会计电算化PPT2.ppt

1、第七章,总账系统,第一节 总账系统概述,一、总账系统的任务与特点 （一）总账系统的的基本概念 在会计电算化的条件下，为了加强各种会计核算方法之间的联系，同时也便于计算机进行会计数据处理，我们把设置会计科目、复式记账、填制和审核会计凭证、登记和管理会计账簿等统称为账务处理，把专门用于账务处理的计算机软件系统称为总账系统。,第一节 总账系统概述,（二）总账系统的作用 总账是电算化会计系统中一个重要模块，它与出纳管理系统、工资核算系统、材料核算系统、成本核算系统、固定资产管理系统、产成品销售核算、会计报表管理系统等共同组成电算化会计系统。由于许多会计核算工作不可能都集中在总账系统完成，而是先由各子系

2、统进行专项核算处理，然后将核算结果汇总并形成会计凭证，然后送到总账系统进行集中处理。同时，各子系统在核算中也需要从总账系统中提取一些会计数据进行专项处理，所以总账系统就成为会计电算化系统的核心部分。,第一节 总账系统概述,（三）总账系统的工作特点 具有很强的综合性 符合公认的会计准则 二、总账系统的基本业务流程 （一）手工方式下账务处理的业务流程 （二）总账系统的数据流程,手工方式下账务处理的业务流程,总账系统数据流程,第一节 总账系统概述,三、总账系统的基本功能模块 （一）账务初始化 系统管理 系统设置 （二）日常账务处理 日常凭证处理 日常账簿登记 凭证账簿查询、打印输出 系统维护 四、总

3、账系统的基本操作过程,总账系统的基本功能模块,总账系统的基本操作过程,第二节总账系统初始化,一、账务处理系统初始化的前期准备工作 （一） 会计资料的准备 1.选定会计软件的的功能模块 2.准备会计科目 3. 准备科目余额 4.准备各个账户的未达账项 5.确定记账凭证的类型 （二）人员分工的准备 （三）运行环境的准备,第二节 总账系统初始化,二、建立会计核算体系 操作员设置 建立核算账套 操作员设置权限设置 定义编码方案 设置账簿选项 定义外币及汇率 建立会计科目 建立辅助核算 明细权限设置 结算方式定义 设置凭证类别 自定义项的设置 常用凭证及摘要定义,第二节 总账系统初始化,设置账簿选项 .

4、在“总账系统”界面，单击系统主菜单“文件”下的“账簿选项”; .进入“账簿选项”后，系统自动显示各项参数默认值，用鼠标点击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其它”页签，即可进行账簿选项的修改。修改方法是：单击选项前的选择框并作对勾标记，即表示选取该项功能。 .单击确定按钮，退回到“总账系统”主界面。,设置账簿选项,第二节 总账系统初始化,建立会计科目 1.在“总账系统”主界面，单击“设置”菜单下的“会计科目”选项；屏幕显示“会计科目”界面； 2.在“会计科目”界面，单击增加按钮，屏幕所显示的是“会计科目新增”界面； 3.分别输入科目级次、科目编码、科目名称、科目类型、助记码、账页格式、辅助核

5、算、其他核算、科目性质、外币核算、数量核算等项目，输入完成后，如果输入正确，用鼠标单击确认按钮，否则可以用鼠标单击取消按钮取消此次增加。如果想继续增加，用鼠标单击增加按钮，分别输入上述科目设置栏目，直至所有会计科目全部输入完毕。 4.当所有会计科目全部输入完毕，单击关闭按钮，回到“会计科目”界面，所有新增加的会计科目均列示于“会计科目”一览表。,建立会计科目,建立会计科目,第二节 总账系统初始化,建立辅助核算（以建立部门核算为例） 1.在“系统总账”界面，单击“系统初始化”菜单下的“部门目录”选项，屏幕显示“部门档案”界面； 2.单击增加按钮，在“部门编码”栏输入“”，“部门名称”输入“厂部办

6、公室”，“部门属性”输入“管理”，顺次输入电话、地址等其他信息内容； 3.单击保存按钮，将厂部办公室增加到部门目录中在左窗中。 4.重复上述操作，可设置单位其他部门直至所有部门输入完毕；设置完毕，单击返回按钮，返回“总账系统”界面。,建立辅助核算,第二节 总账系统初始化,明细权限设置 .在“总账界面”，单击“系统初始化”下“明细权限”，屏幕显示“明细权限设置”界面； .单击“明细账科目权限设置”，单击操作员下拉菜单选取“甲操作员”，单击“全选”按钮，所有待选科目均被调入已选科目一览表，表明该操作员对所有会计科目及下级的明细账拥有查询权、打印权； .单击操作员下拉菜单选取“丙操作员”，在待选科目

