会展管理2：会展立项策划.ppt

1、会展立项策划,会展立项策划的含义,是在展会题材背景分析的基础上，进行会展目标的定位，进一步围绕目标制订各项活动执行计划，并预算计划实施所需要的各项资源，为会展的举办提出科学合理的依据和策略指导。,第一节 会展立项背景分析,展览题材的选定 展览题材：展览活动所涉及的行业或领域，就展览而言，就是举办一个展览会所计划要展出的展品的范围。 题材的产生 题材的把握 题材的选择方法,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,题材的产生： 程序：先选行业，再选题材。先做调研，再作决策。 1、同行信息 2、行业信息 3、区域信息 4、数据信息 5、客户信息,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,题材的把握

2、： 1、主导产业或优势产业； 2、重点发展产业； 3、重点扶持产业。,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,展览题材: 专业性展会：只有一个展览题材 综合性展会：两个或两个以上展览题材,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,题材的具体选择方法： 1、新立题材 2、分列题材 3、拓展题材 4、合并题材,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,新立题材： 指办展机构把从来没有涉及的产业作为举办新展览会的展览题材。,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,分列题材： 就是说办展机构将已有的展览会的展览题材进再作进一步的细分，从原有的大题材中分列中更小的题材，并将这些小题材办成独立的展览会

3、一种选择展览题材的方式。,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,拓展题材： 就是将现有展览会所没有包含的，但与现有展览会的展览题材有密切关联的题材，或者是将现有展览会展览题材中暂时还末包含的某一分题材列入现有展览会展览题材的一种方法。,第一节 会展立项背景分析 展览题材的选定,合并题材： 就是将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展览会合并为一个展览会，或者是两个或两个以上的展览会中彼此相同或有一定关联的展览题材剔除出来，放在另一个展览会里统一展出。,第一节 会展立项背景分析 展览题材立项市场背景分析,关于市场的概念,市场是指具有特定需要和欲望，而且愿意并能够通过交换来满足这

4、种需要或欲望的全部潜在顾客。用公式表示为：市场=人口+购买力+购买欲望 展会市场调研也称展会市场分析，是指对社会是否需要某项展会与企业是否能将某个展会市场作为自己的目标市场进行调查分析。 在会展主题大致确定后，可能会有几个可供选择的会展主题，需要从中选取一个时，针对会展主题进行市场调研是一项必不可少的工作。,第一节 会展立项背景分析 展览题材立项市场背景分析,产业状况： 1、产业链： 2、产业生命周期： 3、产业分布状况：,第一节 会展立项背景分析 展览题材立项市场背景分析,市场条件： 1、市场规模 2、市场竞争形态 3、销售渠道 4、销售特点 5、技术要求,第一节 会展立项背景分析 展览题材

5、立项市场背景分析,主办城市的环境状况： 1、展览业的发展 2、产业特色 3、会展基础设施 4、自然条件 5、国际化程度,第一节 会展立项背景分析 展览题材立项市场背景分析,相关会展状况： 1、同类会展的数量、分布 2、同类会展的竞争态势,第一节 会展立项背景分析 展览题材立项市场背景分析,相关法律及政策： 1、产业政策 2、产业发展规划 3、海关有关规定 4、市场准入规定 5、知识产权保护 6、其他有关规定,第二节 会展的基本要素,1、展会名称 2、展品范围 3、办展频率 4、展会规模 5、展会定位 6、展会价格 7、展会初步预算,第二节 会展的基本要素,会展名称： 基本部分 限定部分 行业标

6、识 第96届中国 出口商品交易会 基本部分：交易会 限定部分：96届、中国 行业标识：出口商品,第二节 会展的基本要素,基本部分： 限定部分： 行业标识：,第三届中国(杭州)国际休闲产业博览会,第二节 会展的基本要素,举办地点： 行政区域和具体场所,第二节 会展的基本要素,办展时间：举办时间、筹展时间、撤展时间、开放时间 安排办展时间应注意： 统筹兼顾，合理安排，尽量精确； 注意展览题材的行业特征； 相关展会时间的衔接； 合理利用节假日等。,第二节 会展的基本要素,重要日期： 开幕日和闭幕日； 展览期间的主要活动时间安排； 参展会的报名截止日期； 组团报名的截止日期； 代办签证的截止日期； 展

7、台搭建进场日和撤展期限； 媒体接待日。,第二节 会展的基本要素,会展频率： 一年举办会展项目的次数和间隔时间的长度。,第二节 会展的基本要素,办展机构： 主办单位 承办单位 协办单位 支持单位 海外合作单位,第二节 会展的基本要素,第七届中国(上海)地产节暨亚洲地产博览会 主办单位: 科技部中国技术市场管理促进中心 建设部住宅产业化促进中心 中国房地产业协会 中华全国工商业联合会住宅产业商会 中国科学院信息咨询中心 优博展览集团 承办单位: 上海优博国际展览有限公司 深圳市优博国际展览有限公司 协办单位: 中央电视台 凤凰卫视 东富传媒 中国房地产报 中国建材报 中国经营报 北美中国商报 韩国

