常用办公软件-Excel入门教程

1、zhx,第3章 常用办公软件Excel 2003,广东工业大学计算机学院,3.2电子表格处理软件Excel 2003,3.2.1Excel概述 3.2.2工作表中数据的输入及编辑 3.2.3工作表的格式化 3.2.4工作表的管理 3.2.5公式及函数的使用 3.2.6数据的图表化 3.2.7数据分析和管理 3.2.8页面设置及打印,3.2.1Excel概述,在这里，我们将了解Excel窗口的组成，以及Excel工作簿、工作表、单元格的基本概念,认识Excel界面,这是Excel启动后的界面,注意：Excel的工作界面和Word的工作界面有何相似、有何不同？,工作簿、工作表、单元格的基本概念,一

2、个工作簿就是一个Excel文件 一个工作簿中可包含若干工作表，每个工作表都有名称，如Sheet1 一个工作表中含有256(列) 65536(行) 个单元格，每个单元格都有编号，如B5 当前正在操作的单元格称为当前单元格 若干个连续的单元格构成单元格区域，区域的表示例如A3:D7,详细内容,工作簿,一个工作簿就是一个Excel文件，工作簿名就是文件名，扩展名为“.xls”。对于新建的文件，Excel会自动给文件取名为“Book1”、“Book2”，用户可在保存文件时更改文件名。,一个工作簿中包含者若干个工作表。,工作表,一个工作簿中可以包含若干个工作表。默认情况下，Excel新建的工作簿中包含3

3、个名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3的工作表。当前工作表为Sheet1。,工作表,最大可设为255,改变新工作簿中所包含的工作表的数量的操作,单元格,单元格是组成工作表的最小单位。一张Excel工作表由65536行、256列组成，每一行列交叉处即为一单元格。列号用英文字母A、B、IV表示；行号用数字1、2、3、65536表示。如B5表示第2列的第5行单元格。,活动单元格（当前单元格）：正在操作的单元格。,单元格区域,在Excel中，区域是连续的单元格，一般习惯上用“单元格左上角:单元格右下角”表示。如“A3:D7”表示左上起于A3右下止于D7的20个单元格。还可用“D7:A3”

4、、“A7:D3”、“D3:A7”表示该区域。,A3:D7,D7:A3,A7:D3,D3:A7,3.2.2工作表中数据的输入及编辑,输入数据应先选定单元格，移动当前单元格即可完成前一单元格的输入 Excel数据类型包括文本、数字及日期时间型，默认情况下，输入后文本数据左对齐，数字和日期时间右对齐 除直接输入外，利用Excel填充功能的可以快速输入有规律的数据 通过设置数据有效性，可以将单元格的数据值限定在一定的范围中,实例,3.2.2工作表中数据的输入及编辑,Excel中单元格的编辑操作包括 修改单元格内容 清除单元格的内容、格式或批注 插入行列及单元格 删除行列及单元格 移动或复制选定的单元格

5、 选择性粘贴 查找与替换 插入批注,实例,单元格的选定操作,键盘控制活动单元格的移动,Excel的数据类型文本,Excel中文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。 默认情况下，所有文本在单元格中均左对齐。 输入的数据超长时，扩展显示到右边列；若右边有数据，截断显示。 在所输入的数字前加上一个单引号，则Excel将把它当作文本，在单元格中左对齐。 输入时如需要单元格内换行输入，可插入硬回车，方法是按下Alt+Enter键。,Excel的数据类型数字,Excel中，数字只可以包含字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e 分数的输入应先输入整数及空格

6、。 默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。 当输入的数字超长时，自动以科学记数法显示。 无论显示的数字的位数如何，Excel都只保留15位的数字精度。 当单元格的宽度不够时，单元格中将出现“#”符号。,Excel的数据类型时间和日期,应按Excel内置的日期时间格式输入日期时间，常用的日期时间格式有：“yy-mm-dd”、“yy/mm/dd”、“yyyy年mm月dd日”、“hh:mm am/pm”等。 Excel将日期和时间视为数字处理。 默认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。 如果输入的年份为2位数，则00-29表示的年份为2000-2029年，30-99表示1930-1999年。 如