7、列表中选取“现金”、则该科目被调入已选科目列表，重复此项操作将“银行存款”、“其他货币资金”调入已选科目列表，表明该操作员对现金、银行存款、其他货币资金会计科目及下级的明细账拥有查询权、打印权； .单击“凭证审核权限设置”，单击审核人下拉菜单选取“甲操作员”，分别双击“乙操作员”、“丙操作员”所在的“是否有审核权”一栏并作对勾标记，则甲操作员即可以审核乙、丙操作员填制的凭证，制单权限设置类似明细科目权限设置。 .上述设置完成后，单击退出按钮，返回“总账系统”界面。,明细权限设置,明细权限设置,第二节 总账系统初始化,结算方式定义 .在“总账界面”，单击“系统初始化”菜单下“结算方式”选项，屏幕

8、显示“结算方式”界面； .在“结算方式”界面，点击增加按钮，激活界面的右窗口，在“结算方式编码”一栏输入“”，在“结算方式名称”一栏输入“现金结算”，将“票据管理标志”设置为空；（若实施票据管理则打上对勾标志） .单击保存按钮，则该结算方式进入系统并在界面左则列示；参照上述操作，可定义其他结算方式； .定义完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,结算方式定义,第二节 总账系统初始化,设置凭证类别 .在“总账界面”，单击“系统初始化”菜单下“凭证类别”选项，屏幕显示“凭证类别”界面； .在“凭证类别”界面，系统提供了几种常用的分类方式供使用单位选择，例如可单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”

9、前的选择框，作选中标记，再单击确定按钮；系统已按照所选定的凭证分类方式对凭证进行了预置，双击收款凭证的限制类型栏，单击下拉框选取“借方必有”，在“限制科目”栏输入“、”，重复此项操作将付款凭证、转账凭证的有关栏目进行设置； .设置完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,设置凭证类别,第二节 总账系统初始化,常用凭证及摘要定义 1.在“总账系统”界面，单击“凭证”菜单下的“常用凭证”； 2.单击增加按钮，在“编号”栏中输入，在“说明”栏输入“存现金”在“凭证类别”栏输入“收 收款凭证”，或双击该栏再单击下拉箭头调出“凭证类别”参照，单击“收款凭证”并回车即可； 3.单击详细按钮，屏幕显示“常

10、用凭证”凭证分录定义窗口；在此界面中单击增加按钮，在“摘要”栏输入“存现金”，在“科目编码”栏输入“”后回车，由于银行存款科目具有辅助核算属性，对此时系统弹出的“辅助信息”对话框可不作输入，设置完成后，单击确定按钮，返回“常用凭证界面”； 4.由于借贷方金额不能确定，此栏设置为空，单击退出按钮，再重复此类操作直到将所有的常用凭证全部输入。,常用凭证及摘要定义,常用凭证及摘要定义,第二节 总账系统初始化,三、录入期初余额 （一）总账期初余额的录入 1.在“总账系统”界面，单击“系统初始化”菜单下的“录入期初余额”，屏幕显示“期初余额录入”界面； 2.将光标移至需要输入数据的“期初余额”栏，直接输

11、入数据； 3.数据输入完毕，单击刷新按钮，系统自动生成上级科目余额； 4.定义完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,录入总账期初余额,第二节 总账系统初始化,（二）辅助账期初余额的录入 1.在“总账系统”界面，单击“系统初始化”菜单下的“录入期初余额”，双击“其他应收款应收职工借款（个人往来）”科目；屏幕显示“个人往来期初”界面；单击科目名称下拉框选取“应收职工借款”，再单击增加按钮；按回车键空过“日期”、“凭证号”，依次直接输入“部门”、“个人”、“摘要”、“金额”等内容，按回车键光标移到下一行，可继续录入其他个人的期初余额； 2.输入完毕，单击退出按钮，退回到“期初余额录入”界面，“

12、应收职工借款”辅助核算科目的期初数就由系统自动生成； 3.单击试算按钮，查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡；单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致； 4.检查平衡，单击退出按钮，返回“总账系统”界面。,辅助账期初余额的录入,第二节 总账系统初始化,四、进行总账系统初始化设置的正确性检查 1.是否设置会计科目； 2.是否有未定义下级会计科目的会计科目； 3.是否有未定义项目大类的“项目核算类”会计科目； 4.各科目年初余额及各科目上、下级科目的年初余额是否平衡，各科目每月的发生额是否平衡； 5.个人往来账与总账期初余额是否平衡； 6.单位往来账与总账期初余额是否平衡； 7

