word高级进阶培训2.ppt

1、第2章 Word 2007的基本操作,本章要点 掌握文档的几种创建方法 掌握打开文档的方法 掌握在Word中输入文本的方法 掌握Word文档编辑技术 了解拼写与语法检查以及自动更正的应用 掌握文档的保存与加密方法 熟悉相关文档的显示设置 本章将对Word 2007的基本操作进行详细的讲解。其主要内容包括：新建/打开/保存与关闭文档的方法、输入文本内容、复制与移动、查找与替换、撤销与恢复以及对文档加密、拼写与语法检查、自动更正、改变视力显示比例等。,2.1 创建文档,在启动Word 2007时，程序会自动创建一个名为“文档1”的空白文档。Word 2007是可以进行多文档同时编辑的程序，在需要继

2、续创建新文档时，可以通过以下方法来完成。,2.1.1 创建空白文,创建空白的Word文档，可以通过以下几种方式来完成。 单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，程序将打开“新建文档”窗口，用鼠标单击“空白文档”按钮后按下右下角的“创建”按钮，即可创建一个空白文档，如图2-1所示。 单击“快速访问工具栏”中的“新建”按钮（快捷键“Ctrl+N”）。 打开“我的电脑”中需要创建文档的文件目录，在空白位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”“Microsoft Office Word 文档”命令，如图2-2所示。即可在该位置创建一个空白文档文件。,图2-1 选择“空白文档”

3、进行创建,图2-2 新建Microsoft Office Word 文档,2.1.2 利用模板创建文档,Word 2007提供了种类丰富的文档模板，还可以通过连线官方资源系统，下载更多精美实用的文档模板。应用这些模板，可以快速创建各种类型的文档文件。,上机练习2.1 利用模板制作简历文档 单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，程序将打开“新建文档”窗口；在左边的列表中单击“已安装的模板”按钮，然后向下拖动“已安装的模板”列表中的滚动条，找到并点选“平衡简历”，如图2-3所示。 单击“创建”按钮，Word 2007即以所选模板作为基础创建一个简历文档，在其中预留了需要用户输入

4、内容的位置，如图2-4所示。,图2-3 选择“平衡简历”模板,图2-4 从简历模板创建的文档,2.1.2 利用模板创建文档,用鼠标单击文档中预留的文字输入控件，然后直接通过键盘输入对应的文字内容即可，如图2-5所示。 将鼠标移动到“文档部件”按钮上并单击，可以在弹出的补充信息菜单中单击需要的条目，进一步完善模板中预留的对应信息，如图2-6所示。,图2-5 在预留位置输入信息,图2-6 选取并添加补充信息,2.2 打开文档,若要对已有文档进行编辑，则需要将其实打开。在Word 2007中打开文档的方法有很多，用户可以根据需要选择合适的打开方式。,2.2.1 通过“打开”对话框打开文档,在Word

5、 2007的“打开”对话框中，可以打开不同位置的多种格式的Word文档。 上机练习2.4 通过“打开”对话框打开文档 单击“Office”按钮，从弹出的菜单中选择“打开”命令（快捷键“Ctrl+O”）。 在“打开”对话框中，单击“查找范围”框右边的向下箭头，选择文档的存储路径。 如要打开其他格式的文档，单击“文档类型”框的下拉按钮，从文件类型列表中选出要打开的文档格式。 选择所要打开的文件名，最后单击“打开”按钮，如图2-18所示。,图2- 18 “打开”对话框,2.2.2 在资源管理器中打开文档,首先打开资源管理器，例如E:打字文件夹，如图2-19所示，显示了二种Word文档图标。其中， 为

6、Word 97-2003版本的Word文档，扩展名为：.doc； 为Word 2007版本的Word文档，扩展名为：.docx。 在某个Word图标上双击鼠标即可打开该文档并启动Word程序窗口。另外，在图标上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“打开”命令也可将其打开。,图2-19资源管理器中的Word图标,2.3 文本的输入,文本的输入是在“文字编辑区”内来完成的。在开启的Word文档中，可以看到有一条闪烁的竖线(如图2-22所示)，这就是光标所在的位置。此时输入文字就会出现在光标闪烁的地方。,闪烁的光标,图2-22 光标所在的位置,2.3.1 输入新文本,在Word 2007中输入的文本

