采购风险控制.ppt

1、1,采购风险控制,2,一 采购风险分析,3,一、采购业务面临的十大问题,1、原材料、能源涨价。 2、客户或母公司指定供应商或采购渠道。 3、关键零部件供应商价格垄断，开发新供应商难度大。 4、国内供应商技术、质量不过硬。 5、买卖各方不原牺牲自身利益，缺乏透明度，建立供应链合作伙伴关系障碍多。 6、内部跨部门协调不良或采购前期参与不够。 7、质量、性能与价格权衡及价值工程分析不够。 8、多头采购。 9、计划变动 10、技术更新,4,二、现代企业采购团队素质的要求 1、才能方面的要求 2、专业方面的要求 3、品德方面的要求,5,传统采购管理观念的4大误区,第一大误区：采购部门是花钱的部门 第二大

2、误区：采购部门每年要按一定比例降低采购价格 第三大误区：采购部门是执行部门 第四大误区：对待供应商的态度是：把干毛巾水挤出来,现代采购管理观念的4大创新,第一大创新：采购是增加利润的途径 第二大创新：采购部门每年要按一定比例降低采购成本 第三大创新：采购部门是参与决策部门 第四大创新：对待供应商的态度是：整合供应商资源，实现双赢,三、控制采购风险需要转变四个观念,6,假设某公司每销售$100元，材料成本占$50元，而利润是$10元。采购 成本节省2%，可以增加销售额10%一样，能达到增加利润10%目的。,直接材料 $55 其他费用$44 利润 $11 销售额 $110,$,降低采购成本对利润之

3、贡献,直接材料 $49 其他费用$40 利润 $11 销售额 $100,直接材料 $50 其他费用$40 利润 $10 销售额 $100,降低成本2%,成本,7,销售,采购,项目采购计划,设计,跨部门 关系管理,要搞好一个部门工作单靠自身力量是不够的,采购、销售、技术设计、财务等部门之间的良好协作是提高运作效率和对客户需求反应的关键,质量,项目实施计划,项目实施,质量控制,同步采购,供应商 早期介入,同步开发 与供货,客户,生产,客户关系管理 CRM,四、采购业务与跨部门协作,8,需求申请、计划审批与库存控制协调不够。紧急要料多、需求申请人对需求变化规律把握不准，计划控制人对库存控制力度不够。

4、 产品编码不规范，质量标准描述不明确。 采购与质保、工程技术部门沟通不畅，技术更改与新品开发，采购处于被动地位 供应商管理和监控力度不够，供应商供货不够及时、质量有时不稳定 供应商考核有制度但执行力不够。 采购部门不能主动事先向仓储部门提供到货时间、验收要求和索赔标准等信息。,1、跨部门协作不良带来的问题,9,制造企业采购典型的跨部门协作不良的问题,采购部门工作重心定位不当 采购工作很忙，采购部的人手总是不够 采购人员对于采购需求习惯于被动接受，缺少主动参与 “采购人员千辛万苦的努力，不如技术人员动一动笔，降低成本谈何容易。” 又要管下订单，又要管物料与生产协调，就是无力管供应商 采购人员充当

5、灭火队员，无力强化供应商管理和提升谈判能力 采购工作缺乏科学的绩效考核,10,2、采购部门定位不当 采购充当灭火队,11,供应商开发、评估与过程管理 新品引进与招商 旬价、议价与签约 资源市场动态、预测与采购决策 全球联合采购、委托代理采购、招标采购运作 提升采购谈判能力 供应链建设和优化。,：,对内需求 协调功能,前期参与客户需求分析 推进标准化，优化产品结构 参与价值工程分析，不断降低采购成本 规范请购、采购、供应、验收业务运作,对外 商务功能,1、采购（Purchasing)的定义,五、采购部门职责的正确定位,Sourcing资源开发,12,Buyer购买,制定采购计划 搞好库存分析与控

6、制 根据销售需求下定单与催货 衔接到货事宜 处理退换货业务 搞好采购核销业务,货现在哪里？,2、采购角色的认知,13,采购功能 (Purchasing) 物料需求 (Material Requisition) 供应厂商 (Vendors) 价格第一 (Price) 官僚架构 (Bureaucracy) 敌对关系 (Adversarial Relationship) 压迫降价 (Pressure Tactics),货源搜寻 (Sourcing) 顾客需求 (Customer Requirements) 外部资源 (External Resources) 利润第一 (Bottom Line Con