7、要输入当前日期，可按组合键【Ctrl +；】，当前时间的输入则按【Ctrl + Shift +；】。,自动填充数据,可使用填充柄、菜单命令或快捷菜单自动填充数据： 使用填充柄：先输入初值，然后选定初值，用鼠标拖动填充柄，产生填充数据。使用填充柄可产生等差序列、日期序列、文字序列等。 使用菜单命令：使用【编辑】【填充】菜单中的命令，可进行复制及产生序列。 使用快捷菜单：按下鼠标右键拖动填充柄，释放鼠标后所产生的菜单即为填充快捷菜单，执行相应的命令可产生填充序列。,利用自动填充功能，可快速完成下列数据的输入。,自动填充数据例,设置数据的有效性,设定有效性条件,设置输入时的提示信息,设置“输入信息”

8、后选定单元格时会出现对应的提示信息,设置数据的有效性,设置输入出错时的警告,设置“出错警告”后，如输入错误，会出现对应的出错警告。,设置数据的有效性,修改单元格的内容,常用的方法有,方法一：直接在编辑栏中修改,方法二：双击单元格，在单元格中修改,方法三：按键盘F2键,清除单元格的内容、格式或批注,选定单元格，使用【编辑】【清除】命令，选择清除的具体对象,注意：按Delete键，可清除单元格内容，但是单元格的格式仍然保留,插入行列及单元格,插入行或列,插入行列及单元格,插入空单元格,注意：执行命令前应先选定，所插入的数目与选定的数目相同,删除行列及单元格,注意删除与清除的区别： 删除单元格，Ex

9、cel将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺；而如果是清除单元格，则只是删除了单元格中的内容、格式或批注，但是单元格仍然保留在工作表中。,移动或复制选定的单元格,另外用鼠标直接拖曳选定区域的边框可移动单元格，按下Ctrl键再拖曳可以实现复制.,工具栏上或【编辑】菜单中的【剪切】【复制】【粘贴】命令可对选定的单元格进行移动或复制操作。,选择性粘贴,可实现仅复制选定单元格的部分特性，如公式、值、格式、批注等。另外，还可对复制的数据进行算术运算、行列转置等。,单元格数据的查找与替换,查找：选择【编辑】【查找】命令，可对表格中的数据进行查找。 替换：选择【编辑】【替换】命令，

10、可将查找到的内容替换为替换值。,插入批注,执行【插入】【批注】命令，可为当前单元格插入批注 执行【编辑】【清除】【批注】命令，可删除批注 只有将鼠标指向包含批注的单元格时，批注内容才能显示出来 打印时批注内容不被打印,编辑及格式化,单元格的编辑包括单元格的选定，修改、移动、复制、插入、删除、清除、查找、替换、选择性粘贴、插入批注等编辑操作 单元格的格式化包括单元格格式、行高、列宽、条件格式、自动套用格式、样式、格式的复制和删除等格式化操作 工作表的编辑操作包括工作表的选定、插入、移动、复制、删除、重命名、隐藏工作表、工作表窗口的拆分与冻结,3.2.3工作表的格式化,可使用【格式】工具栏或【格式

11、】菜单对选定的单元格或区域进行格式化操作 单元格格式 行高列宽 利用条件格式 自动套用格式 样式 格式的复制和删除,实例,设置单元格的格式,设置数字格式,可将数字的格式设置为普通数值型、货币型、日期型、时间型、百分比、分数、科学记数型等多种显示形式。,设置对齐格式,选择【对齐】标签，可设置单元格的水平、垂直对齐格式，改变文字的方向，并可进行自动换行、合并单元格等设置。,设置单元格的格式,设置字体格式,选择【字体】标签，可改变选定单元格的字体、字形、字号、字符颜色，添加下划线等字体格式。,设置单元格的格式,设置边框格式,选择【边框】标签，可设置所选区域的外框、内框的线型、线条颜色，并可增加斜线。

12、,设置单元格的格式,设置图案格式,选择【图案】标签可为单元格设置底纹及图案。,设置单元格的格式,调整行高和列宽,使用【格式】【行|列】菜单中的命令也可改变行高及列宽，也可将选定的行或列隐藏，或取消隐藏。 将鼠标指向列标分隔线或行标分隔线处，拖动鼠标，即可改变列宽及行高。 在行号和列号的分隔处双击鼠标左键可设置最合适行高和最合适列宽。,设置条件格式,选择【格式】【条件格式】命令，可使满足不同条件的单元格显示出不同的格式。 【条件格式】对话框最多可设置3个条件表达式 。,条件格式例,自动套用格式,选择【格式】【自动套用格式】命令，可将选定的区域直接套用Excel提供的专业化的表格形式。,自动套用格