7、包括中文、英文字母、数字、符号等。 如果要输入英文字母、0-9数字、常用标点符号，直接按下键盘上对应的按键输入即可。 如果要输入中文，就需要先调用中文输入法，然后再录入汉字。在Word 2007中输入文字非常简单，只需要在光标处输入需要的文字即可。在文档中输入文本时，光标位置会随着文本的输入自动向右移动。当输入的文本到达文档的右边界时，Word2007会自动换行。当一个段落的文本输入完毕后，可按下Enter键实现分段功能。,2.3.2 光标的定位,在进行文本的录入前，必须先将光标定位到准确的位置。光标定位可以使用鼠标也可以使用键盘。使用鼠标定位的方法很简单，只需用鼠标左键单击目标位置即可。使用

8、键盘上的按钮和组合键进行光标定位，可大大提高文档编辑速度，具体操作方法如下： 左光标键“”：光标左移一个字符。 右光标键“”：光标右移一个字符。 上光标键“”：光标上移一行。 下光标键“”：光标下移一行。 按键“Page Up”：光标上移一页。 按键“Page Down”：光标下移一页。 按键“End”：光标右移至当前行末。 按键“Home”：光标移至当前行的开头。 组合键“Ctrl+Home”：光标移至文件头。 组合键“Ctrl+End”：光标移至文件末尾。,2.3.3 删除文本,输入时发生错误，就需要将其删除。 Delete：删除光标后一个字符或被选中的文本。 Back Space：删除光

9、标前一个字符。,2.4 文本的编辑技术,在输入文本内容的过程当中，常常需要进行一些复制、移动、删除、撤销、替换等操作。下面就来学习一下如何在Word 2007中进行一系列的编辑操作。,2.4.1 选定文本,在编辑之前，用户必须选定文本。选定文本的方法非常简单，直接使用鼠标拖拽就可以很方便地进行选取。被选中的文本将突出显示，如图2-27所示。此外，对于选定特定的文本内容还有以下方法。 常用选定方法：在文档中需要选取的起始位置拖动鼠标到终止位置，起始位置和终止位置的文本被选取。 选定大块文本：将光标定位到起始位置，按住“Shift”键，移动鼠标到终止位置点击鼠标左键。起始位置和终止位置的文本被选中

10、。该方法常用于跨页内容的选定。 选定某个词语：在该词语的中间双击鼠标左键。 选定一个段落：在需要选定的某段文本中，点击鼠标左键三次即可。将鼠标指针移到该行左侧，鼠标指针变为时双击鼠标左键。 选定一行：将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时单击即可。 选定一句：按住“Ctrl”键，用鼠标单击某行 选定多行：将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时，按下鼠标左键向上或向下拖动鼠标。 选定整篇文档：按下快捷键“Ctrl+A”。将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时连续按下鼠标左键三次。 选定垂直文本：按住“Alt”键，拖动鼠标可选定垂直的一块文字。,图2-27选中的文本,2.4.2 复制文本,当需要在

11、文档中输入相同内容的文本时，就可以使用复制功能，以提高编辑效率。 上机练习2.7 复制文本 选定需要复制的文本，选定的文本将突出显示。 单击“开始”功能选项卡左侧的“复制”按钮，或者直接按下快捷键“Ctrl+C” 。 将光标定位到新的位置。单击“开始”功能选项卡上的“粘贴”按钮；或者直接按下快捷键“Ctrl+V”。,提示： 文本粘贴后，会在文字的右方出现一个“粘贴”图标，单击该图标会出现如图2-30所示的三个选项，默认情况下，粘贴的文字将“保留源格式”，如果需要修改，点选某个选项即可。,图2-30“粘贴”图标,2.4.3 选择性粘贴,在日常的办公应用中，文本的复制和粘贴是使用频率较高的操作，而

12、“选择性粘贴”则是“粘贴”命令中较特殊的功能。通过该功能，用户可以将图形图像转换为图片格式，将文本或表格装换为图片格式等。 上机练习2.10将文本转换为图片格式 选定需要转换为图片格式的文本，然后执行复制操作。 将光标定位在目标位置，单击“粘贴”按钮下边的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选择性粘贴”选项，如图2-36所示。 弹出“选择性粘贴”对话框，在“形式”列表框中选择“图片（Windows图元文件）”选项，然后单击“确定”按钮即可，如图2-37所示。,图2-36“选择性粘贴”命令 图2-37“选择性粘贴”对话框,2.4.4 选择性粘贴,4.此时，粘贴到文档中的文字将会以图片显示，选中它，

