照片档案整理规则.ppt

1、摄影图片文件整理规则李颖，一、术语和定义(一)摄影图片文件国家机构、社会组织或者个人在活动中直接形成的静止照片图像为主要反映方式的有保存价值的历史纪录。 摄影图片文件通常包括胶片、摄影图片和说明三部分。 二、根据摄影图片文件的种类(一)摄影图片的目的和表现方式，摄影图片文件基本可以分为记录摄影图片文件和艺术、摄影图片文件两种。 (二)不同摄影图片感光材料主要分为：卤化银摄影图片、数码感光摄影图片。 三、摄影图片文件的特点1、形式规格、多样性。 2、时间感、空间感强。 3、形式意义相结合，形象逼真。 四、摄影图片文件的作用1、为新闻消息报道提供服务。 2 .为园林、建筑、考古、戏剧、电影研究提供

2、宝贵的参考资料。 五、摄影图片文件的管理：鉴定整理保管(一)收集1、收集范围(一)收集记录本公司主要职能活动和繁重劳动成果的摄影图片。 (2)引导者和萩名人物参加了本单位地辖区相关的重大公务活动的摄影图片。 (3)本公司组织或参加的重要外事活动的摄影图片。 (四)本公司记录本地辖区重大事件、重大事故、重大自然灾难及其他异常情况和现象的摄影图片。 (五)记录本地辖区的地理概况、城乡建设重点工程、名胜古迹、自然地貌景观以及民间风俗和萩名人物的摄影图片。 (六)其他有保存价值的摄影图片。 2、收集要求：从两个方面收集，一是本公司综合档案室的收集，一是国家综合档案化馆的招聘(1)属于档案化范围的摄影图

3、片，由摄影师按规定定期交给本公司档案化机构或者档案化人员进行集约化管理，任何单位或者个人不得现有。 (2)对有真伪疑义的摄影图片采取必要措施进行鉴定。 (3)针对反映同一内容的多张摄影图片，选择其主要的摄影图片档案化。 主要摄影图片应具有主题鲜明、图像清晰、画面完整、未经装饰的剪裁等特点。 (4)底片、摄影图片、文字说明(牛鼻子)应有尽有。 (5)底片和摄影图片图像必须一致。 (6)对没有底片的摄影图片制作底片(不需要复制数码注音字视频，直接用光盘保存，保存影像信息)请在没有摄影图片的底片上制作摄影图片。 (7)摄影图片文件的交付和征集应符合有关标准的要求。 3、收集时间(1)对有档案化价值的

4、摄影图片，其拍摄人或者承包机构应当及时整理，档案化到档案室，一般不得超年。 (2)按照中华人民共和国档案化法实施办法的规定，摄影图片文件连同独立文件单位、其他载体形式的文件一起交给有关档案化馆。 在特殊情况下，经同级文件行政管理部门同意，遵循以下原则： (3)档案馆在收集范围内随时向国家和社会征集有保存价值的摄影图片文件；(2)整理摄影图片文件；(3)整理整理原则摄影图片文件，保持摄影图片文件的有机联系，有利于保管、利用。 摄影图片文件的胶卷、摄影图片请分别整理。 2 .摄影图片、底片的鉴定(保管期限和密级)的鉴定(1)保管期限是按摄影图片、底片的价值规定的残留年限，可分为永久、长期、短期三种

5、。 对摄影图片、底片的保管期限的划分，按照国家档案化局有关机关文件保管期限的规定执行(今后可能与新的文件保管期限表一致)。 (2)所谓机密等级，是指摄影图片、底片的保密计程仪计划的等级。 密级的规定按照中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国保守国家秘密法实施方法、GBT 7156及有关规定执行。 分别整理摄影图片和底片，鉴定整理保管3，底片的整理：分类底片号码登记底片袋的填写(定径套)目录底片簿的排列(1)底片的分类：在一个全宗内按保管期限分类。永久： 2001年2002年长期： 2001年2002年短期： 2001年2002年，、(2)底片编号是底片排列在全宗内的顺序固定地反映的文字查