7、tribution) 竞争优势 (Competitive Advantage) 策略联盟 (Strategic Alliance) 联合成本管理 (Joint Cost Management),传 统,未 来,14,二 采购业务面临的十大风险,15,一、供应商合作风险,供应商合作风险的表现 质量 价格 交货期 技术支持、售后服务与备件保障 知识产权,16,二、经济合同风险,以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保； 接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。 签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利

8、，而所需的物资则无法保证。 供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造成损失。,17,交货检验质量与检测手段 现在使用质量 未来使用质量 隐形质量问题 使用寿命 质量问题带来的直接损失和间接损失,三、采购质量风险,一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。,18,是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损

9、失。 是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。 技术更改使维修备件库存成为呆料 。,四、技术进步风险。,19,1）计划风险。 因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性； 采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。 2）合同风险： 合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。 合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优

10、惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。 合同日常管理混乱。,五、企业物资采购内因型风险,20,3）验收风险 在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠， 以次充好；在品种规格上货不对路，不合 规定要求；在价格上发生变形等等。4）存量风险 采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。 物资过多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。 物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成价格风险。5）责任风险 许多风险归根至底是一种人为风险。主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中，由于工作

11、人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。,21,六、价格风险,由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。 当企业采购认为价格合理情况下，批量采购，但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。 进技术进步和产品市场寿命周期缩短，出现跌价而引起采购风险。 非价格因素成本风险,它是指企业在经营进出口及其他对外经济活动时，因本国与外国汇率变动，使企业在兑换过程中遭受的损失。特别是在银行有外币贷款的企业更应如此。,七、汇率风险,22,八、支付风险与担保风险,指为采购物资支付货款，供方未履行或完全履行合同规定的义务而产生的风险。,支

12、付风险,指供方收到货款后，未履行或完全履行合同规定的交货义务，对方委托的担保单位也未履行合同义务，造成货、款两空的风险,担保风险,23,九、采购招标风险,违法透露有关招标投标的情况或泄露标底； 搞虚假招标； 与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判； 以不合理的条件限制或者排斥潜在的投标人； 因评标结果违反评标原则而受到投标商质疑； 擅自修改已审定的招标文件等。,24,1）虚列采购 2）押金抵物 3）有单无货 4）涂改发票单价。,常见的企业采购作弊方式,采购回扣的现象,1）非法争取业务。 2）非法提高利润率。,十、职业行为风险,25,三 采购风险控制,26,1、俏货引诱。利用紧缺畅销商

13、品，诱人签订购销合同，骗取预付款或定金。2、 鱼食诱饵。先履行几份小额合同，制造履约能力强、信誉好的假相，骗取信任后签订大额合同，骗取大量货物或大额货款，然后销声匿迹。3、 移花接木。让对方看别人货物，一旦签约骗取对方货款或定金后，便再无踪影。4、 假冒身份。私刻公章，伪造企业，然后与人签订合同，骗取货款或货物；通过关系或采取挂靠等方式，骗得集体企业、国有企业的营业执照，借此行骗；假冒具有一定知名度、信誉度企业的名称，骗取信任签订合同；骗取单位的空白介绍信、盖有合同章的空白合同，骗签合同。,（一）合同欺诈手段,一、 采购合同风险防范,27,5、 设置圈套。事先精心设计并诱人签订根本无法履行的加

14、工承揽合同。被骗方落入圈套后，合同不但无法履行，而且事先支付给骗方的定金和原料无法追回。6、 设托骗卖。即“买方”是“卖方”的“托儿”。7、 传真诈骗。骗签合同后，骗方利用汇款时间差，先通过银行向供方汇去少量货款，待取得盖有银行公章的汇款单后，用涂改液改为大额汇款，再用传真机发往供方，诱使供方发货，待提货后溜之大吉。,28,刑法第二百二十四条规定：有下列情形之一，以非法占有为目的，在签订、履行合同的过程中，骗取对方当事人财物，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者 拘役，并处或者单处罚金；数额巨大或者有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大或者有其他特别严重情节的，处十

