EXCEL工具基础技能培训

1、1、合并单元格后内容不见了； 2、复制、粘贴后出现原来隐藏的内容； 3、别人做的表格可以很轻松的把同一颜色的数据排 在一起； 4、回车键光标向下移动，你的工作需要向后移动 ； 5、输入身份证号码后显示的不正确； 6、输入001却显示1； 7、输入两个字的姓名时手动在两个字间加空格； 8、无法修改别人的电子表格； 9、开会时所说的按姓氏笔画排序是怎么排序的；,序言,10、想在屏幕上同时显示两个电子表格； 11、单元格有下拉箭头可以直接选择内容； 12、如何知道电子表格中使用了哪些公式； 13、怎样给表格加密码（如工资表）；,目 录,一、简介篇 二、基础篇 三、函数篇 四、图表篇,五、数据篇 六、

2、安全篇 七、快捷篇 八、打印篇,Microsoft公司出品的office办公系列软件目前常用的版有office2003、office2007、office2010,日常工作中最常用的是Word、Excel、PPT、Outlook等等。Word主要是文字处理功能，Excel的主要用来作数据处理，PPT经常用来做培训、演示等,Outlook主要用来处理邮件相关业务。,一、简介篇,2003版是OFFICE系列的经典，2007版是2003版与2010版之间的过渡版本，2007版较2003版有很大改进，可视化操作程度更高，增加按颜色筛选、删除重复项等实用功能，基本功能已经集成在开始菜单，2010版较20

3、07版对大量数据读写更快速，效率更高，避免死机现象等。,方法一、图标 方法二、扩展名 XLS 、XLSX 方法三、 文件、图标,1、如何区分EXCEL版本,Excel 是一个功能强大的电子表格软件，是 Office 办公自动化系列软件的重要组成部分之一。 Excel 具有强大的数据计算与分析功能，可以把数据用各种统计图的形式形象地表示出来，被广泛应用于财务、金融、经济、审计和统计等众多领域。 熟练使用Excel，掌握Excel的功能，能大大的提高我们的工作效率。,EXCEL部分,Excel 2003工作表最大行数是65536行,最大列数是256列(IV)。一个工作薄最多255个工作表。 Exc

4、el 2007的工作表将有1,048,576 行，16,384 列。,2、EXCEL工作界面,3、EXCEL设置选项卡（高级）,修改ENTER方向 通过高级选项卡更改按下回车键方向，可根据实际需求更改方向，上、下、左、右,3、EXCEL设置选项卡（高级）,4、EXCEL设置选项卡（保存）,1、自动保存时间，默认10分钟 2、自动恢复文件位置，默认位置 C:Documents and Settingslingwei.sun（用户名）Application DataMicrosoftExcel,EXCEL设置选项卡（保存）,一、同一对象请使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用函数查找、引用，

5、如果你使用过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性。同理，不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，便于数据的传递、引用。 二、排版时不要在字符串内、前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。 三、在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能，以便填充公式、排序、筛选。,5、Excel使用应具备的良好习惯,四、排版时使用顶端标题行、标题列功能、而不要笨拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。 五、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐，文本靠左对齐。数字使用千位分隔符。 六、学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。 七

6、、工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。 八、经常使用快捷键，提高工作效率。,常用快捷键,九、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。 十、根据习惯设置自定义工具栏，善用鼠标右键 十一、巧用双击定位 定位到行首或列首的时候，将鼠标指向任意一个单元格的上边框，然后双击鼠标左键。 定位到行尾或列尾的时候，将鼠标指向任意一个单元格的下边框，然后双击鼠标左键。,1、单元格选定 A、单个单元格选定 B、多个单元格选定 连续单元格选定 鼠标拖动 离散单元格选定 按住Ctrl+单击鼠标 C、整行、列选定 D、全选 Ctrl

7、+A E、筛选状态下非连续选择 ALT+;（可见单元格）,二、基础篇,将两个或两个以上单元格组合成一个单元格 示例,F、禁止复制隐藏行或列中的数据,简单排序。 在数据表格中选定某一列标题所在单元格，单击常用工具栏中的“升序”按钮或“降序”按钮。 多重排序 选定数据清单，单击菜单栏“数据”“排序”，然后可以设定主、次要关键字及第三关键字的排序方式。 按颜色排序 按笔划排序,3、排序,自动筛选。 适用于简单条件，通常是在一个数据清单的一列中查找相同的值。 高级筛选。 适用于筛选条件较多，必须先建立一个条件区域，利用高级筛选功能删除重复的记录。 按颜色筛选,4、筛 选,条件格式是指如果选定的单元格满

8、足了特定的条件，那 么Excel将底纹、字体、颜色等格式用到该单元格中。 注：设置条件格式的单元格必须是只输入了数字，而不能有其他文字，否则是不能被设置成功的。,5、条件格式,开始菜单,6、插入菜单,7、页面布局菜单,8、数据菜单,数据-有效性-序列 两种方法，英文状态 选择区域、手工录入,下拉列表快速输入数据,9、视图菜单,并排查看,视图菜单,什么是公式，什么是函数。 Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。 公式是以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。 例：“=SUM(E1:H1)*A1+26”，“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对

9、单元格A1的引用，“26”则是常量，“*”和“+”则是算术运算符。,三、函数篇,按照用途，一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。,函数的种类,相对引用和绝对引用的区别 相对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行或列的引用会改变。所谓行或列的引用会改变，即指代表行的数字和代表列的字母会根据实际的偏移量相应改变。 绝对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行和列的引用不会改变。 混合引用：行或列中有一个是相对引用，另一个是绝对引用在实际工作中，常常需要对公式进行复制操作。从上面不同

