做中学学中做Excel案例教程模块Excel的基本操作—制作公司员工人事信息表PPT课件

1、.,1,模块01 文档的基本编辑方法制作会议记录,你知道吗？ Excel 2010是一个优秀的电子表格软件，主要用于电子表格方面的各种应用，可以方便地对数据进行组织、分析，把表格数据用各种统计图形象地表示出来。Excel 2010是以工作表的方式进行数据运算和分析的，因此数据是工作表中重要的组成部分，是显示、操作以及计算的对象。只有在工作表中输入一定的数据，然后才能根据要求完成相应的数据运算和数据分析工作。 应用场景： 某公司人力资源部为了能了解员工的基本信息，利用Excel 2010制作了一个员工人事信息表，如图所示。,.,2,背景知识 员工人事信息表一般是对公司员工的基本情况进行了解后所制

2、作的表格，一般包括员工的姓名、性别、入职时间、所属部门和职务、身份证号码和联系方式等部分，制作时应对照相关资料进行填写。 设计思路 在制作人事信息表的过程中，首先要创建工作簿并在工作表中输入数据，最后保存工作簿，制作员工人事信息表的基本步骤可分解为： （1）创建工作簿 （2）输入数据 （3）保存与关闭工作簿,.,3,项目任务1-1 创建工作簿,单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，在“开始”菜单中执行“Microsoft Office” “Microsoft Office Excel 2010”命令，可启动Excel 2010。启动Excel 2010以后，系统将自动打开一个默认名为“工作簿1”

3、的新工作簿，除了Excel自动创建的工作簿以外，还可以在任何时候新建工作簿。若创建了多个工作簿，新建的工作簿依次被暂时命名为“工作簿2、工作簿3、工作簿4”。,启动Excel 2010后的工作界面，如图所示。工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、动态命令选项卡、功能区、编辑栏、工作表和状态栏等组成。,.,4,项目任务1-2 在工作表中输入数据,在表格中输入数据是编辑表格的基础，Excel 2010提供了多种数据类型，不同的数据类型在表格中的显示方式是不同的。 动手做1 定位插入点 用户可以利用鼠标定位输入数据位置，用户只需将鼠标移到Excel 2010的工作表区域，当鼠标变成白色的十字形状 时

4、，单击所需的单元格，则此单元格将成为当前活动单元格，用户可以在当前单元格中输入数据。 动手做2 输入字符型数据 如果要输入中文文本，首先将要输入内容的单元格选中，然后选择一种熟悉的中文输入法直接输入即可。 动手做3 输入字符型数据 如要在单元格中输入正数可以直接在单元格中输入。 如果要在单元格中输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内，例如输入“-50”和“（50）”都可以在单元格中得到-50。 输入分数比较麻烦一些，如果要在单元格中输入1/5，首先选取单元格，然后输入一个数字0，再输入一个空格，最后输入“1/5”，这样表明输入了分数1/5。如果不先输入0而直接输入1/5，系统将默认

5、这是日期型数据。,.,5,项目任务1-2 在工作表中输入数据,动手做4 输入日期和时间 输入日期，应使用“YY / MM / DD”格式，即先输入年份，再输入月份，最后输入日期。如2013/7/5。如果在输入时省略了年份，则以当前年份作为默认值。 如果要在单元格中输入时间，需要使用冒号将小时、分、秒隔开。如“15：51：51”。如果在输入时间后不输入“AM”或“PM，Excel 2010会认为使用的是24小时制。即在输入下午的3：51分时应输入“3：51 PM”或“15：51：00”。必须要记住在时间和“AM或PM”标注之间输入一个空格。 动手做5 输入特殊的文本 我们在输入例如员工编号、邮编

6、、电话号码、身份证号码学号等这些纯数字文本时默认情况下Excel会把这些数字认定为数字格式，例如我们要输入001，则输入后Excel会显示为1。在这种情况下，我们可以把这些数字以文本的形式输入，首先选中单元格，单击“开始”选项卡“数字”组中单击“数字格式”右侧的箭头，打开“数字格式”下拉列表，在列表中选择“文本”，此时再输入数字，则显示文本效果。 如果用户想让输入的纯数字转换为文本，也可以在输入时先输入“”，然后再输入数字，这样Excel 2010就会把它看作是文本型数据。,.,6,项目任务1-2 在工作表中输入数据,动手做6 自动填充数据 在Excel中输入数据时，有时需要输入一些相同或有规