15、年以上有期 徒刑或者无期徒刑，并处罚金或者没收财产：1、 以虚构的单位或者冒用他人名义签订合同的；2、 以伪造、变造、作废的票据或者其他虚假的产权证明作担保的；3、 没有实际履行能力，以先履行小额合同或者部分履行合同的方法，诱骗对方当事人继续签订和履行合同的；4、 收受对方当事人给付的财物、货款、预付款或者担保财产后逃匿； 5、 以其他方法骗取对方当事人财物的。,（二）合同欺诈的刑事责任的主要内容：,29,1、 签订合同前认真审查对方的主体资格、资信情况、履约能力。 签订合同前做到“三要”： 要对方提供法定代表人身份证明、营业执照，委托代理人签订合同的，要求对方出具法定代表人授权委托书、代理人

16、的身份证明等， 杜绝凭关系或熟人的介绍草率签订合同的情况； 要通过各种方式对对方的资信情况进行调查； 要掌握与了解对方的履约能力。 2、 签订合同时严格审查合同条款。 应严格审查合同内容，使权利、义务对等、条款规范、约定明确，以利履行。合同主要条款不能含糊不清或易产生歧义，以防止对方利用条款设置骗局，留下隐患。这项工作，应由法律顾问（律师）把关。,（四）如何预防合同欺诈,30,3、 建立健全必要的合同管理制度。 根据具体情况，从合同签订到履行完毕，企业应制订一套切实可行的、完善而严密的合同管理制度。 4、聘请法律顾问，降低经营风险。 不法分子利用合同诈骗屡屡得手，加大了企业经营风险。事实上，合

17、同相对方提出的，看似公平的条款，实际上很有可能是对方对某些法律问题的规避；己方提出 的，在业务上很有利的条款，实际上很有可能存在重大的法律隐患。因此，企业除了提高人员素质，提高经营管理水平外，聘请有合同法律知识和业务能力的律师做 法律顾问，是当务之急,31,1、加强对买卖合同的管理。1）设置必要的买卖合同管理机构，有主要领导挂帅，有专职的合同管理员。 2）制订科学完善的买卖合同管理制度。 3）其他买卖合同的管理工作还包括买卖合同示范文本的管理，合同专用章的管理等。,（五）反欺诈买卖合同的措施,32,2、签订买卖合同前的反欺诈 1）从公民和法人两方面审查对方有无民事行为能力 2）审查对方的信誉

18、3）审查对方的履约能力 4）对合同承办人的资格审查。 3、签订买卖合同时的反欺诈。 对合同的形式，合同的主要条款、合同的签字盖章、合同的担保及有关手续的审查。,33,1）采取托收承付结算方式的，需方拒付货款，应当按照人民银行结算办法的拒付规定输。 如果需方无理拒付货款，供方可申请对方开户银行进行说服。经银行说服无效，银行强制扣款。2）进口履约风险控制，采取银行保证书（银行保函） 在进口合同中规定，在出口方开具保证履约的银行保证履约的保证书后，进口方再开信用证，目的是防止出口方的欺骗。 银行保函必须是不可撤消的，且详细说明保证的具体内容，其有效期应晚于卖方履约的期限，否则有可能造成保证函过期，银

19、行不再承担担保责任而造成损失。,4、履行买卖合同中的供方反欺诈。,34,3）在交货时，根据合同约定供方要求需方提供担保。 需方不提供担保的，供方拒绝交付货物。因为供方一旦交付货物，就失去了对货物控制的权利。4）申请仲裁或向法院起诉。 当事人在买卖合同中约定申请仲裁的，供方不得先向人民法院起诉，而必须先申请仲裁。当事人在买卖合同中约定向人民法院起诉 的，供方可在供方所在地法院，需方所在地法院、标的物所在地法院、合同签订地法院、合同履行地法院之中选择一个法院，提起诉讼。,35,1）根据合同规定，在供方先行交付货物，需方然后才支付货款的情况下，如果供方不先行交付货，需方就不必支付货款。如果供方迟延交