13、则会出现“图片工具/格式”功能选项卡，使用图片编辑工具还可以对其进行编辑，如图2-38所示。,图2-38粘贴到文档中的文字以图片显示,在“选择性粘贴”对话框的“形式”列表框中包含了七个选项，下面对各个选项的作用进行简单的介绍。 Microsoft Office Word文档对象：以文件的方式嵌入在目标文件中。在目标文件中双击该嵌入的对象时，该对象将在新的Word窗口中打开，对其进行编辑的结果同样会反映在目标文件中。 带格式文本（RTF）：粘贴时带RTF格式，即与复制对象的格式一样。 无格式文本：粘贴不带任何格式（如字体、字号等）的纯文本。 图片（Windows图元文件）：将剪贴板中的内容作为W

14、indows图元文件（BMP）粘贴到Word中。 图片（增强型图元文件）：将剪贴板中的内容作为增强型图元文件（EMF）粘贴到Word中。 HTML格式：以HTML格式粘贴文本。 无格式的Unicode文本：粘贴不带任何格式的纯文本。,2.4.5 查找和替换,使用Word提供的查找与替换功能，可以很方便地搜索指定的内容，并可将搜索到的内容替换成需要的内容。避免了在文档中逐字逐句进行查找和修改的麻烦，从而达到事半功倍的效果。 1查找 Word中的查找功能，不仅可以查找文档中的中文、英文字母、标点符号，还可以根据文本的格式以及通配符等项目来进行查找。 上机练习2.11 查找文本 在“开始”功能选项卡

15、中，单击“编辑”组中的“查找”按钮。 打开“查找和替换”对话框并切换到“查找”选项卡，在“查找内容”文本框内输入要查找的内容，然后单击“查找下一处”按钮。 在查找到的第一个文字时，系统会暂停一会，并将查找到的文字突出显示，如图2-38所示。,图2-39查找文本,2.4.5 查找和替换,单击“查找和替换”对话框中的“阅读突出显示”按钮，在弹出的菜单中执行“全部突出显示”命令，可以将查找内容突出显示出来，如图2-40所示。 继续单击“查找下一处”按钮，则会继续查找输入内容，直至查找到文档结尾处，并弹出提示框提示查找完毕，如图2-41所示。 单击“是”按钮，返回到“查找和替换”对话框，单击“否”按钮

16、关闭对话框。,图2-40突出显示全部查找内容,图2-41查找完毕提示框,2替换 使用Word的替换功能，不但可以替换文字，而且还可以替换带有格式的文字、分页符、段落标记和其他项目。也可以使用通配符来扩展搜索。 上机练习2.12 替换文本 在“开始”功能选项卡中，单击“编辑”组中的“替换”按钮。 打开“查找和替换”对话框，并切换到如图2-42所示的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框内输入查找的内容，然后在“替换为”文本框内输入替换的内容。 然后单击“查找下一处”按钮，在查找到第一个文字时，系统会暂停一会儿并将查找到的文字突出显示。 此时，若不需要替换，需要继续查找，可单击“查找下一处”按钮，系

17、统自动跳转到指定内容的下一个位置。 若需要替换，则单击“替换”按钮，然后继续查找。 单击“替换全部”按钮，可将文档中所有找到的文字替换为替换文字。 直至查找到文档结尾处，并弹出提示框提示搜索完毕。,图2-42“替换”选项卡,2.4.5 查找和替换,2.4.7文本的定位,通过Word提供的“定位”功能，用户可以快速定位到指定的页、节、行、书签、脚注或其他对象。下面以快速定位到某页为例，介绍文本定位的方法。 打开“查找和替换”对话框，切换到“定位”选项卡。在“定位目标”列表框中选择“页”，然后在“输入页号”文本框内输入需要定位的页码，设置完成后，单击“定位”按钮，即可快速跳转到指定的页码，如图2-

18、45所示。,图2-45定位到指定页,2.4.8 操作的撤销和恢复,在文档的编辑过程中，难免会出现一些误操作，这时就可以使用Word的“撤销和恢复”功能，最大限度地挽回损失。 1撤销操作 如果你要撤消最后一步操作，可以直接单击“快速访问工具栏”上的“撤消”按钮。如果要撤消多个误操作，可单击“撤消”按钮旁边的下拉箭头，查看最近进行的可撤消操作列表，单击要撤消的操作，如图2-46所示。如果该操作目前不可见，可滚动列表来查找。 2恢复操作 如果撤消以后又认为不该撤消该操作，这时就需要恢复操作。单击“快速访问工具栏”上的“恢复”按钮可恢复被撤消的操作；多次单击“恢复”按钮，可恢复撤消的多步操作。,提示：

