企业档案管理操作流程.ppt

1、企业档案管理实务，(金社春)2010年6月28日，什么是企业档案？企业档案是企业在各种活动中形成的。企业活动是指企业的生产、管理、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门，综合利用资源条件、劳动力、资金、科技、流通手段、企业信誉等经济因素，使产品获得利润，创造经济效益。因此，企业档案是企业各种因素相互作用的产物，全面反映和解释企业的基本特征和一切活动，是档案各种内容和载体的总和。什么是企业档案工作，如何做好，什么是企业档案工作？一是企业档案管理，二是企业档案业务建设，企业档案的构成是由企业的几项职能活动组成，一般分为党群工作、行政管理和企业档案的基本类型，从而形成企业管理企业档案行政管理、档案专

2、业主管部门和企业档案管理部门，如何做好企业档案工作，争取主动，建立网络，为档案工作提供组织保障，建立健全档案管理规章制度， 加强基础业务建设、企业档案业务建设，了解企业内部各职能部门的职责，尽快熟悉文件形成规律，建立健全档案管理和归档工作，及时收集企业重大活动的相关档案。 企业档案的收集，转变收集观念，注重收集范围、企业分类类别、党群、行政管理、企业管理、生物技术、财务审计、人事劳动、产品、科技、基础建设4项财务审计，0-5项文件档案的整理和编目，1。在文件的右下角加页，在文件的右上角加盖归档章，0-5文件文件号，0-5类号，2007-0-1-1零件号(0-9)箱号(0-9)分类号(0方-质量

3、)目录号(年)，只对复杂文本进行编目。归档文件目录包括项目的归档文件目录，如零件号、负责人、文件号、标题、日期、页码和备注。年份：2007保存期限：永久编号、负责人、标题、日期、页数、注1海南电网海口分公司注册申请，2007年第0108212号，南方电网南甸子关于海南电网海口分公司注册批准的批复，2007年第0521128号，0-5整理文件和档案。归档文件应以“件”为单位，零件号(房间零件号)应按其排列顺序书写，并以归档章的形式标注在归档文件上。零件号应在分类的最低类别中，并根据文件排列顺序从“1”开始标记。同一年度的归档文件应分配一个永久、长期和短期的序号。不同的储存期不能放在一起。每个搜索

4、项目都设置在文件箱的背面，包括文件编号、年份、储存期、组织(问题)、开始和结束零件号以及箱号。什么是企业档案工作？什么是企业会计档案，是指会计凭证、会计账簿、财务报表等会计专业资料，是记录和反映本单位经济业务的重要历史资料和证据。了解企业会计档案的类型，尽快熟悉档案形成的规律。企业实施会计电算化后，会计档案的内容、载体、生成、传递和存储呈现出新的特点，这就要求我们不断了解：会计档案的机制；机器可读的会计文件；计算机系统软件，4财务审计，财务审计综合，41，财务管理，42，会计与财务，43，审计工作，44，4财务审计，43会计与财务，430会计报表，431会计账簿，432会计凭证，433其他：会

5、计档案的数量，例如，一个企业2002年的年度会计报告。2007 4 3 00 0 1文件编号(001-999)会计年度报告(三级)会计科目(二级)财务审计银行(一级)年度(目录号)，会计档案号，例2 2007年企业会计账簿(2007431001，4财务2007 4 3 10 0 1案例号。(001-999)会计账簿(三级)会计账户(二级)财务审计银行(一级)年度(目录号)，会计档案号，2007 4 320 0 1案例号。(001-999)三类2007年1月，一个企业的会计现金收入凭证号(2007年，4个财务审计类别，3个会计科目，2个凭证，001个案卷号)，会计档案和资料的保管期限的划分，企业

6、会计档案和会计报表分别按年报、季报和月报进行组织，因为保管期限不同；配件很不一样。会计账簿是一本书和一卷；会计凭证一般由记账当月的凭证按照形成时间装订成册。会计凭证的厚度不得超过3厘米，凭证应加盖并编号。人事档案是人事部门根据党的人事政策形成的记录个人经历、政治思想、道德作风、业务能力、工作业绩、工作业绩等内容的文件和资料，是历史地、全面地调查、了解和正确地选拔使用人才的重要依据，是国家档案的重要组成部分。收集人员档案时，对收集到的材料必须认真鉴定。备案材料应当真实、完整、文字清晰、内容清晰、手续完备。必须经人事部门审核盖章或本人签字盖章后才能归入人事档案。503人事档案分类，在职人员档案，退

7、休人员，职称档案，1001，2001，第一层，人事档案材料的分类和编号，1。简历(简历，简历)2。自传3。识别、检查、评估。教育、学位、学业成绩、培训和专业技术材料。政治评论材料。入党材料。奖励材料。处置材料。就业，任命和解雇，就业，专业，工资，待遇，出国，退休10就业，任命和解雇，待遇，其他，评估表，教育背景，政治评论，简历，自传，人事档案编号，有很多种人事档案编号方法，其中一种编号方法介绍给你今天是序列编号方法。序列编号比任何其他方法都更加实用和方便。优点：1 .易于学习；2.对字体没有要求；3.不容易弄错号码；5.简化备案程序；6.提高工作效率；7.广泛应用。编号的基本方法，第一步：用拼