20、货，需方可根据合同规定，要求供方承担违约责任。如果供方拒绝交付货物，则根据不履行规则要求供方承担违约责任。 2）根据合同规定，在需方支付货物价款之后，供方才履行交货义务的情况下，如果供方在签订合同后履行合同前，其财产状况恶化，有可能在将来需方支付货 款之后仍不能交付货物，需方有权要求供方先行交货或提供担保，否则，需方拒绝履行自己支付货款的义务。如果供方提供担保，则需方就须先行支付货款。供方提供担保后在货物的交付期限届满仍不能履行交货义务的，需方可就供方提供的担保执行，要求供方承担违约责任。需方还可以基于情势变更规则要求解除双方的买卖 合同。,5、履行买卖合同中的需方反欺诈。,36,3）根据合同

21、规定，在供方先行交付货物而后需方才支付货款的情况下，如果供方提供的货物质量有缺陷，需方应视不同情况采取相应措施，以维护其合法权益。如：同意利用，降低货物价格；交付替代货物；拒收或退货，并要求承担违约责任，等等。 4）如果供方本无履约能力或根本不准备履约，以欺诈手法诱引需方签订买卖合同，从而骗取定金或预付款的，需方要及时向人民法院起诉，并适时申请财产保全。供方骗款后出逃的，需方要及时向公安机关报案，收集提供供方进行欺诈的线索和证据。5）无论在哪一种情况下，供方不履行或不适当履行，迟延履行或拒绝履行，需方都可以根据实际情况与供方协商，要求供方承担违约责任。如协商不成，需方可以根据双方在买卖合同中的

22、约定，或申请仲裁，或向人民法院起诉。,37,二、企业采购风险防范与管理审计,全过程的审计：是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。 全方位的审计：是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。,1、对采购全过程、全方位的监督。,38,审查企业采购部门物料需求 物资采购计划的编制依据是否科学 调查预

23、测是否存在偏离实际的情况 计划目标与实现目标是否一致 采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。,2、对物料需求和物资采购计划的审计。,依法订立采购合同是避免合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。,3、对物资采购招标与签约审计监督。,39,（1）对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。 （2）审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。 （3）合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分

24、类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。,4、对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的审计。,40,（1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。 （2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。 （3）对不合格品控制执行情况审计，

25、审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录。 （4）管理审计还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。 （5）审查采取“零库存”策略的企业，是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。,5、对物资采购合同执行中的审计。,41,1）买方企业员工的奢华生活方式。 2）企业对卖方欺诈没有设立良好的防范制度。 3）不正当的单一供应商渠道。 4）需求部门不必要的附加技术要求或指定供应商。 5）需求部门对正常采购的物资在技术、功能几服务等方面故意刁难。 5）其他卖方企业的抱怨和申诉。 5）与采购

26、业务相关的人员同卖方不正常的亲密关系。 6）经常发生但却一直得不到解决的对卖方企业产品的投诉。,1、采购舞弊的行为表现,三、企业采购作弊防范措施,42,1）三分一统。 “三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制 权、质量验收权要做到三权分离，各负其责，互不越位。 “一统”，即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。,2）“三统一分”。 “三统”是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款； “一分则是指费用要分开控制,2、企业采购作弊防范的程序措施,43,4）“五到位、一到底”。 所谓“五到位”是指所采购的每一笔商品 都必须有五人的签字，即采购人、验收人、证明人、批准人、财务-审

27、查 人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销人账。“一到底”就 是负责到底，谁采购谁负责，并且要一包到底，包括价格、质量、使用 效果等都要记录在案，什么时候发现问题什么时候处罚。,3）“三公开两必须”。 “三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购完成后的结果公开；“两必须是指必须在货比三家后采购，必须按程序、按法轨规要求签订采购合同。,44,建立采购委员会 廉政协议书与廉政责任制 规定采购部门作为对外商务谈判的唯一窗口 采购部门全程参与技术谈判 轮换岗位 定期会同供应商进行廉政考评 同供应商签定廉政协议 采购预算与资金控制 合同的会签制度,3、采购风

