第一章秘书介绍.ppt

1、秘书学概论,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,第一章秘书,第一节秘书的定义、类别和职业准入制度,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,1.宫中秘密藏书 2.辅臣 3.行政职位 4.社会职业,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,讨论：如何正确理解现代秘书？,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,国家劳动和社会保障部秘书国家职业标准（2006年）： 秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员。 国际职业秘书协会：

2、 秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,欧洲专业秘书协会： 秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表上司。,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,美国秘书工作手册： 一位秘书，常常被认为是一位“万能博士”，是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士作家，业务律师

3、、机械师、上司的私人财务出纳，跑街者与办公桌的清理人。,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,中国秘书学者杨树森： 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。,Company Logo,一、秘书的定义,热爱秘书工作 服务现代组织,中国秘书学者谭一平： 秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人。,Company Logo,二、秘书的类别和层次,热爱秘书工作 服务现代组织,从其所在行业特征看秘书的分类：,机关秘书 企业秘书 法律秘书 科技秘书 教学秘书 涉外秘书 商务秘书,Company Logo,二、秘书的类别和层次,热爱秘书

4、工作 服务现代组织,从从组织内部分工看秘书的分类：,行政秘书 文字秘书 机要秘书 生活秘书 会务秘书 公关秘书 事务秘书,Company Logo,二、秘书的类别和层次,热爱秘书工作 服务现代组织,从职级的高低看秘书的分类：,初级秘书：主要从事操作性工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务，如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接听电话等。,Company Logo,二、秘书的类别和层次,热爱秘书工作 服务现代组织,从职级的高低看秘书的分类：,中级秘书：主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，为领导在决策与管理过程中提供各种支持，如筹办会议、安排日程、撰拟文稿、协调关系等。,Company

5、 Logo,二、秘书的类别和层次,热爱秘书工作 服务现代组织,从职级的高低看秘书的分类：,高级秘书：秘书部门的负责人，助理、首脑机关的专职秘书，主要是在高层领导身边从事高经参谋和助手的工作，主要在智能上辅助领导，如分析研究信息、提供决策方案、拟定重要文件、参与对外谈判等,Company Logo,二、秘书的类别和层次,热爱秘书工作 服务现代组织,讨论：,你最喜欢服务的行业和内部分工职责是什么？,Company Logo,三、秘书职业准入,热爱秘书工作 服务现代组织,美国和加拿大在20世纪50年代成立“国家秘书协会”，1981年改名为“国际职业秘书协会”。 我国秘书职业化的进程开始于20世纪80

6、年代。,Company Logo,三、秘书职业准入,热爱秘书工作 服务现代组织,我国于2003年在全国全面推行秘书职业资格认定。 在2003年修订并颁布的秘书国家职业标准中，将秘书的职业等级分为： 五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书，并提出了相应的工作要求。,Company Logo,三、秘书职业准入,热爱秘书工作 服务现代组织,五级秘书：主要是公司前台、接待岗位上的办公管理人员。高中或相当于高中即可申报五级秘书资格认定。 四级秘书：侧重于办公室内的管理事务。取得大学专科本专业毕业证书即可申报四级秘书资格认定。或高中起点，连续从事本职业工作4年以上。,Company Logo,三、秘书职业

7、准入,热爱秘书工作 服务现代组织,三级秘书：相当于办公室主任的角色，在管理人事、管理财物、管理事务中实现办文、办事、办会的要求，协调作用明显增强。取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。或取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。,Company Logo,三、秘书职业准入,热爱秘书工作 服务现代组织,二级秘书：相当于总经理助理或是公司总监职位的工作岗位，其主要工作是综合事务管理，参与一定的工作决策和办公室资源的配置，包括人员、财物、设施等的配置。取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,第二节 秘书工作

8、的特点和作用,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,一、秘书工作的特点,1.从属性。 秘书不能脱离领导而独立存在。 秘书工作机构设置的条件： 秘书的工作机构办公室的设置必需先在地实现三个要素的存在。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,秘书工作机构设置的条件：,组织由两人以上，为达到共同目标而相互作用，相互依赖构成群体，某一个群体在目标、人员、结构上具有一定的固定形式，即成为组织。 管理是对组织内人、事、物进行安排和处理，以实现组织目标的过程。 领导者组织内带领、引导组织成员为实现组织目标而努力的人。,Company Logo,Company Logo,Com