7、律的数据，如公司名称或序号等，这时就可以使用Excel中提供的快速填充功能来提高工作效率。 例如用快速填充功能快速输入员工的序号，具体操作步骤如下： （1）首先选中A6单元格，先输入“”，然后输入001，则此时001以文本的形式显示。 （2）选定A6单元格，将鼠标移至单元格的右下角，此时鼠标指针为 形状。 （3）按住鼠标左键不放，拖动填充柄到目的区域，则拖过的单元格区域的外围边框显示为虚线，并显示出填充的数据。 （4）松开鼠标，则被拖过的单元格区域内均填充了一个序列数据， （5）选定F6单元格，将鼠标移至单元格的右下角，此时鼠标指针为 形状。 （6）按住鼠标左键不放，拖动填充柄到目的区域，松开

8、鼠标，则被拖过的单元格区域内均填充了相同的文本，,.,7,项目任务1-3 关闭与保存工作簿,工作簿中输入的数据、编辑的表格均存储在计算机的内存中，当数据输入后必须保存到磁盘上，以便在以后载入修改、打印等。 动手做1 保存工作簿 员工档案表表完成后，需要保存该工作簿，具体步骤如下： （1）单击快速访问栏上的“保存”按钮，或者按“Ctrl+S”组合键，或者在“文件”选项卡下选择“保存”选项，打开“另存为”对话框。 （2）选择合适的文件保存位置，这里选择“案例与素材模块01源文件”。 （3）在“文件名”文本框中输入所要保存文件的文件名。这里输入“公司员工人事信息表”。 （4）设置完毕后，单击“保存”

9、按钮，即可将文件保存到所选的目录下。,.,8,项目任务1-3 输入文本,动手做2 关闭工作簿 在使用多个工作簿进行工作时，可以将使用完毕的工作簿关闭，这样不但可以节约内存空间，还可以避免打开的文件太多引起混乱。单击标题栏上的“关闭”按钮，或者在“文件”选项卡下选择“关闭”即可将工作簿关闭。如果没有对修改后的工作簿进行保存就执行了关闭命令，系统将打开如图所示的对话框。信息框中提示用户是否对修改后的文件进行保存，单击是按钮，保存文件的修改并关闭工作簿；单击“否”则关闭文件而不保存工作簿的修改。当员工档案表制作完成后，不再需要修改，即可单击标题栏上的“关闭”按钮，关闭工作簿即可。,.,9,项目拓展

10、制作档案卷内目录,在办公室的职员在整理档案时需要在每一卷档案中制作一份目录，这样可以方便在档案内寻找文件。如图所示就是利用Excel 2010制作的一份档案卷内目录。 设计思路 在制作档案卷内目录表的过程中，首先应打开卷内目录表格，然后利用编辑数据的功能对卷内目录中的数据进行编辑，制作档案卷内目录表的基本步骤可分解为： （1）打开工作簿 （2）修改数据 （3）插入行（列） （4）删除行（列） （5）移动或复制数据,.,10,项目拓展 制作档案卷内目录,动手做1 打开工作簿 打开工作簿最常规的方法就是在资源管理器或计算机中找到要打开的工作簿所在的位置双击该工作簿即可打开。不过这对于正在编辑的用户

11、来说比较麻烦，用户可以直接在工作簿中打开已有的工作簿。在Excel 2010中如果要打开一个已经存在的工作簿可以利用“打开”对话框将其打开，Excel 2010可以打开不同位置的文档，如本地硬盘、移动硬盘或与本机相连的网络驱动器上的文档。 例如，我们要编辑的档案卷内目录存放在C盘的文件夹“案例与素材模块01素材”文件夹中，文件名称为“档案卷内目录（初始）”，现在我们打开他并对其进行编辑，具体步骤如下： （1）单击“文件”选项卡，然后单击“打开”选项，或者在“快速访问工具栏”上单击“打开”按钮 都可以打开“打开”对话框。 （2）在“打开”对话框中选择文件所在的文件夹“案例与素材模块01素材”，在