8、中国经济新闻社 支持单位: 中华人民共和国建设部 中华人民共和国科技部 中国科学院 中华人民共和国国土资源部上海市人民政府,第二节 会展的基本要素,会展规模： 衡量标准：展览面积、参展单位数量、参观观众的数量 会展规模的制约因素：市场成熟度、观众的数量和质量、办展机构策略,第二节 会展的基本要素,会展定位： 会展市场细分明确展商客商会展项目特色营销组合实施。体现目标性（长期目标和短期目标）、前瞻性（展览题材的发展趋势）、可行性（符合客观实际）和相对稳定性（与市场发展要求吻合）。,第三节 会展具体实施方案,会展筹建计划 会展宣传推广计划 招商招展计划 会展相关活动计划 会展开幕式和现场管理计划

9、,第三节 会展的具体实施方案,实施方案：是指对即将举办的展会相关事宜进行初步规划。,总体方案,实施方案,总体 安排,具体 安排,细节 安排,工作方案,一、会展筹建计划（专业化分工、社会化服务、个性化布置 ）,第三节 会展的具体实施方案,（一）展区设计与布置,1、展区整体布局 2、展场整体形象设计,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,（一）展区设计与布置,展区整体布局：展厅功能布局（接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区）及其配套设施、进出通道（展品通道、人员通道、浏览通道）、装卸设施、后勤设施（水、电、通信）、服务设施（宾馆、餐饮、休息区）等；外

10、部配套设施（交通、运输、宣传、广告、指示、展馆布局、停车设施）和智能化系统（楼宇自控、办公自动化、通信自动化、消防与保安系统等）。 展场整体形象设计：展场整体形象设计主要体现在会标（会旗、吉祥物）的设计与制作、工作人员制服设计、展馆总体特征、基调、色彩和风格设计。,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,（二）展位设计与承建,通过专业协作委托专业搭建公司进行搭建。主办方主要任务是物色搭建商而且搭建商能准确领会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以符合展会的整体形象。具体工作： 1、信息收集：为展位设计师提供基础材料； 2、选择展位参建商：考察搭建商的资质，包括技术、经验和报价等，拟定招标书；

11、 3、展位承建工作的管理：水电、消防等方面的配合、协调和沟通工作。,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,（三）会展物流,委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,（四）会展的清洁、安全和保安,一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁公司）合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,（五）会展的保险,包括责任险、火灾险、盗抢险、破损险。国外主要险种有盗抢险和道具的火险、第三者责任险、展出人员险（人身事

12、故险、个人财产丢失险、医疗保险）等。,主要险种,第三节 会展的具体实施方案 会展筹建计划,二、会展的宣传推广计划,1、会展宣传推广的含义 2、会展宣传推广的过程,第三节 会展的具体实施方案 会展宣传推广计划,1、会展宣传推广的含义,是围绕会展基本目标制定的、有目的有计划举行的一系列促进招展、招商和建立会展形象的宣传推广活动。,第三节 会展的具体实施方案 会展宣传推广计划,2、会展宣传推广的过程结合招展（前期、专业媒体）和招商（后期、大众媒体）,确定宣传推广策略，选择宣传推广渠道，明确宣传推广时间和地域，编制宣传推广费用预算。 （1）会展前期宣传推广目标侧重于招展：专业报纸、杂志、会展目录、会展

13、会刊和网站，DM邮件； （2）会展后期宣传推广目标侧重于招商：大众媒体如报纸、电视、广播、户外广告等。 （3）对宣传推广费用进行预算：分渠道预算，然后汇总。,第三节 会展的具体实施方案 会展宣传推广计划,三、招展计划吸引参展商的各种策略、方法和措施。,（1）建立目标参展商数据库； （2）展会的价格确定； （3）编制招展函； （4）招展代理确定与分工； （5）编制和发放参展商手册； （6）招展财务预算； （7）招展总体进度安排。,第三节 会展的具体实施方案 招展计划,四、招商计划吸引观众参观的各种策略、方法和措施。,（一）建立目标观众数据库 （二）编制观众邀请函 （三）招商活动规划 （四）招商预

14、算 （五）招商进度计划,第三节 会展的具体实施方案 招商计划,（一）建立目标观众数据库,第三节 会展的具体实施方案 招商计划,（二）编制观众邀请函,是办展机构根据实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传页。主要内容包括： 1、展会的基本内容：展会名称、时间、地点，举办单位、展会特色、优势介绍； 2、展会招展情况：参展商、参展商品介绍； 3、展会期间举办的相关活动：活动名称、时间、地点、主题、内容； 4、参观回执表：单位、行业、联系方法、联系人等。,（三）招商活动规划,1、选择招商渠道：媒体招商（专业媒体和大众媒体）、机构合作招商（协会、商会、国际组织、驻华机构、合作单位）、国内外同类展会招商