13、.部门核算总账与总账期初余额是否平衡； 8.项目核算总账与总账期初余额是否平衡； 9.是否设置凭证类型。,第三节 日常账务处理,一、填制凭证 （一）填制凭证的基本方法 1.在“总账系统”界面下，用鼠标单击菜单凭证下的填制凭证选项，屏幕显示一张空白凭证；单击增加图标，系统自动以机内时间作为填制凭证的月份和日期，并自动产生一个凭证流水号码作为凭证号。 2.输入凭证内容：即输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录一般都要由摘要、会计科目、发生金额组成： 3.当凭证全部录入完毕后，按保存 按钮或F6键保存这张凭证，若按放弃 按钮，则放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击增加则可继续填制下一张凭证； 4.当一批凭

14、证填完后，用鼠标单击退出或通过菜单文件下的退出填制凭证功能，返回“总账系统”界面。,填制凭证,第三节 日常账务处理,(二)常用凭证的调用 1.在制单时通过菜单编辑下的调用常用凭证； 2.按屏幕提示输入常用凭证代号，并用鼠标单击确定按钮； 3.若调出的常用凭证与我们所填制的凭证业务内容有出入或缺少部分信息，可直接将其修改成所需的信息，其操作方法类同于修改或填制凭证。,第三节 日常账务处理,二、审核凭证 .在“总账系统”界面，单击“文件”菜单下“重新注册”功能中的“更换操作员”，系统弹出对话框，在“姓名”栏下拉框选取“李强”，单击确认按钮，返回“总账系统”界面； .在“总账系统”界面，单击“凭证”

15、菜单下“审核凭证”中的“审核凭证”屏幕显示记账凭证选择凭证条件窗，在此处输入出纳凭证的条件：单击“月份”下拉框选取“1998.12”，单击“全部凭证”并作为先取标志，再单击确认按钮，屏幕显示凭证一览表； .在凭证一览表中用鼠标双击待签字凭证，则屏幕显示此张凭证，如果凭证不是要进行签字的凭证，可用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询 按钮，按输入的查询条件去查找； .当屏幕显示待签字凭证时，通过菜单查看下的科目转换可切换显示科目编码和科目名称，用或键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息； .在审核员确认该张凭证正确后，即可单击签字按钮，在凭证底部的“审核”处自动签上

16、审核员的姓名； .若想对已签字的凭证取消签字，可用鼠标单击取消按钮取消签字； .用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询按钮，按输入的查询条件去查找其他待签字凭证，重复上述操作步骤； .签字完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,第三节 日常账务处理,三、凭证汇总 .“总账系统”界面，单击“凭证”菜单下“凭证汇总”功能菜单，屏幕显示出“凭证汇总”界面，“凭证汇总”界面主要有以下栏目： 月份、类别、科目级次、凭证号、日期、凭证汇总范围； .操作员可根据上述屏幕栏目，在“月份”栏输入“1998.12”，在“凭证类别”下拉框选取“付款凭证 ”在记账凭证汇总条件处，选择“全部”，

17、输入完成后，单击汇总按钮，屏幕显示12月份付款凭证汇总表；系统提供了快速定位查询功能，可查询各科目的本期发生额和期末余额。重复上述类似操作，可分别对收款凭证、转账凭证进行汇总； .凭证汇总完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,第三节 日常账务处理,四、记账 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击凭证下记账，进入“记账”向导一。 2.屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出其中的空号与已审核凭证范围，单击记账凭证的本次“记账范围”； 3.选择完成后，用鼠标单击 下一步按钮 ，系统先对凭证进行合法性检查，如果未发现不合法凭证，屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证的总数，供操作者进行核对； 4.

18、核对无误后，用鼠标单击下一步，进入“记账”界面； 5.当以上工作都确认无误后，我们可以用鼠标单击记账按钮，系统开始登录有关的总账和明细账； 6.记账完毕，系统弹出提示窗口，单击确定按钮，退出“总账系统”界面。,记账,第三节 日常账务处理,五、凭证查询 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单 凭证 下的 查询凭证 ，进入“查询凭证”功能，屏幕显示查询条件窗。 2.输入查询凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表； 3.在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此.凭证； 4.可用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按.钮翻页查找或按 查询 按钮查找输入条件查找； 5.通过菜单查看下的科目转换查看科

19、目编码和科目名称，用或键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息。,第四节 出纳管理,一、日记账与资金日报表 （一）现金日记账 （二）银行日记账 （三） 资金日报 （四）支票登记簿 二、银行对账 （一）银行对账期初录入 （二）银行对账单 （三） 银行对账 （四）查询输出银行存款余额调节表 （五）查询对账结果,第五节 账簿管理,一、基本会计核算账簿管理 （一）总账的查询与打印 （二）余额表的查询与打印 （三）明细账的查询与打印 （四）序时账的查询与打印 （五）多栏账的查询与打印 二、各种辅助核算账簿的管理 （一）部门辅助账的管理 （二）个人往来辅助账的管理 （三）项目辅助账的管理,第五节