6、询密码的定径套，全宗编号、保管期限查询密码其格式为，全宗号保管期限查询密码张号全宗号：公文馆以立文件单位保管期限查询密码：永久、长期、短期分别用“1、2、3”或“y、c、d”对应来表示。 张号：在同一全宗同一保管期限内底片的排列从“1”开始的序号。 例3360制定某个单位的底片分类方案和底片编号：永久： 2001年：31-Y-1、31-Y-22002年31-Y-10、31-Y-112003长期： 2001 31-C-152003短期： 2001年3360 31-D-72003、(3)负号用其他方法在薄膜乳剂的贴片边缘附着薄膜号码，也可以不污染薄膜。 底片号码的登记顺序必须与摄影图片号码的登记顺

7、序一致。 (4)将底片袋的标记底片放入底片袋中保管，一张一张放入袋中。 请在底片袋的右上角标明底片号码。 反过来拍底片时，请在底片袋的左上方标上“f”。 复印胶卷上，胶卷袋的左上角应标有“k”。 (5)底片入册底片一般由297mm210mm尺寸的若干芯页和封面封底组成。 请按胶卷编号顺序将胶卷袋插入胶卷。 请在芯页的口袋里注明相同的底片号码。 (6)大幅度底片的定径套宽度超过底片的中心尺寸的大底片，在乳剂面上敷上软的中性偏碱性纸后，放入专用的档案化或档案化中，按底片号码排列。 (7)底片目录册内备注表册内备注表项目包括本册的状况说明、立书人、检查人、立书时间。 在书中，备注表应该放在书中的最后

8、位置。 本书的状况说明：填写本书内的底片缺损、补充、移动、废弃等状况。 对于电影制作后发生或发现的问题，有关文件管理者必须填写说明、签名、填写时间。 胶卷的封面胶卷的封面请打印成“胶卷”。 负本负本负本项目开始包括全宗号码、保管期限在内的张号、册号。 (8)底册的排列底册按全宗号码、保管期限、书号码的顺序排列，陈列保存。 (9)数码照片的彩色底片(参照电子文件)管理：按每个保管期限作成多个文件，按照其打印摄影图片登录的优先顺序放置彩色底片，彩色底片的片假名计程仪登录顺序与彩色底片的位置一致，背景信息参照文件，只填写原文件格式项目： jpeg、按保管期限、碟子、 一盘可以保存的鉴定整理保管4，收

9、集摄影图片的整理：分类分配列数字收录(单张说明，组合说明)目录(1)摄影图片的分类在全宗内按保管期限年度问题分类。 跨年度划分不开的摄影图片，也可以按保管期限问题年度分类。 分类方案应保持前后一致，不得随意变更。例3360摄影图片分类案：第一类分类方法：保管期限年度问题例：永久-2001年-党群，永久-2001年-综合，永久-2001年-业务，永久-2002年-党群，永久-2002年-综合，永久-2002年长期-2001年每年形成的摄影图片数量少的单位，可以将该分类法简化为：保管期限年度，例如在3360永久-2001年、永久-2002年、永久-2003年长期-2001年、长期-2002年册子内

10、按问题汇总排列摄影图片，即党组(党运营) 第二分类方法：保管期限问题年度，例如永久-党群-2001年、永久-党群-2002年、永久-党群-2003年永久-综合-2001年、永久-综合-2001年永久-综合-2003年. 长期-党群-2002年短期-综合-2002年用这个方法形成的摄影图片的数量少的单位可以简化为：永久-党群，永久-综合，永久-业务长期-党群，长期-综合，长期-业务短期-党群，为了容易利用，摄影图片的排列和登记时不相同的保密(3)摄影图片的编号摄影图片编号是固定反映了各摄影图片在全宗内的分类和排列顺序的文字查询密码组，由全宗编号、保管期限查询密码、册子编号、张编号或全、宗编号、保

11、管期限查询密码、张编号构成。 摄影图片号有两种格式。 格式1 :全宗号保管期限查询密码本编号格式2 :全宗号保管期限如果采用查询密码本编号格式2，可以选择摄影图片、胶卷号码法或一体型号码法(图像一致的摄影图片、胶卷号码相同)。 选择联号法最好基于摄影图片、底片齐备的化学基。 全宗号码：档案馆以立档为单位编制的号码。 保管期限查询密码：分别对应“1、2、3”或“y、c、d”表示永久、长期、短期。 册子编号：在同一宗派的同一保管期限内，摄影图片册子的排列从“1”开始的序号。 张号：格式1中的张号是指，摄影图片在册子内的排列从“1”开始的顺序的编号。 格式2中的张号码是指在同一全宗的同一保管期限内摄