12、文件名列表中选择所需的文件“档案卷内目录（初始）” （3）单击“打开”按钮，或者在文件列表中双击要打开的文件，即可将“档案卷内目录（初始）”工作簿打开。,.,11,项目拓展 制作档案卷内目录,动手做2 打开工作簿 单元格中的内容输入有误或是不完整时就需要对单元格内容进行修改，当单元格中的一些数据内容不再需要时，用户可以将其删除。 如果单元格中的数据出现错误，用户可以输入新数据覆盖旧数据，单击要被替代的单元格，然后直接输入新的数据即可。若用户并不想用新数据代替旧数据，而只是修改旧数据的内容，则可以使用编辑栏或双击单元格，然后进行修改。 例如在卷内目录表中，因文字错误需将“天龙浴池”改为“沙河南岸

13、白云浴池”，具体步骤如下： （1）单击要修改内容的单元格，这里选中“C4”，此时在编辑栏中显示该单元格中的内容“天龙浴池锅炉噪音扰民” 。 （2）单击编辑栏，此时在编辑栏中出现闪烁的光标，将鼠标定位在“天龙”的前面，按Delete键删除“天龙”，然后输入文本“沙河南岸白云”。 （3）输入完毕，单击编辑栏中的“”按钮确认输入。 （4）双击“C5”单元格，此时在单元格中出现闪烁的光标，将鼠标定位在“天龙”的后面，按Back Space键删除“天龙”，然后输入文本“沙河南岸白云”。 （5）输入完毕，单击编辑栏中的“”按钮确认输入。,.,12,项目拓展 制作档案卷内目录,动手做3 插入行（列） 用户在

14、编辑工作表时可以在数据区与插入行或列进行数据的插入，例如，在对档案卷内目录表格进行编辑时突然发现在“责任者”的前面少输入了一个“案件来源”，此时用户可以在工作表中插入一列然后填入新的数据，具体操作步骤如下： （1）选中“责任者”一列中任意的一个单元格。 （2）在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“插入”按钮右侧的下三角箭头，打开“插入”列表。 （3）在“插入”列表中选择“插入工作表列”命令，此时将在选中区域位置插入与原数目相同的空白列，被选定的列自动向右移。 （4）在新插入的列中输入“案件来源”。 动手做4 删除行（列） 在对档案卷内目录表格进行编辑时发现最后一行的案卷放到了其他卷宗中，此时

15、用户可以将最后一行目录删除，具体操作步骤如下： （1）选中最后一行中任意的一个单元格。 （2）在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“删除”按钮右侧的下三角箭头，打开“删除”列表。 （3）在“删除”列表中选择“删除工作表行”命令，此时最后一行被删除。,.,13,项目拓展 制作档案卷内目录,动手做5 移动或复制数据 移动或者复制的源单元格和目标单元格相距较近时，可以使用操作方法简单快捷的鼠标拖动实现移动和复制数据的操作。 如果移动或者复制的源单元格和目标单元格相距较远，可以利用“开始”选项卡下“剪切板”组中的“复制”、“剪切”和“粘贴”按钮来复制或移动单元格中的数据。 例如，在卷内目录表中，将“

16、备注”一列移到最后面，将“受理日期”一列移到“备注”一列的位置，具体操作步骤如下： （1）单击E2单元格，然后按住鼠标左键不放向下拖动鼠标选定“备注”一列数据区域 （2）单击“开始”选项卡下“剪切板”组中的“剪切”按钮，此时在选中的单元格区域周围出现闪烁的边框。 （3）选中H2单元格，单击“开始”选项卡下“剪切板”组中的“粘贴”按钮，则“备注”一列的数据被移到了新的位置。 （4）利用鼠标拖动选定“受理日期”一列数据区域，单击“开始”选项卡下“剪切板”组中的“复制”按钮，此时在选中的单元格区域周围出现闪烁的边框。 （5）选中E2单元格，单击“开始”选项卡下“剪切板”组中的“粘贴”按钮，则“受理日

