专案管理基础知识培训.ppt

1、專案管理基礎知識培訓,您是總經理助理，明天早上9點總經理將在北京參加一項重要的研討會，務必要準時抵達；你安排總經理搭今晚末班飛機走；請王師傅送總經理到機場、北京分公司吳經理到北京機場迎接。,專案管理有哪些內容?,您是總經理助理，明天早上9點(時間)總經理將在北京(地點)參加一項重要的研討會(任務)，務必要準時抵達(目標)；安排總經理搭今晚末班飛機走(方法)；請王師傅送總經理到機場、北京分公司吳經理到北京機場迎接(資源)；如果路上塞車趕不上飛機或天氣不佳飛機停飛等(風險)；成功關鍵-事先訂票、詢問天氣、預留路上耽擱時間(計畫)。,專案管理有哪些內容?,專案管理培訓內容,專案管理基礎 專案啟動 專

2、案計畫 專案執行 專案控制 專案評審、驗收,專案管理基礎,專案管理的概念,專案管理是通過專案經理和專案組織的努力，運用系統理論和方法對專案及其資源進行計畫、組織、協調、控制、溝通、激勵決策，旨在實現專案特定目標的管理方法體系。,項目的特點,問題導向(Problem oriented) 目的性(Goal directed) 唯一性(Unique) 衝突性(Conflict) 生命週期性(Life cycle),專案管理的特徵,對“目標”的管理 對“資源”（人、成本、時間）的管理 對“衝突”的管理,項目三要素,品質、績效 （Performance，Quality) 時間（Time, Schedul

3、e) 預算（Budget）,品質,計畫,預算,專案的生命週期,總體可劃分為四個階段：,第四階段：收尾結束,第一階段：需求識別,第二階段：解決方案,第三階段：執行控制,專案管理過程的主要階段,1.起始過程,定義一個專案階段的工作與活動 決定一個專案或專案階段起始與否 決定一個專案是否繼續下去,2.計畫過程,專案階段工作目標、計畫編制 成本預算、資源分配計畫 風險計畫、應急方案擬定,3.實施過程,組織和協調人力資源及其它資源 組織和協調各項任務與工作 激勵團隊完成即定工作計畫,4.控制過程,制定工作標準 跟蹤進度、分析差異 採取糾偏和應急措施,5.結束過程,制定專案移交與接受條件，完成專案成果移交

4、,項目與常規經營活動的區別,唯一性 有限的 創新性變革 不均衡的 資源的短暫性 追求效果 強調目標 風險及不確定性,反復性 永久的 漸進性變革 均衡的 資源的穩定性 追求效益 強調任務 經驗作用,項目 常規經營活動,項目經理與職能經理的主要區別,1.職責不同 專案經理對整個專案的成敗負責；職能經理對本部門負責。,2.許可權不同 專案經理擁有在專案中自行決策的權；無需事事上報請示。,3.業績考核不同 專案經理業績看是否滿足客戶需求及專案的效益；職能經理業績看部門整體的效益。,4.工作方法不同 專案經理職權僅在專案實施中有效，期限較短；職能經理職權對本部門長期有效。,專案經理的職責,1.平衡技術、

5、費用、時間，充分利用項目資源。 2.以項目範圍為基礎，精心計畫、合理分工、保證進度與品質 3.控制和指導專案日常工作，管理專案變更。 4.對專案的績效進行有效管理，並經常向上級領導彙報。 5.對專案可能發生的風險進行有效管理和控制。 6.進行專案團隊建設，強調內部溝通和外部聯繫。 7.獲取外部資源，與不同職能部門協調。 8.負責項目團隊的士氣鼓舞和學習能力的提高。,專案啟動,專案啟動過程,1.組建團隊 2.瞭解客戶需求 3.可行性調研 4.編制投標書/解決方案 5.合同簽訂,組建專案團隊,1. 2.挑選業務、技術熟練的人員 3.成員之間具有良好的合作精神 4.勝任的專案負責人,內部因素:,5.