19、 使用快捷键“Ctrl+Z”可撤消上一步操作，重复该快捷键可撤消多步操作。,图2-46撤消操作,2.5 拼写与语法检查,Word提供了两种对拼写和语法进行检查的方法。一种是输入时自动检查拼写和语法错误，并对可能是错误的拼写及语法标记为下划波浪线。另一种是在完成录入工作后，打开“拼写和语法”对话框进行全面彻底的检查。,2.5.1 键入时自动检查,默认情况下，在Word 2007中会用红色波浪下划线表示可能的拼写和语法错误，以提醒用户修改。 用鼠标右键单击带有下划波浪线的文字，将弹出如图2-47所示的快捷菜单，单击快捷菜单上建议的正确内容即可完成拼写或语法检查。,图2-47拼写检查,2.5.2 集

20、中检查,在完成文档的录入工作之后，可以使用“拼写和语法”对话框集中检查文档中的拼写或语法错误。 上机练习2.14 集中检查拼写和语法 切换到“审阅”功能选项卡，单击“校对”组中的“拼写和语法”按钮。 打开如图2-48所示的“拼写和语法”对话框，在该对话框中根据情况作以下操作： 单击“忽略一次”按钮忽略此错误，并继续检查。 单击“全部忽略”按钮忽略文档中的所有该错误，并继续检查。 若根据Word提供的建议更改，则单击“建议”框下的建议词条，然后单击“更改”按钮。 若要将“不在词典中”的词添至自定义词典，则单击“添加到词典”按钮。,图2-48 “拼写和语法”对话框,2.6 自动更正,Word 20

21、07中提供了一些自动功能，可以帮助用户在输入时自动更正错误。自动更正是指在用户输入时，Word自动检测更正输入错误、误拼的单词、语法错误和错误的大小写。,2.6.1 使用自动更正,我们以输入“R”为例，介绍自动更正功能的使用。 当我们需要在文档中输入符号“R”时，可以输入“（R）”，Word会自动将其更正为“R”。将鼠标指针指向该符号时，会在下方出现一个蓝色矩形标记，移动鼠标指针到该矩形标记上，系统会显示自动更正图标，单击该图标可显示自动更正菜单，如图2-51所示。 从图中可以看到，在菜单中可以选择以下命令： 改回至“（r）”：取消本次自动更正，恢复用户本来输入的字符“（R）”。 停止自动更正

22、“（r）”：取消本次自动更正，并且停止继续更正该字符。 控制自动更正选项：打开“自动更正”对话框设置自动更正选项。 取消了自动更正后，我们还可以用同样的方法显示自动更正菜单，然后单击菜单中的“恢复自动更正”命令恢复被取消的自动更正。,图2-51 自动更正菜单,2.6.2 添加自动更正词条,在打开的“自动更正”对话框中，可以很方便是添加或删除自动更正词条。下面就以需要将“”替换为“”为例，介绍其添加自动更正词条的操作方法。 上机练习2.17 添加自动更正词条 在“自动更正”对话框的“替换”框中输入需更正的词条 “*”。 然后在“替换为”框中输入更正后的词条“”。 单击“添加”按钮将输入的词条添加

23、到自动更正词条列表中，如图2-55所示。 若想要删除该词条，可在选中后单击“删除”按钮，如图2-56所示。 单击“确定”按钮。,图2-55添加词条,图2-56删除词条,提示： 利用Word的自动更正功能可以快速绘制水平线。在段落开头连续输入三个特殊字符，然后回车。例如连续输入三个“=”（等号）回车，可以画出一条水平的双实线；连续输入三个“*”（乘号）回车，可以画出一条水平的点划线；连续输入三个“”（减号）回车，可以画出一条水平的单实线。,2.7 文档的保存与加密,在Word中创建的文档，通常需要将其保存到计算机硬盘中，方便下次的查看与调用。在Word 2007版本中，增加了保存为兼容模式的功能