13、式例,样式的使用,应用已有样式,创建样式,样式的使用,样式的修改、删除、从其他工作簿中复制样式,修改样式,删除样式,从其他工作簿中复制样式,样式的使用,格式的复制和删除,格式的复制 使用【格式刷】。 使用【选择性粘贴】。 使用快捷菜单。 格式的删除 使用【编辑】【清除】【格式】命令。,3.2.4工作表的管理,工作表的选定 插入、移动、复制、删除、重命名工作表 为工作表标签添加颜色 隐藏工作表 工作表窗口的拆分与冻结,实例,选取工作簿中的工作表,选取单个工作表：单击相应的工作表标签。 选取相邻的多个工作表：先选取第一张工作表，然后按住Shift键再单击最后一张工作表的标签。 选取不相邻的工作表：

14、先选取第一张工作表，然后按住Ctrl键再单击其他工作表的标签。 选取工作簿中的所有工作表：在工作表标签处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【选定全部工作表】。,当工作表较多时，这四个按钮可帮助工作表标签的滚动。,插入、移动、复制、删除、重命名工作表,【插入】【工作表】命令实现插入操作；,【编辑】【移动或复制工作表】实现移动或复制操作,如选中，结果为复制，未选中，结果为移动。,插入、移动、复制、删除、重命名工作表,【编辑】【删除工作表】命令实现删除工作表操作,插入、移动、复制、删除、重命名工作表,【格式】【工作表】【重命名】实现重命名操作,插入、移动、复制、删除、重命名工作表,更为简易的操作方

15、法：对要操作的工作表标签右击鼠标，可通过快捷菜单完成操作,插入、移动、复制、删除、重命名工作表,快捷操作技巧： 如在同一工作簿的范围内移动或复制工作表，可以使用鼠标的拖曳操作。在工作表标签处直接按下鼠标左键拖曳到目标位置，即可移动工作表；按下键盘【Ctrl】键再拖曳，产生复制效果； 重命名工作表时更为简单的方法是双击待命名的工作表标签，然后直接输入。,插入、移动、复制、删除、重命名工作表,为工作表标签添加颜色,隐藏工作表及取消隐藏,Excel工作表可以在需要的时候隐藏起来不显示。隐藏的方法为： 执行【格式】【工作表】【隐藏】命令。 取消隐藏的方法为： 执行【格式】【工作表】【取消隐藏】命令；

16、在弹出的【取消隐藏】对话框中选择要恢复显示的工作表的名称，按【确定】按钮。,工作表窗口的拆分与冻结,工作表窗口的拆分是指将工作表窗口分为几个窗口，每个窗口均可显示工作表，便于同时浏览工作表的不同位置。 工作表的冻结是指将工作表窗口的标题行或标题列固定，不随滚动条移动。,工作表窗口的拆分,工作表窗口的冻结,3.2.5公式及函数的使用,公式的格式、运算符与优先级 公式中单元格的引用和公式的复制 函数的格式及函数的使用 函数的嵌套 Excel的自动计算功能,公式的格式、运算符与优先级,公式的格式 公式以“=”开头，由运算符、常量、单元格引用及函数等元素构成例：=3*E4-A5/SUM(B2:E2)

17、Excel中的公式除了可以进行算术运算外，还可进行比较运算、文字连接运算。,公式的格式、运算符与优先级,运算符及优先级 Excel中的运算符及优先级 说明： 算术运算符的运算结果为数字数据。 比较运算符的运算结果为逻辑值TRUE（真）或FALSE（假），默认情况下逻辑值居中对齐。 在公式中，如果要用到文本数据，则应使用双引号将文本括起来。在公式中所使用的符号（引号中的文本除外）均为英文符号，使用时应注意。,实例,公式中单元格的引用和公式的复制,公式中可以直接引用单元格地址作为计算的对象 复制公式时，单元格引用的地址形式会对复制结果产生影响,实例,详细,公式中单元格的引用和公式的复制,相对引用（