9、pany Logo,Company Logo,秘书从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。秘书的产生源于领导工作的需要，没有领导就没有秘书，这就是秘书的从属性。,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,秘书从属性的特点对秘书的要求表现在：2.所有工作都应围绕领导工作展开，领导在某一阶段的工作重点也就是秘书在这一阶段的工作重点。,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,二、做好三项工作 1、推进农业发展 2、抓农村扶贫工作 3、加快农

10、业基础建设 一是全面推进休闲观光农业发展，借助美丽乡村建设，将梅田湖村打造成观光休闲农业，争取举办油菜花节，提高农业效益。 二是搞好水务管理和建设工作。按时完成年度下达水利建设任务，保护治理好水资源，组织维修维护好水利设施，做好防汛和抗旱工作。 三是切实做好农业招商工作。推进休闲农业建设，以梅田湖、宝盖寺、漂流资源为依托，推进农业招商引资，做活山水开发文章。 四是培育农业龙头企业。发挥农民专业合作组织作用，提高农业综合生产能力。把汇丰葡萄基地、德馨园香椿基地、邹家湾种植合作社、天岩寨水果专业合作社、德胜斋饼业、家常蔬菜加工合作社等做成科技兴农示范基地。 . 十、抓好农产品质量安全：蔬菜农残超标

11、率控制在10%以内，瘦肉精阳性检出率控制在1%以内，重大动物疫病免疫率100%。,Company Logo,秘书从属性的特点对秘书的要求表现在：3.工作方式要受制于领导，秘书可以在工作中发挥积极性、主动性和创造性，但不能离开领导而自行其是、擅作主张。,热爱秘书工作 服务现代组织,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,2.辅助性 辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,执行,协调、监督、反馈、参谋,一个组织的管理体系示意图,Company Logo,热

12、爱秘书工作 服务现代组织,执行,协调、监督、反馈、参谋,一个组织的管理体系示意图,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,2.辅助性 首先，从职业角色来看，秘书是领导的助手，他的作用就是协助领导实施管理。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,2.辅助性 其次，从工作内容来看，秘书的全部工作内容都是为领导的工作、学习和生活提供帮助。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,2.辅助性 再次，从工作方式来看，秘书处理任何问题都必须按照领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，也不能违背领导的意图。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现

13、代组织,一、现代办公室的由来与发展,3.服务性,秘书的全部工作和所有职责都是为服务对象提供准确、全面和及时的优质服务。 一是为决策指挥领导层服务； 二是为本组织内部各部门服务; 三是为人民服务。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,4.专业性,办公室工作有其特定的业务规范和业务制度。具体来说包括：接待管理、公文管理、档案管理、文秘管理、事务管理、会务管理、统计管理、信息管理、印务管理、办公自动化管理等的专业标准及规范。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,总经理 办公室 人事 财务部门 生产部门 营销部门 研发部门,财务计划 原料采购 市场研究 产品研究与开

14、发 预算 生产计划 营销计划 综合会计 工艺、设备 广告与销售 成本会计 质量管理 用户服务,5.综合性,协调、监督、反馈、参谋,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,6.机密性 保密性是秘书工作的特点。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,二、秘书工作的作用,1.助手作用 2.参谋作用 3.协调作用 4.信息枢纽作用 5.公共关系作用,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,作业：,1.以某企业（学校、医院、市政府）所设办公室秘书为例，分析其工作的综合性特点。 2.收集5个秘书岗位的职位描述。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组

15、织,第三节 秘书工作的起源和发展,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,第三节 秘书的起源和发展,我国秘书发展史以1911年为分界线，将中国秘书工作的历史分为古代和现当代两个时期。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,一、我国古代秘书工作,1、秘书工作可追溯至原始社会末的男 “祝”女 “巫”的工作。 男“祝”女“巫”，就具有秘书工作的性质，其作用类似部落酋长的秘书。主要职能是为酋长占卜算卦、传达上天的旨意；将卜辞刻到甲骨上，记录天示，记载人事原委；然后将作为档案、文书的甲骨片保存起来，以备查阅。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,一、我国古