17、期”区域的数据被复制到了新的位置。 （6）选中移动后的“备注”一列数据区域，将鼠标移到选定区域的边框线上，当鼠标变为 状时按住左键拖动鼠标到“页号”后面的“受理日期”数据区域。 （7）当到达目的位置后松开鼠标此时会打开“警告”对话框。 （8）单击“确定”按钮，则目标单元格区域中的数据将被替换，单击“取消”按钮，则取消移动操作。,.,14,知识拓展,动手做1 选择性粘贴 在进行单元格或单元格区域复制操作时，有时只需要复制其中的特定内容而不是所有内容时，可以使用“选择性粘贴”命令来完成，具体步骤如下： （1）选中需要复制数据的单元格区域。 （2）单击“开始”选项卡下“剪贴板”组中的“复制”按钮，或

18、者单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择复制按钮，在选中的单元格区域周围出现闪烁的边框。 （3）选择要复制目标区域中的左上角的单元格，单击“开始”选项卡下的“剪贴板”组的“粘贴”按钮下侧的下三角按钮，打开一下拉列表。 （4）在下拉列表中选择“选择性粘贴”选项，打开“选择性粘贴”对话框。 （5）在“选择性粘贴”对话框中根据需要选中粘贴方式。 （6）单击“确定”按钮。 从“选择性粘贴”对话框中用户可以看到，使用选择性粘贴进行复制可以实现加、减、乘、除运算，或者只复制公式、数值、格式等。,.,15,知识拓展,动手做2 清除单元格内容 如果仅仅想将单元格中的数据清除掉，但还要保留单元格，可以先选中该单元格然

19、后直接按“Delete”键删除单元格中的内容。此外还可以利用清除命令，对单元格中的不同内容进行清除。 首先选中要清除内容的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡下“编辑”组中的“清除”按钮，打开一个下拉列表。可以根据需要选择相应的选项来完成操作，下拉列表中各选项的功能说明如下： 全部清除：选择该命令将清除单元格中的所有内容，包括格式、内容、批注等。 清除格式：选择该命令只清除单元格的格式，单元格中其他的内容不被清除。 清除内容：选择该命令可以只清除单元格的内容，单元格中的格式、批注等不被清除。 清除批注：选择该命令只清除单元格的批注。,.,16,知识拓展,动手做3 插入符号 在输入数据内容时，

20、有时还需要输入一些标点符号、特殊字符等。在输入常用的标点符号时，用户可以利用键盘上相应的标点符号按钮进行输入，但在输入一些特殊符号时如、时，利用键盘上的常用符号键就不可能进行输入了。此时用户可以利用Excel 2010 提供的插入功能来插入一些系统自带的符号，具体操作步骤如下： （1）选中要插入符号的单元格，单击“插入”选项卡下“符号”组中的“符号”按钮，打开“符号”对话框。 （2）单击“符号”选项卡，在对话框中选择“字体”列表框中的一种字体类型，根据需要用户还可以在“子集”列表框中选择一种子集类型。 （3）在符号列表中选中要出插入的符号单击“插入”按钮，或直接双击要出插入的符号。 （4）如果

21、需要一些特殊的符号，可单击“特殊字符”选项卡，在对话框中选择所需的特殊字符，然后单击“插入”按钮。,.,17,知识拓展,动手做4 插入单元格 在工作表中不但可以插入行或列，还可以插入单元格，利用插入单元格的方法同样可以在适当位置填入新的内容。 在工作表中插入单元格的具体操作步骤如下： （1）选中要插入单元格位置的单元格。 （2）在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“插入”按钮右侧的下三角箭头，打开“插入”列表。 （3）在“插入”列表中选择“插入单元格”选项，打开“插入”对话框， （4）“插入”对话框中各选项的意义如下： 活动单元格右移：在活动单元格位置插入单元格，活动单元格向右移动。 活动单元格下移：在活动单元格位置插入单元格，活动单元格向下移动。 整行：在活动单元格的位置插入与所选单元格区域行数相同的行，原区域所在行自动下移。 整列：在活动单元格的位置插入与所选单元格区域列数相同的列，原区域所在列自动右移。,.,18,知识拓展,动手做5 删除单元格 用户还可以利用删除单元格或单元格区域的方法来实现数据的修改，具体操作方法如下： （1）选中要删除的单元格。 （2