15、（合作营销）、参展企业招商（各自邀请）、专门代理招商（专业代理、中介机构）等。 2、明确招商分工：一是外部招商单位之间的分工和内部招商工作人员之间的分工；二是对招商地区和重点目标规划，并把招商任务具体落实到招商机构和个人；三是确定招商人员的信息沟通和工作协调办法。,第三节 会展的具体实施方案 招商计划,（四）招商预算,招商预算的含义：在各项招商工作筹划基本确定的基础上，对招商活动的费用做出初步预算，并对展会招商可能需要的费用做出整体安排和具体支出计划，以便展会及时、合理地安排各种费用的支出。 招商预算的范围：包括招商人员费用、招商材料费用、招商宣传费用、招商公关费用、不可预见费用等。,第三节

16、会展的具体实施方案 招商计划,（五）招商进度计划,是对展会的各项招商活动进度做出总体规划和安排。,任务一,任务二,任务三,任务四,任务五,任务六,第三节 会展的具体实施方案 招商计划,五展会的相关活动计划,（一）商务旅行（商务考察和旅游休闲活动）,1、食宿安排：按协议价预先安排食宿； 2、商务考察：收集有关产品的市场信息，了解有关市场行情为主要目的的商务活动，注意考察主题衔接，落实对口接待单位； 3、观光休闲：放松身心，增长见识，一般与旅行社合作。,第三节 会展的具体实施方案 展会的相关活动计划,（二）会议,加强行业信息交流、增进友谊的桥梁和纽带； 包括专业研讨会（学术型）、技术交流会（合作型

17、）、新品发布会（推广型）等。,第三节 会展的具体实施方案 展会的相关活动计划,（三）表演、比赛等其他活动,1、表演： 文艺性表演 （烘托型） 营销性表演 （促销型） 例行性表演 （程序型） 2、比赛： 参与性比赛如抽奖 专业性比赛如评奖 配套性比赛如竞赛,第三节 会展的具体实施方案 展会的相关活动计划,第三节 会展的具体实施方案 现场管理计划,（一）展会开幕管理计划：做好开幕式的筹划、准备、控制和协调； （二）展会现场管理计划：布展（展位搭建、展品陈列）、开展（安全、秩序）、撤展（拆除、回运）管理等。,现场管理,2009年秋季全国糖酒商品交易会布展程序,注：参展和布展施工用电手续应到各展区“现

18、场服务处”办理。,2009年秋季全国糖酒商品交易会布展守则,（1）在规定的布展时间内，凭施工证入场，一人一证，参展单位根据实际需要凭展位证申购施工证。室内净地展位按每5平方米可购一个证，3米3米标准展位及简特展位每间可购两个证的原则进行，每证收费￥10元。 （2）布展期间，仅凭施工证入场布展，代表证、参展证、观展券无效。 （3）布展期间，入场布展施工单位都必须配戴企业标志并自行看管好自己的展品及展具，若有丢失后果自负。 （4）布展时，对号定位布展，不准挪位和超越范围，逾期不到会或会期更换展位者，所订展位按空位对待，不退费用。 （5）禁止不符合大会规定的参展范围的展品入场布展；禁止假冒伪劣及有侵

19、犯知识产权行为的展品入场；禁止危险品或其他导致不安全因素的展品入场。若违反此规定，糖酒会有权要求无条件撤除，一切费用由参展单位自付。 （6）净地展位特装时，参展单位须选择具有相应资质的搭建施工单位进行展位设计、特装和用电施工、搭建，所有图纸和方案应提交大会审定，并签订施工、消防安全责任书，承担相应安全质量责任。 （7）布展现场，不允许初期制作，只允许拼接组装和装饰。因装修装饰工程量大，所需时间较长的单位，应与展区组联系，在允许的条件下可提前进场，并按规定缴纳提前进场加班费。 （8）布展时，参展单位和施工单位必须负责清理各自布展施工场地，保持通道畅通。 ,第四节 会展的财务预算方案,1、会展财务

20、预算的含义：对展会举办期间所需要的经费和预期收入进行的初步预算。 2、会展财务预算的依据：签约商、供应商的准确报价，保证财务支出充足、合理、高效。,一、会展支出费用预算,（一）展览场地费 （二）装饰费 （三）会展宣传推广费 （四）招商和招展费 （五）交通食宿费 （六）工作人员费用 （七）人工费 （八）管理费用 （九）观光娱乐费 （十）杂费 （十一）税收 （十二）不可预见费,第四节 会展的财务预算方案,二、会展收入预算,（一）展位费收入：展位费和相关服务（租赁）收入； （二）门票收入：展览及相关配套活动门票收入； （三）广告和企业赞助收入：广告发布、广告代理、企业赞助、个人捐助收入。,第四节 会展的财务预算方案,1、展会本身的广告资源,第四节 会展的财务预算方案,展会广告资源的种类,（1）证件广告； （2）入场券广告； （3）会刊广告； （4）现场广告，充气拱门、气球、条幅； （5）各种手提袋广告； （6）专用信封、信纸广告； （7）媒体广告； （8）讲座、研讨会和发布会收费； （9）冠名赞助； （10）自设广告； （11）其他形式的广告资源。,第四节 会展的财务预算方案,2、企业赞助,是指企业通过有偿使用展会名称、会徽、会旗、会歌、口号、吉祥物等资源等方式进行资助。,第四节 会展的财务预算方案,企业赞助的形式,（1）商品、商品包装或