12、影图片的排列从“1”开始的顺序的号码。摄影图片分类方案和摄影图片编号的编制：见后图a。 (4)摄影图片的册子(4).1摄影图片册子一般由297mm210mm大小的多页芯页和封面封底构成。 芯页优选为30页左右，有活页式和定页式两种，按分类、排列顺序、即摄影图片编号的顺序将摄影图片固定于芯页，构成摄影图片本。 无法放置在大摄影图片的方法：摄影图片本中的大摄影图片，可以放入专用的档案化或档案化中，按照摄影图片编号的顺序排列。 垂直放置时，请先将摄影图片固定在专用纸板上。 放入袋子或箱子中水平放置时，摄影图片的装载高度不得超过5cm。 垂直放置比较好。各分类方案中的摄影图片编号、册子编号的制作：保管

13、期限年度问题分类法中以全宗编号保管期限查询密码本编号的格式制作摄影图片编号、册子编号，例如，保管期限年度简化分类法中以全宗编号保管期限查询密码本编号的格式在摄影图片编号、册子编号、例如，保管期限问题简化分类法下， 全宗号保管期限用查询密码张号的格式作成摄影图片号，册子号，例如，(4).2张摄影图片说明的填写说明适用横书格式，阶段性地写。 其格式为(1)题目名称：中央政治局委员某视察总公司现代化研究室摄影图片编号： 30Y19底片编号： 30Y234参照编号：文件3015631小时： 20050908摄影者：张三文说明： 2005年9月8日，中央政治局委员某格式(二) 填写方法：题名：中共中央政

14、治局委员某视察公司总部现代化研究室摄影图片号： 30Y154底片号： 30Y154参照号：文件3015631小时： 20050908摄影师：张三文说明： 2005年9月8日，中央政治局、说明内容：题名简要概述了摄影图片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素如果采用摄影图片、胶卷一体化编号法，则无需填写胶卷号码。 参考编号是与此摄影图片密切相关的其它载体文件的条编号。 将摄影图片文件从档案室交给档案化馆后，对照其参照号码，与实际情况不一致的必须及时调整。 拍摄摄影图片的时间为第8位a，用橡胶数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。 1953年3月2日写成19530302。 摄

15、影师一般可以填写个人，必要时可以写单位。 文字的说明应该综合运用事由、时间、场所、人物、背景、摄影者等要素，概括地提示在摄影图片影像中反映的所有信息，或者只是补充标题的内容。 其他需要说明的事项也可以在本栏记载。 例如，如果摄影图片归属权不属于本公司，请注明摄影图片的版权、出处等。 机密等级也可以利用在GB/T 7156中规定的文字，在摄影图片周围选择并显示一定的空白符，使用印章。 (4).3说明的位置单张摄影图片的说明，可以根据摄影图片固定的位置写在摄影图片的右侧、左侧或正下方。 大的摄影图片的说明大的摄影图片的说明可以用另外的纸写，和摄影图片一起保存。 集团紧密相连的摄影图片中的大摄影图片

16、，应该和该集团的摄影图片一起在书中编号，填写单张摄影图片的说明，并注明其保存地点。 组合摄影图片说明的填写顺序排列组合(多张)关系深的摄影图片之后，可以写组合摄影图片说明。 使用组合摄影图片说明的摄影图片，其单张摄影图片的说明变得简单。 组合摄影图片的说明，有必要汇总提示其组合摄影图片中反映的所有信息内容及其说明所必要的事项。 的双曲馀弦值。 请指定组合摄影图片说明中包含的摄影图片的开始编号和数量。 同一组中的每个摄影图片必须在一个摄影图片说明的左上犄角旮旯或右上犄角旮旯中显示分组符号。 “组”交互对每个组使用同一组中的“”、“和”摄影图片，并且“组”交互相同。 书中只有一组摄影图片或其他零散的摄影图片时，分组符号采用“”。 不要注册分组的符号。 (即，组号是一册中各组的序号)，在整理摄影图片时，根据保管期限和密度，有些同一组的摄影图片可能会分散到不同的摄影图片本中。 在组摄影图片的说明中，请指出与这些个密切相关的摄影图片的保管期限、书籍编号和组编号。 例：相关摄影图片31-C4上例的保管期限也可以用“2”表示