2020年浅谈公文处理工作中的几个问题

1、浅谈公文处理工作中的几个问题 浅谈公文处理工作中的几个问题 李勇 公文处理工作的水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也反映了机关的工作水平和工作作风。提高公文处理的水平，能够有效地提高机关工作效率，体现国家机关形象。在公文处理工作中，笔者经常遇到一些问题，现将这些问题提出来，与大家共勉，希望能够为提高公文处理质量发挥一点作用。 一、文种的使用问题 文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称。在行政公文标题的三要素中，文种是必不可少的。正确认识不同种类行政公文的性质、作用和适用范围并恰当地选择使用文种，是做好公文处理工作的关键之_，它直接影响到公文的规范化和严肃性。文种使用准确的行政公文

2、，能有效地体现其权威性和约束力，提高行政机关的办事效率。 现行的国家机关公文处理办法明确规定了行政机关公文的种类有十三种，其中如命令（令）等一些文种在一般行政单位用得较少。比较常用的下行文文种有通知、通报、意见等等，这一类公文在处理过程中也较少发生问题。最为常见的问题一般出现在平行文和上行文中。 不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项一般用“函”。但在实际工作中，很多单位为了体现对对方单位的尊重，在请求批准审批事项中使用“请示”这一文种，这是一种典型的错误。 上行文有三种文种：请示、报告、意见。请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。报告是适用于向上级机关汇报工作

3、、反映情况和答复上级机关询问的文种。意见比较特殊，可以适用于上行文、平行文和下行文等，意见作上行文时，一般应是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上更应把重点放在解决问题的办法、措施上。另外，应当特别注意，要体现部门负责的原则。凡是本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。本部门能做到的办法、措施，没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。 在上行文的草拟过程中，很多公文处理人员没有准确把握

4、文种的定义，随意而为。一种情况是错用文种，口头语中，习惯性地将上行文称之为“报告”。领导交办下来要求就某一件事写个“报告”给上级机关，于是公文草拟人员便不看公文的实际内容而将文种定为“报告”。第二种情况，随意自创文种，请求上级机关批准便是关于的请求，汇报工作便是关于的汇报，解释某一具体事件便是关于的说明或关于的解释。 公文处理人员首先要严格遵照国家关于文种选用的规定，熟悉每一种文种的定义。一要准确把握公文发文的目的。如在上行文中，请求上级机关对有关事项给予指示、批准或答复的，用“请示”；不要求上级机关答复，只是下情上达，陈述情况的，用“报告”。二是要熟悉机关的组织系统、领导关系和职权范围，准确

5、把握行文关系。如国家行政机关公文处理办法第十五条规定：“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。” 总之，行政公文文种的选择应严格按照 _的公文处理规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的、合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应形势的发展，对公文文种功能性质不断进行调整，从而维护机关单位之间的正常工作秩序，促使公文处理规范化。 二、公文文字处理的问题 部分公文存在语言过于口语化、方言化，逻辑性不强，以及公文标题不能准确全面

6、地概括公文内容等问题，尤其是有的请示性公文动辄先谈意义，看了三五页纸都不知道行文的目的，毛泽东同志在反对党八股中说：“我们的同志写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小二三四，第三是甲乙丙丁第四是子丑寅卯，还有大ABCD，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很！”这种现象至今还不同程度的存在，没有完全体现公文精简、高效的基本原则。 毛泽东同志认为公文写作要起句立意，开门见山，使阅者一看公文开头的第一句、首段，就明确意识到该文件的主旨所在，以使阅者立刻进入文境。他在亲自起草的纠正文字缺点中要求，“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或

7、结论，唤起阅读者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”。这也是公文写作的技巧所在。 在公文处理过程中，还经常见到错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。如，“无尚的光荣”，“再接再励”，国家局的“关于 _”，人事部、国家局授予同志为全国先进工作者称号，关于请求的请示，省委书记、省人大主任等等。 为防止出现类似问题，公文写作人员必须具有丰富的知识，不仅包括本行业的专业知识，还应包括社会科学知识和自然科学知识，以及生活常识。而获取知识的唯一途径就是学习。毛泽东同志在工作方法六十条中提出，干部应该“学点自然科学和技术科学；学点哲学和经济学；学点历史和法学；学点文学；学点文法和逻辑”“

8、一个革命干部，必须能看能写，又有丰富的社会常识与自然常识，作为从事工作的基础和学习理论的基础，工作才有做好的希望”。这是对公文写作人员的最基本要求。 三、公文处理的程序问题 国家行政机关公文处理办法和有关细则、标准对公文处理的程序做出明确的规定。但笔者在与部分单位办文人员的交流中，发现很多单位办文不按程序处理。普遍的现象是公文不经过办公室（文秘部门）的审核，便由负责草拟公文的职能处（科）室直接交由领导签发，在领导签发后，再交由办公室（文秘部门）处理，使办公室（文秘部门）无法把握公文的动向，失去协调工作的良好时机而陷入被动；或者公文的签发是在主要负责人签发后再交给分管负责人，这不利于分管负责人提

9、出修改意见，从而影响公文的质量，导致工作开展的不便。还有很多单位发文都是直接寄送到有关单位的对口部门，部分公文没有经过办公室（文秘部门）的收文程序，即收文登记、初审和拟办等程序，直接由所在处（科）室承办，使办公室（文秘部门）无法对公文承办情况进行督办检查。遵守发文、收文、归档等办文程序，是提高办文质量，提高工作效率的有效途径。创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文等公文处理基本任务的完成，都有其特定的程序，对每一道程序的敷衍塞责，甚至忽略，都会留下一些矛盾和问题，给公文质量和后续工作的开展带来一定 _。因此，在工作中，我们要严格按照国家行政机关公文处理办法、档案法和保守国家秘密法等相关法律法规、标准的规定和要求，发文坚持草拟、审核、签发、复核、登记编号、膳印、校对、核发、用印、封发等程序；收文坚持签收、登记、初审、拟办、批办、分办、承办、催办等程序。上述程序是相互衔接、前后照应的，一环扣一环，是一种接力赛式的群体行为。不顾办文工作各个环节之间的内在联系，人为地打乱工作流程，或者各个环节的工作没有很好配合，彼此脱节，这些实际上都是不尊重公文处理工作的客观规律的行为。 在收文、发文等程序完成之后，应严格按照机关文件材料归档范围和保管期限表的规定对公文进行鉴定、销