《办公室管理》设计题附答案

1、办公室管理附加设计问题的答案办公室的清洁和清洁方法。a:办事员应参照以下标准，好好整理和打扫办公室。(1)办公桌和椅子。用抹布擦就可以了，但是木屋要打蜡，金属物品要用洗涤剂擦拭。(2)办公用品。不使用电脑、打印机等的时候，要用盖子盖着，定期用干净的抹布擦拭。电话听筒的两端要用消毒剂定期消毒。养成随时收拾干净的习惯。要把书架上的书和文件夹的资料整齐地堆在一起，没有灰尘。(。(4)地毯。每天打扫办公室和客厅，用吸尘器吸地毯，墙角的灰尘。(5)沙发装饰套装。要用刷子刷，必须每周把椅子盖和桌子毛巾换一次洗。(6)吸烟工具。来访者在离开后不久就检查了香烟是否用完了？打火机还能点火吗？火焰筒干净吗？检查好

2、，整理好。挂画装饰。最好用灰尘或毛刷掸掉灰尘，抹布最好不要轻易附着纤维污渍，使用。(8)垃圾缸。每天清理垃圾罐。打扫上司的回收站时要特别小心。因为可能会有上司无意中扔掉的机密文件或手稿。办公室的人如何准备和举行座谈会。答：(1)座谈会被邀请的对象必须是对部门的工作很了解，独立思考，有主见，敢于发表意见的人。(2)座谈会很小，人员7人，8人为宜。(3)在研讨会上，秘书要与主持人密切合作。(4)主持人不能指导、组织和记录。(5)详细记录要在秘书队伍不显眼的位置进行。(。6)专题演讲系列的时间不必严格规定，可以长也可以短。(。7)除了吃饭，还可以准备饮料和茶点，心情会轻松很多。(。当访客声称与上司事

3、先约好了见面的时候，文员如何接待和回应？A: (1)先对来访者说：“是吗？请稍等一下。”(2)然后请访客坐下与上司联系。(3)向上司报告：“约定的某部队的某老师(小姐)现在来了。”(4)如果上司事先约好了，文员对来访者说：“某老师(小姐)，对不起。我答应让你等，请这边走。”。然后引导客人和上司见面。在以下情况下设计礼貌用语：(1)姓氏(姓氏)(2)受到尊敬很久了，(3)好久不见(好久不见)，(4)给某人答复，(5)请他做事情，(5) (6)修改文章，(7)劝告为李助理设计合理的对策。市政府办公室的这位助理接到徐市长的紧急资料制作任务后，急忙赶到自己的办公室，在走廊里分配经济工作，由杨副市长打电

4、话。杨副市长让这位秘书快速查找有关市场经济的重要资料。李助理现在只顾完成徐市长分配的任务，对梁副总理说什么。杨副市长看到他有点精神失常，再次重复了自己的话。面对两位领导人几乎同时分配的工作，这位助理陷入了左右为难的局面。为李助理设计合理的解决方案。答：(1)办公室的基本功能之一是为领导(政务)服务，这位秘书不能拒绝徐市长和杨副市长交换的工作，要代为承担。(2)这位助理接到任务后，回到办公室向事务主任报告，与其他助理协商，说由其他人完成杨副市长交给他的工作。(3)这位助理认真地起草了徐市长下达的紧急资料编写任务。李助理找到杨副市长想要的资料，直接发给杨副市长，如果可能的话，还如实传达了实际参与人

5、的名字。为了在会议准备工作中以防万一，设计费翔计划，会务院列举了以下可能的意外事件。1.人事问题。会议发言人、演讲者、主要领导、重要客人不能参加会议；预先登记的参加者不能按时参加会议。2.场所问题。最初租用的会议室或会场与实际人员不匹配，或者会议室或会场太大或太小。如果是住宿会议的会议，原来预订的房间与实际人员不符，预约室超额或不足。3.设备问题。会议室或会场所需设备不足或故障，会议组织中办公用品不足等。4.信息问题。准备的宣传资料不足，会议文件资料不足等。参加者的健康和安全问题。会议上发生了火灾、食物中毒、交通意外、传染病等意外事故。6.参加者的情感问题。与会者对会议安排不满意，对节目设置不

6、满意，对演讲者或发言人的演讲或发言不满意，对会议议程或日程安排不满意等。7.参加者的回国问题。为参加者预订回程车票(机票)时，车票(机票)的时间或车辆(航班)与参加者的要求不一致。8.参加者的行动问题。发言中发言者的语言、行为不恰当，与会者的语言、行为不恰当。考虑上述问题，设计应对方案。A: 1。处理员工问题。根据会议内容和类型预先准备的发言人选。发言人如果在汽车(飞机)上迟到，可以调整发言人的发言顺序。参加实际会议的人数比原先登记的出席者少的时候，可以临时调整会场、食宿等，尽量不打乱预定的会议议程。2.处理场地问题。根据现场情况灵活应对。3.处理设备问题。根据现场情况灵活应对。4.处理数据问

