档案管理工作培训

1、，2015年CSG档案管理培训，总则，第3页，档案管理，收集，识别，分类，装订，整理，上架，打印目录，粘贴，描述，用印章填写档案编号，保存和提供使用。文件档案、基建档案、设备档案、专项许可证、合同档案、光盘档案、照片档案、文件档案的收集整理、归档档案的来源，包括但不限于：单位内部形成的文件、集团下发的文件、政府部门为单位下发文件和公司参与的项目需要执行的文件、合作单位根据需要向单位提交的文件、文件档案的收集整理。 收集时间：每月提交公司文件或每季度提交政府批准文件，随时提交零散合同，或定期提交各种请求和报告。 各部门兼职档案人员按人数定期归档，收集整理文件档案。文件密封格式：文件文件、公司代码

2、、文件形成年份、储存期代码，一般为三件编号：从第1行开始，编制一个一年一个储存期的序号。对于文件和档案的收集和整理，需要说明的是：保管期限的划分：根据我公司的归档文件分类和保管期限表，我公司的重要文件和集团下发的与我公司有关的人事任命将被视为永久文件，其他文件将保存10年。根据原始文件编号或文件时间顺序进行排序。文件和档案的收集和整理，包装和搁置：1 .包装：根据文件顺序包装。为了节省空间，不建议只将几个问题(或类别)的文档打包在一个盒子中。特别注意：包装箱子时，必须按零件号的顺序排列。不要把里面的文件放错地方，借用后放回原处，否则以后就找不到了。2.背面：填写年份、储存期以及起始和终止零件号

3、。3.弯曲：根据年份从文件柜顶部开始排列。永久储存期30年的可以一起弯曲，10年的可以分开排列。文件和档案的收集和整理，重要文件的整理重要文件：政府对公司的派遣和其他整理方法：原件可以分开存放，但应注意：1。分开存放需要一个目录和序列号；2.副本按照原始排列方式进行描述；3.描述备注中应注明原件的存放地点。基础设施文件、初步文件、施工工艺文件、竣工验收文件及图纸、项目决策文件的收集与整理：项目建议书、可行性研究报告、环评报告及项目审批会议纪要、建设用地文件：选址申请及规划意见、拆迁安置意见协议、建设用地规划许可证及其附件国有土地使用证、基础设施文件的收集与整理前期文件、开工文件：建设工程规划许

4、可证及其附件。 建设工程施工许可证及其附件、工程质量安全监督登记、勘察设计文件：建设用地打桩通知(书)、设计方案审批通知及审查意见、有关部门对设计方案的审查意见、消防设计审查意见、施工图审查报告、基础设施文件的收集整理、合同文件：勘察招标文件、合同设计招标文件、合同监理招标文件、合同施工招标文件及合同：以合同为主线，安排招标、 在施工过程中生成的某标段的谈判资料、评标通知、中标人的投标文件、合同、施工资料(竣工资料)结算资料(以及施工过程中的工程联系函和工程签证),不需要组装投标文件。 以标段为主线包装(包括投标图纸)，收集整理基础设施文件，收集整理施工过程文件：工程联系函、变更通知、工程签证

5、表，注意检查工程资料员相关资料的存储是否规范了相关结算资料的标准体系，收集整理基础设施文件、竣工文件：1。2 .建设单位提交的文件。基础设施文件的收集和整理、竣工验收文件三项计算：工程竣工验收申请表、工程竣工验收会议纪要、工程竣工验收整改意见、工程质量评估报告、室内环境质量检验报告、消防工程验收意见、环保验收证书、排污许可证，注：如果竣工文件不多，可以与以前的一些文件汇总，基础设施文件的收集和整理，收集工程施工资料时应注意的问题：1。注意收集相关的电子文件(合同、招标文件和竣工图)2。基础设施文件的预归档、收集和整理，施工图纸和竣工图：施工设计图纸由设计单位提供：全套施工图纸、目录和电子版应在