8、音拼写所有的人事档案名称，并取每个拼音的第一个字母；第二步：把相同的字母放在一起，按照姓氏中文首字母的ABCD顺序排列(单个名字中间有一个字符是空的)；然后按照汉字首字母的ABCD顺序排列，依此类推(见附表)。第三步：根据索引的文件编号、名称和籍贯，将它们分类放在书架上；第四步：在每一个字母后留一定的空格数，用于添加文件。第五步：文件编号的第一个字母应该标在文件柜的右上角。科技档案是对国家和社会具有保存价值的科技文件和资料，企业事业单位、国家机关、社会团体和个人在从事生产、科研、基本建设和管理活动时，应当归档保存。科技档案的特点：1。专业精神2。完整性3。可变性4。普遍性5。现实。科技档案的类

9、型。农业科技档案(农业、林业、畜牧业、农业、渔业)2。地质档案、测量档案、医学科技档案3个。工业科技档案(产品、科研、设备、基础设施)、科学技术明确基础设施、设备、科研、产品等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、传递和归档纳入部门职责范围，并对人负责，一进一同步。科技档案的收集与基础设施、生产、科研和设备管理活动同步进行。(1)事前干预。与相关单位(如勘察、设计、施工、监理等)签订协议和合同时)，对科技档案的套数、成本、质量要求、归档人员、移交时间等提出明确要求，作为接收科技档案的依据。(2)事件中的监督。本单位负责组织、监督、检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理单位)科技档案

10、的形成、积累、整理和移交，以便在施工过程中收集和整理。1.档案人员参加产品科研成果的评审、基础设施项目的竣工验收会议和设备开箱，重复签字手续，收集现场形成的文件资料和设备开箱后的随机资料。对于基本建设项目、设备采购、科研、学习等活动中会议、学习、培训带回的各种文件，好的外出人员带回的资料应及时移交给本单位档案室。差旅费及其他相关费用需经档案部门签字后方可报销(此规定可纳入本单位规章制度，以保证文件材料的收集)。科研文件分为档案、科研准备阶段：科研项目批准文件、任务书、方案论证、项目计划等。研究实验阶段：分析报告、实验报告、计算书、设计图等。总结鉴定验收阶段：鉴定书、科研报告、总结、论文、技术经

11、济资料等成果推广应用阶段：扩产设计文件、工艺文件、技术转让文件等。产品文件属于文件范围：产品设计过程(各种部件图纸、产品说明书、证书等)。)在产品开发阶段(开发报告、可行性分析报告、计划分配等)，产品测试过程(测试报告、质量分析、产品开发总结、产品鉴定等。)，基础设施项目的文件属于文件范围。项目前期文件：项目立项、可行性研究和设计管理文件：招标、合同、协议、征地、施工管理和施工文件：开工报告、技术交底、材料认证、设计变更、质量评估、工程记录、设备调试记录、竣工验收报告等项目竣工文件：竣工验收报告、竣工图纸、工程质量审查材料、工程视听资料等。文件应分类为文件设备采购申请和批准，协议和合同外包设备

12、附有文件，如设备安装，调试和验收程序，运行和维护记录，设备改进，修改，技术文件，设备报废申请，鉴定和批准文件(1)基本建设档案1。项目前文件(基本和基本文件):一旦工作完成，将被归档。2.施工、监理和竣工文件：(1)小范围：竣工验收后三个月内一次并立即归档。(2)规模大、周期长：可按单位和分部工程单独验收后归档；(2)设备和仪器：大型设备在安装、调试成功并交付使用后应归档，小型设备和仪器在开箱验收后可归档。(3)科研课题1。正常情况下：研究结束，结果确定后，将被归档。2.如果研究周期长，可以分阶段或按年归档。(4)产品和工艺：产品定型、验收和投产时应归档。它们也可以根据周期的长度分阶段归档。基

13、本建设档案一般不少于2套，一套(原件)由建设单位保管，另一套(原件)移交当地城建档案馆。2.一套其他文件一般归档，重要和常用文件的数量可根据实际情况增加。办理归档手续、移交档案时，应编制移交清单，一式两份，双方签字盖章后方可移交。基本建设的分类，基本建设的二级和二级以下类别根据工程的专业性质或建设项目的设置进行分类。步骤：同一项目在重大项目阶段分为项目立项、设计、施工和竣工等阶段。以及基本建设档案的分类和编号。目录号。分类编号。DGB2 8 0 4 0 0001文件编号(0-999)土木工程建筑分类编号综合基础设施目录代码(前三个项目代码为拼音DGB字母，最后一个为项目周期号)，文件编号图：例

14、3360一、水利工程(灌溉工程：主要类别按专业功能分类，一般类别按问题和合同项目分类)、设备和仪器分类、设备和仪器分类步骤：大型工程(类型)和设备型号相同的工程(类型)分为：项目立项、检查、采购、验收、安装、调试、使用和维护；设备文件编号，50001 9 2 1 2 0 1说明书(01-99)电杆开关(1 9)配电网设备(1-9)架空线配电网设备(19)设备(19) 500KV第一条线(目录编号)，例：(按项目、专业和类别划分)，科研分类，1。“自然学科”分类，2。“专业科目”分类，产品文件分类，1。“系列模型”分类，2。“品种问题”分类，并进行科技档案汇编。根据文献资料的形成规律，将几个相互关联的记录组放在一起，便于保存和使用。按卷、科研类别排列文件的顺序：项目准备阶段、研究实验阶段、总结与评价阶段、成果申报与奖励阶段、推广应用阶段等。基本建设：项目基本文件和资料、工程设计(包括初步设计、技术