10、类型的引用的定义中可以了解，当复制公式时，不同的引用会将对公式产生不同的影响，从而对计算结果产生不同的影响。,引用,=/+ 求和类：Sum Sumif (比对的范围,条件,要加总的范围) 计数类：Count MAX MIN 舍入类：Round（单元格，位数） 逻辑类：AND,OR,IF 查找与引用：VLOOKUP HLOOKUP 取数函数：LEFT RIGHT MID 取整函数：INT,常用函数,VLOOKUP函数的完整语法是这样的： VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 1括号里有四个参数，是必需的。最后一个

11、参数range_lookup是个逻辑值，我们常常输入一个0字，或者False; 2.Lookup_value是一个很重要的参数，它可以是数值、文字字符串、或参照地址。我们常常用的是参照地址。 3.Table_array是搜寻的范围,VLOOKUP函数,Lookup_value是一个很重要的参数，它可以是数值、文字字符串、或参照地址。我们常常用的是参照地址。 用这个参数时，有一点要特别提醒： 参照地址的单元格格式类别与去搜寻的单元格格式的类别要一致，否则的话有时明明看到有资料，就是抓不过来。特别是参照地址的值是数字时，最为明显，若搜寻的单元格格式类别为文字，虽然看起来都是123，但是就是抓不出东

12、西来的。,根据指定条件对若干单元格求和 =SUMIF(range,criteria,sum_range) range为用于条件判断的单元格区域 criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件 sum_range是需要求和的实际单元格 例： 求报表中办公软件的总流量,SUMIF函数,datedif(start_date,end_date,unit) Start_date 为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期。 End_date 为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期。 Unit 为所需信息的返回类型 Y 时间段中的整年数 M 时间段中的整月数 D 时间段中的天数 例：

13、入职时间为2009-09-22 计算工龄（年）：= DATEDIF(2009-9-22,TODAY(),y)&年,DATEDIF函数,公式-显示公式,显示公式,# 错误 宽度不够或者负日期 #VALUE! 错误 参数不正确，不能返回结果值 #DIV/O! 错误 不能被零整除（除数为零） #NAME? 错误 引用名称错误或引用不存在 的名称 #N/A 错误 找不到值 #REF! 错误 引用不存在的单元格或区域 #NUM! 错误参数错误，或者数值过大、过小 #NULL! 错误不正确的单元格运算或引用,函数错误,选择合适的图表类型 （1）柱状图：用来显示不同时间内数据的变化 情况，或者用于对各项数据

14、进行对比，是最普通 的商用图表种类。柱形图中的分类位于轴，数值 位于纵轴。 （2）条形图：用于比较不连续的无关对象的差 别情况，它淡化数值项随时间的变化，突出数值 项之间的比较。条形图中的分类位于纵轴，数值 位于横轴。,四、图表篇,（3）折线图：用来显示某个时期内的数据在相 等时间间隔内的变化趋势。折线图与面积图相似， 但它强调变化率，而不是变化量。 （4）饼图：用于显示数据系列中的每一项占该系 列数据总和的比例关系，它通常只包含一个数据系 列，用于强调重要的元素，对突出某个很重要的项 目中的数据十分有用。 （5）面积图：强调的是变化量，而不是变化的时 间和变化率，它通过曲线线面区域的面积来显

15、示数 据的总和，说明各部分相对于整体的变化。 （6）圆环图：与饼图相似，用来显示部分与整体 的关系，圆环图能够显示多个数据系列，而饼图仅 能显示一个数据系列。,（7）气泡图：是一种特殊类型的XY散点图，数 据标记的大小标示出数据组中的第三个变量的值。 （8）雷达图：在雷达图中，每个分类都拥有自己 的数值坐标轴，这些坐标轴中的点向外辐射，并由 折线将同一系列中的值连接起来，使用雷达图可以 显示独立的数据系列之间以及某个特定的系列与其 他系列之间的关系。,图表实例,一、分类汇总 分类汇总可以自动对所选数据进行汇总，并插入汇总行 注意事项： 分类汇总前必须先排序 二、数据透视表 数据透视表是“数据”

16、菜单中“数据透视表与数据透视图”的一部分， “数据透视表与数据透视图”有机的综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征,五、数据篇,如计算平均数、标准差，建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集、绘制统计图形等均可利用这一工具完成。因此，该工具是最常用、功能最全的EXCEL数据分析工具之一。 数据透视表的特点 透视性：可以对各字段进行设置，从多角度分析数据，还可以改变汇总方式； “只读”性：可以修饰、制作图表，在源数据中更改了某个数据，必须通过“更新数据”，才能达到修改的目的。,分列 固定列宽、符号等 删除重复项 数据源自文本

17、,数据菜单,共享工作簿 为了提高速度，可能需要多人同时处理一张Excel表格。为了满足这种需求，Excel为我们提供了“共享工作簿”的功能。通过这个功能，我们可以通过网络将一个Excel文件共享的同时供多人同时编辑这个工作薄。而且在编辑的同时，Excel会自动保持信息不断更新。 审阅-共享工作薄,六、安全篇,保护工作表 保护工作表可以设置工作表中允许用户编辑的 区域，受保护的区域将不允许用户进行编辑。 审阅-保护工作表 右键单元格格式保护-锁订取消 锁订取消单元格允许编辑,文件-信息-保护工作薄，在下拉选项中选择“用密码进行加密”,文档加密,Ctrl+Tab 快速切换 Ctri+Home左上角 Ctrl+End右下角 Ctrl+Enter每次选定同一单元