18、相对地址）表示被引用单元格与公式所在单元格的相对位置固定不变，公式复制时，它们的相对位置关系不会发生变化。 例：公式“A1+B1”使用的均为相对地址。 绝对引用（绝对地址）表示被引用单元格在工作表中的绝对位置，公式复制时，该地址不会发生变化。绝对地址要在行号和列号前加一个$符号。例：公式“=$A$1+$B$1”所用均为绝对地址。 混合引用（混合地址）是绝对地址与相对地址的混合使用。公式复制时，地址的相对部分将会随着位置的变化而变化，绝对部分则不发生变化。例：公式“=$A1+B$1”所用的均为混合地址。,例：相对引用,在F4单元格中输入公式：=D4*E4 将公式复制到下面各单元格中,例：绝对引用

19、,在E17单元格中输入公式：=D17*$G$14 将公式复制到下面各单元格中,例：混合引用,在D30单元格中输入公式：=$C30*D$29 将公式复制到其余单元格中,例：混合引用,如公式改为：=$C30 & “*” & D$29 & “=” & $C30*D$29,函数的格式及函数的使用,函数的格式：函数名称(参数1,参数2,) 函数的输入 常用函数的使用：Excel提供了财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等多种内置函数。,实例,函数的输入,方法一：选定单元格后，直接输入,函数的输入,方法二：选定单元格后，单击工具栏“自动求和”的下拉按钮，选择相应函数

20、。,函数的输入,方法三：选定单元格后，单击编辑栏上的“插入函数”按钮,单击此处可获得帮助,常用函数的介绍财务函数,例：学习使用FV及PMT函数,=FV(B4/12,B3*12,B2,0,1),在B6及B13单元格分别输入公式：,=PMT(B11/12,B10*12,B9,0,0),注： 负数表示支出，正数表示收入,常用函数日期与时间函数,例：学习使用日期时间函数,计算年月日时分秒： =year(B2) =month(B2) =day(B2) =hour(B2) =minute(B2) =second(B2) 计算当前日期和时间 =today() =now() 在D16单元格计算年龄： =yea

21、r(now()-year(c16),常用函数日期与时间函数,注意：Excel中有两种日期系统，分别是1900和1904日期系统，默认情况下采用1900年日期系统。Excel 按序列数保存日期，如用1900日期系统，序列数“1”对应的是1900年1月1日；如用1904年日期系统， “1”对应1904年1月2日。改变日期系统：【工具】【选项】【重新计算】,常用函数数学与三角函数,常用函数统计函数,常用函数逻辑函数,例：使用函数处理成绩表,输入公式,在H4L4单元格中输入如下公式： H4:=SUM(E4:G4) I4: =AVERAGE(E4:G4) J4:=AND(E4=60,F4=60,G4=6

22、0) K4:=OR(E4=90,F4=90,G4=90) L4:=IF(I4=90,优秀,) 在E21、E22中分别输入公式： E21:=AVERAGE(E4:E19) E22:=MAX(E4:E19) 输入完毕后用填充柄复制公式,结果如下,例：使用函数处理工资表,输入公式,在J2单元格中输入如下公式： J2:=SUM(G2:I2) 输入完毕后用填充柄复制公式 在I14、I15单元格中输入如下公式： I14:=COUNT(I2:I12) I15:=SUMIF(D2:D12,生产部,J2:J12),结果如下,函数的嵌套,在引用函数时，函数的参数中又引用了函数，称为函数的嵌套。嵌套的函数的返回值，

23、必须与当前参数所使用的数值类型相同。,实例,详细,例：使用函数嵌套处理成绩表,输入公式,在H4K4单元格中输入如下公式： H4:= ROUND(AVERAGE(E4:G4),1) I4: =IF(AND(E4=60,F4=60,G4=60), 合格,不合格) J4:=IF(OR(E4=90,F4=90,G4=90), 有,无) K4:=IF(H4=90,优,IF(H4=80,良, IF(H4=70,中, IF(H4=60, 及格, 不及格) 输入完毕后用填充柄复制公式,结果如下,Excel的自动计算功能,当选定包含数字的单元格区域时，状态栏中自动显示出数字的总和。,在状态栏单击鼠标右键，可以在