7、题。必须携带所有会议文件或资料的原件或移动存储器。处理参与者的健康和安全问题。要加强事前会议安全检查，如有必要，可以进行火灾等突发情况训练，如果发生突发情况，职员们要根据各自的分担负责。在大中型会议中，医务人员可以值班或了解部分附近医疗机构的情况，应对紧急情况。6.处理参与者的情感问题。要广泛征求与会者的意见，接受合理的要求和建议。同时，在不影响会议全过程的情况下，可以适当调整议程和日程。要做好参加者的思想工作和解释工作。7.处理参加者的回国问题。必须提前预订参加人员的回程票(机票)，就时间、班次(航班)的变化及时与参加人员协商，对因交通问题暂时不能离开的人员，要安排好食宿，确定正确的回国时间

8、。8.处理参与者的行为问题。会议前对发言人的发表文章做好审查，了解发言人思想的动态，做好发言前的沟通工作。中外合资公司总部，德国总经理的访问与生日一致。上司赠送月亮旅馆陈购买礼物，小陈怎么办？应该考虑哪些因素？答：(1)明确德国总经理的爱好、文化背景、性格习惯等。(2)征求上司的意见或同意，在允许的金额限度内购买礼物。(3)比较合适的生日礼物是和有中国特色的老板比较喜欢的东西；(4)礼物必须从包装中除去定价，用漂亮的包装纸重新包装卖场。(5)随信附上贺卡，写上中国公司的名字，让上司亲自发给德邦总经理。如何接受对方的名片？答：(1)接受名片时，要表现尊重的态度。(。(2)对方递名片的时候，最好点

9、头打招呼，双手在平行胸部位置递名片，不要把名片上的字放在名片上，以表示尊敬。(3)双手收到名片后，再次收回手肘，轻轻拿起名片，抬起头注视对方，在名片上郑重地读名字，确认无误。(4)名片上有不认识的字，偶然地读错了渡边杏，真心地对对方说：“对不起，请问这个字怎么读？”对方回答：“某某，对不起！”，再次重复，敬礼道歉。上司在和客人说话，这时某公司的张经理来找上司解决急事，文员怎么跟上司说？A: (1)把要用便条纸传达的内容逐项写下来。“某公司社长总，请你因急事访问，等几分钟，或者让谁代替你见面，问你什么事？”然后把写好的笔记对折。(2)进客厅，在上司后面说：“对不起，打扰一下。(3)上司回头看的时

10、候，递给他笔记和铅笔。(4)退一步等待指示。在大型会议上设计流程服务的主要工作方面。答：受理窗口工作报告和受理工作组织签名创建会议记录执行会议工作防御工作收集会议信息，执行传达工作做好对外宣传工作编写会议简报或速报执行会议保守秘密工作执行后勤支持工作。设计接待方案a: (1)接受任务。(2)了解来宾。(3)制定计划。(4)预订食宿。(5)迎接来宾。(六)审议日程；(七)会谈安排；(八)陪同访问；(9)送客。(10)接收摘要。A4白色文件存货记录卡存货记录卡存货参考编号B4料号A4白色文件最大库存量100最小库存量15单位数量(1指令=500页)与订购数量25订单核发数量请购单编号个人/部门馀额

11、工程电话记录表格：发件人姓名：_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

12、 _ _ _ _是件号拥有者门号码标题日期页面注解设计开幕式准备工作流程a:开业典礼准备流程：开业典礼舆论宣传工作(可以利用媒体在报纸、广播、电视台上广泛发布广告，也可以在公告栏上发布开业公告)来宾邀请工作发出请帖现场布置准备开幕式，答词接待服务工作制作礼物编写仪式程序各种物质准备工作。准备记者招待会的过程设计a:确定主题选择时间确定地点安排人员准备材料发送邀请准备胸卡和姓名签名准备视听设备制定预算计划。所谓“有问题”的访问者一般是什么？文人应如何应对？答：(1)顽固的访客。粗暴的话和出言不逊的文员不要妥协，但要注意礼貌上反复说明和建议。主张无权改变规章制度。保证：对方给上司写信，上司一定会看

13、这封信。(2)威胁性访客。通知总经理打电话给保安部门，以免直接与可能无礼和危险的访客发生冲突。(3)情绪激动的访客。如果访客是男性，女性文员应该寻求男性的帮助。如果是女人，女店员可能会使她平静下来；如果不是，请找成熟的女同事帮忙。(4)骗人的老手。他们：所介绍的产品或服务的价格低得离谱。公司运营时间不长。个人或公司没有通信地址或电话号码有疑问。要保护公司和上司的利益。秘书室长单独或和上司一起旅行结束后，应该做什么工作？A: (1)在旅行中整理所有文件或证明，向上司审查，签署后结算到财务部门，或结算存入的差旅费。(2)公司回来后，出差程序及相关事务应作为工作报告填写，如果与上司同行，可以根据上司

14、的原始记录整理报告，传阅或批准上司后保存记录。(三)尽快回到正常工作和生活状态，旅行前继续未完成的工作；(4)妥善记录出差时认识的相关人员、单位等，以便日后有用。(5)对在旅行中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别致信或发电报表示感谢。文人进行口头报告的基本方法是什么，有什么要求？A: (1)在旅行中整理文件或凭证，对上司进行审查，签字后偿还财务部门，或结算存款的差旅费。(2)回到公司后，出差过程和相关事务要作为工作报告填写。与上司同行的话，可以根据上司的原始记录整理报告，发给上司yena批准，保存记录。(3)尽快回到正常工作和生活状态，旅行前继续未完成的事业。(4)妥善记录出差时认识的相关人员、单位等，以便日后有用。(5)对在旅行中