使用技巧培训

1、EXCEL使用技巧，左()函数，右()函数，左(文本，数字字符)右(文本，数字字符)文本是一个包含要提取的字符的文本字符串。Num_chars指定LEFT要提取的字符数。Num_chars必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，LEFT将返回所有文本。如果省略num_chars，则假定为1。Mid()函数，mid (text，start _ num，num _ chars) text是一个包含要提取的字符的文本字符串。Start_num是要在文本中提取的第一个字符的位置。文本中的第一个字符的起始编号为1，依此类推。Num_chars指定希望MID从文本中返回的字符数。Num_by

2、tes指定希望MIDB从文本中返回的字符数(以字节为单位)。CONCATENATE()函数，concatenate (text1，text2，)文本1，文本2，将1到30个文本项合并成一个文本项。这些文本项可以是文本字符串、数字或对单个单元格的引用。Low()、Upper()函数和LOWER(文本)文本是要转换成小写字母的文本。函数LOWER不改变文本中的非字母字符。大写(文本)文本是需要转换成大写的文本。文本可以是引用或文本字符串。函数，计算满足给定条件的单元格数。语法：COUNTIF(范围，标准)范围是需要计算满足条件的单元格数的单元格范围。标准是决定哪些细胞将被计数的条件。它可以是数字、

3、表达式或文本的形式。应用：避免重复输入数据。当公司制作员工花名册和其他表格时，员工的身份证号码应该是唯一的。我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入：选择需要输入身份证号的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签下，按右侧的“允许”。在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面的“公式”框中输入公式：=COUNTIF(D:D，D2)=1以确认返回。Excel演示。当在上述单元格中输入重复的身份证号码时，系统将弹出一个提示对话框(如图1所示)，并拒绝接受输入的号码。注：为了正确显示输入的身份证号码，请将单元格设置为文本格式。函数的

4、作用是：返回一个按指定位数舍入的数字。语法：ROUND(数字，数字位数)。Num_digits指定的位数，四舍五入。应用：警惕舍入引起的数据错误。在用Excel编辑和处理各种数据报表的过程中，经常会发现Excel自动计算的结果与我们手工计算的结果有误差。例如，在Excel工作表中，B2=16.18，C2=12.69。将B2和C2之和乘以0.11，取整结果，保留两位小数，将结果乘以3.12，然后取整，保留两位小数。Excel的计算结果是9.91，而我们的手工计算结果是9.92。是什么导致了电子表格的计算错误？误差的根本原因是“舍入”。当我们设置表格时，“单元格格式”窗口中设置的“小数位数”只能舍

5、入单元格中的数值“显示内容”，而不能舍入存储的数值。换句话说，显示的内容与实际存储的内容(即，参与操作的内容)不完全一致。因此，Excel计算结果与实际需求之间存在误差的原因是单元格数据的显示内容与计算涉及的内容不一致。有两种解决方法，一种是使用舍入函数精确舍入小数位数，另一种是在Excel中进行简单设置，达到精确计算的目的。单击Excel菜单栏中的工具/选项，切换到弹出的“选项”窗口中的“重新计算”选项卡，并勾选“工作簿选项”列中的“以显示值为准”复选框，然后单击“确定”，图选择此选项以避免错误，舍入示例，sumif()函数，语法Sumif(范围，条件，sum _ range)范围是用于条件

6、判断的单元格区域。标准是一个条件，用于确定要添加和求和的单元格。它可以是数字、表达式或文本的形式。例如，条件可以表示为32、32、32或苹果。Sum_range是需要求和的实际单元格。Large()，Small()函数和LARGE(array，k) Array是需要从中选择第k个最大值的数组或数据区域。(数据格式必须是数字。K是返回值在数组或数据单元格区域中的位置(从大到小)。小(数组，k)数组是需要找到第k个最小值的数组或数字数据区。k是返回数据在数组或数据区中的位置(从小到大)。在用Excel制作相关数据表时，我们可以利用其强大的排序功能来浏览、查询和统计相关数字。下面，我们以图1所示的“

7、员工基本信息登记表”为例，充分体验一下Excel的排序功能。一、快速排序如果要根据某个列属性(如“工作年限”从长到短)对员工数据进行排序，可以选择“工作年限”列中的任意单元格(如I3)，然后点击“标准”工具栏上的“降序排序”按钮。提示：如果您按“标准”工具栏上的“升序排序”按钮，服务年限将从短到长排序。如果排序的对象是汉字，则按照“汉语拼音”的顺序进行排序。如果排序的对象是西文字符，它们将按照“西文字母”的顺序排序。充分利用Excel强大的排序功能，排序和多条件排序。如果需要按照“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样做：选择数据表中的任意单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框(

8、图1)，将“第一关键字、第二关键字、第三关键字”分别设置为“学历”3。在对“姓名”进行笔画排序时，中国人喜欢按“姓氏笔画”排序：选择姓名栏中的任意单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框(见图2)，点击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框(图3)，选择“笔画排序”。提示：如果您需要根据一行的种类对数据进行排序，我们只需要在上面的“排序选项”对话框中选择“按行排序”选项。用户自定义排序当我们按拼音或笔画对“职称”列进行排序时，不符合我们的要求。对于这个问题，我们可以按照用户自定义的顺序进行排序：首先，按照排序的顺序将相应的标题序列输入到相应的单元格区域(如N2到N18)(右)；执行“工具