28、险的防范组织措施,45,理顺主管部门之间的关系，明确具体职责明确采购机关、建设单位、建筑工程招标管理机构、监察、审计部门的职能采购机构确定招标方案、编制招标文件、发布招标公告、对投标人进行资格预审； 择优选择中介机构编制标底； 依法组建评标委员会； 组织开标、评标、定标活动，择优确定中标人； 依法确定工程勘察、设计、监理队伍； 根据项目特点，确定主要材料、设备的采购方式。 形成统一工程量、采用多种形式竞争确定工程造价的市场定价模式。 确保工程质量，防范采购风险。避免由于招标方法不科学、运作程序不严谨、监管措施不得力，造成了偷工减料、以次充好、暗箱操作、甚至出现“豆腐渣”工程等许多严重后果。,4

29、、规避招标风险、防止舞弊的措施,46,四 采购谈判及风险规避,47,心理学和行为学知识 智商与情商 谈判专家首先是业务专家 善于把握妥协时机 实践中不断提升,一、成功谈判者的特征 谈判妥协的艺术,48,2.采购员往往居于被动接受利地位,1.不如对手了解谈判的标的,3.防守多进攻少,4.原则性强，自主性弱,5.较注重价格因素,二采购谈判的特点,49,三、带来风险的谈判十大错误,争吵代替说服 短期策略对待长期关系 对人不对事 进入谈判却没特定目标和底线 逐步让步到底线却沾沾自喜 让步却没有得到回报 让步太容易太快没有找出对方的需求 接受对方的第一次的开价 自以为对方知道你的弱点 从最难的问题切入谈

30、判,50,成功谈判的要素,51,哈 佛 谈 判 态度,第一：主张对事强硬，对人温和，把事和人区分； 第二：主张开诚布公，在谈判中不采用诡计，也不故作姿态； 第三：主张在谈判中既要达到目的，又要不失风度； 第四：主张尽量保持公平、正直、同时又要让别人无法占你的便宜；,52,“红与蓝”的博弈,四、游戏：,得分表,53,游戏原则,最佳,满意,不满意,54,（一）了解你的对手策略,1.把信息来源 2.非正式沟通渠道的运用 3.了解你的对手,1）了解供应商组织情况 2）了解对方需要 3）了解谈判者情况 4）了解对方谈判期限 5）考查对手的权跟,五、 采购谈判的策略,55,永远不要同没有权利的人谈判,导致

31、谈判期限无法掌控 处于谈判被动 被迫让步,56,就像足球队需要守门员一样，谈判小组需要一些“典型”角色来使谈判顺利结 束。这些角色包括谈判首席代表、白脸、红脸、强硬派、清道夫。配合每一个谈判特定的场合还需要配备其他角色。 理想的谈判小组应该有35人，而且所有关键角色都要有。一般来说，一个人担当一个角色，但常常是一个谈判者身兼几个相互补充的角色，这些角色能够反映 谈判者自身的性格特点,（二）角色策略,57,（三）地点策略,1、主场客场,2、谈判环境,3、谈判桌与位置设置,58,（四）时间策划,80%的妥协与让步是在最后20%时间作出,保密你作出决定的最后期限,尝试了解对手的期限,等待与忍耐有时是

32、必需的-无论对手的表现如何,尽量把最后期限弹性化,59,：主动地位的谈判技巧,规定期限策略对方需要的渴望明显 先苦后甜策略 不开先例策略 声东击西策略,（五）不同地位的谈判,60,：平等地位的谈判技巧,私人接触 开放策略 假设条件 休会策略,61,：被动地位的谈判技巧,团队力量策略 权力有限策略 寸土必争策略 吹毛求疵策略 循环逻辑策略 “联合”策略,62,（六）议题与目标策略,价格,数量,交货期,价格,数量,回款,卖方,买方,63,技巧一：会说不如会听、会看,倾听是能够维持双方谈判最有效的手段了。它也是你在谈判中不向对方做出让步反而能获得大量信息的过程。因为只有你细心去听对方说，你才能了解那些你无法在准备阶段得到的信息，对方的意图、需求，然后决定你该向对方说什么。 阅读技术资料和审核合同条款是谈判结果兑现的关键。,六、采购谈判八大技巧,64,1谈判者要善于把握谈判过程。,必须把握谈判全部时间和最后时间的关系； 合理估算