24、显示出的自动计算快捷菜单中选择计算功能。,3.2.6数据的图表化,这里，我们将学习图表的分类、创建图表的几种常用方法，创建图表时图表类型、图表源数据、图表选项、图表位置的设置，图表对象的概念，图表的编辑及格式化,实例,图表的分类,柱形图,条形图,图表的分类,折线图,XY散点图,图表的分类,饼图,圆环图,创建图表,使用“图表向导”创建图表,“插入”“图表”命令 或工具栏“插入图表”按钮,创建图表,使用“图表向导”创建图表,图表向导第1步：选择图表的类型。,创建图表,使用“图表向导”创建图表,图表向导第2步：选择产生图表的数据区域。,注意：如在使用【图表向导】之前先选取了数据区域，则所选取的数据区

25、域将自动出现在【数据区域】文本框中，可不必再设置。,创建图表,使用“图表向导”创建图表,图表向导第3步：设置图表标题、图例等选项,创建图表,使用“图表向导”创建图表,图表向导第4步：选择图表建立的位置。,创建图表,快捷方法一用F11功能键创建图表,选定B3:B13,按下Ctrl键再选H3:H13区域,按F11键,创建图表,快捷方法二使用“图表”工具栏创建图表, 选定要建立图表的数据区域； 在【图表类型】下拉列表框选择某一图表类型后，工作表中即出现按默认的子类型创建的嵌入式图表。,“图表”工具栏,图表对象,图表对象指组成图表的各个元素，如图表区、绘图区、图例等,图表的编辑操作是针对各个对象进行的

26、。,图表的编辑,图表的选定、移动、复制、缩放、和删除 单击图表即可选定； 拖曳选定图表的图表区域可进行移动（或使用“编辑”菜单中的命令）； Ctrl+拖曳可对图表进行复制（或使用“编辑”菜单中的命令） ； 拖动选定图表四周的控制柄可进行缩放； 选定后按Delete键可进行删除。,图表的编辑,改变图表类型、数据源、图表选项及图表位置,选定图表后，打开“图表”菜单，选择命令,图表的编辑,数据系列的编辑添加删除数据系列 添加数据系列：选定要添加的数据区后，执行复制、粘贴命令。 删除数据系列：在图表中选取要删除的数据系列后，按Delete键。,图表的编辑,数据系列的编辑调整图表中系列的次序,先选中图表

27、中要改变次序的某数据系列，再执行“格式”菜单中的命令。,图表的格式化,图表的格式化是指对图表中各个图表对象的格式设置。 格式的设置方法： 选定图表对象后，单击【图表】工具栏的【图表对象格式】按钮； 在图表中双击欲进行格式设置的图表对象； 使用【格式】菜单的第一个命令。,图表的格式化例,设置图表区边框、填充效果,图表的格式化例,设置绘图区无填充,图表的格式化例,设置后的效果,图表的格式化例,进一步修改图表标题、分类轴、数值轴标题、图例等格式。,3.2.7数据分析和管理,在这里我们将学习数据列表的概念，学习通过记录单对话框修改或查询数据列表的内容，以及排序、筛选等数据管理操作，学习分类汇总、建立数

28、据透视表等数据分析操作。,实例,数据列表,数据列表，又称数据清单，是一张二维数据表，数据由若干列组成，每列有一个列标题，相当于数据库的字段名称，列也就相当于字段，数据列表中的每一行相当于数据库的一条记录。 Excel中数据清单与其它数据之间应至少间隔一个空白列和一个空白行；数据列表中不允许有空行或空列；单元格不要以空格开头。,数据列表,数据列表,非数据列表,数据管理记录单,通过【数据】【记录单】命令，可查看、更改、添加及删除数据列表中的记录，还可设置条件查找纪录,数据管理排序,简单数据排序,单击要排序列中的任一数据单元格，通过【常用】工具栏中的排序按钮可实现简单的排序操作。,排序,复杂数据排序,单击数据列表中的任一单元格，选择【数据】【排序】命令，可依据主要关键字、次要关键字及第三关键字对数据表进行排序。,实例,数据管理筛选,根据筛选条件的复杂程度，使用不同的方法： 自动筛选 自定义自动筛选 高级筛