采购管理模板

1、第十二讲 采购信息系统,一 信息与管理信息系统 二 企业采购管理信息系统 三 ERP中的采购管理 四 电子订货系统（EOS） 五 采购信息管理系统的实施,自然灾害导致原材料价格上涨 供应商甲由于经营不善将面临倒闭 市场反馈商品的销售状况出乎意料的好，几近断货。 政府对此种产品的环保标准提出了更高的要求 生产工艺刚刚进行了升级，节约物料20%。 这些情况会对企业的采购决策产生影响吗？,一、信息与信息管理系统,二十一世纪是信息社会，我们无时无刻不处在千变万化的信息环境中，信息与我们的生产和生活密切相关。 什么是信息？ 一般认为，信息是关于客观事实的可通信的知识 。 含义：是客观世界各种事物的特征的

2、反映，是可以通信的，可以形成知识。,信息的类型 按管理层次，分为战略信息、战术信息和作业信息； 按应用领域，分为管理信息、社会信息和科技信息等； 按加工顺序，分为一次信息、二次信息和三次信息等； 按反映信息，分为数字信息文字信息和声音信息等。 。,信息的属性： 1、事实性 2、时效性 3、不完全性 4、层次性 5、可变换性 6、价值性 7、可压缩性,信息的作用 1、信息是一种战略资源； 2、信息已经桌布取代资本的作用； 3、信息自增值的积累，刻意提高价值； 4、信息刻意起到心理调节的作用。,信息对于采购决策有什么作用？ 如何从浩瀚的信息海洋中提取有用的信息？ 如何管理这些有用的信息并进行正确的

3、决策呢?,管理信息系统（management information system，MIS）,信息系统技术可以定义为支持组织中决策和控制而进行信息收集、处理、存储和分配的相互关联部件的一个集合。 劳登的管理信息系统（第四版）,信息系统的构成： 1、信息采集 2、信息处理 3、信息存储 4、信息管理 5、信息检索 6、信息传输,信息系统的规划方法 1、关键成功因素法 2、企业系统规划法 3、战略目标集转化法,二、企业采购管理信息系统,企业采购业务中的信息流程 企业采购业务中的信息流程是伴随着采购业务流程产生的。对不同企业、不同时期、不同采购项目来讲，采购业务流程会有所差异，不过采购业务流程还是有

4、一定的共性的。,图12.1 采购信息流程图,系统功能 1、基础信息管理 2、供应商管理 3、采购申请 4、采购谈判与合同管理 5、签发订单,6、跟踪订单 7、验收货物 8、确认发票与付款 9、库存管理 10、统计与辅助决策,采购实例,以某企业的一次采购过程为例来了解一下信息系统的采购功能，并截取其业务流程中的部分系统记录。,图12.2 询价历史查询页面,图12.3 新添询价页面,根据询价，生成新采购单 图12.4 新采购单页面,图12.5 跟进采购单页面,图12.6 收货单页面,图12.7 入库单页面,12.8 质量跟踪页面,从采购过程来看，企业采用的是询价采购的方式，可以使企业有竞争力的价格

5、和产品质量。 将信息集中管理，减少数据的冗余，错误，极大的方便了管理工作。 采购信息系统对采购过程的全过程管理，减少误差，有效控制整个采购过程，使采购活动进程透明化。 信息系统还可以对企业管理哪些方面的改进和提高呢？,三、ERP中的采购管理,（一）、传统采购工作模式 图12.9 传统采购工作模式,传统工作模式的缺点 第一，管理作业集中，无法建立有效监控机制；容易积压库存。 第二，业务信息共享程度弱。业务人员掌握的信息对业务的影响大。 第三，采购控制无法在事前进行监控，通常是事后控制。,（二）、ERP中的采购工作模式 1、给予职责为核心的流程设计 ：贯穿的管理思路是基于部门的管理，即首先是企业组

6、织机构中的供应部（科）门，然后是供应部门负责的具体工作，体现了集中管理的思想。,ERP系统中采购流程包含的职责,2、基于高度共享的基础信息平台应用 信息平台提高了业务的可追溯性，减少了业务操作中的人为因素。 3、完备的控制体系 “事前控制、事中监督、事后分析” 的监控体系。 4、ERP系统的采购流程 采购需求单的自动或手动生成、修改、删除，在线完成各种管理工作，同时 提供各种分析决策支持。,ERP不单单是一个企业的信息管理系统，而是供应链思想的产物。信息全球化趋势的发展要求企业之间加强信息交流与信息共享，企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴信息管理的范围不单单是一个企业，而是一条供应链上的所有相

7、关企业。,四、电子订货系统（Electronic Ordering System，EOS ）,（一）、电子订货系统的组成与特点 构成：供应商、零售商、网络和计算机系统 电子订货系统在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供应，又加速了资金的周转，实现了零库存战略。,（二）、电子订货系统的流程 1、传统方式下的电子订货流程 整体运作方式，通过网络传递订货和反馈信息，是传统采购方式在信息系统中的映像。 2、零售业持续补充业务（Continuous Replenishment）电子订货流程 这是适应供应商管理库存下的订货方式在信

8、息系统中的映像，将VMI固化到系统中去。,（三）、 电子订货系统 的构成,（四）、电子订货系统的业务过程 1、销售订货业务过程,2、采购订货业务过程,3、物流作业过程,案例连锁超市的EOS,美国连锁超市巨头企业沃尔玛，它的每一家门店都备有8万种以上的商品。通过EOS及其他的电子通信手段如POS等的联合使用，沃尔玛可以保证货品从仓库运送到任何一家商店的时间不会超过48小时。,相对于其他同业商店平均两周补货一次，沃尔玛可保证分店货架平均一周补两次。 门店销售与配送中心，配送中心与供应商均可保持同步。 沃尔玛与生产商、供应商之间建立起的实时订货系统，使其赢得了比其竞争对手管理费用低7%，物流费用低3

9、0%，存货期由6周降至6小时的优异成绩。,电子订货系统物流信息化的产物，而连锁超市开发使用电子订货系统成为必然趋势。 就国内的连锁企业来说，我们目前的EOS实施还处于一个起步阶段。 国外先进的跨国零售业企业进军中国，他们拥有一流的管理理念和丰厚的电子订货系统实施经验，因此，这也为我国连锁企业的发展树立了榜样。,五、采购信息管理系统的实施,（一）、采购信息管理系统开发的可行性研究 技术可行性 经济可行性 设备费用，人员费用，材料费用 ，其他费用 。 管理可行性 环境可行性,（二）、采购信息管理系统开发可行性报告的内容 1、编写目的 2、项目背景 3、术语定义 4、参考资料 5、问题描述,6、开发的必要性与重要性分析 7、期望的收益 8、新系统的基本能力 9、系统开发方式的选择分析 10、可行性分析 11、其他可供选择的方案 12、结论与意见,（三）、采购管理信息系统的实施过程 1、实施领导小组的建立 实施过程涉及的人员多、范围广，占有时间也较长，需要设立系统实施领导小组。一般来说，这是企业战略高度的项目，甚至关系企业的兴衰存亡，需要领导阶层强有力的支持，组长一般应是副总级别的。,实施领导小组结构图,2、系统实施内容 （