16、代秘书工作,2、封建社会的史官职能。 殷商后期和西周时期出现的史官：大史、小史、外史、内史、御史，总称为五史，除了巫祝的职能外，还承担起草诏令、草拟文件的职责，秘书的专业性职能已经体现。 秦统一六国以后，在中央设立三大机构：太尉府、丞相府、御史大夫。其中御史大夫一职就相当于皇帝的秘书长或办公厅主任。 清康熙帝亲政后成立的内阁，品级为正一品，其职能包括参与议政、宣布纶音、办理本章、承办典礼，组织修书及存贮档籍六个方面，实际上是皇帝直接指挥下的“宫廷办公厅”。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,臣闻地广者粟多，国大者人众，兵强则士勇。是以泰山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，

17、故能就其深；王者不却众庶，故能明其德。是以地无四方，民无异国，四时充美，鬼神降福，此五帝三王之所以无敌也。今乃弃黔首以资敌国，却宾客以业诸侯，使天下之士退而不敢西向，裹足不入秦，此所谓“借寇兵而赍盗粮”者也。 _李斯谏逐客书,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,二、我国现当代秘书工作,3、1911年国民政府正式推行办公室建制。此后，办公室工作逐渐成熟，趋向正规化、规范化。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,二、我国现当代秘书工作,4、办公室制度进而从国家行政机关单位推广到企、事业单位。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,目前，在世界范围

18、内的各国家行政机关、党派机关和大部分大中型企事业组织，一般都设有办公室，形成了一个上下纵横的秘书工作网络。发展到今天，办公室这种管理实体也经历了产生、发展和成熟的过程，已逐步趋向正规化、规范化。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,1.调查研究在秘书工作中的地位得到提高；,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,调查研究,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,调查研究,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,2.信息工作成为秘书部门一项重

19、要的经常性业务；,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,信息工作,产能过剩和利润下行带来的风险以前历来由中小企业承担，现在开始由下向上传导。“行业下行之时去年（2014年）却仍有62条生产线进入行业，其中康师傅是54条。2015年上半年康师傅财报首陷困局，这种困局2014年已经开始显现，是过去22年康师傅从来没有过的”。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,信息工作,未来五年方便面行业将实现恢复性成长：方便面企业2015年上半年的局部突围，市场已给予良好回应。全行业在坚守中转型，已是必由之路。企业发起的创新潮、健

20、康潮，为行业注入了正能量。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,3.督促检查成为秘书部门的一项重要职责和常规业务；,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展 督促检查,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展,4.秘书部门的协调职能得到充分的重视和强调,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展 协调职能,湘江提质改造项目,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,三、秘书工作内容的拓展 协调职能,Company Logo,热爱秘书工作

21、 服务现代组织,四、我国秘书工作的发展趋势,1支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,领导对中高级秘书的要求是能分析、研究信息。准确把握社会动态、市场形势，提出和拟制多种方案，帮助领导选择目标，确定任务。制订出达到目标、完成任务的具体步骤、方法、措施、时间；以及人力、物力、财力、信息、技术的投入与分配；还应预测成果及下一步如何发展，预测可能产生的风险及防范措施等等。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,阜阳市全面围剿“空壳奶粉”开始后，阜阳市疾病预防控制中心个别工作人员，由于工作失误，把假冒三鹿婴儿奶粉的检测结

22、果按三鹿婴儿奶粉为不合格产品上报，经阜阳市工商行政管理局、阜阳市卫生局和阜阳消费者协会在阜阳地方媒体上公布，此消息一经刊出，中国各地多种媒体纷纷转载，给三鹿奶粉这一中国名牌产品带来极大的负面影响。阜阳市有关部门后来就此事向三鹿公开致歉。 “大头娃娃”事件中，三鹿集团成功实现危机公关，侥幸逃脱了，这也与日后“三聚氰胺”事件的灭顶之灾形成了鲜明的对比，除了警示，更多的是讽刺!,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,四、我国秘书工作的发展趋势,2辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制。,Company Logo,热爱秘书工作 服务现代组织,现代秘书工作强化横向的协调、平衡，做好各项具体的服务工作。实施最低限度的控制，多协商、沟通、建议、调解、调节，多做为本组织相关单位、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作。,Company Logo