9、选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”选项卡，在“从单元格导入序列”右侧的框中输入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠标选择输入)，然后点击“导入”按钮将相应的序列导入系统，并确认返回。提示：导入序列后，可以删除原N2至N18区域输入的数据，导入的序列可以直接在其他Excel文档中使用。选择“标题”栏中的任意单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，点击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框(见图3)，按下“自定义排序顺序”选项右侧的下拉按钮，在后续下拉列表中选择上述“导入”顺序，确认返回“排序”在Excel中输入固定格式数据的技巧，当我需要在Excel的某些单元格中输入固

10、定格式数据时，我应该怎么做？我们使用“数据有效性”来制作一个下拉列表，用于选择性输入。选择需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，按下“设置”栏下“允许”右侧的下拉按钮，在后面弹出的快捷菜单中选择“序列”选项，然后在下面的“来源”框中输入序列的每个元素(如董事长、总经理、副总经理、销售主管)，在上面的区域选择一个单元格，右侧会出现一个下拉按钮。点击该按钮，在后续的下拉列表中选择相应的元素(如“副总经理”)，然后将该元素输入到相应的单元格中。mod()函数，Mod(数字，除法器)，除两个数的结果将余数作为被除数返回。除数是除数。如果除数为零，函数MOD返回

11、错误值#DIV/0！行()，列()函数，行(引用)引用是需要获取行号的单元格或单元格区域。列(引用)引用是需要获取其列标签的单元格或单元格区域。1.选择要着色的区域。参见图1。应用：快速实现Excel表格中奇数行和偶数行的交错着色；2.执行格式化条件格式并打开条件格式对话框。单击打开条件1的下拉列表，选择公式，在右侧文本框中输入公式“=MOD(ROW)(2)=1”。然后单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框并指定颜色。公式的功能是选择奇数行，所有符合公式条件的单元格都采用指定的颜色格式。3.单击“添加”按钮，添加第二个条件公式“=MOD(ROW)(2)=0”，然后根据上述方法指定第二种颜色。

12、也就是说，所选区域中所有偶数行都将填充这种颜色。参见图2。使用条件格式来突出显示特定的数据，在表格中，有时我们经常希望一些具有某些特征的分散数据以不同的格式显示，以便于一目了然和便于查阅。Excel的条件格式功能可以很容易地实现这一点。具体方法是先选择一个区域，然后选择格式*条件格式，在打开的窗口中输入条件，然后点击格式按钮，设置符合条件的数据的显示格式(字体、边框和图案)。要添加条件，您也可以按添加按钮添加下一个条件。这样，符合所选区域条件的数据将以您设置的格式显示。函数的作用是：将一个数向下舍入到最接近的整数。数字是需要向下舍入的实数。偏移()函数，偏移(参考、行、列、高度、宽度)参考作为

13、偏移参考系统的参考区域。引用必须是对一个单元格或一系列相连单元格的引用；否则，函数OFFSET返回错误值#VALUE！行数相对于偏移参考系统左上角单元格向上(向下)移动的行数。如果使用5作为参数行，这意味着目标引用区域的左上角单元格比引用低5行。行数可以是正数(低于起始参考)或负数(高于起始参考)。Cols是从偏移参考系统左上角单元格向左(右)偏移的列数。如果使用5作为参数Cols，这意味着目标引用区域左上角的单元格是引用右侧的5列。列数可以是正数(在起始参考的右边)或负数(在起始参考的左边)。高度高度，即要返回的引用区域的行数。高度必须是正数。宽度宽度，即要返回的引用区域的列数。宽度必须是正

14、数。if()函数，IF(逻辑_测试，值_如果_真，值_如果_假)逻辑_测试表示任何评估为真或假的值或表达式。当值为真逻辑测试为真时返回的值。当值为假逻辑测试为假时返回的值。，应用程序：插入空白行(列)并复制行，在数据列表中插入空白行(列)以将“插入空白行”工作表更改为当前工作表，单击A1单元格，并输入公式“=IF(MOD(ROW)，2)=0，OFFSET(工资单！在$A$1、INT(ROW()/2)、COLUMN()-1”之后，选择A1，拖动填充手柄水平向右填充，直到所有数据都出现，然后拖动填充手柄向下填充，直到所有数据都出现，从而完成空行的交错插入(当然，您也可以先向下填充，然后向右填充)。

15、结果如图2所示。同样，在插入空列工作表的A1单元格中输入公式：“=if (mod (column)，2)=0，偏移量(工资单！$A$1，ROW()-1，INT(COLUMN()/2)，将它填充到右边，您可以每隔一列插入空列，如图3所示。2。以交错方式将两个空行(列)插入数据列表，将“插入两个空行”工作表更改为当前工作表。单击A1单元格，然后输入公式“=if (mod(第()行)，3)=0，(if (mod(第()行)，3)=2，偏移(工资单！$A$1，INT(ROW()/3)，COLUMN()-1)，选择A1单元格，然后向右下方填充，交替插入两行空行(或先向右下方填充)。同样，在工作表A1的“

16、插入两个空白列”中输入公式：“=if (mod (column)，3)=0，(if (mod (column)，3)=2，offset(工资单！$A$1，ROW()-1，INT(COLUMN()/3)”，然后向右填充以完成两个空列的交错插入。在excel中，我们通过复制来隐藏不必要的行和列，但是当我们将它们粘贴到另一个工作表中时，隐藏的部分会自动显示出来。有什么方法可以避免复制隐藏部分的内容吗？经过短暂的探索，问题很快就解决了。请参见下面的解决方案。避免在Excel中复制隐藏的内容，首先隐藏不必要的行或列，然后选择所有显示的内容。然后点击菜单栏中的“编辑定位”命令，点击弹出对话框中的定位条件按钮，进入“定位条件”对话框(如图)，选择“可见单元格”并确认。然后，指向要复制的选定内容，切换到另一个工作表，并执