与关联交易,四 董监高及核心技术人员,五 组织机构与内部控制,六 财务与会计,七 业务发展目标,八 募集资金运用,九 股利分配情况,十 风险因素及其它,在招股书撰写过程中，将相关信息以插入注释的形式进行标注，标准内容为文件索引号，指向工作底稿目录中的相关编号：例如1-3-2 验资报告 发行基本情况等章节如果由律师起草，请律师按照相同要求编制底稿及索引,一 各项

13、会议纪要,二 备忘录,三 访谈提纲及记录,四 现场尽职调查记录,一 保荐人内部控制文件,二 辅导文件,三 发行申请文件及反馈意见,四 询价簿记等发行文件,五 上市申请和证券登记文件,六 持续督导文件,该部分文件主要由律师协助进行收集管理,该部分记录以及专题研究统一由项目组指定的文档管理人员进行收集管理,五 招股说明书验证,20,中金公司对项目文档提交的要求,必备文档,1,做为项目文档管理的最低要求，必须按照既定的清单，将项目执行过程中的重要文件最终稿进行归档，并提交给公司文档管理员，主要包括： 执行前阶段：pitch book、立项申请及批复、保密协议、财务顾问协议等 执行阶段：Kick-of

14、f材料、重组方案、国内报批的申请和批准文件、尽职调查材料、主要法律文件、估值模型、CC meeting、ESC文件、内核意见及反馈、timetable（最终稿）、通讯录、正式受理函、申请材料及历次反馈及回复、预审员姓名、合规顾问协议、律师Bible、证监会/联交所的正式批复、托管机构登记申请文件、保荐人需取得的重要安慰函 市场推介阶段：路演材料、路演形成等 簿记与定价 各种版本的招股书 项目总结：Case Study（对内/外）,4,注意事项,4,责任人：项目组的RVP/Execution Manager（可指定项目组专员作为接口人），秘书支持 提交时间：根据项目进度，基本1月/次 提交要求：纸介文档保存良好，关键项无缺省（签字、盖章、页数）；电子 文件应体现签字盖章；最终稿。 提交质量：对照文件清单，标注未提交关键性文件空缺事由，如“N/A”。,过程文档,2,证监会保荐业务工作底稿目录第二部分尽职调查记录的内容 记录所有对外发出的资料，无论是否是最终稿,21,中金公司项目文档管理分工,项目秘书的支持,Hard Copy