20、期末账务处理,一、定义转账凭证 （一）自定义转账凭证 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单期末处理下的转账定义，再选择其下级菜单中的自定义转账设置，屏幕显示“自动转账设置”窗口队 2.在“自动转账设置”窗口，用鼠标单击增加按钮，可定义一张转账凭证，屏幕弹出“转账目录”窗口，录入以下凭证主要信息： 转账序号 转账摘要 凭证类别 3.输入以上各项后，单击确定，返回“自动转账设置”界面，“转账序号”、“转账摘要”、“转账类别”等信息自动填入相应的信息框，并开始定义以下转账凭证分录信息： 摘要 科目 部门 项目 个人 客户 供应商 方向 公式 4.公式录入完毕后，按回车键，可继续编辑下一条转账

21、分录。 5.录入完所有转账分录，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,定义转账凭证,第五节 期末账务处理,（二）对应转账设置 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单期末处理下的转账定义，再选择其下级菜单中的对应结转设置，屏幕显示“对应转账设置”窗口； 2.在“对应转账设置”窗口，用鼠标单击增加按钮，开始增加一笔对应转账。该窗口主要有以下栏目： 编号 转出科目 转入科目 凭证类别 附单据数 3.输入以上各项后，按回车键，开始增加下一条定义； 4.按删除按钮可删除光标所在行的对应结转凭证； 5.按Esc键退出输入状态，单击退出按钮，退回“总账系统”。,对应转账设置,第五节 期末账务处理,（三

22、）销售成本结转设置 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单期末处理下的转账定义，再选择其下级菜单中的销售成本结转设置，屏幕显示“销售成本设置”窗口 2.在“销售成本设置”窗口，单击“凭证类别”下拉框，选取“转账凭证”；在“库存商品科目”栏输入“1243”，在“主营业务收入科目”栏输入“ 5101”，在“主营业务成本科目”栏输入“ 5102”；输入完成后，单击确定按钮，系统自动计算出所有商品的销售成本。其中： 数量=商品销售收入科目下某商品的贷方数量 单价= 库存商品科目下某商品的月末金额 / 月末数量 金额= 数量 * 单价 3.确认计算无误，单击退出按钮，退回“总账系统”界面，销售成本

23、结转设置完成，进入转账凭证生成，系统将自动计算出结转月份的销售成本，并生成销售成本结转凭证。,销售成本结转设置,第五节 期末账务处理,（四）汇兑损益结转设置 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单期末处理下的转账定义，再选择其下级菜单中的汇兑损益结转设置，屏幕显示“汇兑损益结转设置”窗口 2.在“汇兑损益结转设置”窗口，单击“凭证类别”下拉框选取“转账凭证”；在“汇兑损益入账科目”处输入该账套中汇兑损益科目的科目编码，此处可输入“522”，也可单击或按F2键参照科目录入； 3.将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上按空格键选择需要计算汇兑损益的科目，或用鼠标双击要计算汇兑损益的科目，选择完

24、毕后，单击确定即可； 4.选择完毕后，单击确定，退回“总账系统”界面。,汇兑损益结转设置,第五节 期末账务处理,（五）期间损益结转设置 1.在“系统总账”界面，用鼠标单击系统主菜单期末处理下的转账定义，再选择其下级菜单中的期间损益结转设置，屏幕显示“期间损益结转设置”窗口； 2.在表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，可单击或按F2参照录入。如果本年利润科目又分为多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的损益科目对应； 3.在下面的对应结转表中录入明细级的本年利润科目； 4.录入完毕，单击确定按钮，退回“总账系统”界面。,期间损益结转设置,第五节 期末账务处理,二、生成转账凭证 （一

25、）生成自定义转账凭证 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单期末处理下的转账生成，或单击自动转账模块，屏幕显示“转账生成”窗口； 2.单击“自定义转账”前的选择框，选择所要进行的转账工作（此处选取“自定义转账”），系统将“自定义转账设置”中定义的内容置于表中， 3.选择所要进行结转的月份，单击“结转月份”下拉框，选取“1998.12”；选择所要结转的凭证，在“是否结转”栏处双击鼠标打上对勾标志、表示该转账凭证将执行结转； 4.选择完毕后，按确定按钮，屏幕显示将要生成的转账凭证； 5.按首页上页下页末页可翻页查看将要生成的转账凭证； 6.若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可； 7.当确定系统显示的凭证是我们所希望生成的转账凭证时，按保存按钮将当前凭证追加到未记账凭证中； 8.操作完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,生成转账凭