6、发布前收集归档；竣工图：一般由建设单位提供；根据施工图收集竣工图，以确保完整性。基本建设文件的收集和整理基本建设档案整理的原则：尊重文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用，符合有关标准和规范。基本建设文件和施工资料的收集和整理：施工单位整理生成文件，施工单位汇总。监理资料：监理单位整理文件，施工单位通过整理初步文件和竣工验收文件，总结施工文件和监理文件，收集整理基本建设文件。分类：一类为基本建设文件，代码04二类为工程，三类为案例文件，基本建设文件、图纸的收集和组织：施工图和竣工图在所有书面材料后整理，按单项工程和专业组织。基本建设文件的收集整理和卷内文件的整理：1。卷内

7、文件一般按文件之间的联系、时间顺序和施工顺序排列。2.书面材料与文件和档案相同，一般情况下案例文件的标题应注明XX项目的YY和YY(YY为专业名称)图纸，如一期基础设施项目的水电和道路管网竣工图。基本建设文件的收集、整理和装订7 .文件的装订7.1文件中的文件可以整卷装订或以件为单位装订。7.2如果以件为单位装订，每份文件首页的空白处应加盖文件编号章。科技档案构成的一般要求(2008)。基本建设文件的收集、整理和描述：其项目一般与文件和档案相同。项目、文件和文件的卷内描述将在档案管理系统的操作中说明。注：基本建设文件的标题一般由三部分组成：项目名称、文件材料类别和文件材料名称。标题应准确，并能

8、反映本卷所含文件的内容。不允许使用，例如，“投标资料1”和“投标资料2”正确如下：一期厂房装修投标资料；第二阶段均化库的竣工图等。基础设施文件的收集和整理，其中基础设施文件编号章节的格式为：分类编号是指基础设施文件的一级类别编码和项目编号的组合，一般为： 04.01。在收集和整理基础设施文件时，应注意：档案人员参与收集设备开箱验收的电子文件(包括指令的电子版、随机u盘、光盘等)。)，设备档案的收集和整理，采购阶段对采购仪器设备的审批。(2)投标材料；(三)协议和合同；(4)谈判备忘录、附录、附件、设备档案收集整理各阶段产生的文件、装箱单、开箱验收证书、出厂合格证、开箱阶段出厂精度检验单；图纸、

9、技术手册、操作和维护手册、说明、校准标准和随附的备件图集；开箱检验记录、商品检验和索赔文件；收集和整理运单、发票和设备文件，以及安装和调试阶段(1)安装基本图纸、电气接线图和安装工艺规程；(2)调试、试验记录、精度检验记录和安装验收证书；(3)存在的问题及处理建议；(4)安装调试技术总结报告和验收报告；设备档案的收集和整理，各阶段产生的文件，运行和维护，更新和报废阶段(1)维护记录；(2)设备事故分析记录和处理结果；(3)更新改造的转介和回复；(4)转型过程中形成的模式；(5)报废技术资格证书、请求和回复、收集设备文件和整理各阶段产生的文件、确定主要类别的分类：工程玻璃：先分工序后分线，如切割

10、和钢化浮法玻璃：冷端等特殊设备的检验数据。 热端和公共工程可归为单个项目内的一个主要类别：合同(包括相关文件)技术资料(包括随机数据和图纸)收集、整理和试卷生成设备文件：根据文件之间的关系，单套设备(如公共设备中的叉车等。一套一卷)，收集和整理设备文件、实物文件编号、整份文件的类别编号(一类类别和二类类别)、CSG01SW1001的序号、第一实物(序号)、牌匾代码(二类类别)集团总部代码(全宗编号)、合同文件管理、合同文件件：一份合同、合同申请和合同会签单；对于需要投标的复杂合同，可以将其他投标、投标和校准资料装订成册，并将该册中的文件装订在一起，但文件将在合同文件中逐一描述，描述以合同为准。合同档案管理，合同档案类别：基建合同、设备