6、高層領導的支持,外部因素:,對項目團隊的理解,1.項目團隊是為完成特定項目設立的專門組織 2.專案團隊是一種一次性的組織 3.專案團隊由專案管理人員、專業人員、專案經理組成 4.專案團隊強調團隊精神、團隊協作 5.專案團隊成員在某些情況下，需要接受雙重領導 6.專案團隊強調穩定性、責權利 7.項目團隊具有漸進性、靈活性 8.專案團隊建設是專案獲得成功的保障,項目團隊發展的四個階段,第四階段：輝煌發展,第一階段：初始形成,第二階段：震盪磨合,第三階段：規範統一,瞭解客戶需求,1.盡可能瞭解存在的問題多走訪 2.提出可能的解決方案多溝通 3.切忌憑經驗盲目做出決定多驗證 4.專案小組成員之間需求建

7、議多思考,客戶需求模糊怎麼辦？,專案經理、系統分析員、產品經理、銷售經理、實施/測試人員、文檔人員、客戶代表、都要看需求分析。,誰要看需求分析報告？,專案計畫,問題： 如何才能做好一個專案計畫？,專案計畫六個關鍵要素,什麼（What） 怎樣（How） 誰（Who） 什麼時候（When） 哪里（Where） 多少資源（How much）,專案計畫步驟,確定任務和子任務 明確任務之間的前後續關係 對具體的任務分配時間 明確可供分配的人員 對具體任務分配資源並協調進度安排 確定專案管理任務 反復上述過程直到計畫完成,什麼是專案基準計畫?,專案基準計畫是一種詳細描述專案目標、項 目範圍及其實施計畫的檔

8、。,提供有關專案的基本資訊 在專案開始之前明確有關人員的責任角色 專案實施的詳細計畫 事先明確項目成功完成的標準,專案基準計畫應包括如下幾項內容：,項目背景介紹 專案目標 專案組結構，專案組成員的角色和責任分配 施工方案/品質要求 採購進度計畫 專案進度計畫 應急措施 預計的成本,專案執行,專案執行,以專案計畫為基線，跟蹤專案實際進展。,目前進度？ 進度是否按計劃執行？ 如何才能保證進度？,關注內容:,專案執行的關鍵因素,專案工作範圍 變更 關鍵假設 資源的可獲得性 專案進度 非專案時間，如放假、教育培訓等 項目成本支出 每週狀態報告、每週活動報告、專案總結報告,項目進展的度量,花費的時間 花

9、費的成本 完成的任務數 達到的里程碑 項目範圍 專案交付的產品,領導滿意 用戶滿意,定量 定性,專案控制,為什麼要對項目進行控制?,項目環境發生了變化，變化是相對於過 去所建立的“基準狀態”的改變。,項目控制主要著眼於項目的三個因素： 品質，成本，時間,變化是不可避免的 接受變化 正確評價變化可能帶來的影響 對變化做出相應的改變 控制變化 創造變化,對項目變化應有的態度,專案計畫變更,對發現的主要問題進行清楚的描述 問題如果不被解決將造成什麼樣的後果 提供解決問題的辦法 誰負責解決問題 解決問題的時間表,項目監控點的設定,安裝進程檢查 關鍵路徑 里程碑 日誌/週報 風險評估,專案評審、驗收,專

10、案評審的類型,階段性評審：初始評審，過程評審，終止評審 特別評審：專案遇到特殊情況時，為了尋求幫助而作的評審,初始評審的內容,人員安排情況：技能，經驗，時機，專案分包等 關鍵任務的分配 計畫的初始執行情況 初始評審的時機：專案開始一段時間後（視具體專案定）,過程評審的內容,專案基準與專案實際執行情況的對比 原始假設的有效性 用戶參與的程度 專案範圍是否有偏離 通常1-2個星期評審一次,專案階段性和驗收評審的內容,在過程評審內容的基礎上，加上：下一階段的工作計畫 專案結束計畫：人員，設備，分析報告 在專案計畫完成之前的1-2周做出,專案評審/驗收報告,基本內容：專案名稱，評審日期，評審小組名單，

11、其他參加人員 專案評審等級：可控, 目前可控, 嚴重問題, 重大問題 專案進展情況 驗收報告 問題和建議,項目總結,項目績效 組織結構 專案小組成員 專案管理技術的運用 專案知識庫積累,集成業務部工作流程,專案啟動 投標及方案 合同簽訂 專案計畫 專案實施 專案驗收 專案收尾,項目立項,售前方案評審,投標產品授權,投標文件整合,合同歸檔,售前項目總結,銷售申請支援,招標文件購買,合同審核,採購合同簽訂,投標專案總結,客戶合同簽訂,供應商審核,採購付款,採購回票,售前售中交接,實施方案評審,軟體方案評審,工程項目管理,軟體發展控制,設備貨運管理,貨物配送,施工成本控制,工程項目驗收,軟體專案驗收,項目應收款,項目總結,售中售後交接,開票申請,專案評估,售後服務,核心業務流程,支援業務流程,合作外包評審,資金管理,驗收後專案所需提交的文檔：