24、，方便没有安装2007版本的Word用户也能打开并使用。此外，在对文档保存时，可以为文档加密，防止他人查看。,2.7.1 文档的保存,新创建的文档，需要及时进保存。保存时需要指定文件名、保存位置。已有文件可以通过“另存为”命令，以其他文件名保存在其他位置上。 1存储新创建的文件 新创建的文件进行了输入和编辑等操作后，需要将其存盘以保存输入的文档内容。当用户第一次保存新文档时，系统会指定一个形象易记的名称（通常是文档中第一排的文字）。 上机练习4.13 存储新创建的文件 单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“保存”命令，或者直接单击“快速访问工具栏上的“保存”按钮。 打开如图2-57

25、所示的“另存为”对话框，单击“保存位置”右边的下拉按钮，选择文档的存储路径。 在“文件名”文本框内设置文档的名称。 在“保存类型”下拉列表中选择文档保存的格式。 设置完毕后单击“保存”按钮即可。,图2-57“另存为”对话框,2.7.1 文档的保存,2保存修改后的文件 新建文件的存盘主要的工作在于指定存盘文件的路径和文件名，因为磁盘上原来并没有这样的一个文件，而对于保存修改后的文件则可省去这些步骤，因为磁盘上本来就已经保存了该文件，用户只需将修改后的该文件以原来的文件名保存到原来的路径即可。 单击“快速访问工具栏”栏上的“保存”按钮或直接按下快捷键“Ctrl+S”后，Word将在后台执行保存操作

26、，没有对话框提示，只是在状态栏中显示“Word正在保存”的提示，保存完成后提示立即消失。 3另存文件 在Word中，可以将打开的文件存为另外一个文件，并保持原有存盘文件的内容不变，这种存盘方式称为另存文件。 另存文件的方法是：单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“另存为”命令，便可打开“另存为”对话框，然后按照保存新建文档的方法进行操作即可。 4保存为Word 972003兼容模式 如果希望其它只安装有Word 97-2003版本，却没有安装Word 2007新版本的用户也能打开已创建的文档，则需要将文档另存为Word 97-2003兼容模式。 方法是：单击“Office”按钮，在

27、弹出的下拉菜单中依次执行“另存为”“Word 97-2003文档”命令，如图2-58所示。打开“另存为”对话框，设置好保存路径及文件名后单击“保存”按钮即可。,图2-58另存为“Word 97-2003文档”命令,2.7.3 为文档加密,通过Word的文档加密功能，可以保护个人隐私，防止他人恶意查看与修改。 单击“Office”按钮，在弹出的菜单中依次执行“准备”“加密文档”命令，如图2-61所示。 弹出“加密文档”对话框，在其中输入密码，然后单击“确定”按钮，如图2-62所示。 这时弹出“确认加密”对话框，再次输入密码后单击“确定”按钮即可完成文档的加密。 为文档加密后，再次打开时，就会弹出

28、如图2-63所示的“密码”提示框，需要在此正确输入密码后才能查看到文档内容。,图2-63“密码”对话框,图2-62“加密文档”对话框,图2-61选择“加密文档”命令,2.8 技能实训,下面利用一个上机操作实例，来对本章中所学习的重点知识进行一次巩固练习。 首先打开Word 2007程序窗口，然后在文档编辑区中输入文字内容，练习移动与复制操作，将文档中的“俺”全部替换成“我”，最后保存为Word 97-2003版本的文档，命名为“老屋”。实例完成效果如图2-64所示。,图2-64实例效果,2.8 技能实训,在桌面上双击快捷方式图标，启动Word 2007程序窗口。 单击“自定义快速访问工具栏”按

29、钮，从弹出的下拉菜单中选择“打开”命令，将“打开”按钮添加到快速访问工具栏中，如图2-65所示。 单击刚添加的“打开”按钮，开启如图2-66所示的“打开”对话框，找到本书附带光盘中的ReaderChapter 22.8老屋.doc文档，将其打开。,图2-65添加“打开”按钮,图2-66“打开”对话框,2.8 技能实训,复制文档内容。将鼠标指针移动到文档第一行的左边，当指针变为形状时，按下鼠标左键并向下拖动，直到选中所有的文本内容，如图2-67所示。 按下快捷键“Ctrl+C”进行复制操作，然后将光标定位在下面的适合位置，接着按下快捷键“Ctrl+V”粘贴，如图2-68所示。 将文档中的全部“俺”替换为“我”。在“开始”功能选项卡中，单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中输入“俺”，在“替换为”框中输入“我”，然后单击“全部替换”按钮，如图2-69所示。,图2-67选中文本内容,图2-68复制文本,图2-69替换文本,2.8 技能实训,弹出如图2-70所示的提示框，单击“